Баланс успехов и неудач
Определив, «куда я хочу?», продумайте вопрос, «где я нахожусь?» Надо проанализировать Ваши личные сильные и слабые стороны. С этой целью еще раз рассмотрим Вашу «кривую жизни и с помощью следующего упражнения выявим Ваши до сих пор крупнейшие успехи в работе и в личной жизни. Какие способности, знания, опыт и т. п. были необходимы, чтобы достичь этих успехов? Попытайтесь при этом установить те способности, которые привели к соответствующему результату.
| Личные знания + способности Специальные знания: знание производства техника сбыта знание менеджмента специальные производственно-экономические знания общая эрудиция контакты и связи Личные качества: физическая конституция, умение быть в форме, выносливость манера держать себя, активность, выдержка коммуникабельность, умение выслушать, интуиция приспособляемость, готовность прийти на помощь восприимчивость к критике, самокритика Способности руководителя пробивная сила, умение убеждать умение распределять обязанности, давать указания умение стимулировать и мотивировать труд отдельных людей и коллектива способность к работе «в команде» и в кооперации Интеллектуальные способности: рассудительность творческий потенциал логическое мышление структурное, системное мышление Рабочие приемы: рациональность и системность в работе техника принятия решений и «снятия» проблем умение концентрироваться, рациональное чтение методика работы, организация труда умение говорить, техника ведения дискуссии и переговоров |
| Баланс личных успехов | |
| Мои крупнейшие успехи, достижения и т. п. | Как я этого добился (способности, которые были для этого необходимы) |
| 1. 2. 3. Прочие |
Путем анализа своих способностей Вы определите, что вы вообще можете совершить, т. е. каким личным потенциалом для достижения своих целей вы располагаете. Речь идет о дальнейшем развитии этого потенциала. Но это лишь одна сторона медали.
С другой стороны, Вы должны ясно представлять себе свои слабости, чтобы избегать действий, которые могут способствовать проявлению подобных «качеств», или принять меры к избавлению от этих недостатков.
Составьте также баланс своих крупнейших неудач и поражений и отметьте, следствием отсутствия каких качеств они были. Подумайте далее над тем, как Вы в свое время преодолели ту или иную неудачу.
Знать свои слабости значит укреплять свои сильные стороны.
| Мои крупнейшие поражения, неудачи и т. д. | Способности, которых мне недоставало | Как я преодолел неудачи? |
| 1. 2. 3. Прочие |
Сильные и слабые стороны
Следующим шагом сгруппируйте определенные Вами достоинства и недостатки и выделите две-три важнейшие сильные и слабые стороны. Подобный «срез» личных качеств является предпосылкой для планирования дальнейших шагов и мер по достижению целей.
 |
| «Срез» способностей | Сильные стороны (+) | Слабые стороны (-) |
| Профессиональные знания и опыт | 1. 2. 3. | 1. 2. 3. |
| Социальные и коммуникационные качества | 1. 2. 3. | 1. 2. 3. |
| Личные способности | 1. 2. 3. | 1. 2. 3. |
| Способности руководителя | 1. 2. 3. | 1. 2. 3. |
| Интеллектуальные способности, рабочие приемы | 1. 2. 3. | 1. 2. 3. |
| Прочее | 1. 2. 3. | 1. 2. 3. |
Анализ «цель — средство»
Практические цели (цели действия) развивать избавляться
В процессе анализа необходимые для достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией. Для этого обратитесь к составленной в предыдущем разделе «инвентарной описи» целей и выберите пять важнейших целей. Определите необходимые для достижения этих целей средства и проверьте, чего Вы еще должны достичь или к чему приступить, чтобы ближе подойти к соответствующей цели.
