Понятие и виды управленческих решений в таможенных органах.

Управленческое решение – развернутый во времени логико-мыслительный, эмоционально-психологический и организационно-правовой акт выбора альтернативы, выполняемый руководителем в пределах своих полномочий единолично или с привлечением других лиц.

Термин «управленческое решение» представляет собой итог выбора менеджментом из всей совокупности имеющихся возможностей конкретного варианта действий, представляющего собой руководство для коллектива

Управленческие решения классифицируются по ряду признаков:

1) в зависимости от того, в какой руководящей инстанции они принимаются, решения бывают высшего, среднего или низшего уровня;

2) по решаемым задачам различают информационные, организационные и оперативные решения:

– информационные решения имеют целью оценить получаемую информацию, ответить на вопрос: «Что является сущностью сообщения?»;

– организационные решения призваны установить необходимую структуру управления, ответить на вопрос: «Какой должна быть организация?»;

– оперативные решения есть решения действия и отвечают на вопрос: «Как действовать?»;

3) по принципам выработки решений они делятся на алгоритмические и эвристические.

Обоснование алгоритмических решений производится по определенным правилам – алгоритмам.

Эти решения допускают строгую формализацию. Эвристические решения выполняются неформальным, творческим путем, без каких-либо строгих правил;

4) по методам обоснования решения бывают аналитические, статистические, математического программирования и игровые;

5) в зависимости от характера исходной информации решения принимают либо в условиях определенности (полная информация), либо в условиях неопределенности (неполная информация).

Разработка управленческого решения представляет собой процесс содержательного преобразования информации состояния объекта управления и состояния внешней среды в управляющую информацию (воздействие). В этом процессе обеспечиваются все требования, предъявляемые к управленческому решению, и анализируются факторы, которые влияют на качество принимаемого решения.

При этом, будучи в своей основе неформальным, творческим процессом, разработка управленческого решения включает определенные элементы, поддающиеся формализации. Совокупность последних составляет форма-лизованную часть процесса содержательного преобразования информации.

Формализованное преобразование информации состояния в управляющую информацию осуществляется в соответствии с определенной математической моделью, описывающей рассматриваемую производственно-экономическую ситуацию. Поскольку модель, как правило, не может учесть всех факторов, влияющих на решение задачи, то информация, полученная на выходе модели, должна подвергаться творческому анализу со стороны ЛПР (лицо, принимающее решение). Лишь после этого вырабатывается управляющая информация.

Решение может принимать как один человек, так и группа людей, вырабатывающих единую линию поведения.

Сферы разработки УР разнообразны. Они находят широкое использование в управлении, менеджменте, администрировании, руководстве.

В процессе реализации приведенных в табл. понятий управленческие решения могут иметь место в следующих видах деятельности.

Стратегическое планирование – процесс подготовки и реализации управленческих решений (ПРУР), ведущих к разработке конкретных стратегий для достижения целей организации.

Руководство управленческой деятельностью связано с управленческими решениями, которые принимаются с целью совершенствования профессионализма аппарата управления.

Коммуникации с внешней и внутренней средой ориентируют управленческие решения на формирование благоприятной для деятельности компании обстановки. Эти управленческие решения затрагивают отношения с поставщиками и потребителями, клиентами, работниками своей компании и населением близлежащих территорий.

Управление человеческими ресурсами – управленческие решения в данном случае отражают стимулирование, активизацию и мобилизацию.

Управленческое консультирование связано с управленческим решением ситуационного типа.

Эти решения готовятся и реализуются в связи с обращениями: персонала или граждан (прием по личным вопросам), руководителей других организаций, надзирающих органов государственного, муниципального или корпоративного управления. Управленческие решения в рамках данной функции отражают ответы на вопросы, запросы, требования и т.д.

Управление производственной и обслуживающей деятельностью ориентирует управленческие решения на совершенствование функционирующей системы организации без ее перестройки. Управленческие решения касаются совершенствования деятельности бухгалтерии, отдела кадров, отдела маркетинга, управления производственных цехов и т.д.

Формирование системы управления организацией отражается в управленческих решениях, направленных на реструктуризацию и реформирование организации. Результаты таких решений вносят существенные изменения в миссию организации, ее структуру, выпускаемую продукцию, кадровую политику, отношения с внешней средой.

В общем виде под управленческим решением понимают:

– поиск и нахождение наиболее эффективного, рационального или оптимального варианта действий руководителя;

– конечный результат постановки выработки управленческого решения.

Тем не менее не всякое решение, разработанное и реализованное руководителем, является управленческим.

Так, решения, связанные с технической стороной деятельности компании, например, решения, направленные на подведение итогов ее деятельности или оформление документации, не являются управленческими.

