Виды информационно-аналитической работы

Информационно-аналитические службы реализуют различные варианты информационно-аналитической работы, среди которых необходимо выделить такие направления как аналитическая обработка СМИ и мониторинг, проведение аналитических, в том числе социологических исследований.

Аналитическая обработка материалов открытой печати[1]. Открытая печать по традиции является самым емким и наиболее широко используемым каналом получения информации. Сегодня в средствах массовой информации можно получить сведения по очень широкому кругу вопросов. Материалы СМИ позволяют сопоставлять, уточнять и снабжать новыми подробностями данные, полученные иным путем, а также давать новые направления для текущей информационно-поисковой работы. При планировании работы по аналитической обработке прессы, прежде всего, надо определиться с ее целью и только после этого приступать к подбору источников информации. Очевидно, что для превращения разнообразной информации в проблемно-ориентированный информационный массив, нужно использовать целенаправленный подход по активному восприятию постоянно поступающих информационных потоков. Самое важное в этой работе — правильно подобрать источники информации, обработать их с использованием принципа «ключевых слов» и, наконец, грамотно организовать сортировку, классификацию и хранение уже отобранной информации. Очень часто данные в различных источниках многократно дублируют друг друга. Поэтому простое количественное увеличение обрабатываемых источников приводит к перегрузке аналитика без видимых результатов улучшения качества его работы. Кроме того необходимо учитывать высокий уровень информационного шума в обрабатываемых информационных массивах. Так, например, специализированные организации для создания ежедневной сводки объемом в одну страницу с оценочным суждением по одной проблеме обрабатывают информационный массив объемом примерно в 7 млн. слов.

Для качественного анализа пригодности того или иного периодического издания достаточно взять несколько его номеров за определенный период, например за неделю, и составить по рубрикам список всех опубликованных там статей. Таким образом, из широкого спектра информации выбирается именно тот ее сегмент, который наиболее полно совпадает с информационными потребностями.

Все материалы СМИ, в том числе и в электронном виде, поступающие в аналитическое подразделение, обрабатываются ответственными за это лицами и, согласно разработанному классификатору, соответствующим образом сортируются и хранятся. Целесообразно закрепить за каждым аналитиком по две-три центральных и местных газеты; еженедельно на оперативке в отделах, каждый сотрудник делает краткий обзор наиболее интересных публикаций прессы в своей зоне ответственности. В процессе этой своеобразной «политинформации» происходит обмен мнениями и расставляются акценты. На данных мероприятиях каждый аналитик выстраивает для себя приблизительную модель вопросов, которые будут нуждаться в дополнительном исследовании. Наиболее интересные статьи переводятся на электронные носители и вносятся в базу данных.

Методика обработки печатных изданий выделяет следующие категории данных:

• базовая информация (для дальнейшей аналитической обработки);

• текущая информация о фактах, цифровые данные;

• субъективно-оценочные категории, содержащие оценки и предупреждения.

Читая статью, необходимо проанализировать не только излагаемые в ней факты, но и понять личное отношение автора к излагаемой проблеме. В значительной степени этому может помочь приблизительное представление о принадлежности СМИ к конкретным финансово-промышленным группировкам, хотя ангажированная линия часто проводится достаточно тонко. Средства массовой информации всегда выражают интересы своих хозяев. Никогда не стоит преувеличивать «независимость» журналистов. Но это не должно являться поводом для отказа от работы с информацией. Конечно, очень многое в прессу не попадает или попадает в искаженном виде. Также имеется вероятность сознательного дезинформирования.

При анализе информационных материалов, прежде всего, внимание должно концентрироваться на следующих ключевых моментах:

1) количестве позитивных и негативных по отношению к субъекту публикаций;

2) круге их авторов, а, по возможности, и заказчиков;

3) степени монополизации данной темы;

4) взаимосвязи между рекламными объявлениями конкурентов и заказными статьями в отношении того или иного субъекта;

5) наличии в изучаемых материалах сбалансированной оценки происходящего.

Таким образом, анализ собранного информационного массива позволяет установить характер взаимосвязей между следующими основными элементами: содержание и направленность сообщения, источник сообщения, личность журналиста, его связи и контакты в деловых и политических кругах. Основной метод, применяемый при аналитической обработке прессы — это сопоставление фактов, намеков, мнений, версий, фамилий, т.е. разнородной информации по ключевому слову, фамилии, факту.

