РАЗДЕЛ 7. Раздел «Журнал доставки»

Раздел "Журнал доставки" позволяет организовать рассылку и доставку почтой – электронной, обычной, курьером, а также позволяет печатать письма, конверты, этикетки, задания для отправки факса, списки доставки, отображает содержимое доставки.

Ввод информации.

7.1.1. Зарегистрируйте такие подкаталоги в дереве каталога раздела «Журнал доставки»: «Акции», «Новости», «Почта», «Семинары».

· Откройте раздел Учет àЖурнал доставки.Создайте в панели каталога нужные разделы (см. предыдущие задания).

7.1.2. При выполнении задания 6.2.1. Вами была подготовлена рассылка по электронной почте с сообщением о проведении новой акции. Произведите рассылку.

Активизируйте нужный подкаталог в дереве каталога. Отметьте необходимые организации клавишей Пробел. В данном случае отметьте клавишей Пробел организацию “Полет”. Выберите из контексного меню команду Организация доставки àОтправка эл. почты. Откроется форма Рассылка. Заполните поля формы:

· Обрабатываемые записи– текущая, все или помеченные организации;

· Шаблон письма– при необходимости создается шаблон, который содержит тему и текст данного сообщения;

· Тема – тема рассылки;

· Сообщение – Текст письма;

· Прикрепить к письму файл– при пометки чекером, предоставляется возможность прикрепить необходимый файл к письму;

· Регистрируемый файл– указывается путь к прикрепленному файлу;

· Сохранить файл в базе данных– вложенный файл сохраняется в Доставленных материалах этой рассылки в графе Примечания.

· Размер файла– автоматически высвечивается количество занимаемых файлом Кбайт;

· Присоединять содержимое доставки– материалы, которые были созданы в подразделе Доставленные материалы присоединяются к данному письму.

· Делать отметку в Хронике – отмечаете необходимость делать соответствующую отметку в Хронике организаций, которым была проведена рассылка;

· Открыть сообщение – отмечаете необходимость открывать сообщение перед отправкой. Рекомендуется всегда устанавливать этот чекер;

· Максимальное кол-во адресатов в одном сообщении – количество адресатов, которым направляется данное письмо, если цифра больше 1, то адресаты будут указываться в скрытой копии.

Нажмите клавишуОтправить.

§ В панели Хроника отобранных Вами организаций будет сделана соответствующая запись.

РАЗДЕЛ 8. Раздел «Журнал учета обращений»

Раздел "Журнал учета обращений" позволяет организовать учет входящих обращений клиентов, что необходимо для уменьшения вероятности "потери" обращения клиента (партнера и пр.) по тому или иному вопросу. С этим разделом в компании обычно работают секретари и диспетчеры, на которых в первую очередь выходят входящие телефонные звонки.

Ввод информации.

8.1.1. Зарегистрируйте такие подкаталоги в дереве каталога раздела «Журнал учета обращений»: «Дирекция», «Отдел полиграфии», «Отдел сувениров», «Личные обращения».

· Откройте раздел Учет àЖурнал учета обращений.Создайте в панели каталога нужные разделы (см. предыдущие задания).

8.1.2. Диспетчером Федорчук Мариной 10.03.05 было принято обращение в адрес Ильина Сергея из отдела полиграфии от фирмы «Ромикс» с просьбой перезвонить Коновалову Дмитрию по тел. 2236901.

Активизируйте нужный подкаталог. В панели Список обращений выберите из контекстного меню команду Добавить.Откроетсяокно Обращение: Добавление. Заполните поля этой формы:

§ Поступило – по умолчанию в поле проставляется текущие дата и время поступления обращения;

§ Приоритет – устанавливается степень важности обращения (от 1 до 9);

§ Принял – имя сотрудника, который принял обращение, выбирается из словаря;

§ В адрес – сотрудник, в адрес которого принято обращение;

§ Клиент: Регистрационный номер, Мнемокод, Контактное лицо, Обязательство – в случае, если звонят из конкретной организации, телефонист должен проверить зарегистрирована ли такая организация в Системе. Для этого в поле вносится название организации (лучше ввести часть слова из названия и поставить звездочку, если в системе имеются организации с похожим названием, при нажатии на кнопку система выгрузит окно с названиями всех подходящих организаций зарегистрированных в Системе. Диспетчер выбирает нужную организацию. Это делается для того, чтобы не произошла ошибка с занесением обращения в виде хроники в ошибочно выбранную организацию).

§ Содержание обращения – вносится содержание обращения;

§ Регистрация в хронике рабочего места – флажок ставится для того, чтобы обращение продублировалось в хронике в разделе Карты рабочих мест.

8.1.3. Проверьте наличие обращения в разделе «Клиенты и потенциальные клиенты».

§ Откройте раздел Учет à Клиенты и потенциальные клиенты.Откроется окно Организации. Активизируйте подкаталог Клиенты по полиграфии(если Вы не знаете в каком подкаталоге находится нужная Вам организация, Вы можете найти ее в базе аналогично выполнению задания 4.2.1), в верхней панели Организацииотобразятся организации из этого подкаталога (если в панели нет никакой информации, проверьте параметры отбора: команда Отобрать из контекстного меню).

§ Установите курсор на нужной организации и проверьте в нижней панели во вкладке Хроника наличие созданного Вами обращения.

8.1.4. Секретарем Костенко Лилией 15.03.05 было принято обращение в адрес Павлова Юрия из отдела маркетинга с просьбой перезвонить домой.

Выполните задание аналогично заданию 7.1.2.

Работа с информацией.

8.2.1. Менеджер отдела маркетинга Ильин Сергей вышел на работу после трехдневной командировки, он хочет посмотреть, были ли в его адрес какие-то обращения в период его отсутствия с 09.03.05 по 11.03.05.

Откройте раздел Учет àЖурнал учета обращений.Активизируйте нужный подкаталог. В панели Список обращений выберите из контекстного меню команду Отобрать. Откроется форма Обращения: Формы отбора,проставьте нужные параметры отбора согласно заданию (Дата, Специалист) и нажмите клавишу Установить. Система выгрузит все записи, которые соответствуют параметрам отбора.

8.2.2. Менеджер отдела маркетинга Ильин Сергей увидел оставленное обращение и перезвонил в «Ромикс». Договорился отвезти заказ 17.03.05.

Активизируйте данное обращение, вызовите контекстное меню правой кнопкой мыши, выберите функцию Исправить (или нажмите клавишу F8). Откроется окно Обращение: Исправление. Выберите вкладку Исполнение. Заполните поля формы:

§ Исполнитель – исполнитель по данному обращению (сотрудник, который должен отреагировать на данное сообщение);

§ Исполнено – ставится дата и время отработки;

§ Содержание -вносится содержание исполненного обращения;

§ Создать рекламацию – чекер ставится в случае, если во время отработки данного обращения поступила рекламация от клиента;

§ Особая отметка – пользователь на свой вкус выбирает особую отметку (например: «От сотрудника», «От клиента», «Личное» и др.);

§ Дата контакта –если обращение не удалось исполнить, проставляется дата следующего контакта и нажимается кнопку Запланировать.

Нажмите кнопкуЗаписать