Разработка реляционной (многотабличной) базы данных.

ОГЛАВЛЕНИЕ

1 ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ................................................................................... 4

1.1 ЧТО ТАКОЕ ACCESS............................................................................ 4

1.2 ЧТО МОЖЕТ ACCESS.......................................................................... 5

1.2.1 Управление реляционными базами данных.............................. 5

1.2.2 Защита базы данных..................................................................... 5

1.2.3 Работа с мастерами........................................................................ 5

1.2.4 Формы и отчеты WYSIWYG........................................................ 5

1.2.5 Многотабличные запросы............................................................ 6

1.2.6 Графики и диаграммы.................................................................. 6

1.2.7 Встроенные функции..................................................................... 6

1.2.8 Макрос: программирование без программирования............... 6

1.2.9 Модули: Visual Basic for Applications........................................... 6

1.2.10 Импортирование, экспортирование и связывание внешних файлов 7

1.2.11 Возможности DDE и OLE............................................................. 7

1.2.12 Информация для пользователей электронных таблиц............ 7

1.2.13 Контекстно-зависимая справка и Помощник............................ 7

2 РАЗРАБОТКА РЕЛЯЦИОННОЙ (МНОГОТАБЛИЧНОЙ) БАЗЫ ДАННЫХ. 8

2.1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ РАЗРАБОТКИ РЕЛЯЦИОННОЙ БАЗЫ ДАННЫХ............................................................................................................ 8

2.1.1 Допустимая организация данных................................................ 8

2.1.2 Ограничения целостности............................................................ 8

2.1.3 Организация данных.................................................................... 8

2.1.4 Целостность данных.................................................................... 10

2.2 ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ.................................................................... 10

3 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №1_............................................................... 11

3.1 СОЗДАНИЕ СТРУКТУРЫ БАЗЫ ДАННЫХ И УСТАНОВЛЕНИЕ СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ.................................................................................... 11

3.2 ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ОТЧЕТА................................................ 14

3.3 КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ.............................................................. 15

4 Лабораторная работа №2.......................................................................... 15

4.1 СОЗДАНИЕ ОДНОТАБЛИЧНЫХ ФОРМ ДЛЯ ВВОДА ДАННЫХ В ТАБЛИЦЫ 15

4.1.1 Создайте формы для ввода данных в таблицы....................... 15

4.1.2 Создание формы с вкладками................................................... 18

4.2 Создание многотабличных форм для ввода информации при помощи мастера 20

4.3 ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ОТЧЕТА................................................ 20

4.4 КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ.............................................................. 21

5 Лабораторная работа №3.......................................................................... 21

5.1 ФОРМИРОВАНИЕ ЗАПРОСОВ ДЛЯ МНОГОТАБЛИЧНОЙ БАЗЫ ДАННЫХ 21

5.1.1 ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ............................................................. 21

5.1.2 ЗАПРОС С ПАРАМЕТРАМИ..................................................... 22

5.1.3 ПЕРЕКРЕСТНЫЙ ЗАПРОС...................................................... 22

5.1.4 ИТОГОВЫЙ ЗАПРОС................................................................ 23

5.1.5 ЗАПРОС С ИСПОЛЬЗОВАНИЕМ ВЫЧИСЛЯЕМЫХ ПОЛЕЙ 24

5.1.6 ЗАПРОС ДЕЙСТВИЕ.................................................................. 24

5.2 ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ОТЧЕТА................................................ 26

5.3 КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ.............................................................. 26

6 Лабораторная работа №4.......................................................................... 26

6.1 РАЗРАБОТКА СЛОЖНОЙ СОСТАВНОЙ ФОРМЫ ........................ 26

6.1.1 СОЗДАНИЕ ФОРМЫ С ДАННЫМИ ДВУХ ВЗАИМОСВЯЗАННЫХ ТАБЛИЦ 27

6.1.2 СОЗДАНИЕ ФОРМЫ С ДИАГРАММОЙ НА ОСНОВАНИИ ПЕРЕКРЁСТНОГО ЗАПРОСА..................................................................... 28

6.1.3 ВЫЧИСЛЕНИЯ В ФОРМЕ........................................................ 31

6.2 КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ.............................................................. 32

6.3 ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ОТЧЕТА................................................ 33

7 Лабораторная работа №5.......................................................................... 33

7.1 СОЗДАНИЕ АВТООТЧЕТОВ............................................................. 33

7.2 СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ С ВЫЧИСЛЯЕМЫМИ ПОЛЯМИ И ИТОГОВЫМИ ДАННЫМИ....................................................................................................... 33