Пример:
| Цель | Средства | Имеется в наличии |
| Пребывание на необитаемом острове в теплом море | 6 мес. свободного времени 10000 марок на дорожные расходы Знания в области мореплавания под парусом и рыбной ловли Знание языков | X X |
| Стать членом правления в дочерней фирме |
По профессиональным (карьерным) целям под рубрикой «Средства» укажите необходимую для их достижения квалификацию и поставьте конкретные реалистичные практические цели по приобретению опыта и способностей, которых вам еще не хватает.
| Анализ «цель —средство» | ||||
| Желаемые цели | Необходимые средства. Что требуется? | Ситуационный анализ | ||
| Имеется в наличии (способности и т. д.) | Не имеется в наличии | Практические цели, меры | ||
Формулирование целей
Последняя фаза процесса постановки целей — конкретное формулирование практических целей для последующей стадии планирования.
План жизни и карьеры
Перенесите Ваши сформулированные жизненные и карьерные цели из заполненных Вами ранее рабочих бланков в нижеследующие формуляры.
Установить сроки — сформулировать результаты!
Каждая цель, как мы выяснили в начале этой главы, имеет смысл только тогда, когда установлены сроки её воплощения и сформулированы желаемые результаты. Сформулируйте теперь их применительно к своим желаемым и практическим целям и перепроверьте свои планы с точки зрения того, насколько они реалистичны. КРИТЕРИИ УСТАНАВЛИВАЕТЕ ВЫ!
Помните при этом и о таких аспектах, как физическое состояние, здоровье, поскольку хорошее здоровье и конституция являются предпосылкой активной жизни и успешного самоменеджмента.
Для этого предусматривайте в своих периодических планах (годовых, месячных, недельных и дневных) мероприятия для сферы «Здоровье»: лыжные пробеги, спортивные каникулы, лечение, плавание каждую неделю, ежедневные пробежки на свежем воздухе, занятия йогой и т. п., а также профилактические осмотры.
Не забывайте также о самообразовании, о повышении уровня знаний и квалификации, о своем культурном просвещении (путешествия, участие в культурных мероприятиях и т. п.).
Не берите на себя слишком много, поскольку нереальные задачи имеют, мало шансов быть выполненными. Чем больше целей Вы себе поставите, тем больше Вам придется менять в вашей прежней жизни, тем больше придется развивать активность.
Устанавливайте также конкретные краткосрочные цели, согласованные с достижением Ваших долгосрочных глобальных целей. При стремлении к долгосрочным целям вы должны считаться с изменением внешних условий и возникновением новых тенденций. Поэтому наряду с общими целями важно с точки зрения психологической мотивации ставить перед собой и краткосрочные достижимые подцели и добиваться промежуточных успехов.
Пример: Жизненный план (извлечение).
| Сфера жизни | №4 | Жизненная цель | Значимость, важность | Срок (год) | Практические цели |
| Имущество, деньги | Собственный дом (бунгало) в привлека-тельной сельской местности. | Высокая | Поиск участка, оформление кредитного договора, накопление собственных средств, выгодная продажа квартиры. | ||
| Срок Контроль |
Для формулировки практических целей в профессиональной сфере требуются информация из первых рук и умение ориентироваться в вопросах, касающихся предприятий, отрасли и рынка. Здесь важную роль сыграют Ваше профессиональное самообразование, накопление специальных знаний и делового опыта.
Какова самая вероятная (ближайшая по времени) возможность Вашего продвижения по службе в предстоящие 2—3 года?
Наименование должности___________ Сфера ответственности_____________ Дополнительно требуемые:  деловые качества____________ качества руководителя________ личные способности__________ Другие критерии ___________ |
Для планирования карьеры важно знать следующее.
Малый шаг, предпринимаемый сразу, дает подчас больше эффекта, чем обширные, стратегические и грандиозные замыслы, за которыми следуют затяжные действия.
Каков Ваш очередной шаг?
| Активная цель (ближайший шаг)____________ Требуемая информация_____________________ Необходимые ресурсы, помощь со стороны и т. п.______ Ожидаемые трудности, проблемы___________________ Акции, мероприятия ________Сроки________________ Прочее____________________________ |
Зафиксируйте этот первый ближайший шаг в своем плане карьеры!
