Глава 5. Системный и ситуационный подходы к исследованию систем управления

· Основные понятия и принципы системного подхода.

· Системный подход и системный анализ.

· Основные понятия и принципы ситуационного подхода.

· Достоинства и недостатки системного и ситуационного подхода в исследовании систем управления.

Основные понятия и принципы системного подхода в управлении

Начиная с середины двадцатого века стало достаточно общим местом представлять любую организацию как систему.

Система – это совокупность элементов (состав), связанных друг с другом отношениями (структура), выполняющих определенные функции и взаимодействующих как целое с внешней средой.

Системность предполагает целостность. Если меняется один элемент или какая-то одну часть организации, все другие части в определенной степени также испытывают воздействие этой перемены. Такого рода изменения могут сказаться на будущей эффективности организации в целом.

Если говорить об организации как системе, то необходимо выделять:

· состав организации (совокупность образующих ее элементов);

· структуру организации (связи и отношения между элементами);

· функции;

· каналы взаимодействия с внешней средой;

· принципы целостности организации как системы.

Применение теории систем к управлению в конце 50- начале 60-х гг. ХХ века облегчило для руководителей задачу увидеть организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно переплетаются с внешним миром.

Мы уже отмечали ранее, что оценки научной и практической значимости системного подхода в управлении крайне противоположны - от признания его одной "из самых мощных "аналитических машин", когда-либо созданных человеком"[243], до утверждения, что он "мало или почти ничего не дает по сравнению с обычным аналитическим мышлением"[244], что это "обещание, которое не могло быть выполнено"[245].

Однако, наличие многочисленных "системных" терминов во всех современных работах по управлению очевидно.

Следует подчеркнуть, что анализ и оценка системного подхода в управлении затрудняется полным отсутствием какого-либо методологического единства по вопросам системного подхода и общей теории систем не только у специалистов по менеджменту, но и у философов.

В подавляющем большинстве работ "системный подход" относится только к описательному уровню, к нечетко определяемой основе для организации материала исследований и его последующего обсуждения. В методологическом плане это означает, как правило, учет определенных взаимодействий частей в рамках целого (системы). "Часто термин "система" употребляется из престижных соображений, хотя ничего определенного не имеется в виду, а лишь чтобы подчеркнуть взаимосвязь вещей. Видимость тотального проникновения системного подхода в американском менеджменте проистекает именно из-за обилия исследований и разработок, где "системный подход" является не более чем данью моде и предметом спекуляций"[246]. Операционально эти взаимодействия учитываются вне единой методологии, а с использованием отдельных методов, разработанных в рамках конкретных наук.

Распространение системного подхода в менеджменте в это время было обусловлено не только определенными теоретическими предпосылками, в частности, созданием общей теории систем Л. фон Берталанфи, но и конкретными социальными и техническими изменениями, происходящими в это время. Именно в это время в США, ряде стран Западной Европы и Советском Союзе начались формирование и реализация крупных государственных программ, связанных прежде всего с созданием стратегических систем вооружений, а также с решением ряда проблем в области научно-технического развития и образования. Кроме того, в теории менеджмента возрастает неудовлетворенность существующими концепциями, которые являются или слишком "инженерными", или слишком "психологическими", малоконструктивными в своем стремлении выработать универсальные принципы.

Еще в конце 30-х годов старейшина бихевиористского подхода Ч. Барнард использовал термин "кооперативная система" для обозначения введенной им модели организации. Хотя он в своих работах исследовал лишь закономерности "согласного поведения", оставаясь в рамках бихевиористского подхода, но вслед за ним в 50-х годах появился ряд теорий, рассматривающих в качестве модели организации "социальные системы" (Ф. Селзник, М. Хейр, Д. Хуманс, Э. Бакки, Д. Мортиндейл и др.) и "социо-технические системы" (Э. Трист).

Собственно к представителям системного подхода среди теоретиков менеджмента можно отнести только Дж. Марча, Г. Саймона, Т. Бернса, Г. Сталкера, Ф. Катца, Дж. Розенцвейга, Р. Сайерта, С. Янга и др.[247], исследующих общие вопросы организации, и Р. Акоффа, Ч. Черчмена, М. Старра, Ч. Хитча[248], специализирующихся на вопросах принятия решений.