7.3 КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ.............................................................. 34

7.4 ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ОТЧЕТА................................................ 34

8 Лабораторная работа №6.......................................................................... 35

8.1 РАЗРАБОТКА КНОПОЧНОГО МЕНЮ............................................. 35

9 Лабораторная работа №7.......................................................................... 38

9.1 РАБОТА С МАКРОСАМИ.................................................................. 38

9.1.1 Автоматический запуск макроса............................................... 38

9.1.2 Линейный макрос........................................................................ 38

9.1.3 Условный макрос......................................................................... 42

9.1.4 Пример работы макросов добавление в архив и удаление из архива. 45

9.1.5 Взаимодействие форм.................................................................. 46

9.1.6 Пример работы макросов........................................................... 48

9.2 КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ.............................................................. 49

ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ

ЧТО ТАКОЕ ACCESS

Прежде всего, Access — это система управления базами данных (СУБД). Под системой управления понимается программа, которая не только позволяет хранить большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access позволяет также автоматизировать часто выполняемые операции (например, расчет зарплаты, учет материальных ценностей и т.п.). Используя Access, можно не только разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, но и составлять всевозможные сложные отчеты.

Access является приложением Windows, а поскольку и Windows и Access разработаны фирмой Microsoft, они очень хорошо взаимодействуют одна с другой. СУБД Access работает под управлением Windows; таким образом, все преимущества Windows доступны в Access. Это означает, что вы можете вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в приложение Access и наоборот. Используя объекты OLE (Object Linking and Embending — связывание и внедрение объектов) в Windows и приложения, которые вместе с Access входят в состав Microsoft Office (Excel, Word и PowerPoint), и интегрируя Access с этими приложениями, вы можете превратить ее в настоящую операционную среду баз данных. В то же время Access — это реляционная СУБД. Это означает, что с помощью Access можно использовать одновременно несколько таблиц базы данных. Использование реляционной СУБД позволяет упростить структуру данных и, таким образом, облегчить выполнение работы. Можно связать таблицу Access с данными, хранящимися на большой ЭВМ или на сервере, а также использовать таблицу, созданную в Paradox или Dbase. Можно быстро и просто комбинировать данные Access с данными Excel.

В СУБД Access имеется много дополнительных сервисных возможностей. Мастера помогут вам создать таблицы, формы или отчеты из имеющихся заготовок, сделав за Вас основную черновую работу. Выражения используются в Access, например. Для проверки допустимости введенного значения или отображения числа со знаком доллара. Макросы позволяют автоматизировать многие процессы без программирования, тогда как встроенный в Access язык VBA (специально разработанный компанией Microsoft диалект языка Basic для использования в приложениях Microsoft Office) позволяет опытному пользователю программировать сложные процедуры обработки данных. И, наконец, используя такие возможности языка программирования С, как функции и обращения к Windows API (Application Programming Interface — интерфейс прикладных программ Windows), можно написать подпрограмму для взаимодействия Access с другими приложениями — источниками данных.

В Microsoft Access добавлено большое число новых средств, разработанных для облегчения работы в Интернете и создания приложений для Web. Пользователь имеет возможность непосредственно подключаться к узлам MicrosoftWeb из программ Office (в том числе и из Access) с помощью командыMicrosoft на Web из пункта меню «?». Например, можно получить доступ к техническим ресурсам и загрузить общедоступные программы, не прерывая работу с Access.

Система Access — это набор инструментов для управления базами данных. В Access входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Кроме того. Access можно рассматривать и как среду для разработки приложений. Используя макросы для автоматизации задач, вы можете создавать такие же мощные, ориентированные на пользователя приложения, как и приложения, созданные с помощью “полноценных” языков программирования, дополнять их кнопками, меню и диалоговыми окнами. Программируя на Visual Basic for Applications (VBA), можно создавать такие же мощные программы, как сама Access. Более того, многие средства Access, например мастера и конструкторы, написаны на VBA. Мощность и гибкость системы Access делают ее сегодня одной из лучших программ для управления базами данных.

