Распределение ролей и ответственности
В давно бытующей в сообществе менеджеров проектов шутке говорится, что в любое время, когда вас спросят, кто отвечает за что-либо в проекте, всегда нужно говорить «менеджер проекта». И в самом деле, легче определить, что не должен делать менеджер проекта, чем обсуждать, что он действительно делает и за что отвечает.
Первостепенной задачей менеджера проекта, определяющей во многом дальнейший успех проекта, является распределение ролей и ответственности между членами команды.
Роль- обозначение части проекта, за выполнение которой несет ответственность определенное лицо. В качестве примеров ролей в проекте можно назвать инженера-строителя, чиновника службы подготовки судебных заседаний, бизнес-аналитика, координатора проведения испытаний. Для успешного выполнения проекта крайне важно, чтобы для каждой роли были ясно определены полномочия, ответственность и границы.
Полномочия- право задействовать ресурсы проекта, принимать решения и утверждать одобрение действий или результатов. Примерами решений, для принятия которых нужны ясные и четкие полномочия, являются выбор способа завершения операции, приемка качества и порядок реагирования на отклонения в проекте. Члены команды работают наиболее эффективно, когда уровень полномочий каждого из них соответствует их ответственности.
Ответственность - работа, которую член команды проекта должен выполнить для завершения операций проекта.
Квалификация- навыки и способности, необходимые для выполнения операций проекта. Если члены команды проекта не обладают необходимой квалификацией, то выполнение проекта может оказаться под угрозой. При обнаружении подобных несоответствий необходимо предпринять предупредительные меры, например, провести обучение, инициировать изменение расписание или содержания.
Индивидуальные роли и обязанности в команде проекта диктуются характером и содержанием проекта. Когда происходит распределение ответственности и ролей в команде, то оно должно охватывать все функции и обязанности, существующие в проекте. Строится так называемая матрица ответственности, которая полезна для определения и отслеживания взаимосвязей между обязанностью и лицом, за нее отвечающим.
Матрица ответственности– форма представления взаимосвязей между отдельными представителями команды и возложенными на них обязанностями в проекте.
Для различных частей и уровней проекта могут создаваться матрицы обязанностей и ответственности разных уровней. Это довольно просто (см. рис.4.2). Привлекаемые лица перечисляются в верхней строке, а обязанности - в левом столбце. Для каждого сочетания лицо-обязанность на пересечении соответствующих столбца и строки имеется ячейка. В ней указывается степень участия лица в данной обязанности. Третье измерение матрицы может быть организовано с помощью легенды, в которой перечисляются различные способы участия и символы, которые ставятся в ячейках для их обозначения.
Рис. 4.2. Пример матрицы ответственности
Менеджер проекта использует расписание проекта, чтобы определить предполагаемое время выполнения операций. Оно определяет временной график предстоящей работы. Конечно, для выполнения этой работы нужно привлечь людей. Менеджер проекта в матричной организации берет людей из функциональной организации.
Функциональный менеджер должен иметь план обеспечения персоналом, который позволяет ему знать, куда назначены люди из функциональной организации. Если такие назначения не будут контролироваться, то использование персонала будет неэффективным. План обеспечения персоналом для функционального менеджера равносилен расписанию проекта, только вместо отображения времени выполнения каждой задачи проекта в плане показано расписание для каждого ресурса, за который отвечает функциональный менеджер.
Важно, чтобы менеджер проекта и функциональный менеджер имели ясное представление о том, кто передается на работу в проекте и когда по расписанию они должны ее выполнять. План обеспечения персоналом очень хорошо передает эту информацию, поэтому исполнители и непосредственные руководители, а также менеджеры других проектов, которым нужны ресурсы, могут легко увидеть, что в этой сфере делается.