Информационная система управления проектами

Информационная система управления проектами (project management information system, PMIS) — это важный компонент КСУП, существенным образом повышающий эффективность проектного менеджмента в организации. Она может включать в себя различные модули в зависимости от задач, решаемых в рамках КСУП.

Информационная система управления проектом (ИСУП) — комплекс технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов планирования и управления проектами в организации, настроенный с учетом корпоративных стандартов УП и потребностей участников проектов.

Основная цель автоматизации процессов УП — это повышение эффективности управления посредством:

♦ разработки и оптимизации моделей проектов, программ и портфелей проектов;

♦ обеспечения единого информационного пространства для коммуникаций, сбора, обработки и анализа данных о ходе выполнения работ по проекту;

♦ аналитических и прогнозных расчетов, а также моделирования ситуаций в ходе реализации проектов для обеспечения принятия управленческих решений.

Программное обеспечение (ПО) для управления проектами — класс компьютерных программ, разработанных специально для поддержки основных процессов УП, включая планирование и контроль сроков, затрат, коммуникации и другие процессы.

Виды современного ПО для управления проектами:Microsoft Office Project (MS Project 2010);Spider Project Professional;Oracle Primavera;SAP;HP;Welcom (Open Plan, Cobra, WelcomHome);Artemis;CA Clarity PPM;1C:PM Управление проектами;ELMA Проекты.

Наиболее распространенные виды программных продуктов описаны ниже:

• Microsoft Office Project (MS Project 2010) – широко распространенный в мире программный продукт, который имеет интуитивно-понятный интерфейс, позволяет управлять различными проектами, полностью интегрирован с MS Office; версии - MS Project Standard, MS Project Professional, MS Project Server.

• Spider Project Professional - российский программный продукт, в котором учтена специфика УП в России, позволяет планировать физические объемы работ и рассчитывать длительность на основе ресурсов, имеет широкий функционал для управления инвестиционно-строительными проектами.

• Oracle Primavera – программный продукт, который позволяет управлять как простыми, так и сложными проектами, предоставляет возможность одновременной работы над проектом многим участникам; архитектура разработана для поддержания и хранения больших объемов стандартной и дополнительной информации по проектам и ресурсам - используется набор специализированных структур (структура проектов предприятия (EPS), организационная структура (OBS), структура декомпозиции работ (WBS), портфели проектов, иерархическая структура кодирования, иерархическая структура ресурсов (RBS), структура ролей ресурсов и квалификаций.

Информационная система УП может быть структурирована по:

♦ этапам проектного цикла;

♦ функциональным областям (областям знаний);

♦ уровням управления.

Для поддержки различных управленческих функций на различных этапах жизненного цикла проекта используется разное информационное и программное обеспечение.

Для укрупненного описания и анализа проекта на предынвестиционной стадии в большей степени подходит специализированное программное обеспечение (ПО) бизнес-планирования, которое позволяет выполнить оценки основных показателей проекта в целом и обосновать эффективность инвестиций (например, Project Expert, Альт Инвест).

Для детального планирования и контроля графика работ проекта необходимо использовать ПО календарного планирования и управления проектами, ПО бюджетирования, ПО управления рисками (например, Microsoft Project, Primavera, Open Plan, Cobra CM Pro, Risk Analysis System).

На стадии выполнения проекта особую важность приобретает обеспечение эффективного обмена информацией и оперативного взаимодействия между участниками проекта и соответственно ПО поддержки коммуникаций, документооборота и формирования отчетов (например, MS Project Server, MS SharePoint, WelcomeHome).

ПО управления проектами может классифицироваться по основным функциональным областям УП:

♦ ПО управления временными параметрами проекта;

♦ ПО управления стоимостными параметрами проекта;

♦ ПО управления ресурсами проекта;

♦ ПО управления коммуникациями проекта;

♦ ПО управления рисками проекта.

Создание информационной системы УП предполагает настройку функциональности ПО с учетом потребностей основных участников проектов и руководителей, участвующих в принятии решений по проектам в компании. Различные виды ИСУП, ориентированные на разные уровни управления и разных участников проекта, различаются как по функциональным возможностям, так и по уровню обобщения и представления информации о проектах (табл. 7.1).

