Требования и признаки организации

При изучении данной темы необходимо изучить, что такое организация и среда, в которой она функционирует, а также как среда воздействует на функционирование организации. Для эффективного управления организацией необходимо понимать действие факторов среды, уметь не только определять влияние на организацию множества факторов, но и предвидеть это влияние.

Под организацией понимается группа людей, деятельность которых сознательно координируется для достижения общей цели или целей. Чтобы считаться организацией, некая группа людей должна соответствовать хотя бы трем обязательным требованиям:

- наличие, по крайней мере, двух человек, которые считают себя частью этой группы;

- наличие, по крайней мере, одной цели, т.е. желаемого конечного результата, которую принимают как общую все члены данной группы;

- наличие членов группы, которые намеренно работают вместе, чтобы достичь значимой для всех цели.

Организация является основой мира менеджментаи причиной его существования, а также объектом управления менеджеров.

Организации достаточно разнообразны. Они классифицируются по различным принципам и признакам. Мы рассмотрим некоторые из них.

Наиболее значимым для понимания процесса управления в организации является подразделение организаций по происхождению - на естественные и искусственные.

Естественные организации образуются не по замыслу отдельного человека, а в соответствии с естественным ходом событий, под влиянием традиций, сложившихся в обществе, т.е. возникают сами по себе. Их деятельность обычно направлена на решение внутренних проблем. Такими организациями являются различные партии, клубы, партнерства, общества.

Искусственные организации создаются по заранее намеченной программе – проектируются. Создатели задают им цели, структуру и расходование ресурсов.

Когда мы говорим об организации, мы имеем в виду именно искусственную организацию.

По механизму функционирования различают формальные и неформальные организации.

Формальные– это те организации, которые созданы по воле людей, по предварительной договоренности и возглавляются руководителями (назначенными или избранными). Их деятельность четко регламентирована различными правилами, инструкциями, разделением прав, обязанностей и ответственности.

Во всех формальных организациях существуют также неформальные организации, которые возникают сами по себе, где люди группируются вокруг одного человека и регулярно вступают во взаимодействие друг с другом, основываясь на личных предпочтениях, неписаных нормах и обычаях, добровольном выборе партнеров.

Все формальные организации подразделяются на простые, имеющие одну цель, и сложные, т.е. многоцелевые, на коммерческие и некоммерческие организации.

Деятельность коммерческих организаций направлена на систематическое получение прибыли, некоммерческие организации – это организации не имеющие в качестве основной цели своей деятельности извлечение прибыли и не распределяющие полученную прибыль между участниками организации.

По особенностям структуры организации подразделяются на механистические и органические.

Механистические организации напоминают технические устройства. Они характеризуются узкой специализацией деятельности, незыблемостью границ, стабильностью структуры, централизацией власти, четкой регламентацией прав и обязанностей, жесткими правилами, оценкой результатов по точности выполнения задания.

Такие организации являются инструментом достижения заранее запланированных целей и решения простых повторяющихся задач в неизменных условиях.

Механистическими по своей сути являются все государственные организации, а также коммерческие организации, функционирующие в традиционных отраслях экономики, слабо подверженных воздействию развития техники и технологий и конкурентной борьбы (литейный завод).

Механистический тип управления:

- консервативная, негибкая структура;

- четко определенные, стандартизованные задачи;

- сопротивление изменениям;

- власть проистекает из иерархических уровней в организации;

- иерархическая система контроля;

- командный тип коммуникаций (сверху вниз);

- содержание коммуникаций: принятые руководством решения, приказы, распоряжения.

Органические организации характеризуются размытостью границ, значительной самостоятельностью отдельных звеньев, их широкой специализацией, свободой выбора вариантов деятельности, оценкой результатов на основе реального рыночного эффекта, преобладанием неформальных отношений, внутренней конкуренцией, способностью к изменениям и развитию.

Все это способствует их гибкости, маневренности, приспособляемости к быстрым изменениям во внешней и внутренней среде, постоянной смене ориентиров.

Органический тип управления:

- гибкая структура;

- динамичные, не жестко определенные задачи;

- готовность к изменениям;

- власть базируется на знании и опыте;

- самоконтроль и контроль коллег;

- многонаправленность коммуникаций (вертикальные, горизонтальные, диагональные);

- содержание коммуникаций: информация и советы.

Общие характеристики организаций.

1. Наличие общей цели (целей). Официально провозглашенная цель придает смысл существованию организации, конкретную направленность действиям участников, объединяет и сплачивает их (люди не согласятся просто так терять свою свободу и подчиняться предъявленным к ним требованиям, которые они могут внутренне и не принимать).

