История 96: Секретный рейтинг ошибок

Мастер Бу всегда носил с собой маленькую черную книжечку. Время от времени он записывал в нее что‑то, но никогда никому не показывал. Ходили разные слухи о содержании рукописи. Некоторые говорили, что туда он записывает имена обидчиков, другие – кто и сколько ему должен. Правда оказалась далека от предположений.

Мастер Шу не выдержал и спросил:

– Мастер Бу, что вы записываете в своей книжечке?

– Обещаете, что не расскажете никому, мастер Шу?

– Обещаю.

– Тогда слушайте.

Несколько лет назад я начал записывать ошибки, происходящие на мероприятиях. Все, что ломается, все, что идет не так. Прошло много лет, состоялось около тысячи проектов, в итоге получился рейтинг ошибок, подтвержденный статистикой.

Теперь я точно знаю, что вероятность одного негативного развития сценария на мероприятии выше, чем другого.

– Какой же это рейтинг? Скажите мне, что ломается чаще всего?

– В рейтинге я учитывал не только вероятность события, но и тяжесть его последствия для мероприятия в целом.

Так вот, на первом месте стоит все, что связано с экранами и видео. Вы знаете, с ними все может пойти не так. Формат видео не соответствует формату экранов, видео не выводится, трансляция прерывается неожиданно, трансляция запаздывает, зависает и многое другое. Видео и экраны – номер один в рейтинге.

Номер два – это программа. Задержки, путаница. Организация мероприятий существенно отличается от театральных постановок в одном пункте: в театре спектакль прогоняется много раз, прежде чем его показывают зрителю. Количество шагов по сцене, продолжительность монолога, синхронность действия и света, спецэффектов – все отрепетировано до автоматизма. В случае с мероприятиями мы делаем максимум два прогона накануне. В худшем случае это 15 минут на сцене за несколько часов до начала.

Конечно, нас ждет больше сюрпризов. Темп – мы спешим или опаздываем, а артисты или гости должны уехать в определенное время. Атрибуты – как быстро их вынесли, кто и как вынес, помнит ли спикер на сцене, что ему сейчас что‑то вынесут.

Номер три – гардероб. Любопытное место. Вы можете все предусмотреть, но очередь все равно возникнет. Это связано с особенностью кривой, по которой приходят люди.

Вы рассчитываете, что гости приходят плавно, равномерно. Но ведь это совсем не так. Приход гостей разделен на три этапа. «Ранние пташки». Они приходят, когда у вас еще идет монтаж. Они стоят у закрытых дверей, и вы должны принять решение – оставить гостей под дождем (они ведь пришли раньше) или открыть дверь и позволить им увидеть вашу внутреннюю кухню.

«Первая волна». Большая группа людей, приходящих практически одновременно. Скорее всего, вы выдержите этот натиск. Далее следует затишье – приходят единицы.

И вдруг – она, «Вторая волна». Все и сразу. До 70 % людей в один короткий отрезок времени. Вы готовы к тому, чтобы принять всех, но не всех одновременно. Возникает очередь.

Есть несколько вариантов борьбы с ней. Первый – предусмотреть дополнительный персонал именно на это сравнительно небольшое время. Второй – развлекать очередь.

Номер четыре – ведущие. Очень часто за последние годы компании привлекают ведущих из числа сотрудников, пытаясь минимизировать риски. Привлеченные ведущие, вероятно, выступят более эффектно, но они не знают специфики компании (продукт, услуги, особенности сотрудников). Неверные ударения, ошибки в названиях, неуместные шутки, самолюбование – все это снижает тонус.

Номер пять – состояние сцены. Это тонкий и неочевидный момент. Дело не только в эстетике, но и в безопасности. Через что перешагивают гости, выходящие на сцену? Каково покрытие? Как закреплена коммутация и есть ли она вообще?

