Необходимые правила работы системы управления

Хотя существует большое разнообразие систем управления, тем не менее, можно утверждать, что есть необходимые принципы, включающие в себя следующие компоненты системы управления.

Избранный совет партнеров, в чьи функции входит обсуждение и разрешение вопросов политики организации. Совет встречается три‑четыре раза в год. Он не является исполнительным органом управляющим организацией. Его задача – фокусироваться на вопросах долгосрочной политики.

Управляющий партнер, посвящающий значительную часть своего времени исполнительской функции (от 50 до 100 процентов). Этот человек или избран всеми партнерами, или назначен советом. Обычно практикуется последнее.

Управляющий делами (или главный финансовый/административный директор), служащий «правой рукой» управляющего партнера с целью освободить его от исполнения административных обязанностей и решения аналитических задач.

Исполнительный комитет, сформированный из (назначенных) глав практик и офисов организации, служащий как часть управленческой группы, возглавляемой управляющим партнером.

Компенсационный комитет, сформированный из членов исполнительного комитета, и дополненный или непосредственно избранными, или назначенными советом дополнительными членами.

Подобно государственному аппарату, эти элементы могут быть разделены на три группы. Совет (а иногда и партнеры в целом) представляет собой законодательную ветвь, в чьи обязанности входит одобрять или не одобрять общую политику. Управляющий партнер, вместе с исполнительным комитетом и управляющим делами, формирует ветвь исполнительной власти. Наконец, компенсационный комитет представляет собой судебную власть.

Совет

Конечным «одобряющим действия» органом фирмы, конечно же является партнерство в целом. Именно партнерство сохраняет за собой право одобрять основные политические решения по таким вопросам, как слияния компаний, выбор новых партнеры и т. д. Однако, среди самых крупных профессиональных организаций существует различие между ролью партнерства в качестве органа «принятия решений» и партнерством, «одобряющим решения». Количество партнеров (и все чаще и чаще распределенная география) мешает партнерам принимать каждое решение при помощи общего обсуждения. Соответственно наиболее крупные профессиональные организации избирают совет партнеров, чьей задачей становится исследование основных проблем и принятие решения или же предоставление вопроса для принятия решения партнерством.

Такой совет партнеров почти соответствует модели совета директоров, представляющего интересы «акционеров» (в данном случае партнеров). Как и в случае с советом директоров, основная функция совета партнеров заключается в мониторинге и контроле действий исполнителя (управляющего партнера) в интересах акционеров (остальных партнеров). Некоторые фирмы собирают совет ежемесячно, хотя более частая практика в этом случае предполагает три или четыре встречи в год.

В большинстве фирм члены совета выбираются партнерами на два или четыре года, иногда с дополнительными ограничениями, например, запретом занимать должность трижды и т. д. Эти ограничения чаще приносят больше вреда, чем пользы, т. к. могут вынудить ценного члена совета покинуть свой пост. Аргумент в пользу того, что кто‑либо может занимать свой пост слишком долго, может быть обойден с помощью выборного процесса.

В больших фирмах, имеющих различные практики, делаются некоторые усилия по их представлению в совете. Это обычно достигается делегированием права быть представленным в совете как минимум одному члену от практики. Иногда руководители подразделений (офисов или практик) становятся де‑факто членами совета, хотя это и менее распространенная практика, т. к. эти руководители должны быть одобрены управляющим партнером, а управляющий партнер, в свою очередь, должен быть выбран именно советом.

Необходимо особо отметить, что произошли значительные изменения в определении обязанностей и ролей совета партнеров. Исторически многие фирмы требовали от этого органа непосредственного управления фирмой, т. е. скорее выполнения исполнительских функций. Однако по многим причинам такое положение вещей было пересмотрено. Во‑первых, многие фирмы поняли, что если требовать от совета участия в ежедневном управлении фирмой и решения важных политических вопросов, то текучка значительно превалирует, а важные политические решения откладываются или не принимаются совсем. Во‑вторых, стало очевидно, что для ежедневного управления фирмой и для принятия политических решений требуются разные навыки и способности. Соответственно, многие фирмы разделили функции принятия политических решений и исполнительной власти. Это также позволило избежать положения вещей, при котором слишком много власти могло быть сосредоточено в одних руках.

Управляющий партнер

Навыки, необходимые для исполнения ведущей роли в профессиональной компании, состоят из комбинации бизнес‑навыков и навыков общения. (Подробнее об этом см. главу 19). Большая часть времени управляющего партнера должна быть инвестирована в работу с партнерами с целью разрешения их задач и разбора конфликтов любого рода.