ЧТО МОЖЕТ ACCESS

1.2.1 Управление реляционными базами данных

В системе Access реализовано полноценное управление реляционными базами данных. Эта система поддерживает первичные и составные ключи и обеспечивает полную поддержку целостности данных на уровне самой базы данных (что предотвращает несовместимое обновление или уничтожение данных). Кроме того, таблицы в Access имеют правила проверки данных для предотвращения введения некорректных значений. Каждое поле в таблице имеет определенный формат и заданный по умолчанию тип. Access поддерживает все необходимые типы полей: Текстовый— для хранения одной строки текста, Числовой— для чисел. Денежный— для представления денежных величин. Дата/время — для времени, MEMO— для хранения произвольной информации. Логический— для логических значений, Поле объекта OLE — для хранения объектов из других приложений, поддерживающих технологию OLE, Гиперссылка– для перехода к объектам той же самой или другой базы данных, к документам, созданным в MS Word, MS Excel и MS PowerPoint, а также к документам, расположенным в глобальной сети Интернет, Мастер подстановок – для создания списка значений из ссылочной таблицы. Если значения полей отсутствуют, система Access обеспечивает полную поддержку нулевых значений.

Реляционная обработка данных в Access имеет гибкую архитектуру и отвечает многим потребностям пользователей. Access можно использовать как автономную СУБД, установленную на файл-сервере, либо как клиентскую часть для таких продуктов, как SQL Server, Используя в Access протокол ODBS (Open Database Connectivity), вы сможете подключаться к различным базам данных других форматов, таких как Oracle, RDB, Sybase и даже к DB/2, используемой на больших ЭВМ IBM.

1.2.2 Защита базы данных

Microsoft Access обеспечивает два традиционных способа защиты базы данных: установка пароля, требуемого при открытии базы данных, и защита на уровне пользователей, которая позволяет ограничить, к какой части базы данных пользователь будет иметь доступ или какую ее часть он сможет изменять.

1.2.3 Работа с мастерами

Мастер (Wizard) поможет вам за несколько минут выполнить рутинную работу, на которую самостоятельно может уйти несколько часов. Мастера задают вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем создают этот объект без какого-либо вмешательства с вашей стороны. В системе Access имеется около сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств.

1.2.4 Формы и отчеты WYSIWYG

Окна создания форм и отчетов имеют похожие интерфейс и возможности. Характерной особенностью является то, что форма (или отчет) создается в среде WYSIWYG (what you see is what you get — “что видишь, то и получаешь”). Эта аббревиатура означает, что при добавлении каждого нового элемента форма преобразуется, так что сразу же можно увидеть, как она будет выглядеть в приложении. В формах и отчетах можно использовать надписи, поля текстовых данных, переключатели, флажки, линии и прямоугольники. Кроме того, можно изменять цвета элементов формы, добавлять тень. Рисунки, графики и даже подчиненные формы или отчеты. Формы могут состоять из нескольких страниц; отчеты могут содержать много уровней группирования и подведения соответствующих групповых итогов. Вы можете просматривать свою форму или отчет в режиме предварительного просмотра страницы и менять ее масштаб. Режим конструктора отчетов допускает использование до десяти уровней группировки и сортировки данных.

1.2.5 Многотабличные запросы

Многотабличный запрос является одним из самых важных средств Access. Окно Схема данных позволяет в визуальном режиме устанавливать связи между таблицами. Можно даже объединять таблицы файлов различных типов (таких, как таблица Access и таблица Dbase), а затем работать с ними, как с одним объектом. В этом окне можно выбирать отдельные поля, определять порядок сортировки, создавать вычисляемые выражения и вводить критерии для выбора записей. Результаты выполнения запроса можно отобразить в виде электронной таблицы, формы или отчета. Запросы имеют и другое применение. Можно создавать перекрестные запросы, которые подводят итоги, группируют данные и, в результате, создают новые таблицы. Запрос можно использовать для обновления данных в таблицах, удаления записей или объединения таблиц.

1.2.6 Графики и диаграммы

В системе Access используется то же графическое приложение, что и в Microsoft Word, Excel и PowerPoint. С его помощью можно создавать различные графики и отображать данные для удовлетворения самых взыскательных требований. В распоряжении пользователя — гистограммы, линейчатые, круговые, поверхностные и другие диаграммы, причем как в двух, так и в трех измерениях. Графики можно сопровождать пояснительным текстом в произвольной форме, можно изменять координатную сетку, настраивать цвет и узор, отображать значения в столбцах или секторах диаграмм и даже менять угол просмотра с помощью системы Microsoft Graph, вызываемой из Access.

1.2.7 Встроенные функции

Access содержит свыше ста функций — небольших встроенных программ, с помощью которых выполняются самые разнообразные задачи. В Access встроены математические, статистические и финансовые функции, функции обработки строк, работы с базами данных, функции даты/времени и другие. Их можно использовать для создания вычисляемых выражений в формах, отчетах и запросах.