Таблица 7.1. Информационная система по уровням управления в организации

Уровень управления	Требования к информационному обеспечению
Стратегический уровень управления программами/ портфелем проектов (высшее звено руководства организации)	• Простота использования • Средства сбора и обобщения данных • Средства наглядного представления информации • Возможности укрупненного планирования, определения ограничений • Средства постановки задач и контроля исполнения распоряжений
Уровень управления проектом (менеджер проекта)	• Мощные и гибкие средства временного, ресурсного и стоимостного планирования и контроля • Мощные аналитические возможности • Средства создания и распределения отчетов • Средства сбора и передачи данных
Уровень исполнения проекта (ответственные исполнители)	• Простота использования • Удобные средства доступа к информации и ввода данных

Стратегический уровень руководства (высшее руководство, управление комплексом проектов, программами) отвечает за принятие решений, связанных с утверждением целей, приоритетов и финансирования программ/проектов, контролем достижения вех, промежуточных и конечных результатов проекта. ИС на данном уровне управления должна обеспечивать сбор данных из различных источников (преимущественно из информационных подсистем нижних уровней управления), обобщение и представление данных в форме, удобной для интуитивного восприятия.

На уровне управления проектом (менеджер проекта, руководитель функционального подразделения, участвующего в проекте) выполняется детальное планирование комплекса работ, оперативное управление ресурсами и контроль проекта по времени и стоимости. Данный уровень руководства в первую очередь заинтересован в мощных средствах, позволяющих создать адекватную информационную модель комплексов работ и ресурсов, поддерживающих расчет модели при различных входных параметрах, обеспечивающих обмен данными с другими уровнями управления и получение отчетов для целей анализа и управления.

На уровне исполнения задач проекта необходима детальная информация, регламентирующая и обеспечивающая их выполнение. Эта информация поступает с уровня управления проектом и из функциональных подразделений. В то же время на указанном уровне собираются и передаются вышестоящему руководству фактические данные о выполнении работ и использовании ресурсов.

Подготовка персонала в области управления проектами. Международная сертификация.

Наличие квалифицированных кадров — одно из обязательных условий эффективного функционирования любой системы. Корпоративная система УП не является исключением.

Основные выгоды, которые получают компании от обучения своих руководителей и сотрудников УП, следующие:

♦ повышается успешность реализуемых в компании проектов, сокращаются их сроки и бюджеты, повышается качество;

♦ повышается имидж компании, появляются дополнительные конкурентные преимущества при участии в тендерах;

♦ сотрудники в сжатые сроки получают большой объем новых знаний в концентрированной форме, что позволяет им не учиться на собственных ошибках за счет работодателя;

♦ в ходе практических упражнений и деловых игр участники семинаров и тренингов учатся применять полученные знания на практике;

♦ на занятиях зачастую удается обсудить наболевшие проблемы своего реального бизнеса и пути их решения;

♦ при корпоративном обучении в компании формируется единое «терминологическое поле»;

♦ люди учатся «говорить на одном языке» — международном языке проектного менеджмента.

Обучение создает предпосылки для внедрения УП в корпоративную культуру компании.

Участники занятий также получают ряд преимуществ от обучения:

♦ рост квалификации позволяет успешно решать более интересные перспективные задачи;

♦ повышается их стоимость на рынке труда;

♦ сотрудник получает возможность включиться в профессиональные сообщества в сфере УП;

♦ понимание сути проектного менеджмента позволяет сотрудникам в дальнейшем самостоятельно повышать свою квалификацию в данной сфере путем чтения специальной литературы, участия в конференциях (при отсутствии исходных знаний чтение литературы по проектам дает невысокий результат);

♦ участники занятий обмениваются опытом УП в своих компаниях;

♦ сотрудник имеет возможность «примерить на себя» и отработать новые роли, связанные с работой в проектах.

Возможны различные формы обучения УП, их выбор зависит от целей обучения, временных и финансовых ограничений.

