Психологические факторы поиска новых решений
Формирование множества возможных решений является одним из наиболее творческих этапов, требующих больших интеллектуальных усилий. Чем больше первоначально сформированное множество, тем больше вероятность того, что в нем содержатся наиболее эффективные решения. Недостаточно эффективные решения легко потом отбросить, гораздо труднее ввести новые, более действенные, хотя бы потому, что каким-то способом нужно узнать, что это надо сделать.
Сент-Экзюпери сказал, что вещь становится совершенной не тогда, когда к ней уже нельзя ничего прибавить, а когда от нее нельзя уже ничего отнять.
Существует ряд психологических факторов, препятствующих или способствующих успеху творческого мышления, выходящих за рамки решения задач управления.
Когда задача сформулирована и накоплены для ее решения необходимые знания, начинается интенсивный мыслительный процесс. Для серьезных проблем, которые не удается решить сразу, концентрированные усилия выполнения должны обязательно чередоваться с расслаблением, полным отвлечением от них. Такая передышка может быть заполнена чем угодно: физической нагрузкой, сном, ничегонеделанием, решением не менее трудной, но обязательно совершенно иной по смыслу и методам решения задачи. Важно, что сознание полностью отключается, начисто забывает о ней. Предполагается, что во время этих перерывов в подсознательной области зреет решение. Может быть, поэтому после отдыха мысль работает острее, чем раньше, открываются новые аспекты задачи и возможности ее решения. Во всяком случае, без такой периодической смены этапов интенсивного мышления и отключения трудно добиться успеха, т.к. мысль работает все медленнее, полностью перестает генерировать новые варианты, повторяя одно и то же.
Одним из главных препятствий на пути получения нового решения является психологическая инерция. Она заключается в том, что у человека, когда он знакомится с условиями задачи, возникает некоторая модель, образ задачи, мысленные условия, не совпадающие с фактической задачей и ее условиями. Это происходит потому, что формулировка задачи построена так, что вызывает в памяти некоторый стереотип, знакомый образ, от которого уже трудно отказаться. Иногда формулировка задачи просто настраивает человека на определенный мыслительный процесс, и он уже не может перестроиться.
Явление психологической инерции хорошо известно каждому и часто используется при построении многочисленных задач-шуток. Рассмотрим одну из них.
Три друга пообедали в кафе, и хозяин дал им счет на 30 долларов. Заплатив по 10 долларов каждый, они ушли. После этого хозяин заметил свою ошибку – с них полагалось получить 25 долларов. Будучи человеком честным, он дал помогавшему ему мальчику 5 долларов с тем, чтобы тот догнал друзей и отдал им эти деньги. Мальчик, не столь честный, рассудил, что друзьям трудно будет разделить 5 долларов на троих поровну, и отдал им лишь 3 доллара, а 2 доллара оставил себе. Таким образом, каждый из друзей потратил 9 долларов, а все трое – 27 долларов. Еще 2 доллара мальчик оставил себе. Итого, 29 долларов. Спрашивается, куда делся один доллар?
После некоторого замешательства многие самостоятельно находят правильный ответ. Здесь дело в том, что в условии задачи уже сделан расчет за читателя, внешне правильный: 27+2=29. Именно, безусловно, верный результат простого сложения и заставляет задуматься, хотя эта операция здесь просто ни при чем: друзья заплатили 27 долларов, из них 25 – у хозяина, а 2 – у мальчика.
Психологическая инерция в определенной степени является следствием обучения, хорошего знакомства с каким-нибудь предметом. Человек часто не обращает внимание на то, что начальные условия являются совсем другими. На этом основан эффект функциональной устойчивости, когда используют предмет в одном определенном качестве, не задумываясь о том, что у него может быть другое применение.
Психологическая инерция усиливается при ряде обстоятельств: нетерпении, опасности, в состоянии напряжения, при волнении.
Преодолеть психологическую инерцию можно довольно просто: надо помнить, что она существует, что мы ей подвержены. Решив задачу или думая, что она решена, надо сопоставить решение с условием – действительно ли в условии задачи содержатся те ограничения, которые мы старались выполнить в процессе решения проверить, нет ли принципиально иных подходов к ее решению.
Найти новый эффективный метод, новое решение помогает так называемая инверсия. Она заключается в том, что известное решение какой-либо проблемы надо попытаться изменить на прямо противоположное. Не один век баржи тянули бурлаки, затем мощные буксиры. Между тем оказалось, что гораздо эффективнее их толкать, жестко закрепив буксир сзади баржи. Аналогично этому авиаконструкторы привычно располагали двигатели в передней части самолета, чтобы они тянули его вперед. Между тем расположение двигателей в хвосте, толкающих самолет вперед, дало определенные преимущества.