Пример:План карьеры (извлечение).
| профессиональные цели | Значимость, важность | Срок (год) | Практические цели | Срок (к какому времени) | Контроль | |
| Стать директором по маркетингу в средней по масштабу фирме | Высокая | Приобретение опыта работы по сбыту. Стать зам. руководителя службы по маркетингу |
Резюме
«Мыслить целями» — значит поставить частное на службу большому целому. Появляется знание того, в каком направлении идти и какого конечного результата надо достичь.
Процесс постановки целей охватывает три фазы
нахождение цели: чего я хочу?
ситуационный анализ: что я могу?
формулировка целей: к чему я конкретно приступаю?
Обеспечьте сначала ясность цели, для чего с помощью предложенных упражнений опишите, чего Вы конкретно хотите достичь (жизненные цели)
«Инвентарная опись» целей сводит воедино личные и профессиональные ориентиры.
Ситуационный анализ в личной и профессиональной сферах представляет собой своего рода реестр личных ресурсов (средств для достижения целей) и позволяет выяснить, что следует поощрять (сильные стороны) и над чем еще надо работать (слабые стороны).
Следующий шаг — анализ «цель — средство», в ходе которого необходимые для достижения целей средства (личные, финансовые и временные ресурсы) сопоставляются с реальной ситуацией.
Из определения мер, требуемых для достижения долгосрочных целей (например, концентрация на сильных сторонах), вытекают конкретные практические цели, необходимые для дальнейшего процесса самоменеджмента. Формулирование целей предполагает фиксацию сроков и результатов.
Промежуточные практические цели фиксируются в плане жизни и карьеры, который должен регулярно перепроверяться, актуализироваться и дополняться.
Используйте теперь для своих нужд материал главы «Постановка целей». Что Вам показалось особенно важным при проработке этой главы? Что нового Вы узнали? Чему Вы нашли подтверждение? Что Вы хотите проработать основательнее? Что бы Вы хотели применить на практике?
| Использование главы «Постановка целей» | |||
| Страница | Мысли ассоциации, темы | К какому времени проработать, применить? | Контроль |
После того, как в этом разделе Вы проанализировали свои жизненные и карьерные цели и сформулировали их, в следующей главе, которая называется «Планирование», Вы узнаете, как подготовить реализацию этих целей.
Планирование Как готовить выполнение своих задач
«Кто все принимает так, как придется, тот не работает, а подчиняется работе»
Народная мудрость
2.1. Основы планирования
Планирование призвано обеспечить хозяйское использование, вероятно, самого ценного достояния — времени, а именно:
либо имеющееся время употребить для плодотворной и успешной деятельности (максимальный критерий);
либо достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени (минимальный критерий).
Чем лучше мы распределим (читай: спланируем) свое время, тем лучше мы сможем использовать его в своих личных и профессиональных интересах. Планирование как составная часть задач и правил самоменеджмента означает:
Подготовку к реализации целей + структурирование (упорядочение) времени.
Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных акций и результатов означает также выигрыш во времени, достижение успеха и большую уверенность в себе.
Также как любая фирма планирует или должна планировать свою сбытовую и производственную деятельность, каждый человек должен думать и работать, заглядывая в будущее, и не отдаваться во власть событий.
Вряд ли необходимо вам как руководителю доказывать преимущества планирования в рамках предприятия. Вместе с тем мы хотели бы Вас призвать к следующему:
Станьте в своей деловой сфере сами для себя предпринимателем и планируйте использование своего времени для достижения своих целей!
Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование времени приносит выигрыше во времени.
Общий практический опыт на производстве свидетельствует о том, что увеличение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на использование и в конечном счете к экономии времени в целом.
Очевидно, что этот процесс не может быть произвольно растянут, когда-то наступает оптимум, и дальнейшее увеличение времени на планирование становится неэффективным.
 |
Динамика и частичная непредсказуемость производственной деятельности, как правило, приводят к тому, что абсолютный оптимум никогда не может быть запланирован и достигнут, однако если Вы добьетесь ежедневного выигрыша порядка 30 минут, то это уже можно считать успехом. Общим правилом можно считать следующее:
«Кто регулярно в течение 10 минут подготавливает свой рабочий день, тот сможет ежедневно сэкономить 2 часа, а также вернее и лучше справиться с важными делами».
