Анализ функций, выполняемых персоналом, и затрат на их осуществление
На аналитическом этапе осуществляются: формулировка, анализ и классификация функций, их декомпозиция, определяются затраты на выполнение функций. Здесь оценивается степень значимости функций, определяются степень и причины несоответствия между значимостью функций и уровнем затрат на их реализацию, качеством выполнения функций.
Функции управления необходимо разделить на главные, основные и вспомогательные.
Главная функция - это функция, для осуществления которой создано анализируемое подразделение аппарата управления организации. Для ОВКиК главная функция - управлять внешней кооперацией и комплектацией.
Основные функции необходимы для реализации главной функции ОВКиК организации, без них не может быть осуществлена главная функция.
Вспомогательные функции способствуют осуществлению какой-либо из основных функций.
Выявление основных функций и отделение их от вспомогательных имеет важное значение, так как среди последних находятся излишние или не свойственные отделу функции - важный источник излишних затрат и, следовательно, резерв снижения затрат на выполнение совокупности управленческих функций.
Классификация функций позволяет построить функционально-стоимостную диаграмму, которая представляет собой графическое изображение функций системы управления или отдельного подразделения (рис. 7.1). Диаграмма строится по следующим правилам.
Все функции ОВКиК заключаются на диаграмме между двумя вертикальными пунктирными линиями. Левая граничная линия находится между анализируемой основной функцией и функцией более высокого уровня (главной функцией отдела). Основные функции располагаются на горизонтальной линии. Правая граничная линия находится между анализируемой основной функцией управления и функцией более низкого уровня. Все вспомогательные функции располагаются либо над, либо под основными функ-циями. Это необходимые вспомогательные или излишние, несвойственные функции.
При помощи тестов «Как?», «Зачем?», «Когда?» отсеиваются излишние и несвойственные функции. Функции, не отвечающие ни на один из этих вопросов, должны быть изъяты из диаграммы и состава функций отдела, так как относятся к категории излишних или несвойственных. Все основные функции по направлению слева направо должны отвечать на вопрос «Как?», а по направлению справа налево - на вопрос «Зачем?». Все вспомогательные функции должны отвечать на вопрос «Когда?» (когда возможно осуществление основной функции?). В случае необходимости количество тестов можно увеличить.
Затем при помощи специальной формы определяются затраты на осуществление функций ОВКиК.
В табл. 7.2 приведен пример расчета затрат на выполнение функции «Определять потребности в комплектующих изделиях».
Затраты на выполнение функции определяются следующим образом. При расчете затрат на выполнение функций учитываются фонд заработной платы с начислениями на социальное страхова-
Таблица 7.2
Пример определения затрат на осуществление функций ОВКиК
| Полное наименование функций ОВКиК | Определять потребности в комплектующих изделиях |
| Виды документов, форм или данных, выходящих из отдела в течение года по функции | Годовые расчеты потребности |
| Виды документов, форм или данных, поступающих в отдел для обработки или составления данного документа (формы) по функции | Производственная программа, нормы расхода, ведомость согласования, данные складского учета |
| Подразделение или организация, откуда поступают документы, формы или исходные данные | ПЭО, ПДО, ОПТ, ОГК, цехи, склады |
| Куда направляются обработанные или составленные документы (формы) или данные по функции | Вышестоящие организации |
| Технические средства, с помощью которых производится обработка документов, форм или данных | Счетная машинка, компьютер |
| Количество технических средств, их стоимость и доля амортизационных отчислений, приходящихся на выполнение данной функции | 1 шт. - 2000 руб. 1 шт. - 35 000 руб. 39 руб. |
| Должности лиц, участвующих в обработке или составлении документа, формы или данных по функции, их месячный оклад | Ст. экономист - 5500 руб. Экономист - 3200 руб. |
| Периодичность обработки или составления документа, формы или данных в течение года, количество раз | Ежегодно 1 раз |
| Затраты труда на обработку или составление документа, формы или данных по функции каждого исполнителя в течение года | 160 ч 160 ч |
| Затраты на обработку или составление документа, формы или данных по функции в течение года с учетом стоимости технических средств и отчислений на социальное страхование | 11 218 руб. |
Условные обозначения:
ПЭО - планово-экономический отдел;
ПДО - производственно-диспетчерский отдел;
ОРТ - отдел главного технолога;
ОГК - отдел главного конструктора.
ние и расходы на содержание и эксплуатацию вычислительной техники. Это составляет 95% всех затрат на выполнение функций ОВКиК.
Суммарная стоимость технических средств, используемых при выполнении анализируемой функции, составляет (2000 + 35 000) = 37 000 руб. Срок службы технических средств при укрупненном расчете примем равным 10 годам. Тогда годовые амортизационные отчисления составят (37 000 : 10) = 3700 руб. Месячный фонд рабочего времени одного работника равен в среднем 173,4 ч. Данные технические средства используются при расчете потребности один раз в год в
течение примерно месяца (160 ч). Значит, доля амортизационных отчислений, приходящихся на выполнение данной функции, составит (3700: 12) = 308 руб.
Затраты труда на выполнение функции в месяц составят (5500 + 3200) = = 8700 руб. Но данная функция выполняется в период, меньший месяца (160 ч), поэтому затраты составят (8700 х 160 : 173,4) = = 8028 руб. Отчисления на социальное страхование равны (8028 х х 0,359) = 2882 руб. Затраты на выполнение функции составят (8028 + 2882 + 308) =11 218 руб. Подобным образом рассчитываются затраты на осуществление всех остальных функций ОВКиК.
Данные, полученные в результате формулировки, классификации функций ОВКиК и определения затрат на их осуществление, которые формируются на основе отчетной документации и экспертного опроса специалистов и руководителей отдела, сведены в табл. 7.3.
Стоимостная оценка функций и нанесение их на диаграмму позволяют выявить распределение затрат по функциям и областям диаграммы и определить те направления, по которым следует вести работу для сведения к минимуму излишних затрат, связанных с осуществлением конкретных функций управления.
При помощи диаграммы выявляются излишние и не свойственные отделу функции, а также функции, не выполняемые в настоящее время работниками отдела.
Излишней является функция защиты заявок на комплектующие изделия в вышестоящих организациях. Трудозатраты - 3000 руб. в год.
Функция контроля выполнения договоров, связанная с командировками к поставщикам комплектующих изделий для контроля выполнения плановых объемов и сроков поставки по договорам, также излишняя: организации-поставщики заинтересованы выполнять договоры по поставкам в срок. Примерные затраты составляют 20 000 руб. в год.
Таблица 7.3