Если в сценарии есть серпантин, то кто и как его убирает? Многие группы откажутся выйти на сцену до тех пор, пока она полностью не будет очищена от серпантина.

Номер шесть – полиграфия. Как раз тот случай, когда количество ошибок статистически больше, но их значимость не так велика, как у предыдущих пунктов. Обычно всегда можно перепечатать тираж, исправить брак.

Номер семь – логистика и транспорт. Пробки, задержки, общение с водителями, невозможность подъехать или отъехать.

Номер восемь – кейтеринг. Качество еды, скорость обслуживания, соответствие дегустационному сету.

В отдельную категорию вне рейтинга я всегда отношу персонал. Те, с кем общаются гости. Их ошибки не так заметны, как что‑то происходящее на сцене, вы редко узнаете о диалоге между гостем и вашим сотрудником. Однако для нас контакт с живым человеком, представляющим организаторов на мероприятии, всегда более значим, чем все остальные пункты. Мы воспринимаем каждого из организаторов как представителя бренда, носителя ценностей, стоящих за данным мероприятием или тем более декларированных.

– Что же делать с рисками? Как использовать этот рейтинг? – спросил мастер Шу.

– Существует простая табличка, позволяющая оценить риск. По вертикали – вероятность события, по горизонтали – тяжесть последствий для проекта. Все, что находится в правом верхнем квадрате, требует внимания.

Обычно, используя таблицу, начинают думать о невероятных событиях типа ураганов и других форс‑мажорных обстоятельствах. Однако, судя по рейтингу, обращать внимание надо совсем на другие события, более прозаичные и гораздо более вероятные. Экраны, видео, согласованность программы, ведущие.

Мастер Бу спрятал черную книжку в карман.

Преодоление законов Мерфи – настоящий смысл профессии евентиста. Он пойдет в своих негативных прогнозах до самого конца. Он устранит вероятность проблемы, либо минимизирует ее или ее возможные последствия. Но в самом конце пути его ждет то, на что он не может повлиять.

Это называется принципом «Ур Ган Та». Он характеризует состояние, когда вы сделали все возможное, чтобы предотвратить негативные события для проекта. Но часть событий все‑таки возможна. Звездный ведущий может не приехать, в городе может‑таки пройти ураган, река может размыть дорогу.

– И что же должен делать евентист, дошедший до этой черты?

– Он должен разбудить в себе спящего оптимиста, дать ему воды и еды. Тот редкий случай, когда евентист может себе позволить быть оптимистом.

В этот момент Бу и Шу задумались о проектах, в которых были готовы ко всему, но ничего плохого не случилось.

История 97: Мероприятия‑подделки

Однажды мастер Бу случайно оказался в самой гуще того, что называют «городским праздником» в великом городе Мо. Была перекрыта центральная улица города, повозки и автомобили на нее не допускались. На улице были расставлены большие чаны с вареньем, и жители города свободно могли полакомиться, купить варенье, обсудить разные идеи его приготовления.

Варенье, несомненно, принадлежит к категории традиционных ценностей, подумал мастер Бу, и поэтому, вероятно, стало темой праздника.

Мысли мастера Бу ушли еще дальше. Он стал размышлять, зачем люди делают мероприятия и почему некоторые мероприятия успешны, а некоторые – не очень.

Он сделал запись, которую назвал «Мероприятия‑подделки».

Люди любят проводить мероприятия. Люди тратят на них много денег.

Миллионы, десятки миллионов, миллиарды и триллионы. Строят туннели в горах, возводят ледовые стадионы в субтропиках, заказывают тысячи порций салатов и горячего, возводят гигантские сценические конструкции ради нескольких часов.

Не принято говорить вот о чем: далеко не все мероприятия настоящие. В мире event management много подделок.