От общего планового периода (год, месяц, неделя, день) надо максимально 1 % времени тратить на планирование.
Пример: для разработки плана дня требуется 5— 10 минут.
Ниже Вам предлагается список ответов на вопрос «Зачем нужно планирование времени?», с которым Вы должны ознакомиться (пожалуйста, поставьте сегодняшнюю дату и пометьте все те пункты, где указано то, чего Вы хотите достичь).
| Преимущество планирования в личном самоменеджменте | Первичный просмотр (дата). Чего бы я хотел добиться | Вторичный просмотр (дата). Чего бы я хотел добиться |
| Достижение цели: |
Если Вы позднее, после вторичного просмотра (см. гл. 7), обнаружите, что получили реальный результат по трем или более пунктам, то, значит, Ваш новый подход к планированию времени оказался весьма успешным для вас (и для автора данной книги).
2.2. Принципы и правила планирования времени
Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, Вы должны ясно представлять себе, насколько ограничен ваш бюджет времени. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.
Мы планируем не только наши профессиональные и личные цели, но и текущую связанную с работой нагрузку, чтобы лучше справляться с принятием, отклонением или откладыванием новых задач и требований.
Таким образом, чем лучше мы представляем свой временной бюджет и совокупность своих задач, тем больше мы готовы перепоручать менее важные дела, уменьшать их число или отодвигать на более поздние сроки.
Чтобы Вас не отпугивало обилие нижеследующих правил планирования времени, предлагаем вам отметить пять наиболее важных с Вашей точки зрения принципов, которые вы хотели бы применять в своей практике.
| 1. Основное соотношение (60:40) | Оценка | Примечание |
| Составляйте план лишь на определенную часть своего рабочего времени, как показывает опыт, лучше всего на 60 % |
События, которые трудно предусмотреть, отвлекающие моменты («поглотители» времени), а также личные интересы и потребности не могут быть запланированы целиком без остатка. Соответственно свое время надо распределить между тремя блоками.
Основное правило планирования времени
60 % — запланированная активность
20 % — непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия)
20 % — спонтанная активность (управленческая деятельность, творчество)
Рабочее время
60% запланированное время
20% непредвиденное время
20 % спонтанное время
В зависимости от вида и рода Ваших занятий указанные величины могут отклоняться в ту или иную сторону. Более точно вы можете их определить, исходя из анализа отдельных видов деятельности и расхода времени, представляющего собой основу всякого планирования времени.
| 2. Анализ видов деятельности и расхода времени. Листок «дневных помех» | Оценка | Примечание |
| Задокументируйте и перепроверьте то, как и на что Вы используете (транжирите) свое время (см. формуляры 0.3). |
Таким образом Вы приобретете:
постоянное представление о расходе своего бюджета времени;
опыт как основу для будущей потребности во времени;
исходные позиции для совершенствования применяемой Вами методики работы и распределения времени и т д.
| 3. Сведение задач воедино — план действий | Оценка | Примечание |
| Перечислите все предстоящие в соответствующем плановом периоде рабочие акции Невыполненное из этого списка Вы можете взять за основу для заполнения «свободных мощностей» при составлении плана на следующий период |
Чтобы составить хороший план расхода времени, важно всегда иметь представление о предстоящих делах. Разделите их, например, на долго-, средне- и краткосрочные задачи. Установите их приоритетность и действуйте в соответствии с нею, даже если менее важные дела, как это зачастую бывает даются намного легче, чем более важные. Используйте для этих целей рабочий формуляр «Список дел и контроль за их выполнением» (образец см. 3.3).