Они пытаются полностью описать организацию и процессы управления в ней на основе непосредственной формулировки понятия системы управления, ее подсистем, процессов, регулируемых и нерегулируемых переменных (параметров), предпосылок о функционировании организации в системных терминах. Для работ этого направления основополагающим является постулат о принципиальной согласованности элементов организации, о наличии "внутреннего консенсуса". Дальнейшие выводы достаточно формализованы и относятся в основном к системам управления с жесткой иерархической структурой, где существует рациональный универсальный механизм снятия конфликта путем вмешательства элементов верхнего уровня управленческой иерархии. К сожалению, социальные системы очень часто не могут адекватно описываться такими моделями, поскольку для них характерно более слабое и произвольное сцепление элементов, наличие у каждой подсистемы (элемента) собственной цели и выражаемой воли, актуальное наличие многих "выходов" на среду у отдельных элементов, подверженность сознательной перестройке и изменениям.

Использование теории систем на описательном уровне характерно и для представителей других подходов рационалистического направления, особенно "организационного поведения", и отчасти эмпирического направления, где исследуются конкретные типы систем.

Даже те исследователи, которые достаточно высоко оценивают вклад системного подхода в науку об управлении, признают, что системный подход — это не есть набор каких-то руководств или принципов для управляющих — это способ мышления по отношению к организации и управлению[249].

Понимание того, что организации представляют собой сложные открытые системы, состоящие из нескольких взаимозависимых подсистем, помогает объяснить, почему каждая из теорий (школ) менеджмента оказалась практически приемлемой лишь в ограниченных пределах. Каждая школа стремилась сосредоточить внимание на какой-то одной подсистеме организации. Бихевиористская школа в основном занималась социальной подсистемой. Школы научного управления и науки управления — главным образом, техническими подсистемами. Следовательно, они зачастую не могли правильно определить все основные компоненты организации. Ни одна из школ серьезно не задумывалась над воздействием среды на организацию. Более поздние исследования показывают, что это очень важный аспект работы организации. Сейчас широко распространена точка зрения, что внешние силы могут быть основными детерминантами успеха организации, которые предопределяют — какое из средств арсенала управления может оказаться подходящим и, вероятнее всего, успешным.

Однако, теория систем сама по себе еще не говорит руководителям, какие же именно элементы организации как системы особенно важны. Она только говорит, что организация состоит из многочисленных взаимозависимых подсистем и является открытой системой, которая взаимодействует с внешней средой. Эта теория конкретно не определяет основные переменные, влияющие на функцию управления. Не определяет она и того, что в окружающей среде влияет на управление и как среда влияет на результат деятельности организации.

В отечественной научной литературе по вопросам управления в советский период годов 70-80-ых ХХ века, наряду с термином «системный подход» был распространен и термин «системный анализ». Этот термин возник в отечественной науке как вариант допустимого, но в данном случае не вполне корректного перевода с английского. Англоязычный термин system analysis, который в оригинале скорее означал «анализ систем» перевели на русский как «системный анализ». Такие ситуации некорректного перевода, как мы уже неоднократно отмечали, имели место в отечественной науке.

В отечественной науке даже имеется научная и учебная дисциплина (в основном, рассчитанная на специалистов в управлении техническими системами и математиков) «системный анализ»[250].

Приведем здесь достаточно длинную цитату одного из «столпов» отечественного «системного анализа» академика Н.Н. Моисеева. «Дисциплина, именуемая "системный анализ", родилась в силу возникшей необходимости вести исследования междисциплинарного характера. Создание сложных технических систем, проектирование сложных народнохозяйственных комплексов и управление ими, анализ экологических ситуаций и многие другие направления инженерной, научной и хозяйственной деятельности требовали организации исследований, которые носили бы нетрадиционный характер. Они требовали объединения усилий специалистов разных научных профилей, унификации и согласования информации, получаемой в результате исследований конкретного характера. Успешное развитие подобных междисциплинарных или, как иногда говорят, системных - или комплексных исследований во многом обязано, тем возможностям обработки информации, использованию математических методов, которые появились вместе с электронной вычислительной техникой и дали одновременно не только инструмент, но и язык высокой степени универсальности. Подчеркнем еще раз: системный анализ возник в эпоху ЭВМ, и его развитие во многом определяется ее современными возможностями и перспективами. По этой причине термин "системный анализ" в этой книге мы будем понимать достаточно узко. Он будет означать совокупность методов, основанных на использовании ЭВМ и ориентированных на исследование сложных систем - технических, экономических, экологических и т.д. В результате этих исследований должно возникать не просто новое знание - результатом системных исследований является, как правило, выбор вполне определенной альтернативы: плана развития региона, параметров конструкции и т. д. Таким образом, системный анализ - это дисциплина, занимающаяся проблемами принятия решений в условиях, когда выбор альтернативы требует анализа сложной информации различной физической природы (выделено Солодкой М.С.). Поэтому истоки системного анализа, его методических концепций лежат в тех дисциплинах, которые занимаются проблемами принятия решений, - теории исследования операций и общей теории управления.»[251]