Для качественного анализа в ряде случаев бывает достаточно смыслового совпадения данных из объективно независимых источников. Если информация подтверждается источниками, которые принадлежат к различным конкурирующим финансово-промышленным группировкам, то вероятность ее достоверности велика. Горячая пора сбора различной открытой информации — предвыборные кампании в законодательные и исполнительные органы власти. При квалифицированном сборе и компьютерной обработке информации можно выстроить очень интересные схемы. Особенно четко это можно отследить в регионах, где вопросам легендирования уделяют значительно меньше внимания, чем в центре. Так, определение взаимосвязей по предвыборным штабам и партийным спискам позволяет заранее выявить возможный расклад групп «поддержки» того или иного хозяйствующего субъекта в органах законодательной или исполнительной власти и т.д.

Процесс разработки и реализации управленческих решений, государственной политики, целевых программ развития социального объекта требует соответствующей информационной поддержки подготовки решений. Реализации этих целей служат в первую очередь средства мониторинга, обеспечивающие процедуры подготовки решений разнообразных по сложности, функциям и форме представления материалов (статистических, справочных, расчетных, аналитических, прогнозных), по стратегии развития социальных объектов. Они позволяют формировать прогнозные оценки показателей экономической результативности применения различных решений, проектов и программ, определения объемов их государственного финансирования.

Мониторингесть постоянно действующий информационно-аналитический процесс, осуществляемый специализированным подразделением (организацией), представляющий собой человеко-машинный комплекс и предполагающий целостный набор исследовательских процедур и регламента их применения для научно-информационного обеспечения подготовки, принятия, проведения и контроля управленческих решений.

Цель системы мониторингазаключается в постоянной оценке состояния и динамики объекта управления и выработке основных направлений развития, обосновании основных направлений и объемов инвестиций.

Задачи мониторинга:

— выделение набора параметров анализа состояния и динамики объекта управления, подлежащих мониторингу;

— постоянный анализ состояния и динамики объекта управления;

— постоянный анализ и оценка перспективных и инновационных образцов компонентов социальной системы, моделей управления, основных тенденций развития отрасли в стране и за рубежом;

— формирование и поддержание в актуальном состоянии информационных баз данных;

— подготовка аналитических материалов при принятии конкретных управленческих решений, в том числе путем организации различных экспертных процедур;

— разработка вероятных сценариев развития и прогнозов;

— организация деятельности и подготовка специалистов для осуществления мониторинга, включая экспертов.

Мониторинг предполагает необходимость сочетания компонентов формализации и алгоритмизации в работе с информацией с неформализуемыми процедурами и методами как на стадии сбора и хранения информации, так и в особенности на стадии экспертно-аналитической обработки информации.

Организация системы мониторингавключает в себя следующие аспекты:

— поиск, отбор, обобщение, накопление, хранение информации;

— правильные способы обработки и обновления баз данных;

— организация путей поступления информации, в том числе автоматизированных на основе информационно-поисковой системы;

— процедуры предварительной оценки информации и заполнение баз данных;

— организация системы информационного доступа;

— процедуры анализ данных, формирование шаблонов автоматизированной обработки информации по конкретному кругу задач;

— подготовка информационных продуктов внутреннего пользования различного жанра (информационные и аналитические записки, информационные материалы для проведения специальных мероприятий, аналитические отчеты и т.д.) и для разных потребителей внутри ведомства (для руководителей, экспертов, руководителей подведомственных предприятий и учреждений и т.д.);

— предоставление информации и организованные способы доведения информации до внутренних потребителей;

— фиксация комбинаций структур введенных данных и процедур их обработки, позволяющих осуществлять быстрый поиск данных, манипулирование объектами для обеспечения процесса принятия решений, разработка регламентов и методик работы с информацией;

— обучение персонала работе сбазами данных;

— подготовка и размещение информационных продуктов для внешнего использования (рынки, СМИ и т.д.).

Структура системы мониторинга:

1. Комплекс баз данных, имеющих различные задачи и выполняющих разные функции (особо выдели базы данных инновационных продуктов).

2. Набор программных средств (по их функциональным возможностям) для обеспечения сбора, систематизации и классификации, предварительного отбора и обработки, хранения информации.

3. Группа методов анализа данных (экспертные, экстраполяционные, графические, модельные и другие).

Информационная база данных должна быть инструментальной, то есть отвечать главному требованию — обращающийся к ней с запросом человек должен получить: 1) информацию по тому или иному текущему параметру состояния социального объекта; 2) возможность сравнения различных подобных социальных объектов по одному или группе параметров; 3) возможность сравнения по группе параметров с существующими современными и идеальными моделями; 4) возможность использовать данные для расчета различных альтернативных вариантов развития и поведения в случае принятия тех или иных управленческих решений; 5) возможность сочетания баз данных внутри ведомства, между ведомствами; 6) достаточную простоту обращения к информационной базе и устойчивость ее работы, сервисное обслуживание и обучение пользованию.