Как поддельные сумки Gucci и Louis Vuitton, как «точные копии» часов, так и поддельные мероприятия выглядят почти как настоящие. Горит свет, звучит музыка, официанты несут еду, гости улыбаются. И далеко не сразу можно понять, что вам подсунули фальшивку. Лишь уходя, вы вдруг понимаете, что Gucci написан с одним «с», а мероприятие хоть и прошло, но радости никакой.

Есть разные способы оценить, выполнило ли мероприятие свою миссию. Вот, например, два фактора.

Гость мероприятия оценивает его бюджет выше, чем в реальности было потрачено.

Мероприятие создает ощущение общности участников на основе общих ценностей, которые все разделяют. Разделяют они эти ценности на том основании, что были приглашены и решили прийти. Это очень важное чувство, связанное с самоидентификацией человека в обществе, в «своей» группе.

Присутствие множества людей усиливает это чувство многократно, делая его основным содержанием и результатом мероприятия. Его нельзя добиться другими способами коммуникации, так как они не предполагают физического присутствия множества людей в одном месте – а ведь именно это усиливает эмоции.

Успех мероприятия подчеркивает тот факт, что все пришедшие едины в каком‑то убеждении, верят, что некоторая ценность является важной. Присутствие сотен или тысяч таких же людей, как вы, усиливает это убеждение, делает его более прочным. Именно это является задачей организаторов мероприятий.

Вот несколько гипотетических примеров.

Олимпиада. Общее убеждение – вера в спорт, который одновременно подчеркивает и стирает национальные границы.

Презентация спортивного автомобиля. Общее убеждение – удовольствие от управления автомобилем со спортивными корнями, принадлежность к группе, которая его может себе позволить.

Корпоративное мероприятие. Общее убеждение – принадлежность к группе, объединенной близким всем набором ценностей. Например, драйв, креативность, инновационность, дружелюбие.

Стоит ли говорить, что мероприятия, обладающие объединяющим эффектом, нечасто встречаются. В основном нам продают подделки. Такие мероприятия часто служат обратной цели: разъединяют участников, подчеркивают их различия, стирают возможности общения и удовольствия от осознания себя в группе.

Еще одно свойство «оригинальных» мероприятий – элемент самоорганизации участников. Они принимают участие в организации мероприятия, помогают с темами и логистикой, дают советы, выражают одобрение.

Городские мероприятия. Задача создать общность, группу по интересам вокруг бренда или футбольной команды понятна, и в этой области накоплен большой опыт практических решений. Здесь есть конкретная точка приложения, вокруг которой объединяются потребители и болельщики. Есть и более сложные задачи, когда точка приложения не так конкретна. Например, в случае мероприятий для города.

Если мы говорим о пользе мероприятия для города (или других территориальных единиц), то речь идет о формировании группы жителей и гостей, объединенных общими ценностями. Это крайне сложная и нетривиальная задача, так как люди в данной выборке представляют собой разные социальные классы. Но, с другой стороны, только мероприятие позволяет людям не просто осознать, а почувствовать себя жителем города. Для многих, возможно, такое произойдет впервые. Люди почувствуют, что у всех собравшихся есть что‑то общее, и не просто прописка, а совокупность ценностей, набор эстетических предпочтений.

Переживание принадлежности к группе очень ценно, и если оно произошло, то запоминается надолго. Несомненно, оно влияет на поведение каждого человека: отныне он чувствует ответственность за судьбу группы и за судьбу того, что объединило людей, будь это город или спортивная команда.

Мероприятия – уникальный инструмент по формированию таких групп. Практически незаменимый. Если магия сработала, вы сделали правильную инвестицию. Если нет, вы просто поставили сцену, привезли звук и заказали артистов.

Еще одно важное свойство городских мероприятий – расширение «своей территории» за пределы квартиры, лестничной клетки и дома. Городское мероприятие – возможность для человека осознать себя в городе как на своей территории, своем пространстве. Причем не только пространство влияет на него, но и он влияет на пространство, поскольку чувствует свою ответственность за него.