Эффективность управленческого решения – это соизмерение затраченных усилий, ресурсов или энергии на достижение определенных результатов.

К основным факторам, характеризующим эффективность управленческого решения, относятся:

1. Использование ресурсов. Характеризует структуру, качество ресурсов, их экономию в процессах управления и возможность пополнения и накопления.

2. Фактор времени. Отражает своевременность решения, экономию времени, использования новых технологий и потенциал персонала, способного решать проблемы достаточно оперативно и профессионально.

3. Целенаправленность управления. Отражает реальность и значительность цели, в соответствии с которой и рассматривается результат деятельности менеджера, его стратегия, учет рыночных процессов экономического развития.

Качество управленческого решения – это совокупность параметров решения, удовлетворяющих конкретного потребителя (конкретных потребителей) и обеспечивающих реальность его выполнения.

К критериям качества управленческого решения относятся:

1. Показатель энтропии, т.е. количественной неупорядоченности проблемы. Если проблема формулируется только качественно, без количественных показателей, то показатель энтропии приближается к нулю. Если все показатели проблемы выражаются количественно, показатель энтропии приближается к единице.

2. Степень риска вложения инвестиций.

3. Вероятность реализации решения по показателям качества, затрат и сроков.

4. Степень адекватности (или степень точности прогноза) теоретической модели фактическим данным, на основе которых она была разработана.

К основным условиям обеспечения высокого качества и эффективности управленческого решения относятся:

1. Применение к разработке решения научных подходов.

2. Изучение влияния экономических законов на эффективность управ-ленческого решения.

3. Обеспечение ЛПР качественной информацией

4. Применение методов функционально-стоимостного анализа, прогно-зирования, моделирования и экономического обоснования каждого решения.

5. Структуризация проблемы и построение «дерева целей».

6. Обеспечение сопоставимости (сравнимости) вариантов решения.

7. Правовая обоснованность принимаемого решения.

8. Автоматизация процесса сбора и обработки информации, процесса разработки и реализации решения.

9. Разработка и обеспечение функционирования системы ответственно-сти и мотивации качества и эффективности решения.

К управленческому решению предъявляется ряд общих требований:

– всесторонняя обоснованность решения;

– своевременность;– необходимая полнота содержания;

– полномочность;

– согласованность с принятым ранее решением.

Всесторонняя обоснованность решения означает, что решение должно приниматься на основе полной и достоверной информации, а также охватывать всю полноту потребностей управляемой системы.

Своевременность решения означает, что принятое решение не должно ни отставать, ни опережать потребности социально-экономической системы. Преждевременное решение не находит подготовленной почвы для реализации и может негативно сказаться на системе. Запоздалые решения не приносят результатов, так как задачи к моменту их принятия уже меняются.

Необходимая полнота содержания решения означает, что решение должно охватывать весь управляемый объект, все сферы его деятельности, все направления развития. В наиболее общей форме решение должно охватывать большую совокупность элементов.

Полномочность решения – строгое соблюдение субъектом тех прав и полномочий, которые ему предоставлены высшим уровнем управления. При этом система управления не должна быть ограничена надуманными принципами, препятствующими логике развития системы. Управляющий должен уметь защищать свои идеи, обосновывать свои действия.

Согласованность с принятым ранее решением означает, прежде всего, преемственность, непротиворечивость развития. На уровне отдельной фирмы она необходима для осуществления последовательной научно-технической и социальной политики, четкого функционирования производственного аппарата. Решение должно соответствовать традициям, законам данной системы. Согласованность требует соблюдения четких причинно-следственных связей общественного развития.

Классификация управленческих решений необходима для определения общих и конкретно-специфических подходов к их разработке, реализации и оценке, что позволяет повысить их качество, эффективность и преемственность.

Решения могут разрабатываться для осуществления плановых мероприятий – планирующие решения.

В этих решениях определяются необходимые параметры для стратегического или тактического планирования деятельности организации.

Большая группа управленческих решений связана с организационными проблемами правления организацией (например, совершенствованием организационной структуры управления) – это организационные управленческие решения.

Для эффективного управления персоналом разрабатываются решения по различным аспектам активизации деятельности работников организации – это активизирующие управленческие решения.

Координирующие управленческие решения необходимы для согласования изменяющихся условий внешней и внутренней среды в целях обеспечения координации в деятельности организации (например, решения, связанные с изменениями закупочно-сбытовой политики организации, изменениями в штатном расписании).