Для поиска новых решений полезна аналогия, причем, главным образом, в далеких областях, не имеющих, как представляется с первого взгляда, ничего общего с решаемой задачей.
Считается, что одним из величайших изобретений человека является колесо с осью, потому что ему нет аналогов в живой природе.
Особенно эффективна аналогия, когда мысль о ее наличии и возможности использования возникает неожиданно, как прозрение, при взгляде на совершенно иное по природе явление, в беседе на отвлеченные темы. Чаще всего такой случай возникает, когда человек увлечен решением сложной задачи, непрерывно о ней думает. По-видимому, при отвлечении подсознательно продолжаются поиски решения, что позволяет его увидеть в совершенно новой обстановке.
Говорят, что Эдисон провел более тысячи опытов, подбирая материал для нити лампы накаливания, и безуспешно – все нити сгорали. Задумавшись о неудачах, он за завтраком невпопад отвечал жене. Ее язвительное замечание, что у него в голове, наверное, пустота, сразу вызвало мысль о вакууме, в который надо поместить нить, чтобы она не сгорала.
Для коллективного поиска новых решений полезен метод, получивший название мозговой атаки, или мозгового штурма. Он заключается в том, что группе специалистов дается задание найти решение сложной задачи. Каждый участник группы может высказать любые идеи в этом направлении независимо от возможности их реализации, в том числе разрешается выдвигать идеи, кажущиеся фантастическими, нелепыми, совершенно нереальными. Какое-либо обсуждение выдвинутых идей, тем более их критика в любой форме, не допускается. Высказанные идеи можно только подхватывать – развивать, дополнять или предлагать новые. Необходимо, чтобы все мысли высказывались свободно, поток их был интенсивным, одна следовала за другой без пауз.
Возникает своеобразный психологический настрой на генерацию новых идей, коллективное творчество заставляет каждого участника мыслить гораздо интенсивнее, чем в одиночку. Результат группы оказывается больше, чем сумма результатов ее участников. Такой психологический настрой возникает только при соблюдении некоторых условий: группа должна быть не очень большой и не стишком маленькой, оптимальный состав 6–8 человек; участники группы должны иметь примерно одинаковый уровень подготовленности и образования; в составе группы не должно быть начальника или неформального лидера и т.д.
Эффект генерации новых идей (интенсивной) возникает вскоре после начала работы группы и продолжается в пределах часа. Все высказанные идеи фиксируются, после чего начинается второй этап – их анализ и критика. Этот этап напоминает предыдущий с той разницей, что группе дается задание раскритиковать все идеи, высказанные на первом этапе. Допускаются любые возражения, пусть даже несущественные или легко опровергаемые, можно только их развивать или выдвигать новые, но нельзя спорить и доказывать справедливость рассматриваемой идеи. Те предложения и идеи, которые выявлены в результате мозговой атаки, оказываются, как правило, наиболее плодотворными, результативными.
Необходимо подчеркнуть, что процесс принятия решения представляет собой отдельную стадию волевого действия, реализуемого в рамках сложного волевого акта. При этом нужно учитывать, что волевые процессы всегда усложняются за счет действия эмоциональных факторов.
Принятие решения весьма индивидуально. На основе выявления индивидуальных типологических различий предложена классификация типов решений[12]. При этом учитывалось соотношение процессов построения (А) и контроля выдвигаемых гипотез (К). В зависимости от этого различаются следующие типы решений:
· А>>К – импульсивные решения (процессы построения гипотез преобладают над контрольными процессами);
· А>К – решения с риском;
· А=К – уравновешенные решения;
· А<К – осторожные решения;
· А<<К – инертные решения (контрольные процессы преобладают над процессами построений гипотез).
Наиболее эффективными при наличии необходимых знаний оказываются люди, склонные к принятию решений с риском, но обладающие осмотрительностью.
На процесс принятия решений оказывает влияние и возраст человека. Как правило, в молодости человек бывает более решительным. Он энергично ищет друзей, интересную работу, хорошее место жительства, готов переехать в любую другую часть страны, переменить профессию, коренным образом изменить свой образ жизни, стремится познать новое в самых различных областях знаний и человеческой культуры. С годами человек приобретает определенные привычки и навыки, с которыми ему трудно расстаться, стремится сохранить и ограничить круг друзей и знакомых, не хочет менять свою квартиру на другой район, даже в пределах одного города. Ему психологически свойственно подсознательное чувство сопротивления всему новому, неизвестному, что может изменить уже достигнутое им положение. В ряде случаев он отказывается принимать даже такие решения, которые в принципе могут улучшить состояние. Двадцатилетний принимает решение жениться с гораздо большей легкостью, чем сорокалетний холостяк.