1.2.8 Макрос: программирование без программирования

Для непрограммистов либо квалифицированных, но ленивых пользователей, которые не хотят программировать, в системе Access имеются макросы. Они позволяют манипулировать данными, создавать меню и диалоговые окна, открывать формы и отчеты и практически автоматизировать выполнение любой задачи.

1.2.9 Модули: Visual Basic for Applications

Как уже говорилось, система Access — это среда разработки с полнофункциональным языком программирования. Язык VBA (в предыдущих версиях Access он назывался Access Basic) отличает объектно-ориентированный принцип программирования, основанный на использовании событий, который расширяет возможности работы с формами и отчетами. VBA — это современный развитый язык программирования. Он является расширяемым, поскольку из его программ можно вызывать процедуры Windows API, хранящиеся в библиотеках DLL (Dynamic Link Library — библиотека динамической компоновки) операционных систем Windows 95 и Windows NT. Полнофункциональная среда разработки системы Access обладает рядом современных средств создания приложений. В ней используются многооконный интерфейс, выделение цветом при редактировании и отладке, автоматический контроль синтаксиса, динамический контроль данных, точки прерывания, пошаговое выполнение и т.д.

1.2.10 Импортирование, экспортирование и связывание внешних файлов

Система Access позволяет импортировать и экспортировать файлы многих форматов, включая Dbase, Paradox, FoxPro, Lotus 1-2-3, Excel, SQL Server, Oracle, и разные форматы ASCII. При импорте создается таблица Access, а при экспорте таблицы Access — файл в заданном формате. Связывание (или присоединение) означает, что внешние данные используются напрямую, без создания таблицы Access. Можно связываться с данными форматов Dbase, Paradox, FoxPro, Excel. ASCII и SQL Server. Еще одной мощной возможностью системы Access является связывание с внешними таблицами с последующим использованием данных из этих таблиц в других таблицах. Таким образом можно поступать с данными в форматах Access, FoxPro, Dbase. Paradox и SQL Server.

1.2.11 Возможности DDE и OLE

В Access с помощью DDE (Dynamic Date Exchange — динамический обмен данными) и OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов) к формам и отчетам можно добавлять разнообразные объекты. Это могут быть звуки, изображения, графики и даже видеоклипы. Пользователь имеет возможность как внедрять объекты — например, растровые изображения или документы текстовых процессоров (таких, как Word или Word Perfect), — так и устанавливать связь между полями таблиц Access и, например, ячейками в электронных таблицах Excel или Lotus 1-2-3. Связывание объектов с записями в таблицах Access позволяет создавать динамические формы баз данных и совместно использовать информацию в различных приложениях Windows.

1.2.12 Информация для пользователей электронных таблиц

Те, кто знакомы с Excel, заметят, что Access во многом похож на Excel. Прежде всего, обе программы являются продуктами для Windows, т.е. у вас уже должен быть опыт использования специфичных для Windows соглашений, которые можно использовать в Access. Данные таблицы или запроса Access отображаются в виде электронной таблицы, которую принято называть таблицей данных. Вы обнаружите, что размер строк и столбцов таблицы данных можно изменять так же, как в рабочих таблицах Excel. Фактически режим ввода данных Access ничем не отличается от аналогичного режима Excel. Ваша задача — ввести данные и озаглавить столбцы, а всю остальную работу выполнит Access.

Как уже упоминалось. Access, подобно Excel, поддерживает режим WYSIWYG и использует то же самое графическое приложение. Таким образом, в обеих программах можно создавать однотипные графики и дополнять их комментариями. Кроме того. Access использует мастер диаграмм, с которым вы могли встречаться в Excel. В Access, как и в Excel, имеется мастер сводных таблиц, который может создавать сводные таблицы Excel. Информацию из базы данных Access можно вставлять в таблицу Excel и связывать базы данных Access с таблицами Excel. Access может обмениваться данными со всеми продуктами Microsoft Office.

1.2.13 Контекстно-зависимая справка и Помощник

Справочная система фирмы Microsoft является, наверное, лучшей среди аналогичных программ как для новичков, так и для опытных пользователей. Access позволяет использовать контекстно-зависимую справку, для получения которой достаточно нажать клавишу <F1>. Какие бы вы не испытывали затруднения при работе с системой, вам поможет появляющаяся на экране справка по интересующей вас теме. Помимо этого, справочная система Access имеет удобные и простые в использовании содержание, предметный указатель, систему поиска, журнал хронологии и закладки. В локализованной версии Access (как и во всем Microsoft Office ) компания Microsoft предоставляет средство — Помощник. Помощник отвечает на вопросы, выдает советы и справки об особенностях используемой программы.