2. Обособленность, предполагающая замкнутость внутренних процессов и наличие границ, отделяющих организацию от внешнего окружения. Эти границы могут быть «прозрачными» и «непрозрачными»; «материальными» (стены, заборы) и «нематериальными» (запреты, ограничения, правила и пр.).

3. Разделение труда (то есть, выполняемой работы) на составляющие компоненты. Разделение труда – это обособление различных видов деятельности и закрепление их за субъектами, справляющимися с ними наиболее успешно. Это служит основой их дальнейшей специализацией.

Разделение труда бывает двух типов:

Горизонтальным – по видам деятельности (профессиональному признаку), которые данная организация осуществляет в соответствии со своим предназначением. Эти виды деятельности объединяются в подразделения, взаимосвязанная совокупность которых образует организационную структуру (производство, маркетинг, финансы).

Вертикальным – между руководителями и исполнителями. В результате формируется управленческая структура в виде иерархии звеньев управления (подразделений и должностей), предполагающая их соподчиненность. Вертикальное разделение управленческого труда образует уровни управления, отделяет работу по координированию действий от самих действий. Деятельность по координированию работы других людей составляет сущность управления.

Вертикальное разделение труда осуществляется по следующим направлениям:

- общее руководство – выработка и реализация основных перспективных направлений деятельности организации;

- технологическое руководство – разработка и внедрение прогрессивных технологий, рационализация технологических процессов на основе внедрения современных методов управления;

- экономическое руководство – стратегическое и оперативное планирование, анализ экономической деятельности организации, организация маркетинга, финансовой деятельности, стимулирования труда.

- оперативное управление – составление оперативных планов, расстановка исполнителей по рабочим местам, инструктаж работников, организация систематического контроля за ходом производственного процесса и его результатами;

- управление персоналом – подбор, расстановка и развитие персонала (человеческого капитала) организации.

4. Наличие связей между отдельными ее элементами, обеспечивающими их взаимную поддержку, дополнение. Эти связи бывают экономическими, технологическими, управленческими, информационными, социальными и пр.

5. Саморегулирование, предполагающее возможность в определенных рамках самостоятельно решать те или иные вопросы внутренней жизни и с учетом конкретных обстоятельств, реализовывать внешние команды.

6. Взаимодействие с внешней средой и полная зависимость от нее. Эта среда включает экономические условия, деятельность конкурентов, запросы и поведение потребителей, общественные взгляды, действующие законы и другие составляющие. Они оказывают влияние на все, что происходит внутри организации.

7. Ресурсы, используемые организацией, – человеческие, материальные, финансовые, информационные, временные ресурсы, технологии и др. главная задача организаций в области использования ресурсов – достижение целей при минимуме затрат и максимуме эффективности.

8. Необходимость управления. По мере укрупнения организации возрастает количество различных функций, что приводит к затруднению ориентации подчиненных. Поэтому в сложных организациях работа по управлению четко отделена от неуправленческой работы. Такие организации назначают руководителей и им определяют круг обязанностей и ответственности.

9. Структура организации– это особая упорядоченность составляющих ее взаимосвязанных элементов. Структура придает организации устойчивость, то есть способность функционировать и развиваться в условиях внешних и внутренних воздействий. Устойчивость во многом достигается за счет простоты структуры, ее стабильности, избыточности ресурсов, самостоятельности участников, их постоянной готовности к изменениям.

10. Организационная культура, представляющая собой совокупность установившихся ценностей, традиций, верований, норм поведения, символов, которые во многом определяют характер взаимоотношений и направленность поведения людей.

Период существования любой организации, образующий ее жизненный цикл, принято делить на пять основных стадий (фаз):

1. Зарождение (принятие решения о создании, разработка и утверждение необходимых документов, формирование условий для деятельности).

2. Рост и занятие определенного места в соответствующей сфере.

3. Поиск новых направлений и форм деятельности одновременно с развитием и совершенствованием существующих.

4. Зрелость, когда организация прочно стоит «на ногах» и часто не стремится ни к расширению, ни к совершенствованию.

5. Завершение деятельности.

Концепция жизненного цикла организации утверждает, что при сохранении одних и тех же методов руководства срок существования организации ограничен 30-40 годами и под воздействием научно технического прогресса имеет тенденцию к сокращению.

Ограниченность обусловлена тем, что все ее элементы рано или поздно приходят в противоречие с изменившейся средой и теряют возможность нормально функционировать. Поэтому они должны либо обновляться, либо прекращать свое существование.

Особенностью современных организаций является их сложность. Она обусловлена их масштабами; автономностью элементов; разнообразием их функций и свойств, связей между ними.

Крупные организации включают в себя десятки самостоятельных предприятий, разбросанных по всем уголкам света; на них заняты сотни тысяч работников, а объемы производства сопоставимы с величиной национального продукта небольших высокоразвитых государств.