| 4. Регулярность — системность — последовательность | Оценка | Примечание |
| Работайте над своими планами времени регулярно и системно, последовательно доводите до конца начатое дело |
Работа по системе и соблюдение временных планов важнее заполнения формуляров (педантичного ведения записей).
| 5. Реалистичное планирование | Оценка | Примечание |
| Не впадайте в крайность чрезмерного планирования и планируйте лишь такой объем задач, с которым Вы реально можете справиться |
| 6. Приспособляемость | Оценка | Примечание |
| Проявляйте гибкость, поскольку планы времени составляются не для того, чтобы облегчать Вам жизнь, а для того, чтобы достигались Ваши цели | ||
| 7. Восполнение потерь времени | Оценка | Примечание |
| Стремитесь по возможности сразу восполнять потери времени, например лучше один раз дольше поработать вечером, чем в течение следующего целого дня нагонять утраченное накануне |
| 8. Письменная форма | Оценка | Примечание |
| Составляйте свои временные планы на формулярах своего изготовления или на специально разработанных карточках. В таком случае ничего не будет потеряно, и Вы будете всегда иметь полный обзор дел | ||
| 9. Перенос несделанного | Оценка | Примечание |
| Невыполненные задачи, которые Вы не хотите вычеркнуть совсем, переносите в план следующего периода. Тем самым они обнаруживаются и автоматически учитываются при разработке новых планов |
| 10. Фиксация результатов вместо действий | Оценка | Примечание |
| Фиксируйте в планах результаты или цели (конечное состояние), а не просто какие-либо действия |
Пример:
— вместо: «позвонить г-ну Майеру»
— лучше: «согласовать с г-ном Майером программу для ЭВМ».
Таким образом Ваша активность будет изначально направлена непосредственно на достижение какой-то Вашей цели, и вы сумеете избежать эскалации внеплановой деятельности, например обсуждения того, что Вам спонтанно приходит на ум.
Постоянно задавайтесь вопросами:
В чем цель этого разговора, этой работы и т. п.? Чего я хочу достичь?
| 11. Установление временных норм | Оценка | Примечание |
| Задавайте точные временные нормы, предусматривайте в своем плане ровно столько времени на то или иное дело, сколько оно действительно требует |
Опыт показывает
На работу, как правило, тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении.
Если Вы, например, назначили на промежуток между 10 и 12 часами совещание, то оно продлится именно два часа, хотя его цель может быть достигнута намного быстрее.
Норматив типа «Обсуждение стратегии сбыта в мае с. г.» (продолжительность — 90 мин.) задает точные рамки и вынуждает концентрироваться на самом важном (рабочее совещание — не дискуссионный клуб), чтобы достичь желаемого результата.
| 12. Срок исполнения | Оценка | Примечание |
| Устанавливайте точные сроки исполнения для всех видов деятельности. Таким образом, вы приучаете себя к самодисциплине, избегаете нерешительности, промедления и откладывания дел |
Устраните из своего обихода неопределенные, неточные формулировки типа «Как можно скорее». Что, собственно, это означает? Через час? В течение дня? На следующей неделе? Через 2—3 недели?
Без фиксаций точных сроков при договоренности с другой стороной Вы создаете питательную среду для такого рода упреков и конфликтов: «Вы же обещали мне прислать это как можно скорее! Я жду уже третий день!» или «Я еще в среду Вам сказал: «Как можно быстрее!» — А вы приносите мне отчет только сегодня!»
Заключайте конкретные соглашения («минидоговоры» относительно срока окончания работ). Спрашивайте или говорите, к какому сроку задание должно быть выполнено, и заручайтесь при этом согласием другой стороны. Если Ваши представления не совпадают, Вы можете прийти к другому, более реалистичному соглашению.
| 13. Установление приоритетов (степени важности) | Оценка | Примечание |
| Точно определяйте, какому делу какого рода приоритеты Вы отдаете (см. 3.3) | ||
| 14. Избавление от «тирании» спешности | Оценка | Примечание |
| Учитесь отличать важнейшее от спешного и избавляйтесь от «тирании» спешных дел |
Самое срочное (спешное) дело не всегда бывает самым важным, однако именно спешные и «неотложные» дела занимают часто большую часть нашего драгоценного времени. «Тирания» спешного коренится в забвении приоритетов, в предпочтении неважного важному, и только лишь потому, что вследствие недостаточности планирования неважные дела становятся срочными.