В какой-то степени это объясняется накапливаемым с годами опытом. Человеку свойственно в гораздо большей степени учиться на собственных ошибках, чем воспринимать чужой опыт. Ребенок, несмотря на предупреждения старших, пока не обожжется, серьезно не опасается горячей плиты. Правила дорожного движения представляют собой сконцентрированный и осмысленный опыт печальных происшествий многих поколений водителей, но молодой по стажу и возрасту автомобилист ездит лихо и позволяет себе не очень с ними считаться. Если же он в результате нарушения какого-либо правила попадает в неприятную ситуацию, то, обычно, начинает именно это правило соблюдать. Лишь после нескольких таких случаев он понимает, что надо соблюдать правила полностью.
Одинаковая по содержанию неудача воспринимается гораздо легче в молодости, когда все впереди и можно начинать жизнь сначала. Ранит она намного сильнее в зрелом или пожилом возрасте. В юности при выборе решения часто берут верх эмоции, а в зрелости – рассудительность. Эти и другие причины приводят к тому, что человек с возрастом становится осторожнее, осмотрительнее, больше опасается решений, которые могут привести к изменению существующей обстановки.
В этом заключается одно из диалектических противоречий в развитии человечества: стремление отдельного человека к такому уровню стабильности, который он сам считает для себя удовлетворительным; а человеческого общества в целом – к непрерывному совершенствованию.
Психологические требования к умению принимать решения
При принятии управленческих решений необходимо иметь в виду, что условия функционирования социальной системы постоянно меняются, т.е. эта система динамична.
Важнейшим моментом в управленческом процессе (после создания системы) является принятие управленческого решения. В сущности, именно с него начинается деятельность руководителя.
Принимая решения, руководитель тем самым каждый раз вносит изменения в управляемую систему, переводит ее из одного состояния в другое или же заставляет ее «действовать» для достижения избранной им цели. Если нет решения, т.е. поставленной цели, нельзя начать процесс управления. А чтобы принять то или иное решение, руководителю необходимо иметь определенную потребность, а также условия удовлетворения этой потребности. Обычно в управленческой деятельности для удовлетворения различных потребностей, личных или коллектива, ставятся проблемы их разрешения. Если нет проблем, то нечего и решать. Каждый руководитель должен видеть проблемы, которые выдвигаются как развитием системы, которой он руководит, так и условиями, в которых она функционирует.
Руководитель не должен принимать произвольные решения. Он обязан изучить вопрос, проанализировать состояние системы, которой он руководит, условия, в которых она функционирует, установить зависимость между изменяющимися внешними условиями и их влиянием на эффективность данной системы, реально представить себе изменения, которые произойдут в результате тех или других нововведений.
Поэтому каждому руководителю надо выработать и сформировать в себе чувство нового, умение анализировать, из бесчисленного количества фактов выделять важнейшие вопросы, решение которых улучшает деятельность руководимой системы.
Следует иметь в виду, что запоздалая постановка той или иной проблемы задерживает развитие, а преждевременная ее постановка и решение могут расстроить деятельность того или иного звена, системы. Поэтому руководитель не только должен знать проблему, но и своевременно ее поставить с целью ее решения.
До принятия какого-либо решения по возникшей проблеме руководитель обязан знать, как решалась эта проблема другими, родственными организациями. Изучение опыта других – обязательное условие работы каждого руководителя.
Информация об иных решениях одних и тех же проблем в иных ситуациях может значительно облегчить работу по формированию решения, но, прежде всего, она будет иметь значение для предварительной оценки эффективности решения.
Подробная информация, почерпнутая из чужого опыта, облегчает руководителю работу по принятию решения. Однако это вовсе не означает, что при принятии каждого решения нужно изучать чужой опыт. Речь идет о решении проблем, связанных с существенными изменениями по сравнению с ранее проводимой деятельностью.
Систематизация чужого опыта и готовых идей в целях использования их, когда это необходимо, является существенным условием научной организации труда руководителя. Качеством, характеризующим хорошего руководителя, является чувство ответственности.
