Правила оформления практической работы

Практическая работа №2

по дисциплине «Этика делового общения»

Общие требования к выполнению

При выполнении данной работы рекомендуется пользоваться следующей информацией:

Бланк письма

Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.

Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать. Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование (если закреплено в учредительных документах), почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить. Строго это никакими нормами не регламентируется.

Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.

Правила деловой переписки

Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.

Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.

Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок. Полужирным допускается выделять часть текста, заголовок, примечание.

Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.

Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения:

· «Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,

· «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,

· «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.

Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:

· сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,

· затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,

· завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).

Как излагается деловое письмо:

· Просим предоставить данные о..., подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п.

· Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п.

В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:

· «С уважением,» «Искренне Ваш»

· «С наилучшими пожеланиями»,

· «С надеждой на продолжение сотрудничества»,

· «С интересом ждем от Вас новых предложений»,

· «Всегда рады оказать Вам услугу» и др.

Правила выбора варианта практической работы

Номер варианта темы контрольной работы	Последняя цифра номера зачетной книжки студента	Тип делового письма
Вариант № 1		Информационное письмо
Вариант № 2		Письмо-заказ
Вариант № 3		Письмо-требование
Вариант № 4		Письмо-отчет
Вариант № 5		Письмо-благодарность
Вариант № 6		Письмо-подтверждение
Вариант № 7		Письмо-приглашение
Вариант № 8		Письмо-поздравление
Вариант № 9		Письмо-уведомление
Вариант № 10		Письмо-предупреждение