Обоснование выбора Microsoft Project
Gartner является, пожалуй, самым уважаемой компанией в мире в области анализа рынка программных продуктов. Отчеты Gartner по системам управления проектами не оспаривает ни один серьезный поставщик систем управления проектами. Также следует отметить, что все основные поставщики систем управления проектами от Microsoft до Primavera ссылаются на отчеты Gartner, как на самый достоверный источник в сравнительном анализе данных систем. Исключительный случай, когда конкуренты доверяют одному источнику при сравнении их продуктов.
Gartner - консалтинговая компания и продает свои аналитические отчеты за ощутимые деньги, поэтому в свободном доступе они находятся лишь некоторое время. Тем не менее вы можете найти их через Google на сайтах где отчеты временно размещены в целях рекламы Gartner, также тексты отчетов можно восстановить с помощью Google. Поэтому в процессе объяснения мы будем опираться на анализы и заключения этой компании.
Многие организации испытывают трудности с эффективным распределением ресурсов, что приводит к росту затрат и задержкам в выполнении проектов. Microsoft Project помогает точно оценить текущие потребности для эффективного распределения ресурсов и составить планы на будущее для всей организации, чтобы в дальнейшем иметь возможность привлечь нужных людей к реализации приоритетных проектов. С помощью табелей рабочего времени можно отслеживать доступность ресурсов, их загруженность и ход работ.
В развитии компании наступают такие моменты, когда четкая грань между процессным и проектным подходами размывается. Как показывает практика, это не вредит бизнесу, а напротив, повышает его успешность.
Так, внедрение процессного подхода в проектной компании позволяет четко регламентировать сроки, этапы и бюджет проектов. Типовые проекты, схожие по структуре, стандартным процедурам и направленные на достижение аналогичных результатов, превращаются в бизнес-процессы, поставленные на поток.
В свою очередь, внедрение проектного подхода в процессную модель позволяет повысить качество и эффективность работ по проекту, если компании нужен нетиповой, специфичный результат.
В крупных компаниях управление проектам строго регламентировано стандартами компании. Как правило, все проекты имеют однозначную классификацию и четко определенный жизненный цикл проекта. Плюс большое количество одновременно выполняемых проектов и большое количество занятых в проектах специалистов из различных подразделений.
Информационная система (ИС) должна гибко адаптироваться под внутренние стандарты компании, начиная от настраиваемой системы классификации проектов и заканчивая настраиваемыми областями для коллективной работы проектной команды, обеспечивающими весь требуемый функционал.
Одним из вариантов, рассматриваемых компаниями, как базис для построения корпоративной системы управления проектами, является Microsoft Project.
Основные понятия и методы управления проектами
Каждый проект развивается в определённой среде. Причём независимо от того, какой предметной области он принадлежит, эта среда напрямую влияет на проект.
Универсального подхода к разделению процесса реализации проекта на фазы не существует. Решая для себя такую задачу, участники проекта должны руководствоваться своей ролью в проекте, своим опытом и конкретными условиями выполнения проекта. Поэтому на практике деление проекта на фазы может быть самым разнообразным – лишь бы такое деление выявляло некоторые важные контрольные точки («вехи»), во время прохождения которых просматривается дополнительная информация и оцениваются возможные направления развития проекта, а также принимается решение о прекращении проекта.
Вся деятельность по проекту протекает взаимозависимо во времени и пространстве. Однако обеспечить однозначное распределение фаз и этапов выполнения проекта в логической и временной последовательности практически невозможно. Связанные с этим проблемы решаются с помощью опыта, знаний и искусства специалистов, работающих над проектом.
Любой проект развивается на пересечении различных сред – социальной, технологической, организационной, деловой, политической, культурной. Изменение в каждой из них может привести к изменению требований или целей проекта. Поэтому работа менеджера полна трудностей: ему приходится работать в атмосфере конфликтующих интересов к проекту, разного понимания проекта и своевременно реагировать на возникающие изменения. Необходимость анализа ожиданий и намерений участников проекта и, следовательно, умение предвосхищать их действия вносит большую долю неопределенности в работу менеджера.
Проект всегда нацелен на результат, на достижение определенных целей, на определенную предметную область. Реализация проекта осуществляется полномочным руководством проекта, менеджером проекта и командой проекта, работающей под этим руководством.
Управление проектом – это профессиональная творческая деятельность, основанная на использовании современных научных знаний, методов и технологий и ориентированная на достижение целей за счет осуществления проектов как целенаправленных изменений при ограничениях на финансовые, временные, человеческие, материальные и прочие ресурсы.