Для выяснения и выбора самого правильного подхода к решению проблемы важное значение имеет умение руководителя советоваться. Какой бы высокой квалификацией ни обладал руководитель, каким бы опытом он ни располагал, его подготовка не может быть достаточной для оптимального решения всех проблем. Умение руководителя советоваться в значительной степени определяет эффективность его деятельности. Это выражается в способности выслушать мнения приглашенных специалистов и принять информацию к сведению. Неправильно поступают те руководители, которые постоянно прерывают приглашенных на совет во время их высказываний в случаях, когда точки зрения приглашенных не совпадают с уже оформившейся у руководителя мыслью по поводу принятия того или иного решения.
Не менее важно и умение руководителя анализировать мнения людей. На разных совещаниях и собраниях поднимается много вопросов, вносятся и конкретные предложения. Изучение этих предложений – важнейшее условие и ценный капитал для совершенствования работы руководителя.
Важным моментом в процессе подготовки к принятию решения является определение, в течение какого периода оно будет выполнено, какие этапы его осуществления. Решение, которое невозможно выполнить в срок, лучше не принимать.
Существенное значение при формировании решения имеет предварительная оценка результата его выполнения.
Важным моментом в связи с принятием решения является уточнение средств, необходимых для его выполнения. Можно предлагать прекрасные и заманчивые решения, но еще вопрос, имеются ли необходимые материалы и средства для его реализации.
Руководитель должен тренировать свою синтетико-аналитическую способность, потому что от умения оценивать и синтезировать факты после их анализа и установления закономерных связей между ними зависит оптимальность того или иного решения. Решение есть такой психологический акт, в процессе которого самое активное участие принимает интеллект человека. Это связано с переработкой огромного количества информации, что, в свою очередь, требует расходования огромного количества нервной энергии. К сожалению, этот труд не всегда правильно оценивается.
Не менее важное значение при подготовке и принятии решения имеют инициативность, самостоятельность, решительность и смелость, кроме того, оказывает влияние и организационный климат, в условиях которого руководитель действует. Этот климат в большой степени определяется отношением вышестоящего руководства к инициативе и творчеству данного управленца. Доброе расположение, доверие, готовность поддержать его инициативу укрепляют уверенность в собственных силах и вселяют надежду, что принятые решения будут выполнены.
И наоборот, негативное отношение вышестоящих органов оказывает отрицательное влияние на активность нижестоящего руководителя. Не меньшее значение имеет и климат, который господствует в организации, в среде исполнительского коллектива. То обстоятельство, что руководитель является дирижером коллектива, еще недостаточное условие для того, чтобы направлять его деятельность. Руководитель обязан создать ту творческую атмосферу, которая обеспечивает участие всех членов руководимого им коллектива в решении отдельных проблем, а также в их выполнении.
Стремление руководителя создать спокойную атмосферу при обсуждении и решении вопросов, в которой рациональное начало преобладало бы и подавляло эмоциональное, служит гарантией принятия оптимальных решений. Вот почему умение руководителя не поддаваться чувству – необходимое условие осуществления успешной управленческой деятельности.
Процесс управления начинается с принятия управленческого решения. Это решение должно быть доведено до сведения тех, кто будет его выполнять. В технических системах эти процессы строго регламентированы и стереотипны. Но поскольку руководитель имеет дело с людьми, руководит коллективом людей и поскольку человеческая система очень разнообразна, то при передаче директивной информации необходимо учитывать эти особенности, так как обусловлены они, прежде всего, психическим состоянием как отдельных коллективов исполнителей, так и отдельных исполнителей. Поэтому важно соблюдать определенные психологические требования, связанные со следующими аспектами: формой решения, формой сообщения решения и предварительной психологической подготовкой.
Управленческое решение может быть доведено до сведения исполнителя как приказ, распоряжение, решение, указание-инструкция, рекомендация или призыв.
Приказ требует от исполнителя выполнить то или иное управленческое решение точно по форме и в указанный срок. Исполнитель не имеет права возражать, а должен немедленно начать выполнять приказ. Приказ должен быть краток и ясен. В нем лишь указано, что надо сделать, кому и когда. Здесь инициатива ограничивается. Инициатива может быть проявлена только в организации по лучшему и качественному его выполнению
Решениехарактерно для коллективных органов руководства. В них коротко и точно определено, что надо выполнить, кто это должен выполнить и в какой срок. Коллективное решение, как и приказ, требует, чтобы его выполнение было начато немедленно.
Рекомендация является формой принятия и доведения решения до сведения исполнителей. Она используется в тех случаях, когда нужно подчеркнуть независимость той или иной организации или уважение самостоятельности в работе данного органа, руководителя или исполнителя. Рекомендация не обязывает, она служит советом, пожеланием с целью достижения нужных результатов в работе.
