Способы вовлечения партнеров в принципиальные переговоры:
1) стороны должны вести переговоры, испытывая готовность доверять другой стороне.
2) каждая сторона должна изъявить готовность поделиться информацией с другой стороной.
3) участники должны продемонстрировать готовность задавать другой стороне конкретные вопросы.
Препятствия на пути:
1.собственные эмоции
2.негативные эмоции партнера по общению
3.скептицизм, относительно предлагаемого соглашения
4.представление партнера о собственной силе
18. ДЕЛОВЫЕ СОВЕЩАНИЯ, СОБРАНИЯ.
Деловое совещание (собрание) - форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями.
Типы совещаний (по характеру проведения):
- диктаторские– главную роль играет руководитель; участники имеют право только задавать вопросы, но не высказывать собственные мнения, дискуссий нет.
- автократические– разновидность диктаторских совещаний; руководитель задает вопросы участникам и выслушивает их ответы; мнения приглашенных не обсуждаются;
- сегрегативные (от лат – отделение)– в обсуждении доклада принимают участие только те, кто назначен руководителем; лица, лишенные возможности высказаться, порой испытывают недоброжелательное отношение к председательствующему и к тем, кому предоставлено слово;
- дискуссионные –происходит свободный обмен мнениями и выработка общего решения, которое может приниматься голосованием с последующим утверждением руководителем; после такого обсуждения руководитель нередко принимает решение без голосования с учетом высказанных мнений и предложений;
- свободные –проводятся без четко сформулированной повестки дня; представляют собой свободный обмен мнениями; принятие решения не обязательно.
В зависимости от управленческих функций различают совещания:
- по планированию(обсуждаются вопросы целеполагания, стратегии и тактики деятельности организации);
- по мотивации труда(рассматриваются проблемы качества деятельности сотрудников, вопросы удовлетворенности персонала, моральное и материальное стимулирование, вопросы дисциплины и др);
- по внутриструктурной организации(обсуждаются вопросы структурирования организации, координации действий структурных подразделений; проблемы делегирования полномочий,вопросы ответственности и др.);
- по контролю за деятельностью работников(обсуждаются результаты той или иной деятельности, достижение поставленных целей, проблемы срывов заданий и пр.).
По тематике совещания бываютадминистративные, технические, кадровые, финансовые, технологические и т.д.
По признаку (цели и задачи):
Проблемноесовещание проводится для того, чтобы найти оптимальное решение обсуждаемых вопросов. На таком совещании, как правило, слушается доклад, задаются вопросы по докладу, проводится его обсуждение и вырабатывается общее решение, которое принимается голосованием. Доклад может быть представлен участникам совещания в письменном виде заранее. Тогда докладчик сразу отвечает на поставленные вопросы.
Инструктивноесовещание созывается с целью доведения до подчиненных распоряжений вышестоящих органов для их оперативного исполнения. На этих совещаниях конкретизируются отдельные положения документа, разъясняются возникающие вопросы, назначаются сроки выполнения заданий, обсуждаются пути и средства их реализации, определяются исполнители.
Оперативное (диспетчерское)позволяет получить информацию снизу вверх о положении в организации. Участники совещания докладывают руководству, как обстоят дела на местах, какие есть проблемы, что требуется для их разрешения и т.п.
Выделяют следующие основные задачи деловых совещаний:
1)Выяснить, проанализировать состояние дела (как выполняется намеченное, что происходит в коллективе ...); обменяться информацией по обсуждаемому вопросу, скоординировать усилия и сделать организационные выводы.
2)Проинформировать коллектив о поисках в решении проблем, о новом опыте и возможностях его внедрения, убедить сотрудников в правильности проводимой хозяйственной политики.
3)Найти коллективное решение проблемы, продуцировать, собрать идеи. Это тип собрания - проблемное, или «мозговая атака».
4)Отобрать и принять конструктивные решения. Это задача собрания - принимающего решения.
5)Дать участникам необходимые знания, повысить их квалификацию.