Ограничения целостности

Поддерживаются средствами, предусмотренными в модели данных для выражения ограничений на значения данных и связи, которые характеризуют достоверные состояния БД. Ряд ограничений целостности поддерживается моделью данных по умолчанию и распространяется на все типовые ситуации, возникновение которых возможно при внесении изменений в БД. Другие ограничения целостности могут зaдaвaтьcя явно и также распространяться на множество однотипных ситуаций. Ограничения целостности могут распространяться и на значения отдельных полей. Например, если при описании поля записи задать область допустимых значений, то система не допустит обновления данного, если новое значение будет квалифицировано как некорректное.

Множество операций определяет виды обработок, которым могут подвергаться объекты модели данных. Сюда, в первую очередь, входят операции выборки данных и операции, изменяющие состояние БД. Рассмотрим подробнее организацию данных и ограничения целостности (допустимые операции будут рассмотрены при практической работе с базой данных).

Организация данных

Слово «реляционная» происходит от английского relation – отношение. Отношение – математическое понятие, но в терминологии моделей данных отношения удобно изображать в виде таблицы. При этом строки таблицы соответствуют кортежам отношения, а столбцы – атрибутам. Атрибут, значения которого однозначно идентифицируют кортежи, называется ключом(простым ключом), т.е. столбец(поле), у которого данные в строках уникальны (не повторяются), может быть определен, как ключ. В некоторых отношениях кортежи идентифицируются конкатенацией (объединением) нескольких атрибутов Тогда говорят, что отношение имеет составной ключ. Это означает, что данные в строках каждого из столбцов составного ключа могут повторяться, но комбинация данных каждой строки этих столбцов является уникальной. Например, в таблице СТУДЕНТЫ есть столбцы ФАМИЛИЯ и ГОД РОЖДЕНИЯ. В каждом из столбцов есть некоторые повторяющиеся данные, т.е. одинаковые фамилии и одинаковые года рождения. Но если студенты, имеющие одинаковые фамилии, имеют разные года рождения, то эти столбцы можно использовать в качестве составного ключа.

В Access можно выделить три типа ключевых полей:

¨ простой ключ,

¨ составной ключ

¨ и счетчик.

Поле счетчика содержит номера строк и Access обычно предлагает его вам в качестве ключа, если вы не выбрали другое ключевое поле.

Совет Понятие ключа имеет важное значение в реляционных базах данных. Задание ключевых полей в таблицах не только позволит защитить базу от ввода неправильных значений и сохранить ее целостность, но и ускорит поиск информации в больших по объему базах. Поэтому, когда Access предлагает вам задать ключевое поле, не отказывайтесь сразу от этого, а подумайте, какое поле может содержать неповторяющиеся данные и все-таки задайте ключ для таблицы. Конечно, можно всегда отказываться от задания ключевых полей (так, казалось бы, проще и понятней), но тем самым вы лишите себя многих достоинств реляционной базы данных.

Одно из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит в том, что вы можете хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Для задания связи таблицы должны иметь поля с одинаковыми именами или хотя бы с одинаковыми форматами данных. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в этих полях. Такая организация данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и организацию запросов и отчетов. Поясним это на примере. Допустим, вам в базе надо хранить данные о студентах (фамилия, изучаемая дисциплина) и преподавателях (фамилия, номер кафедры, ученая степень, преподаваемая дисциплина). Если хранить данные в одной таблице, то в строке с фамилией каждого студента, изучающего конкретную дисциплину, будут храниться все атрибуты преподавателя, читающего эту дисциплину. Это же огромная избыточность данных. А если хранить данные о студенте в одной таблице, о преподавателе – в другой и установить связь между полями «читаемая дисциплина» – «изучаемая дисциплина» (фактически это одинаковые поля), то избыточность хранимых данных многократно уменьшится без ущерба для логической организации информации.

В Access можно задать три вида связей между таблицами: «один-ко-многим», «многие-ко-многим» и «один-к-одному».

Связь «один-ко-многим» является наиболее часто используемым типом связи между таблицами. В такой связи каждой записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B (эти записи называют внешними ключами), а запись в таблице B не может иметь более одной соответствующей ей записи в таблице A.

При связи «многие-ко-многим» одной записи в таблице A могут соответствовать несколько записей в таблице B, а одной записи в таблице B – несколько записей в таблице A. Такая схема реализуется только с помощью третьей (связующей) таблицы, ключ которой состоит из по крайней мере двух полей, одно из которых является общим с таблицей А, а другое – общим с таблицей В.

При связи «один-к-одному» запись в таблице A может иметь не более одной связанной записи в таблице B и наоборот. Этот тип связи используют не очень часто, поскольку такие данные могут быть помещены в одну таблицу. Связь с отношением «один-к-одному» используют для разделения очень широких таблиц, для отделения части таблицы по соображениям защиты, а также для сохранения сведений, относящихся к подмножеству записей в главной таблице.

Целостность данных

Целостность данных означает систему правил, используемых в Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также обеспечивает защиту от случайного удаления или изменения связанных данных. Установить целостность данных можно, если выполнены следующие условия:

¨ связанное поле главной таблицы является ключевым полем или имеет уникальный индекс;

¨ ·связанные поля имеют один тип данных. Здесь существует исключение. Поле счетчика может быть связано с числовым полем, если в последнем в свойстве Размер поля указано значение «Длинное целое»;

¨ ·обе таблицы принадлежат одной базе данных Access. Если таблицы являются связанными, то они должны быть таблицами Access. Для установки целостности данных база данных, в которой находятся таблицы, должна быть открыта. Для связанных таблиц из баз данных других форматов установить целостность данных невозможно.

ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

Требуется разработать базу данных ДЕКАНАТ, содержащую четыре таблицы: СТУДЕНТЫ, ПРЕПОДАВАТЕЛИ, ДИСЦИПЛИНЫ, ОЦЕНКИ. Таблица СТУДЕНТЫ должна содержать следующие поля:

· Код студента;

· Фамилия

· имя;

· отчество;

· Номер группы;

· Адрес;

· Телефон;

· Дата рождения;

· Медалист

Таблица ПРЕПОДАВАТЕЛИ должна содержать следующие поля:

· Код преподавателя;

· Фамилия;

· Имя;

· Отчество;

· Дата рождения;

· Должность;

· Стаж;

· Телефон;

Таблица ДИСЦИПЛИНЫ должна содержать следующие поля:

· Код дисциплины;

· Название дисциплины;

· Код преподавателя;

· Номер семестра;

· Экзамен.

Таблица ОЦЕНКИ должна содержать следующие поля:

· Код студента;

· Код дисциплины;

· Номер семестра;

· Оценка.

3 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №1_

СОЗДАНИЕ СТРУКТУРЫ БАЗЫ ДАННЫХ И УСТАНОВЛЕНИЕ СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ

1. Создайте базу данных ДЕКАНАТ, выполнив следующие действия:

· загрузите Access, в появившемся окне выберите пункт НОВАЯ БАЗА ДАННЫХ, затем нажмите кнопку OK;

· в окне ФАЙЛ НОВОЙ БАЗЫ ДАННЫХ задайте имя - вашу фамилию(пункт ИМЯ ФАЙЛА) и выберите папку с номером вашей группы (пункт ПАПКА), где ваша база будет находиться. По умолчанию Access предлагает вам имя базы db1., а тип файла – БАЗЫ ДАННЫХ ACCESS. (Выбор диска для хранения БД, уточняется у преподавателя)

· нажмите кнопку СОЗДАТЬ.

2. Создайте структуру таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ. Для этого:

· в окне базы данных выберите вкладку Таблицы, а затем нажмите кнопку Создать;

· в окне НОВАЯ таблицА выберите пункт КОНСТРУКТОР и нажмите кнопку OK. В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режиме конструктора, в котором следует определить поля таблицы.

· Определите поля таблицы в соответствии с табл 1.

Таблица 1 Характеристики полей таблицы Преподаватель

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код преподавателя	Числовой	целое
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Дата рождения	Дата/время	(маска)
Должность	Мастер подстановок	25 поле со списком
Стаж	Числовой	Целое (условие на значение >0, вывод соответствующего сообщения об ошибке)
Кафедра	Текстовый
Телефон	Текстовый	9 (маска)
Зарплата	Денежный

¨ При определении поля ДАТА РОЖДЕНИЯ используем маску для удобного ввода даты (т.е. в датах точки будут вводится автоматически). Для этого в Свойства полей на вкладке Общие установите курсор на поле маска, справа появится кнопка с тремя точками – нажмите на неё. В появившемся окне создания масок выбирайте КРАТКИЙ ФОРМАТ ДАТЫ.