Указание и инструкция представляют собой формы принятия и объяснения того или иного управленческого решения. Они также содержат данные о том, что надо сделать, кому и когда. Разница состоит только в том, что они адресуются к сознанию исполнителя, не ограничивая его, а скорее, наоборот, давая ему направление и возможность самому выбрать способы и методы выполнения поставленных задач. В этом случае исполнителю предоставляется большая самостоятельность и возможность проявить творческий подход. Указания обычно воспринимаются как совет, который дается более компетентным или опытным коллегой.
Для эффективности выполнения того или иного решения важное знамение имеет не только форма, в которой оно доводится до сведения исполнителей, но и кем сообщается в управленческой деятельности важно, чтобы решение сообщалось тем руководителем, который его принял. Тогда появляется возможность не только совершенствовать это решение, но и предоставляется право исполнителю согласовать свой план с руководителем. Все это повышает активность исполнителя при выполнении решения. Кроме того, личный контакт с руководителем свидетельствует о его уважении к исполнителю. Для разъяснения того или иного управленческого решения самым эффективным является визуальный контакт. Руководитель во время сообщения о решении имеет возможность получить обратную информацию, то есть увидеть, как воспринимается данное решение (посредством словесной реакции, выражения лица, настроения исполнителя), что позволит обратить внимание на соответствующие моменты в решении или дать дополнительные указания для его выполнения.
Для правильного восприятия управленческого решения очень важное значение имеет и предварительная психологическая подготовка. Каждый человек воспринимает различную информацию сквозь призму собственного опыта. В психологии известен феномен – психофизиологический настрой человека (суггестия) на восприятие той или иной информации или его готовность действовать в соответствующем направлении.
Известный психолог Д.Н.Узнадзе писал, что для возникновения такого феномена «достаточно двух элементарных условий – какой-нибудь актуальной потребности у субъекта и ситуации ее удовлетворения. При наличии обоих этих условий в субъекте возникает установка к определенной активности», которую можно характеризовать как направленность, как готовность совершить действие, которое реализует (удовлетворит) эту потребность[13].
Чтобы подчеркнуть значение заранее сформировавшейся установки для восприятия той или иной информации, приведем данные из исследования социального психолога А.А.Бодалева.
В процессе эксперимента двум группам людей показывали портрет одного мужчины и просили их на основе замеченных ими портретных признаков и черт дать соответствующую характеристику изображенному человеку. Первой группе было сообщено, что перед ними фотография героя, а второй – что эта фотография преступника. Анализ результатов показал, что многие из исследуемых лиц оказались под влиянием заранее сформировавшейся установки и, рассматривая портрет сквозь эту призму, составили соответствующие характеристики. Так, один из исследуемых, которому сказали, что перед ним фотография героя, написал: «Молодой человек лет 25–30. Лицо волевое, мужественное, с правильными чертами. Взгляд очень выразительный. Видимо, это герой какой-то схватки, хотя у него и не военная форма». Второй же из исследуемых, которому было сообщено, что это фотография преступника, дал следующую характеристику: «Этот зверюга понять что-то хочет. Умно смотрит и пристально. Стандартный бандитский подбородок, мешки под глазами, фигура массивная, стареющая, брошена вперед»[14].
Эти данные показывают, какое большое значение для восприятия одного и того же решения или информации имеет предварительная общая установка, которая формируется до их получения. Когда руководитель ставит ту или иную задачу, когда сообщает о принятом им решении, ему необходимо знать, какова установка у тех, кто будет выполнять это решение. Если установка не является подходящей для восприятия и адекватного реагирования на новое решение, то следует выделить необходимое время и провести соответствующую разъяснительную работу для создания у исполнителей нужного психического настроя.
Формирование установки – это, прежде всего сознательный интеллектуальный процесс, эмоциональный и волевой; активная Мыслительная деятельность; оценка и переоценка событий и фактов. Если общая положительная установка сформирована заранее, то Эффективность человеческой деятельности возрастает примерно на 30%[15].
Контрольные вопросы к теме 5
1. Что характеризует эталонный образ на этапе принятия решения?
2. Что характеризует текущий образ на этапе принятия решения?
3. Каков психологический механизм принятия решений?
4. Какова сущность психологической инерции при принятии решения?
5. В чем состоит сущность метода инверсии?
6. В чем состоит сущность метода аналогии?
7. Какова технология использования мозгового штурма?
8. Что характерно для импульсивного решения?
9. Что характерно для рискованного решения?
10. Что характерно для осторожного решения?
11. Как влияет психологический настрой человека на принятие решения?