Основные положения системы управления цепями поставок

Система управления цепями поставок (англ. supply chain management, SCM) – организационная стратегия и прикладное программное обеспечение, предназначенные для автоматизации и управления всеми этапами снабжения предприятия и для контроля всего товародвижения. SCM-системы охватывает весь товарный цикл: закупку сырья, производство, распространение товара. Выделяется шесть основных областей, на которых сосредоточено управление цепями поставок: производство, поставки, месторасположение, запасы, транспортировка и информация.

В составе SCM-системы можно условно выделить две подсистемы:

· SCP – (англ. supply chain planning) – планирование цепочек поставок. Основу SCP составляют системы для расширенного планирования и формирования календарных графиков. В SCP также входят системы для совместной разработки прогнозов. Помимо решения задач оперативного управления, SCP-системы позволяют осуществлять стратегическое планирование структуры цепочки поставок: разрабатывать планы сети поставок, моделировать различные ситуации, оценивать уровень выполнения операций, сравнивать плановые и текущие показатели.

· SCE – (англ. supply chain execution) – исполнение цепей поставок в режиме реального времени.

В составе SCM-систем обычно выделяется два крупных блока:

· планирование цепей поставок (англ. supply chain planning, SCP) – планирование и формирование календарных графиков, решения для совместной разработки прогнозов, проектирование сетей поставок, моделирование различных ситуаций, анализ уровня выполнения операций;

· исполнение цепей поставок (англ. supply chain execution, SCE) – отслеживание и контроль выполнения логистических операций.

Типичные компоненты SCM-систем:

· прогноз продаж – прогнозирование недельных и дневных продаж товара;

· управление запасами – оптимизационное планирование гарантийного запаса, текущего запаса, резервов с учётом выбранной модели управления запасами для каждой товарной категории;

· управление пополнениями – оптимизационное планирование поставок внутри логистической сети компании с учётом планируемых продаж, поставок от производителя, наличия остатков, транспортных мощностей, различных ограничений и бизнес-правил;

· построение краткосрочного (до 4-х недель) и долгосрочного (до 6-и месяцев) прогноза;

· построение отчета о необходимых закупках в ручном и автоматическом режимах с учетом внешних ограничений (кратность поставки, минимальный остаток) и расписания поставок;

· проведение ABC-XYZ-анализа по произвольным критериям (количество, прибыль, стоимость закупки);

· проведение кросс-ABC анализа по произвольным критериям;

· визуализация данных продаж, остатков, цен, прибыли и прогнозов спроса по товарам и товарным группам;

· учёт произвольных факторов, влияющих на продажи в автоматическом режиме;

· возможность группировать товары, задавать и создавать новые свойства в интерактивном режиме и посредством загрузки из системы автоматизации;

· расчёт оптимального запаса для каждой позиции с учетом прогноза спроса и страхового запаса.

Системы класса SCM автоматизируют процесс планирования, исполнения и контроля с точки зрения снижения затрат потока сырья, материалов, незавершённого производства, готовой продукции, сервиса и связанной информации от точки зарождения заявки до точки потребления (включая импорт, экспорт, внутренние и внешние перемещения), то есть до полного удовлетворения требований клиентов. Сущностью понятия «управления цепочками поставок» является рассмотрение логистических операций на протяжении всего жизненного цикла изделий, то есть процесс разработки, производства, продажи готовых изделий и их послепродажное обслуживание.

Функциональные возможности системы.

В компании каждая поставка оформляется как проект, который начинается с заявки от потребителя и имеет несколько стадий.

На первой стадии специалист получает от заказчика заявку, в которой указано сколько, каких товаров, в какие сроки и по какой цене он хочет приобрести.

В процессе обработки заявки специалист просматривает, какие товары из заказываемых имеются на складе компании, выставляет поставщикам списки требуемых комплектующих (Inquiry) которые поставщики возвращают с указанием возможности, количества, сроков и цены поставки каждой позиции.

Затем менеджеры обрабатывают эту информацию, выбирают, какой товар будет поставляться со склада, а какой закупаться, по Inquiry выбирают поставщиков, отправляют Заказчику коммерческое предложение, согласуют с ним условия поставки, запрашивают у поставщиков Order confirmation (подтверждение того, что цены, указанные в Inquiry, не изменились за прошедшее время) и формируют для каждого поставщика Проформы инвойса – списки товаров, с указанием для каждой позиции цены, количества, срока поставки.

В составе проформы инвойса могут находится товары, заказанные рамках разных проектов. Для одного поставщика в заданный момент времени может существовать несколько действующих проформ.

Далее поставщик объявляет о готовности отгрузить часть товаров, указанных в одной из его проформ (в идеале все товары), и на ее основе формирует Инвойс.

Инвойс содержит подмножество товаров своей проформы. На те товары из Проформы, которые не может поставить, поставщик отправляет Компании Credit Note.

Для оптимизации транспортных расходов от разных поставщиков на базе за рубежом формируется партия поставки, сопровождаемая документом Package List In (PLIN, входящий упаковочный лист). В PLIN могут входить товары из Инвойсов, разных проформ от разных поставщиков.