На входе информационной базы должны быть задействованы различные источники информации (директивные документы; источники фактической информации — поступающей из подведомственных учреждений, СМИ, Интернет; научные — академические, отраслевые, специализированные; экспертные и т.д.), которые могут быть представлены в различном виде и предполагают разную степень автоматизации ввода информации. На выходе должны предполагаться текстовые, цифровые, табличные, графические представления и, возможно, образные компьютерные модели.

Для повышения эффективности мониторинга необходима постоянная оценка качества информационной продукции, получаемой на его выходе, соответствия запросам управляющих подразделений, и при необходимости корректировка исследовательских процедур. Осуществляется на основе периодической (раз в полгода-год) экспертной оценки результатов работы.

Набор параметров формируется посредством экспертных оценок. Он может быть различным — от малого до всеобъемлющего, однако главный критерий — оптимальность и достаточность набора параметров, поскольку избыточная информация часто мешает работе.

Инструментарий мониторинга:

— формализованная система критериев и оценок строгой отчетности и дополнительный неформализованный перечень направлений(сегментов) поиска;

— анкеты, опросные листы, бланки форм статистической отчетности;

— программы обработки данных;

— алгоритм и методики анализа и комплекс иных аналитических методик;

— электронные базы данных;

— алгоритмы работы с внешними информационными ресурсами;

— методики экспертных процедур;

— методики сочетания исследовательских процедур и оптимизации набора методов для решения конкретных задач;

— инструкции и регламенты по эксплуатации системы мониторинга;

— набор учебно-методических документов по эксплуатации раз
личных подсистем мониторинга.

Первым шагом мониторинга является выделение и описание анализируемого объекта. Далее следует определение характера его процессуальности (развивающийся или функционирующий) в пределах интересующей нас задачи. Затем — изучение его истории (может быть по выделенному признаку), определение степени импульсивности. Следующий шаг — выделение группы ключевых параметров, воздействующих на процесс, проведение их ранжирования, определение жизненно важных и жизненно опасных. На основе этого начинается отслеживание параметров состояния, формируется алгоритм контроля состояния и процесса, определяется периодичность контроля, мероприятия контроля, возможность формализации контроля (с учетом истории конкретного объекта и контроля типовых параметров). Организуется система (структура) управления и контроля. Проводится профилактика, предупреждение, устранение чрезвычайных ситуаций.

Важнейшая и первая задача для начала осуществления мониторинга — создание дееспособной иерархически организованной информационно-аналитической структуры, выполняющей как оперативные, так и стратегические задачи.

Ее задачи:

1. Сформулировать единые методологические подходы и методические стандарты аналитической работы, круг задач аналитических подразделений;

2. Сформировать единые требования к прохождению информации в условиях существования в департаментах аналитических структур;

3. Подчинить все аналитические подразделения единой методологической базе и единым принципам работы, утвержденным методикам работы с информацией;

4. Сформировать некоторые задачи, объединяющие деятельность в отдельных сегментах под эгидой руководителя;

5. Осуществлять взаимную экспертизу и совершенствование деятельности, обмен опытом — единые мероприятия (совещания, конференции аналитических групп всех департаментов);

6. Сформировать потоки информации (снизу вверх и сверху вниз);

7. Сформировать планово-предупредительный ритм работы информационно-аналитических подразделений согласно режиму учреждения и ведомства, календарные графики предоставления различных типов информации (ежедневных, еженедельных, ежемесячных, полугодовых, годовых).

Наряду с задачами аналитики важным направлением деятельности информационных служб является создание информационно-аналитической продукции - сообщений по конкретным фактам (вопросам), сводок, аналитических записок и других документов, а также реализация определенных видов информационного обслуживания, в том числе ИРИ. К числу аналитических документов можно отнести также отчеты, справки, доклады, концепции, доктрины, стратегии. Основные требования к составлению документов: краткость, аргументированность, полнота информации. Аналитические документы должны быть краткими и иллюстративными, удобно читаемыми. Половина текущих материалов состоит из 2–6 стр. Большие аналитические обзоры составляют около 20%, их объем составляет более 8 стр.

Вопросы для контроля (к разделам 3 - 6):

Выделите основные задачи информационного обеспечения управления

Роль информационно-аналитической деятельности в поддержке принятия решений

Структура и задачи информационно-аналитических служб (ИАС)

Классификация информационно-аналитических служб

Анализ структуры ИАС на примере муниципального органа управления

Особенности информационно-аналитической деятельности в муниципальных органах власти и управления

Основные направления информационного обслуживания в муниципальном управлении

Разработка организационного проекта внедрения (по выбору):

избирательного распространения информации (ИРИ)

информационного пакета для депутата муниципального органа

информационного бюллетеня для избирателей