Этапы подготовки и проведения собрания
| Докоммуникативный этап | Коммуникативный этап | Посткоммуникативный этап |
| 1. Выяснение необходимости совещания. | 1. Вступительное слово председателя. | Анализ собрания |
| 2. Формулировка темы и цели | 2. Обсуждение проблемы (сообщения, беседа или дискуссия) | |
| 3. Разработка повестки дня, проекта решений | 3. Принятие решений (факультативно, не всегда) | |
| 4. Определение и подготовка участников | 4. Итоговый монолог председателя. | |
| 5. Назначение времени и места проведения. |
Поведение участников совещания
- на совещание нельзя опаздывать. Опоздавший человек проявляет неуважение к собравшимся, отвлекает внимание присутствующих, дезорганизует работу совещания. Рекомендуется приходить чуть раньше указанного времени;
- следует удерживаться от замечаний и высказываний, не имеющих отношения к вопросам повестки дня;
- необходимо своевременно представлять имеющуюся информацию. Она должна быть точной, объективной и уместной;
- важно критически оценивать информацию, поступающую в ходе обсуждения; тщательно взвешивать приводимые доводы; отмечать плюсы и минусы выдвинутых положений;
- желательно посмотреть на вопрос с позиции говорящего; уметь уловить то, что сказано «между строк»; понять отношение к проблеме других участников совещания;
- нельзя увлекаться обсуждением какого-либо вопроса со своим соседом. Это создает шум в аудитории, мешает присутствующим участвовать в дискуссии;
- нужно увязывать свои размышления и комментарии с развитием мысли группы, т.е. научиться осмысливать проблему совместно с группой;
- целесообразно стимулировать высказывания коллег, позитивно поддерживать их предложения.
Деловая переписка
Деловая переписка — это важная составляющая всего процесса письменной деловой коммуникации компании, и поэтому данному вопросу следует уделять большое внимание. В понятие деловая переписка входит не просто грамотное составление письма, но и вопросы о соблюдении этики и культуры написания, использования отработанных структурных схем документа, применения установленных правил ведения деловой переписки, стиля и оформления документа.
Стандартное деловое письмо строится по следующему принципу: обращение, преамбула, основной текст, подпись, постскриптум, приложения.
Обращение находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки обращение «Уважаемый» идеально подойдет. Его следует писать с большой буквы и по центру листа. В нашей стране принято обращаться по имени и отчеству. Если вы знаете адресата лично, пишите: «Уважаемый Иван Иванович», если не знаете, тогда «Уважаемый господин Иванов».
Далее – преамбула, первый абзац письма, в котором изложена его цель и причина. Прочитав преамбулу, адресат должен понять суть письма.
Далее следует основной текст письма (2-4 абзаца), где должна быть изложена ситуация, выражены ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен ваш вариант разрешения вопроса.
В заключении вы кратко подводите итоги всего написанного.
Письмо заканчивается стандартными формулировками: «С уважением», «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» плюс подпись (должность, ФИО) адресанта.
Постскриптум (P.S.) редко используется в деловой переписке и служит для сообщения о важном событии, произошедшем после написания письма, или для информации, имеющей лишь косвенное отношение к основному содержанию.
Приложения – необязательное дополнение. Они оформляются на отдельных листах: каждое отдельном листе. Не существует правил их написания.
Наиболее часто в деловой сфере используются следующие виды деловых писем.
Резюме и письмо с просьбой о приеме на работу.
Письмо-заявление об уходе.
Рекомендательное письмо.
Письмо-отказ.
Письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.).
Письмо-напоминание.
Письмо-уведомление.
Письмо-благодарность.
Требования, предъявляемые к деловым письмам следующие:
1. Письмо не должно быть длинным, иначе его будет сложно читать (оптимальный вариант – 1-2 страницы).
2. Письмо должно быть чётким и понятным для восприятия (используются короткие предложения, избегаются непонятные и сложные слова, профессионализмы). Оно не должно содержать ошибок.
3. В письме обязательно должен быть проставлен его номер и дата отправки.
4. Всегда необходимо придерживаться единого стиля письма и не включать в письмо сразу несколько вопросов.
Поэтому при оформлении писем важно соблюдать такие правила:
1. Письма оформляются на бланке организации, который обязательно должен включать полное наименование организации и справочные данные для того, чтобы адресат смог без дополнительных усилий дать Вам ответ.
2. Необходимо помнить о стандартных полях (левое, верхнее и нижнее – не менее 20 мм, правое – не менее 10 мм).
3. В письме обязательно ставятся номер и дата. Если письмо является ответом на какое-либо обращение, желательно делать ссылку на входящее письмо. Номер письма говорит о том, что в организации есть хоть какое-то делопроизводство.
4. Важно правильно оформить адресата письма. Адресатом могут выступать: организация, структурное подразделение, должностное лицо, физическое лицо. Главное правило – указать наименование организации-адресата, должность и фамилию, имя, отчество. Ошибки в написании адресата воспринимаются как неуважение.
5. В письме желательно указать заголовок, отражающий краткое содержание письма, для того, чтобы получатель смог сразу сориентироваться в теме письма.
6. Печать ставится только на гарантийных письмах и на совместных документах, подписанных руководителями организаций.
Правила критики сотрудника
В деловых отношениях критика имеет право на существование. Другое дело -«механизм» ее реализации.
И в этой связи, с учетом международного опыта, сформулированы общие правила критики (этикет критики).
Правила критики: