Инициация и разработка концепции проекта

Инициация (начальная стадия проекта) - начинается от появления идеи проекта и продолжается до принятия решения об участии или неучастии компании в этом проекте. Инициация (старт) проекта проходит через следующие стадии:

-Определение проблемы, которую необходимо решить, или возможности, реализация которой даст компании преимущество на рынке;

-Обозначение измеримого ожидаемого результата проекта;

-Анализ достижимости целей проекта;

-Принятие решения о старте/отмене проекта;

-Определение приоритетности проекта;

-Назначение менеджера проекта;

-Фиксация точки старта проекта.

Перечисленные стадии могут реализовываться одновременно. Компании часто недооценивают стадию инициации, сразу приступая к планированию (в лучшем случае), или к реализации (обычная практика). Однако, значение инициации трудно переоценить -именно на этой стадии происходит обоснование проекта и анализ достижимости его целей. Недостаточное внимание к этим шагам чаще всего приводит к распылению усилий компании на хаотичные инициативы без видимого результата. В итоге реальные проблемы компании остаются нерешенными, а возможности - упущенными.

Концепция проекта разрабатывается на основе анализа потребностей бизнеса. Главная функция документа - подтверждение и согласование единого видения целей, задач и результатов всеми участниками проекта. Концепция определяет, что и зачем делается в проекте. Концепция проекта это ключевой документ, который используется для принятия решений в ходе всего проекта, а также на фазе приемки - для подтверждения результата. Она содержит, как правило, следующие разделы:

-Название проекта

-Цели проекта

-Результаты проекта

-Допущения и ограничения

-Ключевые участники и заинтересованные стороны

-Ресурсы проекта

-Сроки

-Риски

-Критерии приемки

-Обоснование полезности проекта

Разработка концепции проекта имеет принципиальное значение для всех сторон, участвующих в проекте и для его успешного выполнения. На этапе разработки концепции проекта должны быть решены следующие задачи:

1. Сформулирован замысел проекта - это краткое описание (на 1-2 страницы), содержащее четкую формулировку сути проекта.

2. Миссия и цели проекта.

3. Структура продукта проекта

4. Предварительное технико-экономическое обоснование проекта. Миссия проекта - это философия проекта вообще, которая отражает основополагающую роль проекта. Цели представляют собой конкретизацию миссии проекта в форме, доступной дляуправлением процессом их реализации. Свойства целей:

а) четкая ориентированность на определенный интервал времени;

б) конкретность и измеримость;

в) непротиворечивость и согласованность с другими целями и ресурсами;

г) адресность и контролируемость. Формулировка целей должна отвечать следующим признакам:

- Конкретизирует требуемый конечный результат;

- конкретизирует заданный срок достижения цели;

- конкретизирует максимальную величину допустимых затрат;

- оговаривает только «когда и что» должно быть сделано, не вдаваясь в детали «почему»;

- понятна исполнителям;

- реальна и достижима;

- согласованна со всеми заинтересованными лицами;

- зафиксирована письменно. В качестве инструмента для определения состава целей используется теория графов. Посредством дерева целей описывается их упорядоченная иерархия, для чего осуществляется последовательная декомпозиция главной цели на подцели.

8. Цели проекта. Формирование идеи проекта.
Цели проекта определяют, что должно быть выполнено, и описывают конечный результат проекта. В Уставе проекта приводится цель проекта как результат, ожидаемый Заказчиком и полезный для него. Цель формулируется совместно Заказчиком и Исполнителем. При формулировании цели руководитель проекта должен контролировать ее соответствие контракту, в рамках которого будут выполняться работы по проекту.
Формулировка целей должна соответствовать следующим критериям (SMART- Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound):
Конкретные (Specific) — позволяющие сформировать расписание проекта;

Измеримые (Measurable) — позволяющие качественно (или количественно) оценить, что результат получен;

Достижимые (Achievable) — принципиально реализуемые Исполнителем в рамках проекта, с учетом декларируемой помощи со стороны Заказчика;

Приносящие результат (Relevant) — соответствуют ожидаемой Заказчиком пользе;

Ограниченные во времени (Time-bound) — реализуемые в ожидаемые Заказчиком временные рамки проекта.

Результаты проекта должны соотноситься со спецификацией контракта, в рамках которого будут выполняться работы по проекту.
Примеры формулировок целей:
-Проектирование единых унифицированных бизнес-процессов в Головной компании и дочерних компаниях холдинга.

-Разработка единого унифицированного ERP-решения, которое предназначено для внедрения в Холдинге, состоящем из Головной компании и 10 дочерних компаний.

Возникновение идеи проекта - отправная точка, с которой начинается разработка любого проекта. Формирование инновационной идеи рассматривается с двух позиций. С одной стороны, идея составляет основу, суть проекта, находящую отражение в постановке генеральной (конечной) цели проекта (идея создания нового продукта или услуги, идея организационных преобразований в отрасли, регионе, на действующем предприятии и т.п.). С другой стороны, под формированием идеи проекта (замысла) понимается задуманный план действий, то есть способы или пути достижения цели проекта. Уже на этом этапе определяются альтернативные варианты решения проблемы. Идея может возникнуть спонтанно или явиться результатом длительного процесса, а также результатом коллективной экспертизы или индивидуального анализа.К средствам генерирования и формирования инновационных идей относятся хорошо известные методы экспертных оценок, такие, как методы выявления мнений (метод интервью; метод анкетирования -- выборочных опросов; написание сценария и т.д.), и творческие методы ("мозговая штурм"; морфологический анализ; метод Дельфи и т.д) Основные причины появления (источники идей) проектов:
» неудовлетворенный спрос;
» избыточные ресурсы;
» инициатива предпринимателей;
» реакция на политическое давление;
» интересы кредиторов.
После формирования определенного числа альтернативных идей проекта специалист — аналитик проекта должен выполнить предварительную экспертизу и исключить из дальнейшего рассмотрения заведомо неприемлемые. Причины, по которым идея может быть отклонена, имеют весьма общий характер.