Состав и характеристика внутренней среды организации

В чем заключается сущность процессного подхода к управлению?

Процессный подход рассматривает функции управления как взаимосвязанные. Сущность работ этого направления можно свести к разработке практических рекомендаций предпринимателям и менеджерам, направленных на получение прибыли.

Функциональный подход к менеджменту бизнеса состоит в том, что управление рассматривается как процесс, как серия непрерывных взаимосвязанных действий. Эти действия, каждое из которых также является процессом, называют управленческими функциями. Сумма всех функций представляет собой процесс управления.

А. Файоль выделял пять функций управления. По его словам, «управлять означает предсказывать и планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать».

В процессе планирования (Пл) руководство определяет, какими будут цели организации и как наилучшим образом они могут быть достигнуты, основываясь на оценке потребностей и сдерживающих факторов внешней среды.

Процесс организации (Ор) структурирует работу и формирует подразделения, исходя из размеров организации, ее целей, технологии, персонала.

Мотивация (Мт) – это процесс, с помощью которого руководители делают так, что люди работают более производительно.

Координация (Кр) – это процесс, с помощью которого руководители обеспечивают единое направление усилий всех членов организации к достижению ее общих целей.

Контроль (Кт) позволяет руководителю увидеть, насколько успешно идет работа по выполнению намеченных планов, а также насколько успешно удовлетворены потребности внешней среды.

Теперь о связующих процессах (коммуникации и принятия решений). Все пять блоков функций управления имеют две общих характеристики: все они требуют принятия решений и для всех необходимы коммуникации, то есть обмен информацией. Эти две характеристики связывают все управленческие функции в управленческий цикл и обеспечивают их взаимозависимость.

Пл → Ор → Кр → Мт → Кт - управленческий цикл.

Таким образом, управленческий цикл представляет собой постоянно повторяющуюся серию непрерывных, взаимосвязанных действий (функций), каждая из которых также состоит из серии взаимосвязанных действий (подфункций).

т. е. процессный подход к менеджменту подчеркивает взаимосвязь всех функций управления. Этот подход применим ко всем типам организаций.

Назовите основные стратегические ресурсы организации и их значение для ее развития

Стратегические ресурсы — это то, чем организация владеет и что она может использовать в своих экономических целях, в том числе для разработки эффективной стратегии. К стратегическим ресурсам организации относятся:

Кадровые ресурсы.

Лидеры. Квалифицированные сотрудники. Компетенции (знания, умения, навыки). Команда. Приемы и методы труда.

Материальные ресурсы.

Сырье. Материалы. Технологические услуги со стороны. Комплектующие.

Нематериальные ресурсы.

Лицензии, патенты и другие права. Бренд. Ноу-хау, инновации. Программные средства.

Финансовые ресурсы.

Собственный капитал. Заемный капитал. Денежные средства.

Производственно – технические ресурсы.

Природные ресурсы. Здания, сооружения. Средства производства. Инфраструктура.

Производственные технологии.

Информационные ресурсы.

Источники информации. Информация по потребителям, рынку, производству, сбыту. Отраслевая информация. Базы данных. Способы и методы обработки информации.

Коммерческие ресурсы.

Связи с покупателями. Связи с поставщиками. Связи с партнерами. Сбытовые сети. Торговые марки. Рекламные технологии.

Состав и характеристика внутренней среды организации

«Внутренняя среда - это все то, что находится внутри организации. К внутренней среде относятся ресурсы, оборудование, используемые технологии, кадры, информация, социально-психологический климат, организационная культура и имидж организации.

Внутренняя среда организации формируется под воздействием переменных, оказывающих непосредственное влияние на процесс преобразования ресурсов в продукцию. Это внутренние ситуационные факторы организации, которые группируясь определенным образом, образуют структуру, процессы деятельности и культуру организации.

Внутренняя среда организации состоит из внутренних факторов: цель , функции, задачи, структура, технология, люди.

- Цели – есть конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Цели разрабатываются в ходе процесса планирования и доводятся до коллектива. У организации могут быть разнообразные цели. В подразделениях, также как и во всей организации необходима выработка целей. Цели различных подразделений не должны вступать в противоречия друг с другом и должны быть увязаны с целями организации в целом.