Основные понятия и принципы ситуационного подхода в управлении

Авторы одного из бестселлеров по менеджменту[252] считают, что термин «ситуационный подход» «в оригинале contingency approach — вероятностный, зависящий от случайностей, обстоятельств, от ситуации. Используя наиболее адекватный термин «ситуационный подход», не следует путать его с «методом ситуаций» (case method), широко применяемым в обучении менеджеров путем анализа конкретных примеров, случаев из практики управления. Метод ситуаций — основа методологии обучения в Гарвардской школе бизнеса, самой престижной в США, где накоплены многие сотни глубоко проработанных ситуаций по разнообразнейшим аспектам управления. Такой подход характерен для весьма влиятельной и эмпирической школы в управлении, где опыту придается большее значение, чем научным методам.

Ситуационный подход в управлении ряд авторов отождествляет с так называемой «школой» управления, название которой «ситуационное управление» или «управление по обстоятельствам»[253]. Это в целом согласуется с позицией предыдущих авторов.

Традиционные школы управления пытались найти общие, универсальные принципы управления. Однако в 70-ые годы ХХ века попытки поиска таких универсальных принципов и методав перестали приносить положительный эффект на практике. «За последние несколько лет отчетливо проявляется новая тенденция в изучении организационных явлений. В основе этого нового подхода лежит мысль о том, что внутреннее функционирование организации должно быть согласовано с требованиями стоящей перед ней задачи, ее техническим оснащением, внешним окружением, а также потребностями ее персонала. Только в этом случае организация будет работать эффективно. Вместо того чтобы заниматься поисками панацеи в виде единственно лучшего способа проведения организационной работы в любых условиях, исследователи все больше и больше тяготеют к изучению функционирования организации в связи с потребностями ее отдельных членов и сложностями внешнего порядка, с которыми она сталкивается. Главное, такой подход, по-видимому, ведет к разработке «ситуационной» теории организации, с учетом соответствующих внутренних состояний и процессов в ней, вызванных внешними требованиями, а также потребностями ее членов»[254].

В аналогичном духе высказывается другой специалист по управлению (один из многих), которого, очевидно, тревожит то, что как в науке, так и в практике управления делается попытка предложить единственный лучший способ делать дело, не учитывая при этом конкретной ситуации. В довольно интересной книге этот автор утверждает:

«Прежде всего ситуационалист убежден в том, что но существует какого-либо одного лучшего способа управления. Тейлор, возможно, был прав, утверждая, что лучше всего будет получаться повторяющаяся физическая операция, но это не распространяется на планирование, организацию, руководство, контроль или принятие решений. Различные организации с различными задачами п различными конкурирующими окружениями требуют различных планов. Никто не ожидает, что фешенебельный клуб, гигантская корпорация и семейное предприятие окажутся организованы одинаковым образом. В каждом из них стиль руководства будет зависеть от личности руководителя и его мастерства, подготовки и отношения ко всему этому тех, с кем он работает. Точно так же как каждая человеческая личность и каждая организация уникальны, уникальна и каждая управленческая должность или ситуация»[255].

Центральным моментом ситуационного подхода является ситуация, т.е. конкретный набор обстоятельств, которые сильно влияют на организацию в данное конкретное время. Из-за того,чтов центре внимания оказывается ситуация, ситуационный подход подчеркивает значимость «ситуационного мышления». Используя этот подход, руководители могут лучше понять, какие приемы будут в большей степени способствовать достижению целей организации в конкретной ситуации.

Ситуационный подход, разработанный в 70-х годах ХХ века, не считает, что концепции традиционной теории управления, бихевиористской школы и школы науки управления неверны. Системный подход, с которым ситуационный тесно связан, пытается интегрировать различные частичные подходы. Он также подчеркивает неразрывную взаимосвязь между управленческими функциями и не рассматривает их по отдельности.

Глава 5. Системный и ситуационный подходы к исследованию систем управления - student2.ru

Рис. 2.4. Процесс управления с точки зрения открытой системы[256].

Рассмотрение ситуации как важного явления не является чем-либо новым в управленческой теории. Идя намного впереди своего времени, Мери Паркер Фоллетт еще в 20-е годы говорила о «законе ситуации». Она отмечала, что «различные ситуации требуют различных типов знаний». Два десятилетия спустя, в 1948 г. Ральф Стогдилл (университет штата Огайо) провел тщательное и скрупулезное исследование характерных качеств лидеров и также пришел к выводу, что именно ситуация по большей части определяет, какие черты и навыки нужны лидеру.

Каки системный, ситуационный подход не является простым набором предписываемых руководств, это скорее способ мышления об организационных проблемах и их решениях. В нем также сохранена концепция процесса управления, применимая ко всем организациям. Но ситуационный подход признает, что, хотя общий процесс одинаков, специфические приемы, которые должен использовать руководитель для эффективного достижения целей организации, могут значительно варьировать.

