Описание основных этапов деловой игры

На первом этапе (продолжительность – 10 минут) преподаватель информирует студентов о цели и задачах деловой игры. Участники (студенты) разделяются на рабочие группы, определяют круг вопросов для обсуждения на служебном совещании и распределяют между собой роли в рабочей группе, например:

- руководитель организации (директор, генеральный директор);

- заместители руководителя;

- начальники структурных подразделений;

- председатель и секретарь совещания;

- выступающие и др.

Для обсуждения на служебном совещании рекомендуется не более трех вопросов.

Результат первого этапа деловой игры:

- распределение участников по рабочим группам и по ролям,

- принятие решения о проведении служебного совещания,

- перечень вопросов для обсуждения на служебном совещании.

Во время второго этапа деловой игры (20 минут) реализуется подготовительный этап служебного совещания, началом которого является признание целесообразности проведения служебного совещания. Как только решение о проведении служебного совещания принять, необходима его тщательная подготовка. Подготовку служебного совещания следует строить так, чтобы наилучшим образом была решена основная задача, ради которой оно проводится. Подготовка к проведению служебного совещания в рабочих группах во время деловой игры включает следующие действия:

- формирование и оформление повестки дня,

- определение задач совещания, его продолжительности, даты и времени начала (объявление, извещение);

- определение состава участников (список участников), их оповещение;

- определение примерного регламента работы,

- подготовка доклада и проекта решения,

- предварительная подготовка участников и помещения.

Бланки документов, образующихся в процессе подготовки служебного совещания, приведены в Приложениях 3-9.

Результат второго этапа деловой игры:

- повестка дня служебного совещания (Приложение 3);

- список участников служебного совещания (Приложение 4);

- текст объявления (и/или телефонограммы) о проведении служебного совещания (Приложения 5, 6);

- примерный регламент проведения служебного совещания (Приложение 7);

- доклад (информационное сообщение организатора служебного совещания);

- информационно-справочные материалы по вопросам повестки дня служебного совещания;

- проект решения служебного совещания (Приложение 8);

Третий этап деловой игры (продолжительность – 45-50 минут) включает актуализируемый и итоговый этапы служебного совещания. Задачи рабочих групп на данном этапе:

- проведение служебного совещания с использованием пакета документов, подготовленных на предыдущем этапе,

- протоколирование хода служебного совещания,

- анализ результатов служебного совещания и

- разработка механизмов реализации принятых решений .

Участники деловой игры в своих рабочих группах выполняют следующие действия:

- выборы председателя (ведущего) служебного совещания;

- ведение протокола служебного совещания (Приложение 9);

- утверждение регламента служебного совещания;

- выступление/заслушивание докладчика и содокладчиков (если существует необходимость в их сообщениях к докладу);

- обсуждение доклада в выступлениях сотрудников организации (участников рабочей группы);

- принятие решения по обсуждаемой проблеме на основе голосования;

- анализ результатов служебного совещания;

- разработка механизмов реализации принятых решений;

- доведение принятых решений до исполнителей.

Для анализа результатов служебного совещания и подведения итогов после совещания участникам рабочих групп необходимо ответить на следующие вопросы.

1. Был ли правильно подобран состав участников делового совещания?

2. Правильно ли участники совещания расположились в пространстве относительно друг друга?

3. Были ли заинтересованы участники в предмете обсуждения?

4. Возникали ли по ходу совещания спонтанные, плохо управляемые стратегии решения проблем?

5. Возникли ли у участников совещания противоречия между индивидуальными и групповыми целями?

6. Была ли дискуссия конструктивной или она шла хаотично, беспредметно, некорректно?

7. Возникали ли между участниками совещания противоречия, конфликты, если да, то что послужило поводом, причиной?

8. Время было потрачено на поиск причин и виновных или на поиск конструктивных решений?

Служебные совещания проводятся рабочими группами поочередно. Другие участники деловой игры в это время выступают экспертами. Они наблюдают за действиями участников служебного совещания и заполняют оценочные листы (Приложения 10-12). Продолжительность проведения служебного совещания каждой рабочей группой составляет 15-20 минут при участии в деловой игре трех рабочих групп[1].

Результат третьего этапа деловой игры:

- протокол служебного совещания (Приложение 9);

- заполненные оценочные листы (Приложения 10-12).

В ходе четвертого этапа деловой игры (продолжительность – 10-15 минут) участники вместе с преподавателем подводят итоги деловой игры, анализируют и оценивают результаты проделанной работы.