- Структура – это логическое взаимоотношение уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей, построение структуры связано с вертикальным и горизонтальным разделением труда, и его необходимость обусловлена созданием механизмов координации.

- Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена в установленные сроки. Формулирование задач является одним из направлений разделения труда в организации. Задачи предписываются не работнику, а его должности. На основе решения руководства о структуре, каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как вклад в достижение целей организации. Задачи можно классифицировать как работу с людьми, предметами, информацией.

- Технология – это любое средство, с помощью которого входящие в производство элементы преобразуются в выходящие. Технология – это сочетание квалифицированных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих знаний, необходимых для осуществления преобразований в материалах, информации и людях. Задачи и технологии тесно взаимосвязаны. Выполнение задачи предполагает использование конкретной технологии.

- Люди (трудовые ресурсы) – наиболее значимый элемент внутри организации. Существует три основных аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению: поведение отдельных людей, поведение людей в группах, характер поведения руководителя, функционирование менеджера в роли лидера и его влияние на поведение отдельных людей и групп. Успешное управление этим компонентом очень сложно. При этом нужно учитывать способности, предрасположенность, потребности, точку зрения, убеждения, лидерские устремления и т.д. в людях.

Все внутренние переменные взаимосвязаны друг с другом. Изменение одной из них в определенной степени влияет на другие. Внутренние переменные являются социотехническими подсистемами.

2. Перечислите требования, которые предъявляются к управленческой информации

Основным ресурсом управления организации является информация. Любой процесс управления, завершающийся принятием и реализацией управленческого решения, основан на:

- получении информации об объекте управления или управленческой ситуации;

- ее обработке и анализе, завершающемся принятием управленческого решения.

Источником информации являются специально подготовленные аналитические отчеты и контакты с деловыми партнерами, и результаты проведенного анализа сложившейся ситуации, которые являются отличием от других видов информации (например СМИ и т.д)

Управленческая информация – это набор фактов, которые могут быть полезны при разработке и реализации управленческих решений.

Управленческая информация может быть объективной (факты, документы) и субъективной (мнения, суждения).

По мнению американских исследователей Р. Акоффа и Ф. Эмери[2], информацию по типу производимых ею изменений можно разделить на сообщения:

– информирующего характера;

– инструктирующего характера;

– мотивирующего характера.

В то же время следует иметь в виду, что множество сообщений содержат в себе признаки каждого из этих трех типов.

Информация является одним из основных источников риска принятия неэффективного управленческого решения. Неполная информация является причиной возникновения риска: отсутствуют очень важные данные о ситуации принятия решения, не учтены последние действия конкурентов или вновь принятые нормативные акты, не проанализирована должным образом изменившаяся конъюнктура рынка.

Основные требования к качеству информации: комплексность информационной системы; своевременность; достоверность т.е. должна отражать истинное состояние ситуации принятия решения; достаточность; надежность; адресность; правовая корректность; многократность использования; высокая скорость отбора, обработки и передачи; возможность кодирования; актуальность – должна содержать последние изменения, произошедшие в ситуации принятия решения.

Важно различать данные и информацию. Данные рассматривают как некий случайный набор отдельных фактов. Сегодня данные регистрируются на множестве носителей. Записанные на бумаге, пленке, магнитных и оптических дисках данные могут принимать любые формы. Однако только тогда, когда соответствующие данные отобраны, организованы и должным образом обобщены, создается управленческая информация.

Таким образом, управленческая информация должна отвечать определенным характеристикам с точки зрения ее объема, достоверности, стоимости, насыщенности, открытости, соответствия ценностным ориентирам организации. Именно от этих характеристик зависит качество принимаемых руководителями управленческих решений, направленность и точность их управленческих воздействий.

Качество подготовки информации для практического использования определяется целым рядом факторов:

– кто готовит информацию;

– какое количество времени имеется для ее обработки;

– какова степень ее полноты;

– по каким критериям она оценивается;

– как и кем используется;

– какими техническими средствами передается и перерабатывается;

– насколько подготовлено высшее руководство к восприятию, адекватной оценке и умелому использованию.

Весь имеющийся в организации объем информации определяет ее информационные ресурсы.