Контролирующие управленческие решения направлены на обеспечение своевременного выполнения производственных планов и намеченных рубежей развития (например, решения о методике проведения внутреннего аудита, бухучета и контроля исполнения распоряжений). Информирующие управленческие решения направлены на упорядочение информационного поля для работников организации и предоставления им необходимой информации (например, информационное письмо руководителя организации персоналу с сообщением о своей поездке на экономический форум в г. Давос).

Процесс организации разработки и реорганизации управленческих решений базируется на выборе приоритета в индивидуальном или коллегиальном (групповом) подходе. Индивидуальный подход к разработке управленческих решений характерен для организаций. Данный подход требует от руководителя уверенности в своих силах, профессионализма и творческого отношения. На разработку таких решений требуется меньше времени. Разработчик данного вида решений несет персональную ответственность за результаты его выполнения. Групповой подход к разработке управленческих решений характеризуется большей обоснованностью, выдвижением оригинальных идей, причастностью разработчиков к их выполнению. При данном подходе увеличивается время подготовки решения, руководители ограничиваются в свободе выбора управленческих решений, требуется соблюдение баланса интересов участвующих в его разработке специалистов. Корпоративными называют решения, которые принимаются как отдельными лицами, так и коллегиально (т.е. часть решения принимается отдельным лицом).

Причины, влияющие на разработку управленческих решений, весьма разнообразны, но сводятся к двум группам: неожиданные и плановые.

К неожиданным управленческим решениям относятся ситуационные и инициативные, а к плановым – решения по предписанию, программные и сезонные.

Ситуационные решения вызываются событиями, которые могут нарушить запланированный ход деятельности организации. Решения данного вида относятся к повседневным решениям руководителя.

Инициативные решения – это творческий вклад руководителя в деятельность организации в рамках данных ему полномочий. Такие решения должны дополнять основные решения вышестоящих руководителей – в организации все должны быть ориентированы на одну цель. Управленческие решения по предписанию входят в функциональные обязанности нижестоящего руководителя и определяются соответствующими регламентами.

Программные управленческие решения представляют собой программно-целевой технологический процесс, по которому руководитель в заданное время должен принимать решение о дальнейшей работе своего подразделения, пополнении ресурсов и т.д. Сезонные управленческие решения – более устойчивые по времени, чем программные, связаны с календарными датами (например, к весне – подготовка графика отпусков, к осени – решения о проведении работ по утеплению помещений и т.д.).

Повторяемость выполнения управленческих решений важна для правильной установки нормы управляемости в организации. Традиционные решения – это решения, встречавшиеся ранее в практике управления. В данном случае необходимо лишь произвести выбор из уже имеющихся альтернатив. Нетрадиционными называют такие решения, для которых необходим поиск новых альтернатив.

Инновационные решения обычно касаются процесса реструктуризации и реформирования организации для повышения ее конкурентоспособности – это комплексные решения и их трудоемкость еще выше, чем у нетрадиционных.

Масштаб воздействия управленческих решений может ограничиваться одним человеком, одним коллективом или это весь коллектив организации.

Каждое решение имеет целевую направленность, которая и определяет объекты управленческих решений. Если решения разрабатывается для обязательного исполнения всем персоналом, то такие решения называются общими. Частным называется решение, разработанное для одного человека (например, неэтично объявлять выговор работнику с обязательным ознакомлением всех сотрудников организации, а вот вынесение благодарности работнику целесообразно довести до сведения всех сотрудников).

Время действия решения определяется его важностью.

Выделяют стратегические, тактические и оперативные управленческие решения.

Стратегические решения разрабатываются на длительный срок (пять – десять лет) с охватом ключевых элементов организации (персонал, структура, производство и т.д.).

Тактические решения являются инструментарием для стратегических решений и разрабатываются на меньший период (один –три года) с охватом части ключевых элементов организации.

Оперативные решения разрабатываются при возможности или возникновении ситуаций, меняющих ход реализации тактических решений. Оперативные управленческие решения являются кратковременными.

По срокам реализации существуют долгосрочные, среднесрочные и краткосрочные решения. Результаты осуществления перспективных долгосрочных решений могут быть на несколько лет. Если же между принятием решения и завершением его реализации пройдет сравнительно короткий срок, решение будет краткосрочным.

Характер разработки и реализации управленческих решений сильно зависит от личностных характеристик человека. Их можно подразделить на следующие группы: уравновешенные, импульсивные, инертные, рискованные, осторожные.

Уравновешенные решения принимают люди, внимательно и критично относящиеся к своим действиям, выдвигаемым гипотезам и их проверке. Такие люди обычно до принятия решения имеют сформулированную идею.