Учебные программы можно разделить по содержанию учебных материалов:

♦ Основы УП;

♦ Практические навыки управления;

♦ Применение информационных систем;

♦ Подготовка к сертификации.

Курсы, знакомящие с основами УП, позволяют выработать единое понимание процессов управления и единую терминологию участников проекта, на основе которых будет в дальнейшем строиться единая система УП в организации. Прохождение подобных курсов также полезно новым сотрудникам организаций, в которых уже функционируют в том или ином виде системы УП в целях более быстрого включения в работу. Более глубокое рассмотрение методологических вопросов УП обеспечивается отдельными курсами по различным областям знаний УП.

Очень важно выработать у членов проектных команд специальные навыки разработки различных документов по УП и принятия управленческих решений в различных ситуациях. Это можно сделать на тренинге, посвященном выработке навыков на практических кейсах.

Курсы по прикладным информационным системам позволяют под руководством преподавателя получить навыки повседневного применения системы, а также узнать такие тонкости, которые при самостоятельном изучении обычно ускользают от обучающихся. Изучение только информационных систем без понимания методологии УП малоэффективно. Поэтому рекомендуется изучение информационных систем после прохождения какого-либо курса, содержащего основные принципы и практические методики проектного менеджмента.

Сертификация специалистов по УП — это процесс определения соответствия профессиональных знаний, опыта и навыков кандидата установленным требованиям, предъявляемым к специалисту по УП. Очевидно, что компании, имеющие в своем штате сертифицированных специалистов по УП, всегда могут продемонстрировать профессиональную компетенцию их сотрудников, и это существенно повышает шансы компаний на победу при участии в различного рода тендерах. В то же время используя профессионалов для управления своими проектами, компания повышает эффективность проектов и тем самым — конкурентоспособность на рынке. Ну а непосредственно для сотрудников компании сертификация обеспечивает условия персонального карьерного роста.

По режиму обучения можно выделить следующие виды обучения:

♦ открытые (сборные) семинары и тренинги;

♦ корпоративные семинары и тренинги;

♦ обучение в ходе внедрения корпоративной системы УП;

♦ коучинг в ходе реализации реальных проектов.

В открытом тренинге участвуют представители разных компаний. Он позволяет, с одной стороны, обучить всего нескольких сотрудников и таким образом сэкономить средства, с другой — обменяться опытом с коллегами из других организаций и сфер бизнеса. Программы открытых семинаров разрабатывают исходя из типовых потребностей клиентов и совершенствуют из года в год.

Корпоративное обучение позволяет обучить одновременно значительное число сотрудников и учесть специфические требования компании, например набор тем, адаптацию кейсов и деловых игр.

В процессе внедрения КСУП важно не только разработать соответствующие документы и информационную систему, но и обучить сотрудников использовать создаваемую систему в своей повседневной работе. Преимуществом такого обучения является повышение эффективности внедрения системы и дальнейшее снижение совокупных затрат на ее использование: обученный персонал полнее использует возможности системы и допускает меньше ошибок. При этом обучение проводится в привязке к специфике компании. Происходит обкатка и доработка необходимых стандартов, шаблонов документов и регламентов.

Одним из способов передачи знаний и навыков сотрудникам от профессионалов является консультационное и коучинговое сопровождение проектов. Коучинг подразумевает, что опытный профессионал осуществляет индивидуальное руководство обучаемым в процессе решения реальных задач управления. Это индивидуальный и дорогой вид обучения, особенно популярный у собственников бизнеса и руководителей высшего звена.

Несомненно, что базовыми знаниями должны обладать все сотрудники, вовлеченные в процессы УП на предприятии. В то же время любая корпоративная система УП предполагает наличие нескольких уровней УП и некоторого набора стандартных ролей участников проекта и, как следствие, различных требований, предъявляемых к знаниям, навыкам и компетенции этих участников. Эффективность корпоративного обучения УП выше, когда программы обучения настроены в соответствии с этими требованиями. Дальнейшее обучение должно быть направлено на получение знаний и навыков, необходимых участникам проекта в соответствии с их проектной ролью. Кроме того, форма и содержание обучения должны выбираться с учетом уровня организационной зрелости в области УП.