III. Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве
Правила
организации хранения, комплектования, учета и использования документов
Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов
в государственных и муниципальных архивах, музеях и
библиотеках, организациях Российской академии наук
| УТВЕРЖДЕНЫ приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 г. № 19 с изменениями (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федераций от 16 февраля 2009 г. № 68, зарегистрированным в Минюсте РФ 05.05.2009, регистрационный № 13893) |
I. Общие положения
II. Организация хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве
Фондирование архивных документов
Организация архивных документов в пределах архивного фонда
Нефондовая организация архивных документов
Обеспечение сохранности архивных документов
Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов
Требования к зданиям и помещениям архива
Требования к архивохранилищу
Нормативные режимы хранения архивных документов. Противопожарный режим
Охранный режим
Температурно-влажностный режим
Световой режим
Санитарно-гигиенический режим
Оборудование архивохранилища средствами хранения
Организация хранения архивных документов в архивохранилище
Общие требования к размещению архивных документов
Размещение архивных документов обособленного хранения
Размещение фонда пользования
Размещение учетных документов
Порядок нумерации помещений архива, стеллажей, шкафов, полок. Ведение топографических указателей
Оформление ярлыков на первичных средствах хранения архивных документов
Проверка наличия и состояния архивных документов и организация розыска необнаруженных документов
Проверка технического и физико-химического состояния архивных документов. Выявление архивных документов с повреждениями материальных носителей и текстов
Выявление документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся в неудовлетворительном физическом состоянии, и неисправимо поврежденных архивных документов. Снятие с учета неисправимо поврежденных архивных документов
Учет физического и технического состояния архивных документов
Физико-химическая и техническая обработка архивных документов
Общие требования к выдаче архивных документов из архивохранилища
Сроки выдачи архивных документов
Оформление выдачи архивных документов
Выдача фонда пользования
Выдача описей дел, документов
Контроль за сохранностью выданных архивных документов. Возвращение архивных документов в архивохранилище
Транспортировка и перемещение архивных документов
Выявление уникальных документов и особо ценных документов
Создание страхового фонда
Создание, комплект и состав фонда пользования
Проверка наличия и состояния, технический контроль страхового фонда и фонда пользования
Передача страхового фонда на специальное хранение
Страхование документов Архивного фонда Российской Федерации
Оформление временного вывоза документов Архивного фонда Российской Федерации за рубеж
Обеспечение сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях
III. Организация учета документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве
Единицы учета архивных документов
Система учетных документов архива
Общие требования к учетным документам архива
Общие требования к учетным базам данных
Учет поступления и выбытия архивных документов
Учет уникальных документов и особо ценных документов
Учет секретных и рассекреченных архивных документов. Оформление рассекреченных дел
Учет архивных документов личного происхождения
Учет документов по личному составу
Учет дел, имеющих в оформлении драгоценные металлы и камни
Учет архивных документов, находящихся в частной собственности, принятых по договору на хранение в архив
Учет копий архивных документов на правах подлинников
Учет листов в деле, фотоотпечатков в фотоальбоме, единиц хранения в составе единицы учета аудиовизуальных документов
Учет страхового фонда и фонда пользования
Учет музейных предметов и библиотечных фондов