Импульсивные решения принимаются управленцами, которые легко генерируют самые разнообразные идеи в неограниченном количестве, но не в состоянии их как следует проверить, уточнить и оценить. Решения в данном случае оказываются недостаточно обоснованными и надежными, т.е. принимаются «рывками».

Инертные решения – результат осторожного поиска. В них преобладают контрольные и уточняющие действия над генерированием идей, в таких решениях трудно обнаружить оригинальность, блеск, новаторство. Они слабо активизируют персонал на их выполнение. Рискованные решения принимаются без обоснования действий руководителем, который уверен в своих силах. Обычно такие руководители имеют хорошие тылы в виде постоянно поддерживающих их вышестоящих руководителей или подчиненных. Они не боятся любых опасностей.

Осторожные решения характеризуются тщательностью оценки руководителем всех вариантов, сверхкритичным подходом к делу, большим количеством согласований.

По методам обработки информации решения подразделяются на алгоритмические и эвристические.

Алгоритмические решения предполагают строгую формализацию выполнения процедур и операций на основе правил, алгоритмов, формул, статистических данных (например, расчет экономической эффективности нового производства должен осуществляться по разработанным алгоритмам). Но в управлении не все можно измерить количественно. Что-то оценивается качественно.

Обработать и оценить информацию можно исходя из интуиции, обобщений, представлений, опыта, ассоциаций. Путем беседы, обсуждения, задавания наводящих вопросов можно получить новую информацию от клиента, партнера. Такие решения называются эвристическими.

В качестве для оценки вариантов (альтернатив) управленческих решений критериев могут быть такие параметры, как комфортность на рабочем месте: свет, тепло и т.п.

Простые управленческие решения обычно сравниваются по одному критерию и называются однокритериальными, а сложные – по нескольким и называются многокритериальными.

По направлению воздействия управленческие решения подразделяются на решения, нацеленные на внутреннюю или внешнюю среду организации, т.е. внутренние и внешние решения.

По форме принятия управленческие решения могут быть единоличными и коллегиальными. Единоличными называются решения, которые принимает один человек.

Групповые или коллективные решения называются коллегиальными (в условиях рыночных отношений все чаще возникают ситуации и проблемы, решение которых требует комплексного анализа, т.е. участия группы специалистов).

По сфере воздействия управленческие решения подразделяют на глобальные и локальные. Решения, которые сказываются на каком-либо одном подразделении организации или нескольких, называются локальными, а решения, влияющие на работу организации в целом, называются глобальными.

Способ фиксации управленческих решений может быть устный или письменный.

Письменные решения руководители предоставляют для правовой экспертизы и в дальнейшем для исполнения.

Устные управленческие решения тоже имеют правовую силу, и их можно обжаловать в суде, если имеются хотя бы два человека, слышавших эти решения.

В зависимости от степени полноты и достоверности информации, которой располагает менеджер, управленческие решения могут быть детерминированными (принятыми в условиях определенности) или вероятностными (принятыми в условиях неопределенности и риска). Детерминированные решения принимаются при наличии полной достоверной информации в отношении решаемой проблемы (например, решение о выпуске нового вида товара предполагает, что руководитель знает (на ближайшую перспективу) уровень производства, так как стоимость арендной платы, строительных материалов и рабочей силы можно рассчитать достаточно точно).

К решениям, принимаемым в условиях риска, относятся такие, результаты которых не являются определенными, их вероятность известна и измеряется от 0 до 1. Если нет информации о проблеме, то можно попытаться получить дополнительную информацию и еще раз проанализировать проблему с целью уменьшения ее новизны и сложности. Когда не хватает времени и/или средств на сбор дополнительной информации, при принятии решений приходится полагаться на прошлый опыт и интуицию.

Наиболее распространенными являются следующие принципы классификации управленческих решений:

1. Функциональная направленность: планирующие, организующие, активизирующие, координирующие, контролирующие, информирующие.

2. Причины: ситуационные, по предписанию, программные, инициативные, сезонные.

3. Характер разработки и реализации: уравновешенные, импульсивные, рискованные, осторожные.

4. Глубина воздействия: одноуровневые, многоуровневые.

5. Организация: индивидуальные, коллективные, корпоративные.

6. Время действия: стратегические, тактические, оперативные

7. Направление действия: внутренние, внешние.

8. Способ фиксации: письменные, устные.

9. Ограничения на ресурсы: с ограничениями, без ограничений.

10. Масштаб воздействия: общие, частные.

11. Прогнозируемые результаты: с определенным результатом, с вероятным исходом.

12. Число критериев: однокритериальные, многокритериальные.

13. Методы переработки информации: алгоритмические, эвристические.

14. Повторяемость выполнения: однотипные, разнотипные, инновационные.