Иногда для принятия этого решения рекомендуется ответить на ряд вопросов.

1. Для чего созывается совещание? (Цель).

2. Своевременно ли совещание? (Готовность участников к дискуссии).

3. Что произойдет, если совещание не проводить?

4. Можно ли решить проблему другими путями? Если обмен мнениями и информацией может состояться иным способом, его следует предпочесть.

Таким образом, подготовку к совещанию и процедуру его проведения следует строить так, чтобы наилучшим образом была реализована основная задача совещания.

Второй этап - выбор и определение темы совещания.

Тема совещания -- это предмет обсуждения. Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Тема должна быть сформулирована так, чтобы каждый участник совещания знал, что он вносит свой вклад в решение общей задачи.

Третий этап -- определение целей и задач, которые оно призвано решить, формирование и составление повестки совещания и подготовка материалов к совещанию. Намечая проведение совещания, руководитель должен продумать и определить основные цели, задачи и перечень вопросов совещания, которые следует обсудить.

Цель совещания -- это описание требуемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы.

Повестка совещания -- это первый письменный документ, который составляется при подготовке совещания и который обязательно должен быть разослан участникам совещания заранее. Подробная повестка совещания может включать в себя следующее:

* конкретную формулировку темы или основной проблемы совещания.

* предполагаемую цель;

* перечень конкретных вопросов;

* последовательность обсуждаемых вопросов, в зависимости от степени срочности их решения;

* обязательное указание времени начала и времени окончания совещания;

* точное место проведения совещания;

* фамилии, инициалы и должность докладчиков и содокладчиков (выступающих) по каждому вопросу, а также ответственных за подготовку вопросов;

* предполагаемые затраты времени;

* точные указания на места, где можно познакомиться с информацией по каждому вопросу.

Материалы для совещания -- документы, копии писем, вырезки из газет и т.п. готовятся заблаговременно, они могут понадобиться для дискуссии. Такая папка служит одновременно средством контроля за тем, чтобы совещание было хорошо подготовленным, своевременно были представлены все важные данные.

Четвертым этапом является определение и подбор состава его участников и их ознакомление с материалами совещания.

При решении этого вопроса необходимо особо внимательно подойти к формированию списка участников, как по количественному, так и по качественному составу. Ведь относительная полезность совещания определяется не только тематикой, но и составом и числом присутствующих.

К участию в совещании необходимо привлекать тех должностных лиц, которые наиболее компетентны по обсуждаемой проблеме и которые способны рассмотреть вопросы критично и непредвзято.

Круг участников совещания стараются сделать максимально узким.

Согласно мнению психологов, полезный обмен мнениями возможен лишь тогда, когда в нем участвует оптимальное число участников совместных обсуждений 7-9 человек.

Пятый этап включает установление регламента, назначение даты, дня и времени проведения совещания.

Регламент совещания устанавливает лимиты времени обсуждения вопросов, выносимых на совещание. Регламент зависит от его длительности: при продолжительности совещания в 30 мин. на доклад отводят 10 мин., на обсуждение -- 10 мин., выступления по 2-3 мин., на вопросы к докладчику и ответы на них -- до 5 мин., обсуждение и принятие решения -- до 5 мин.

Совещание назначается на один из дней, выделенных для проведения заседаний, чтобы в другие дни дать возможность сотрудникам работать интенсивно, не отрываясь на другие дела. Наилучшим днем является среда или четверг, т.к. недельная кривая работоспособности имеет заметный спад в понедельник и пятницу.

Намечая дату совещания, необходимо учитывать реальные возможности подготовки к нему. Дата совещания не должна меняться.

Шестым этапом является подготовка участников совещания. После определения состава участников совещания возникает необходимость в их подготовке. В начале совещания необходимо ознакомить всех собравшихся с целями, предметом, основными вопросами совещания, предложить порядок проведения, оговорить условия работы. Таким образом, каждый участник совещания должен быть заранее проинформирован о тематике и задачах совещания и ознакомлен со всеми нужными материалами.

Седьмой этап включает подготовку доклада и проекта решений. Успех служебного совещания во многом зависит от качества доклада. Его необходимо тщательно готовить.

Доклад -- это краткое основное сообщение, являющееся стержнем совещания и основой его успешной работы. Поэтому поручать это важное дело следует тому, кто не только хорошо знаком с проблемой, но и обладает культурой речи.

Доклад на служебном совещании должен удовлетворять требованиям принципиальности и объективности. Рассказать нужно все, а уж потом сообщить свое мнение и объяснить, на чем оно основано. Излишняя эмоциональность нежелательна.

Для лучшего усвоения обсуждаемого вопроса по ходу доклада рекомендуется использовать иллюстрации.

Проект решения совещания. Важное место в подготовке деловых совещаний занимает составление проекта решения по обсуждаемому вопросу. Обычно проект решения составляется на основе доклада и документов комиссии, готовившей совещание.

Восьмым этапом является подготовка помещения. Помещение для совещания должно обеспечивать нормальные условия для эффективной работы участников совещания. Как правило, совещания проводятся в офисе руководителя. В отдельных случаях целесообразно проводить совещание непосредственно в подразделении, с работой которого связан обсуждаемый вопрос.