¨ В поле ДОЛЖНОСТЬ используем мастер подстановок для того, чтобы не вводить, а выбирать из списка нужную должность, с использованием ввода должности, которой нет в списке. В режиме СОЗДАНИЯ ПОДСТАНОВОКвыбираем ФИКСИРОВАННЫЙ НАБОР ЗНАЧЕНИЙ, далее создаем 1 столбец с должностями:
профессор
доцент
старший преподаватель
ассистент
Закончив создания списка в режиме конструктора на вкладке ПОДСТАНОВКА посмотрите появившиеся изменения после работы мастера. Проверьте строку ОГРАНИЧИТСЯ СПИСКОМ, в котором должно стоять слово НЕТ.

¨ В поле СТАЖ в общих свойствах поля установите УСЛОВИЕ НА ЗНАЧЕНИЕ >0, СООБЩЕНИЕ ОБ ОШИБКЕвведите- стаж должен быть больше 0.

¨ В поле ТЕЛЕФОН наберите маску для ввода 999-99-99, которая позволит не набирать тире в номере телефона при вводе в поле.(подробнее о маске см. help)

¨ В качестве ключевого задайте поле КОД ПРЕПОДАВАТЕЛЯ.

¨ Заполните таблицу ПРЕПОДАВАТЕЛИ (данные находятся в таблице 5). Попробуйте ввести отрицательную цифру стажа.

3. Таблица СТУДЕНТ будет импортирована из таблицы EXCEL ( файл студент.xls местонахождение таблицы узнать у преподавателя)

¨ Меню ФАЙЛ/ВНЕШНИЕ ДАННЫЕ/ИМПОРТ

¨ Отредактируйте созданную таблицу в режиме конструктора

Таблица 2 Характеристики полей таблицы Студент

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код студента	Числовой	целое
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Номер группы	Числовой	Целое
Адрес	Текстовый
Телефон	Текстовый	9 (маска)
Медалист	Текстовый	4 Поле со списком(Да/Нет) по умолчанию нет

· В качестве ключевого задайте поле КОД СТУДЕНТА. Для этого щелкните по полю КОД СТУДЕНТА и выполните команду ПРАВКАÞКЛЮЧЕВОЕ ПОЛЕ;

· Для удобства ввода телефона задайте маску см. поле ТЕЛЕФОН таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ

· В поле МЕДАЛИСТ создайте ПОЛЕ СО СПИСКОМ без ввода новых значений, а также задайте ЗНАЧЕНИЕ ПО УМОЛЧАНИЮ “нет” ( кавычки обязательны)

4. Создайте структуру таблицы ДИСЦИПЛИНЫ аналогично п.2 в соответствии с табл. 3.

Таблица 3 Характеристики полей таблицы Дисциплины

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код дисциплины	Числовой	целое
Название дисциплины	Текстовый
Номер семестра	Числовой	целое
Код преподавателя	Числовой	Целое (мастер подстановок)
Экзамен	Текстовый	4 (поле со списком экз/зач)

¨ В качестве ключевого задайте поле КОД ДИСЦИПЛИНЫ.

¨ Поле КОД ПРЕПОДАВАТЕЛЯ будет заполняться при помощи мастера подстановок из таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ. Из доступных полей таблицы ПРЕПОДАВАТЕЛИ выберите,КОД ПРЕПОДАВАТЕЛЯ ФАМИЛИЯ, ИМЯ, ОТЧЕСТВО, скройте ключевое поле. После работы мастера при заполнении поля КОД ПРЕПОДАВАТЕЛЯ таблицы будут отображатся ФИО преподавателя для выбора, но в таблице ДИСЦИПЛИНЫ поле КОД ПРЕПОДАВАТЕЛЯ будет оставаться числовым целым

¨ Поле ЭКЗАМЕН заполняйте при помощи поля со списком двух значений Экз или Зач

¨ Закройте таблицу ДИСЦИПЛИНЫ. Заполните таблицу ДИСЦИПЛИНЫ (данные находятся в таблице 7).

Таблица ОЦЕНКИ будет импортирована из базы данных ОЦЕНКИ ( файл оценки.mdb) Местонахождение файла узнать у преподавателя)

Меню ФАЙЛ/ВНЕШНИЕ ДАННЫЕ/ИМПОРТ

5. Отредактируйте структуру таблицы ОЦЕНКИ в соответствии с табл. 4.