В связи с этим особенно важны мероприятия, в которых люди выступают не просто зрителями, но и активными участниками, созидателями.

Бу перечитал написанное и дописал в конце крупными буквами:

«Остерегайтесь подделок в области мероприятий! Покупайте оригинальное!»

История 98: Неотвратимость

Как‑то раз мастер Бу, посмотрев план логистики помещения, вернул его менеджеру, сказав, что план не годится.

– Почему, мастер? Неужели вы думаете, что люди заблудятся на этой площадке?

– Они МОГУТ пойти не туда.

– Но неужели вы думаете, что они такие глупые?

– Дело не в том, умные они или глупые, а в том, что у них есть возможность ошибиться. Как‑то раз я учился медитации в ашраме, недалеко от Бомбея. Это чудесное место. Люди приезжают туда, чтобы отвлечься от своих проблем, сменить образ жизни, разобраться со своими мыслями. Я приехал, чтобы научиться медитации. Это место хорошо тем, что при помощи простых организационных решений у вас нет шансов не получить то, зачем вы приехали. На входе у тебя забирают телефон и отдадут его лишь через две недели. В результате вас не отвлекают звонки и эсэмэски. Утром вас будят на рассвете. Пока вы не выйдете на улицу, служитель не уйдет, он будет звонить в колокольчик и ждать, пока вы выйдете. И так во всем. Даже если ты передумал и хочешь улизнуть, у тебя не получится. Все вовремя позавтракают, пообедают, все послушают лекцию. Не нужно проявлять чудеса силы воли, принимать сложные решения. У тебя просто нет шансов сделать что‑то не так, и ты обязательно добьешься своей цели. Это прекрасное место, просто прекрасное! Так что иди и сделай такой план, чтобы участникам не нужно было принимать никаких решений.

– Спасибо, мастер.

Менеджер собрал листки плана в папку и повернулся к двери.

– Там я впервые погрузился в медитацию.

– Что, мастер?

– Моей целью было погрузиться в медитацию. И мне удалось.

– Я буду стараться, мастер!

Менеджер удалился, размышляя над предстоящим мероприятием.

История 99: Больше фотографий!

Директор По Ли тепло поздоровался с фотографом Ко Лян. Они обменялись уникальным фирменным рукопожатием и отошли в сторонку, чтобы обсудить дела. Было видно, что они давно дружат и получают удовольствие от общения. Менеджер Ли На был удивлен такому повороту и решил спросить По Ли об этом попозже.

– Да, так и есть. Мастер Ко Лян мой давний друг, и его положение в проекте – привилегированное. Он настоящий VIP у нас. Когда другие едят и пьют, он сосредоточен, трезв и делает свое дело. От него зависит успех мероприятия. Да и компании тоже.

– Но он просто фотограф…

– Фотограф может пройти через все мероприятие, через все службы контроля, так как он на работе. При этом на него не обращают особого внимания ни участники, ни техники, ни организаторы. Стоит водить дружбу с такими вот незаметными профессионалами. Их взгляд на мероприятие, на работу менеджеров может сильно отличаться от вашего. Вы можете узнать от него, о чем говорят люди между собой. Ну и, кроме того, фотографы посещают много мероприятий и хотя бы поэтому могут сравнить уровень сервиса, технических решений, идей. Их опыт, багаж впечатлений очень велик. Стоит прислушаться!

– Я не подумал об этом.

– Вообще на проектах фотографируйте побольше, Ли На. Во‑первых, это красиво… Во‑вторых, фотографии не помешают в случае, если возникнут какие‑то разногласия о количестве еды, наличии декораций, формы персонала, качества клининга и пр. В идеале технический фотоотчет должен зримо подтверждать каждую строчку в смете. Кстати, видеорегистратор на монтаже тоже не будет лишним.

Тема оказалась такой богатой, нюансов так много, что директор По Ли и менеджер Ли На просидели весь вечер за приятной беседой.