Например, все организации должны создавать структуры для того, чтобы добиться своих целей. Однако, существует множество различных способов построения организационных структур. Может быть создано много или мало уровней управления. Руководители среднего и низового звеньев могут получить большую долю участия в принятии решений, или наоборот — руководители высшего звена могут резервировать за собой право принимать самые ответственные решения. Если определенный род деятельности может логически соответствовать двум различным подразделениям, руководство должно решить, кто же из них будет конкретно заниматься этим. Например, научные исследования и разработки могут осуществляться под руководством вице-президента по маркетингу или по производству, но могут рассматриватьсякак важная самостоятельная функция с подчиненностью непосредственно президенту компании. Руководство должно определить, какая структура или прием управления наиболее подходит для данной ситуации. Более того, поскольку ситуация может меняться, руководство должно решать, как необходимо соответственно поменять организационную структуру, чтобы сохранить эффективность организации.

Ситуационный подход пытается увязать конкретные приемы и концепции с определенными конкретными ситуациями для того, чтобы достичь целей организации наиболее эффективно.

Ситуационный подход концентрируется на ситуационных различиях между организациями и внутри самих организаций. Он пытается определить, каковы значимые переменные ситуации и как они влияют на эффективность организации.

Методологию ситуационного подхода можно объяснить как четырехшаговый процесс[257].

1 Руководитель должен быть знаком со средствами профессионального управления, которые доказали свою эффективность. Это подразумевает понимание процесса управления, индивидуального и группового поведения, системного анализа, методов планирования и контроля и количественных методов принятия решений.

2. Каждая из управленческих концепций и методик имеет свои сильные и слабые стороны, или сравнительные характеристики в случае, когда они применяются к конкретной ситуации. Руководитель должен уметь предвидеть вероятные последствия, — как положительные, так и отрицательные, — от применения данной методики или концепции.

3. Руководитель должен уметь правильно интерпретировать ситуацию. Необходимо правильно определить, какие факторы являются наиболее важными в данной ситуации и какой вероятный эффект может повлечь за собой изменение одной или нескольких переменных.

4. Руководитель должен уметь увязывать конкретные приемы, которые вызвали бы наименьший отрицательный эффект и таили бы меньше всего недостатков, с конкретными ситуациями, тем самым обеспечивая достижение целей организации самым эффективным путем в условиях существующих обстоятельств.

Успех или неуспех ситуационного подхода в значительной степени зиждется на третьем шаге, определяющем факторы ситуации и их влияние. Если это не будет сделано правильно, нельзя полностью оценить сравнительные характеристики или приспособить метод к ситуации. Если можно проанализировать ситуацию, тогда не возникнет необходимости прибегать к догадкам или методу проб и ошибок для определения наиболее подходящего решения организационных проблем.

Установление этих основных факторов - переменных, в особенности в области лидерства и поведения организационных структур и количественных оценок явилось наиболее важным вкладом ситуационного подхода в управление. В данной книге сделан значительный упор на ситуационный подход потому, что он представляет собой наиболее широкую и удовлетворительную систему, разработанную до настоящего времени, для того, чтобы сделать управление эффективным.

Невозможно, однако, определить все переменные, влияющие на организацию. Для практических целей менеджеры могут рассматривать только те факторы, которые наиболее значимы для организации, и те, которые скорее всего могут повлиять на ее успех. Устранив тысячи малозначимых различий между организациями и ситуациями, мы сокращаем число переменных до разумных пределов без ощутимой потери точности.

Конкретный выбор переменных точно также, как и в случае с функциями управления, находит разную интерпретацию у разных авторов, но большинство из них сходятся во мнении, что существует не более десятка факторов, которые можно сгруппировать по двум основным классам внутренних и внешних переменных.

К внутренним факторам ситуации относятся основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это[258]:

· цели,

· задачи,

· технология,

· люди.

Внешние факторы ситуации разбивают на две группы:

· среда прямого воздействия;

· среда косвенного воздействия[259].

Среда прямого воздействия включает факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое же влияние операций организации. К этим факторам следует отнести поставщиков, трудовые ресурсы, законы и учреждения государственного регулирования, потребителей и конкурентов.

Под средой косвенного воздействия понимаются факторы, которые могут не оказывать прямого немедленного воздействия на операции, но тем не менее сказываются на них. Здесь речь идет о таких факторах, как состояние экономики, научно-технический прогресс, социокультурные и политические изменения, влияние групповых интересов и существенные для организации события в других странах.

Глава 5. Системный и ситуационный подходы к исследованию систем управления - student2.ru