Таблица 4 Характеристики полей таблицы Оценки

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код студента	Числовой	Целое (мастер подстановок)
Код дисциплины	Числовой	Целое (мастер подстановок )
Номер семестра	Числовой	Целое
Оценки	Числовой	Байт

¨ ключ будет составной: код студента (подстановка ФИО СТУДЕНТА), код дисциплины (подстановка НАЗВАНИЕ ДИСЦИПЛИНЫ), номер семестра.
(в режиме конструктора выделите три поля и задайте ключ)

¨ Эта таблица уже заполнена .

Разработайте схему данных, т.е. создайте связи между таблицами. Для этого:

· Выполните команду СЕРВИСÞСХЕМА ДАННЫХ. На экране появится окно СХЕМА ДАННЫХ;

· Выполните команду СВЯЗИÞДОБАВИТЬ ТАБЛИЦУ;

· В появившемся окне будет выделено название одной таблицы. Нажмите кнопку ДОБАВИТЬ;

· Переведите выделение на имя следующей таблицы и нажмите кнопку ДОБАВИТЬ. Аналогично добавьте оставшиеся две таблицы;

· Закройте окно нажав кнопку ЗАКРЫТЬ;

· Создайте связь между таблицами ДИСЦИПЛИНЫ и ОЦЕНКИ. (вид связи ОДИН КО МНОГИМ) Для этого подведите курсор мыши к полю КОД ДИСЦИПЛИНЫ в таблице дисциплины, нажмите левую клавишу мыши и, не отпуская ее, перетащите курсор на поле КОД ДИСЦИПЛИНЫ в таблице ОЦЕНКИ, а затем отпустите левую клавишу мыши. На экране откроется окно СВЯЗИ;

· Щелкните по ячейке ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЦЕЛОСТНОСТИ ДАННЫХ – в ней должна появиться галочка;

· Щелкните по ячейкам КАСКАДНОЕ ОБНОВЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ПОЛЕЙ и КАСКАДНОЕ УДАЛЕНИЕ СВЯЗАННЫХ ЗАПИСЕЙ.

Информация. Задание каскадного обновления связанных полей и каскадного удаление связанных записей позволит вам редактировать записи только в таблице ДИСЦИПЛИНЫ, а в таблице ОЦЕНКИ эти действия будут со связанными записями выполняться автоматически. Например, если вы удалите из таблицы ДИСЦИПЛИНЫ один предмет, то в таблице оценки удалятся все строки, связанные с этим предметом.

· Нажмите кнопку СОЗДАТЬ. Связь будет создана;

· Аналогично создайте связи между полем КОД ПРЕПОДАВАТЕЛЯ в таблице ПРЕПОДАВАТЕЛИ и полем КОД ПРЕПОДАВАТЕЛЯ в таблице ДИСЦИПЛИНЫ(вид связи ОДИН КО МНОГИМ), а также между полем КОД СТУДЕНТА в таблице СТУДЕНТЫ и полем КОД СТУДЕНТА в таблице ОЦЕНКИ(вид связи ОДИН КО МНОГИМ);

· Закройте окно схемы данных, ответив ДА на вопрос о сохранении макета.

ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ ОТЧЕТА

Подготовьте отчет о выполненной лабораторной работе. Отчет о лабораторной работе должен содержать: титульный лист (с действующим вариантом титульного листа можно ознакомиться на http://standarts.guap.ru), цель лабораторной работы, полученные в ходе выполнения работы схема БД с указанием видов связей между таблицами. Особенности ввода в таблицы Преподаватели, Студенты, Дисциплины, Оценки.(маски, шаблоны, ограничения, подстановки, списки, мастера)

На компьютере представляются файл с результатами работы, записанные в папку с номером вашей группы/ваша фамилия/№ лабораторной работы. Сформулируйте выводы, которые можно сделать по результатам выполненной работы.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Что называется базой данных?

2. СУБД это – ?

3. К какому классу относится СУБД Access?

4. Что такое ключ таблицы?

5. Какие бывают ключи в БД?

6. Является ли наличие ключа в таблице Access обязательным?

7. Какие виды связей поддерживает СУБД Access?

8. Какие типы полей допустимы в Access?

9. Какие способы создания полей подстановки Вы знаете?

10. Какие виды ограничения целостности Вы знаете?

Лабор