Система информационно-справочной и информационно-аналитической документации

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Назначение документов системы – содержат информацию, которая инициирует принятие управленческих решений, позволяет выбрать способ управленческого воздействия в конкретной ситуации.

Процесс принятия обоснованных управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации. Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в различных источниках, но важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Документы этой группы не содержат поручений, не обязывают действовать строго предписанным образом, как распорядительные документы, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как правило, это документы, идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от руководителя подразделения к заместителю руководителя организации или руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-информационных документов, например письма, используются для реализации информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами.

Состав документов системы:

Информационно-справочные документы:

Докладная записка – документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) представляемое вышестоящему должностному лицу сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие.

Служебная записка – записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому должностному лицу.

Пояснительная записка - документ, разъясняющий положения проекта, программы, закона и др. документа.

Предложение – документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях постоянных и временных коллегиальных органов.

Служебные (деловые) письма – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между юридическими и физическими лицами, выделяемых в связи со способом передачи текста (почтовой, телеграфной, факсимильной связью, электронной почтой).

Заявление — документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу.

Представление— документ, содержащий предложения о поощрении, назначении или перемещении работников.

Информационно-аналитические документы:

Акт – документ, составленный несколькими лицами, подтверждающий установленные факты, события, действия.

Справка– 1) документ, содержащий подтверждение и описание фактов, событий; 2) документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера.

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу, концентрирующий информацию из различных источников по определенной теме.

Заключение— документ, подтверждающий выводы ор­ганизации, коллегиального органа, специалиста по какому-либо доку­менту, вопросу и т.п.

Отзыв — документ, содержащий мнение юридического или физического лица по какому-либо вопросу, проекту и т.п.

Перечень— документ, содержащий систематизирован­ное перечисление данных о лицах, объектах, работах, составленный для распространения на них определенных норм или требований.

Список — документ, содержащий перечисление лиц, объектов в определенном порядке.

Общие требования к управленческим документам:

· Законность

· Достоверность (объективность)

· Полнота

· Конкретность

· Однозначность

· Непротиворечивость

· Убедительность (аргументированность)

· Юридическая значимость

· Информативность

· Унифицированность

· Структурированность

Функционально-смысловые типы изложения текстового материала:

· Повествование применяется для информирования о событиях, фактах, явлениях так, как они происходили в действительности.

Основное требование – выделение и изложение узловых этапов, событий, ключевых моментов и наиболее важных, наиболее существенных фактов и деталей.

· Описание применяется для формирования у читающего представления о конкретных предметах, лицах, явлениях, событиях, процессах, ситуациях, организациях, системах, структурах, и т.д.

Основное требование - выделение и формулирование наиболее существенных признаков, характеристик, свойств, особенностей, аспектов и т.д. для формирования ясного и адекватного представления о предмете описания.

· Рассуждение применяется для раскрытия внутренней сущности предметов, явлений, событий, процессов, когда необходимо что-либо объяснить, обосновать, доказать.

Основное требование – формирование цепи суждений, гипотез и умозаключений, излагаемых в логически последовательной или взаимообусловленной форме.