Редко бывает, когда самую важную задачу надо решать «сегодня» или даже «на этой неделе». Срочная задача предполагает непосредственный поступок. Кажется, что невозможно противостоять сиюминутной притягательности этих задач, и в результате они поглощают нашу энергию. Но в свете более или менее длительной перспективы их кажущееся огромным значение исчезает. С чувством потери вспоминаем мы о важных задачах, которые были отодвинуты в сторону.
| 15. Делегирование (перепоручение) дел | Оценка | Примечание |
| С самого начала устанавливайте в своих планах, какую работу вы должны выполнять лично, а какую можно перепоручить (делегировать) |
| 16. «Поглотители» времени и резервы времени | Оценка | Примечание |
| Оставляйте определенный процент своего времени в качестве резерва для неожиданных посетителей, телефонных разговоров, кризисов или на случай недооценки продолжительности отдельных дел и старайтесь сократить количество и объем «помех» («поглотителей» вашего времени) |
| 17. Переработка — перепроверка | Оценка | Примечание |
| Постоянно перерабатывайте и перепроверяйте свой план с точки зрения того, могут ли те или иные акции быть реализованы полностью |
| 18. Свободное время | Оценка | Примечание |
| Планируйте и используйте с толком свое свободное время, равно как и время, которое уходит на поездки и ожидания (например, для проработки материалов или для концептуальных размышлений). Здесь Вам поможет дневник времени (time/ sistem), в котором Вы фиксируете все самое важное |
| 19. Временные блок и спокойное время (закрытые часы) | Оценка | Примечание |
| Резервируйте продолжительные непрерывные периоды времени для крупных задач (спокойное время, закрытые часы) и более короткие промежутки — для обработки нескольких мелких дел |
| 20. Время для планирования и творчества | Оценка | Примечание |
| Резервируйте определенную часть своего времени для плановой, подготовительной и творческой работы, а также для повышения квалификации. Если это время теряется в повседневных делах, позаботьтесь о том, чтобы восполнить потери на следующей неделе |
| 21. Рутинная работа | Оценка | Примечание | |||
| Планируйте выполнение рутинных функций, например чтение месячных отчетов, обход предприятия и т. п. | |||||
| 22. Непродуктивная деятельность | Оценка | Примечание | |||
| Следите за тем, чтобы на непродуктивную деятельность, как, например, изготовление фотокопий, несущественные собрания и т. п., у Вас уходило как можно меньше времени, ограничивайтесь здесь только действительно необходимым. Иначе вы будете не в состоянии использовать свое время для более важных дел | |||||
| 23. Альтернативы | Оценка | Примечание |
| Старайтесь при планировании мыслить альтернативно — по принципу «Всегда есть другой, лучший путь» |
| 24. Разнообразие | Оценка | Примечание |
| Заботьтесь о том, чтобы вносить разнообразие в свою деятельность, чередуйте выполнение долго- и краткосрочных проектов, работу в одиночку и в сотрудничестве |
| 25. Согласование временных планов | Оценка | Примечание |
| Старайтесь сделать свои рабочие будни насыщенными и претворять свои планы в жизнь, для чего согласовывайте их с планами других людей (секретарши, начальника, подчиненных, коллег) |
Теперь напишите те пять ключевых правил или принципов, которых вы собираетесь в первую очередь придерживаться в ближайшее время.
| Мои 5 важнейших правил планирования времени 1. 2. 3. 4. 5. |
2.3. Система планирования времени
В рамках общего планирования планирование времени ориентируется на соответствующие стратегические долгосрочные цели, которые в свою очередь подразделяются на оперативные частичные цели.