Успех в управлении фирмой зависит во многом от умения лидера разбираться с частными, иногда личными проблемами партнеров. Лучший руководитель редко обладает выдающимися техническими навыками или лучшим умением привлекать заказы, или же является гениальным финансистом. Скорее это тот, кто способен добиться согласия между партнерами. Хотя и не всегда выборы позволяют выбрать того, кто обладает необходимыми навыками. Однако, чтобы добиться легитимности, совету должно быть делегировано право выбора управляющего партнера при помощи голосования. При этом у партнеров должно быть право вето на принятие решения о руководителе фирмы.

Чаще всего выборы на должность управляющего партнера проходят регулярно с интервалом от двух до пяти лет, а поэтому претенденту на эту должность (или тому, кто уже занимает ее) необходимо искать поддержки у партнеров или их представителей. Хотя практика выбора и распространена повсеместно, многие фирмы, однажды найдя успешного управляющего партнера, доверяют ему управление фирмой на протяжении длительного времени. А среди крупных фирм времена ротации управляющих партнеров почти отошли в прошлое.

Некоторые фирмы распределяют функции управления между управляющим партнером и исполнительным комитетом. В этом случае первым среди равных председателем комитета становится управляющий партнер. При этом существует угроза того, что принятие решений и их реализация будет длиться слишком долго. Развивая данную модель, фирмы используют исполнительный комитет в качестве советников управляющего партнера. При этом функции управления концентрируются в руках у управляющего партнера.

Разрабатывая структуру управления, важно помнить, что существует потенциальный конфликт между структурами и процессами. Например, если ответственные принимают процесс широких предварительных консультаций, то потребность в структурных гарантиях (например, комитеты представителей), может быть уменьшена. Профессиональные фирмы все больше снижают свою зависимость от комитетов для того, чтобы дело продвигалось.

Вместо того, чтобы возложить ответственность на группу сотрудников и тем самым размыть ответственность, фирмы делегируют процесс принятия решения одному сотруднику, обязанному проконсультироваться перед совершением действий. Таким образом происходит значительная экономия времени.

Аналогичное процессное решение проблемы участия возникает тогда, когда управляющий партнер имеет привычку проводить регулярные встречи партнеров, чтобы поделиться последними достижениями, проблемами и задачами, которые будут подняты на грядущем совете партнеров и ответить на вопросы. Такой подход позволяет принимать участие и тем, кто не влияет на финансы. Конечно же, этот подход может стать профанацией. Задача здесь всего лишь показать, что простые структурные решения (например, обязательная встреча партнеров) редко решают проблемы управления самостоятельно. Стиль, в котором они внедряются, предопределяет их успех.

Управляющая команда

Даже более важным, чем исполнительный комитет, является группа людей, ответственных за ежедневное управление фирмой. Руководители подразделений вместе с управляющим партнером составляют управленческую команду отличную от исполнительного комитета. Управляющий партнер должен использовать эту команду как резонатор для своих идей. Члены команды должны стать его глазами и ушами в фирме.

Часто руководителей офисов и практик назначает управляющий партнер с одобрения совета партнеров. Как и в случае с управляющим партнерам, ключевыми навыками таких людей должен быть управленческий талант. Это даже более важно, чем технические навыки или способности привлечения нового бизнеса. Поскольку необходимые навыки достаточно редки, а обязанности весьма обременительны, выборы в данном случае мало эффективны.

Во многих фирмах задача главы практики или офиса заключается в претворении идей в жизнь. Таким образом, руководители подотчетны совету и соответственно партнерам.

Управляющий делами

Сегодня в большинстве профессиональных организаций существует наделенный большой властью вице‑президент по финансам, поддерживающий управляющего партнера и служащий его правой рукой.

Такой человек должен отвечать за выполнение многочисленных задач, отнимающих время председателя исполнительного комитета. Такие задачи включают в себя:

Контроль финансовых показателей

Управление подготовкой бюджетов

Решение вопросов с арендой офиса, лизингом оборудования и т. д.

Анализ новых стратегических инициатив

Это освобождает время управляющего партнера для более значимых вещей, например:

Проведение формальных и неформальных обзоров выполнения работы

Неформальные (незапланированные) встречи с партнерами

Помощь партнерам с клиентскими вопросами

Помощь партнерам с персональными профессиональными вопросами

Посещение офисов клиентов и другие действия, относящиеся к вопросам взаимодействия с клиентами

Сегодня является нормой делегирование административных вопросов и аналитических задач специально выделенному сотруднику. Такой человек не принимает решения и не имеет дело с партнерскими проблемами. Однако он освобождает время управляющего партнера для принятия таких решений и взаимодействия с партнерами, являясь поэтому ценным ресурсом. Опыт показал, что 25 процентов времени управляющего партнера (то есть, что‑то около пятисот часов в год) может быть освобождено при помощи квалифицированного управляющего делами. Если бы эти пятьсот часов уделялись задачам более высокого уровня из вышеприведенного списка, то созданная таким образом выгода была бы очевидной для подтверждения необходимости инвестиций в позицию управляющего делами.

Компенсационный комитет

В большинстве успешных фирм, компенсационный комитет состоит из двух частей: часть или весь исполнительный комитет, а также дополнительные выбранные члены. Три одинаково приемлемых подхода используется для выбора дополнительных членов:

Неисполнительные члены совета

Дополнительные члены назначаются советом

Дополнительные члены избираются прямыми выборами

Присутствие членов исполнительного комитета (или по крайней мере его управляющего партнера) в компенсационном комитете необходимо для того, чтобы была установлена связь между «сигналами», ежедневно посылаемыми исполнителям, и ежегодными итогами работы, подводимыми компенсационным комитетом. Однако принцип разделения властей приводит большинство профессиональных организаций, к правильному с моей точки зрения выводу, что исполнительная функция не должна полностью совпадать с судебной функцией (определение размера компенсации).

Что касается самих членов совета, то для них решение компенсационного комитета заключается в уменьшении (скажем на 10 %) их оплачиваемого времени и других показателей в пользу работы в составе совета.

Управляющий партнер не может быть оценен таким же образом. Как уже отмечено, задача управляющего партнера состоит в том, чтобы помочь фирме преуспеть, и он должен оцениваться, основываясь на результатах работы в этой области. Необходимо особо подчеркнуть, что его оценка должна основываться не на количестве часов, посвященных работе на клиентов и не на персональных финансовых результатах. Такое положение вещей позволяет контролировать слабости менеджера, а не обращать внимание на успешность личной практики.

Наиболее приемлемым является положение, при котором вознаграждение управляющего партнера тесно связано с общим результатам работы всей фирмы. Если профессиональная организация работает хорошо, руководящий партнер имеет наибольшее вознаграждение; если плохо, то управляющий партнер – тот самый человек, на награду которого это больше всего влияет. В хороший год управляющий партнер должен получить самую высокую компенсацию. В плохой год компенсация – это первое, что будет урезано.

Оценка структуры управления

Описанная здесь структура управления не является совершенной, и существуют более эффективные ее разновидности. Однако эта структура выдерживает тест, которые должна будет пройти любая структура управления.

Наличие выборной системы увеличивает шансы того, что люди с нужными навыками имеют соответствующие полномочия, занимая определенные позиции, и что они работают вместе как единая команда.

Совет как высший исполнительный комитет обеспечивает возможность «серьезного давления» на партнеров, которые могут и не быть хорошими менеджерами, но занимают, однако, важные позиции.

Политические функции эффективно отделены от функций исполнительных, и тем самым обеспечивается возможность осуществления соответствующих вкладов людей, обладающими различными навыками.

Должен иметься ясный, общедоступный смысл того, кто за что ответственен, что устраняет таким образом возможность наложения обязанностей.

Структура позволяет, даже если и не гарантирует, быстро принимать решения.

Существует предельно ясная процедура отстранения неэффективных работников.

Структура позволяет устанавливать ясные цели и ответственность людей за них достижение.

Люди, ответственные за осуществление исполнительных функций, в пределах этой системы имеют время для их реализации.

Существуют механизмы для выражения неудовлетворения и люди, даже не включенные в официальную иерархию власти, могут принимать в этом участие.

Управляющие имеют мандат от управляемых.

Возможно, наиболее важным является снижение роли членов комитета в принятии важных решений.

Данный список представляет собой группу важных качеств, которых сложно добиться в рамках другой структуры управления.

Часть шестая

Структура

Глава 27

Единая фирма[2]

Что общего имеют между собой инвестиционный банк Goldman Sachs, управленческие консультанты McKinsey&Company, аудиторская компания Arthur Andersen, рекрутинговая фирма Hewitt Associates и юридическая фирма Latham&Watkins? Помимо того, что все они находятся в числе наиболее прибыльных (если не самых прибыльных) и лучше всего управляемых фирм в своих отраслях? Каков ответ? Все они в какой‑то степени разделяют общий подход к управлению, который я называю системой «единой организации».

В отличие от многих своих конкурентов, в этих фирмах наблюдается неподдельная преданность ее сотрудников и успешная групповая работа, что является критически важным фактором достигнутого ими успеха. Общность организационной ориентации и подходов к управлению в каждой из этих компаний говорит о наличии некой «модели», базовые элементы которой можно применить по отношению к другим организациям. Цель настоящей главы состоит в выявлении элементов успеха этих фирм и выяснении методов взаимодействия этих элементов, складывающихся в успешную управленческую модель.