При получении партии сотрудники компании сравнивают PLIN с фактически поставленными товарами, поставленные подтверждают, из недостающих формируют Лист недопоставки. После оприходования товары попадают на склад отгрузки. Там формируется партия отгрузки товаров Заказчику, которая сопровождается документом PLOUT (Package List Out, исходящий упаковочный лист, документ, аналогичный по содержанию PLIN, в котором Компания выступает в роли Поставщика).

Если в течение 30 дней от Заказчика не поступило претензий, товар считается доставленным полностью. В случае неполучения части товаров Заказчиком, формируется Акт недопоставки (перечень товаров, которые Заказчик должен был получить и не получил).

После истечения 30 дней проект закрывается, если требуется допоставить часть товаров, они допоставляются в рамках других проектов.

При невозможности поставки части товаров из проформы Компания формирует Акт невозможности поставки.

Цены на товары могут меняться много раз в течение проекта. Цены, указанные в PLIN, не являются окончательными. Это говорит только о том, что если внешние условия изменяться, поставщик должен будет согласовывать повышение цены с компанией, а она с потребителем.

Существует также вид проектов внутренних поставок, когда товары поставляются на склад компании без заявок потребителей – под будущие заказы.

При учете себестоимости в течение проекта возникают курсовые разницы из-за колебания курса валюты поставки по отношению к валюте учета. Эти курсовые разницы возникают всякий раз при изменении задолженности перед поставщиком.

Например, договоренность на поставку Заказчику 100 единиц товаров по 100 $ была заключена в момент, когда курс был 30 рублей за доллар. Компания оплатила 10 единиц в момент, когда курс был 29 рублей за доллар. Возникла курсовая разница в (29 − 30) · 10 = -100 рублей. Затем Компания оплатила 20 единиц в момент, когда курс был 31 рубль за доллар. Возникла курсовая разница в (31 − 30) · 20 = 200 рублей. Она суммируется с уже имеющейся –
100 + 200 = 100 рублей и т. д. Курсовые разницы списываются на себестоимость.

Итак, система позволяет создавать проект, изменять его содержание, переводить на стадию вперед или назад, создавать по шаблонам, редактировать и просматривать связанные с ним документы, импортировать данные из документов, закрывать проект.

По каждому проекту система позволяет учитывать inquiry проформы инвойса, инвойсы, PLIN, PLOUT, сredit note, акты недо- и перепоставки, входящие и исходящие счета, отказы от исполнения приложений, межскладские накладные, расходные и приходные ордера и накладные и др.

CRM-система предназначена для автоматизации процесса обработки звонков в службу доставки от клиентов. Система позволяет вести базу данных клиентов, принимать звонки от клиентов, автоматически определять клиента и отображать данные о нём, в случае, если номер клиента уже был внесён в базу данных, а также добавлять новых клиентов и вносить информацию о них. Осуществляется поиск клиента по имени или любому из его телефонов. В системе предусмотрена автоматизация работы с накопительными скидками для клиентов. Также система предоставляет возможность составления заказов. Товарные позиции добавляются в заказ из древовидного списка, разбитого на категории. Осуществляется удобный поиск товаров по наименованию. Все данные о клиенте заносятся в заказ автоматически с возможностью последующего редактирования. Заказ может включать несколько подзаказов. В заказе можно видеть общую сумму и сумму каждого из подзаказов. Каждый заказ автоматически нумеруется и запоминает создавшего его сотрудника. После сохранения заказ попадает в очередь, где его видят все пользователи системы. Диспетчер может выбрать заказ из очереди, распечатать его и отправить на выполнение в один из ресторанов. После выполнения заказа он отмечается диспетчером, как завершённый и попадает в архив, после чего, его редактирование становится невозможным.

Для руководства в системе предусмотрен ряд отчётов, позволяющих за определённый период времени оценить работу диспетчеров, курьеров, а также каждого отдельного ресторана. Также в системе строится отчёт по прибыли от проданных товаров.

Для доступа к формам системы на компьютерах пользователей создаются специальные ярлыки. Таким образом, пользователь имеет доступ только к своим интерфейсам.

В системе есть интерфейсы, к которым имеет доступ только администратор (начальник), такие как каталоги Ресторанов, Сотрудников, Товаров, Клиентов, Скидок и Станций метро. Изменения в них вносятся нечасто, поэтому доступ к ним ограничен и для открытия каждого из справочников выделен отдельный ярлык. Например, список товаров достаточно ввести один раз, изредка добавляя в него изменения, а диспетчеру возможность редактирования товаров не нужна, поэтому доступ к каталогам ему не предоставляется. Единственным исключением является каталог клиентов. В интерфейсе оператора есть все те же возможности по редактированию клиентов, как и в каталоге клиентов, за исключением возможности удаления.

Контрольные вопросы

1. Назовите основные положения системы управления цепями поставок

2. Что автоматизирует системы класса SCM?