Установление периодов времени, которые требуются для достижения Вами личных и профессиональных целей, дает вам чувство уверенности и представление о наиболее предпочтительном распределении времени и наиболее целесообразной очередности дел.
В деловой жизни оправдали себя следующие плановые периоды:
— долгосрочные цели = 3—5 лет (или более) —> несколько лет;
— среднесрочные цели = 1—3 года —> годовые планы;
— текущие цели = 1 неделя — 3 мес. —>месячные, декадные планы.
На следующей схеме планирование времени представлено как закрытая система, в которой отчетливо видны взаимосвязи между отдельными видами планов: долгосрочные планы конкретизируются в соответствующих средне- и краткосрочных, а также в планах текущего периода. Последние в конце концов воплощаются в планах дня.
 |
По истечении соответствующего планового периода посредством сравнения «план—факт» определяются результаты периода, которые могут учитываться для корректировки планов на последующий период.
План на несколько лет вперед
Если Вы под влиянием того, что узнали из этой главы, решились составить план жизни, то он послужит Вам исходным пунктом процесса планирования. На основе плана жизни вы выводите свои долгосрочные цели на ближайшие годы и составляете план на несколько лет вперед.
План на 1990—1994 гг.
| № | Цели (задачи) | |||||
| Построить собственный дом Стать руководителем службы сбыта Достичь годового дохода в 100 000 марок |
Годовой план
Из плана на несколько лет вперед Вы выводите годовой план, перенося в него из соответствующего «годового столбца» все те задачи и цели, которые Вы там наметили. Следите за тем, чтобы не взяться за задачи, которые относятся к более поздним целям.
В конце уходящего года (самое позднее — в начале следующего) надо установить наиболее существенные задачи и цели на ближайшие 12 месяцев. При этом в большинстве случаев бывает достаточно разбивки на кварталы. Во всяком случае вы можете запланировать только имеющиеся в Вашем распоряжении рабочие дни, поскольку большая часть Вашего рабочего времени уходит на рутинную работу, совещания, командировки и т. п.
Квартальный план
Квартальный план служит инструментом контроля за выполнением годового плана. В течение года через равные промежутки времени вы побуждаете себя к тому, чтобы обдумать события истекшего периода и при необходимости внести изменения или перенести сроки (промежуточный контроль). В конце каждого квартала Вы можете установить ориентиры на ближайшие три месяца и определить, какие задачи в следующем квартале надо вычеркнуть, какие — перенести, а какие добавить.
Месячный план
Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана истекшего месяца. Поскольку с приближением временного горизонта повышается точность планирования, в месячном плане задачи учитываются уже с большей детализацией (расход времени ведется в часах).
Предпосылка составления реальных месячных и недельных планов состоит в том, что Вы определяете еще и так называемое свободно планируемое время. Предусматривайте в своем временном плане также резервы времени («буферы») для решения дополнительных задач так, чтобы можно было соблюсти плановые сроки без стресса и цейтнота.
Декадный план
Декадный план предполагает еще более детальный, более точный прогноз предстоящего периода. Исходя из своего месячного плана составьте на неделю распорядок всех своих дел и задач в соответствии с их объемом и необходимым для их исполнения временем.
Вспомогательные вопросы для планирования работы в течение недели
— На чем я должен сконцентрироваться в первую очередь на этой неделе (центральная задача)?
— Какая задача на этой неделе самая существенная и требующая наибольших затрат времени?
— Какие другие дела на этой неделе необходимо завершить, подготовить к завершению или начать (обязательные задачи)?
— Какую рутинную работу (писанина, телефонные разговоры, совещания и т. п.) я должен выполнить?
— К каким нерешенным вопросам следовало бы приступить (возможные задачи)?
— Что было бы еще целесообразно, желательно или уместно сделать?
— Какие события могут быть предусмотрены?
Дневной план
Дневной план строится на базе декадного плана. В нем устанавливается, какие задачи и дела должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня, причем к предусмотренным ранее, запланированным прибавляются непредусмотренные.
Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей!