Исправления, версии, примечания

РАБОТА СО СТИЛЯМИ

В отличие от таких документов как письма, платежные поручения, научные статьи и т. д. есть документы, которые имеют большой объём. Для таких документов характерно наличие таких элементов оформления как оглавление, предметный указатель, колонтитулы, нумерация заголовков и рисунков (таблиц, формул) и задание ссылок на них.

Для форматирования элементов таких документов необходимо использование стилей. Это позволит автоматизировать настройку параметров оформления однотипных элементов, а также обеспечить идентичность их форматирования. Благодаря стилям, при необходимости можно быстро задать другой вид оформления документа, изменив отдельные стили.10

Создание стиля

Выбрать команду Формат / Стиль. Откроется окно диалога “Стиль”.

1. Нажать кнопку Создать. Откроется окно диалога “Создание стиля”.

2. В поле Имя введите имя нового стиля, основываясь на приведенных ниже правилах. Имя стиля может содержать до 253 символов, включая любые символы, кроме:

3. обратной наклонной черты (\);

4. фигурных скобок ({});

5. точки с запятой (;);

6. запятые могут использоваться только в качестве символов, разделяющих несколько имен одного стиля.

7. В поле Основан на стиле указать один из стандартных или пользовательских стилей.

8. В зависимости от того, создается ли стиль абзаца или символа выбрать из списка Стиль соответствующую опцию.

9. Выбрать из списка Стиль следующего абзаца требуемый стиль.

10. Открыть меню Формат нажатием одноименной кнопки.

11. Выбрать параметры форматирования, которые надо внести в создаваемый стиль (шрифт, формат абзаца, табуляция, обрамление и т.д.).

12. Сделав требуемые установки, нажать OK.

13. В разделе “Описание” окна диалога “Создание стиля” проверить установленные параметры стиля и нажать Применить. MS Word отформатирует абзац, в котором установлен курсор, только что созданным стилем.

СОЗДАНИЕ ОГЛАВЛЕНИЯ

Автоматизированное создание оглавления обычно основано на использовании стилей заголовков (Заголовок1 (Heading 1),..., Заголовок9- (Heading9)). Поэтому при форматировании документа следует назначить соответствующие стили тем заголовкам, которые предусматривается включить в состав оглавления. Стили заголовков разделов (глав), подразделов, пунктов, подпунктов и т. д. следует назначать в порядке возрастания цифр в составе наименований соответствующих стилей.

Наглядное представление о внешнем виде создаваемого оглавления можно получить в режиме Структура (Outline). В этом режиме удобно определять, какие уровни заголовков следует учитывать при создании оглавления. По умолчанию учитываются заголовки первых трех уровней. При меньшем числе уровней оглавление может быть неинформативным, при большем — может оказаться слишком громоздким.

Кроме стилей заголовков, оглавление может использовать и другие стили, например, Название (Caption), ВерхКолонтитул (Header), НижКолонтитул (Footer) и даже Обычный (Normal). В оглавлении им можно назначать произвольный уровень в диапазоне от 1 до 9.

Создание оглавления выполняется с помощью вкладки Оглавление (Table of Contents) диалогового окна Оглавление и указатели (Index and Tables). Вызов окна выполняется командой Оглавление и указатели... (Index and Tables...) меню Вставка (Insert) [3,4].

Рисунок 3.1 Диалоговое окно «оглавление и указатели»

В результате будет выполнено автоматическое создание оглавления, возможный вид которого показан на рис. 3.3.

По умолчанию в поле Уровень: (ТОС Level:) элементам оглавления со стилями Заголовок1 (Headingl), Заголовок2 (Heading2) и Заголовок3 (Heading3) назначены значения 1, 2 и 3 соответственно.

ИСПРАВЛЕНИЯ, ВЕРСИИ, ПРИМЕЧАНИЯ

4.1 Исправления

Работа с большими документами, как правило, носит коллективный характер и продолжается достаточно долго. Рассмотрим важные средства эффективной работы с большим документом – исправления, версии, примечания**

Исправленияпозволяют отслеживать те изменения, которые делаются в документе. Каждый удаленный или добавленный фрагмент текста помечается датой, временем и инициалами автора. Пометки исправлений фактически фиксируют протокол правки документа.

Версии позволяют фиксировать определенные состояния документа в процессе работы над ним. Даже если документ не содержит пометки исправлений, их можно создать, сравнив текущую версию документа с исходной.

Примечания позволяют добавлять вопросы и замечания к тексту которые отображаются в специальном окне. Примечания не искажают исходный текст, а только присоединяются к документу. Каждое примечание помечается инициалами автора [2,4].

Работа с исправлениями

Средства для выполнения исправлений позволяют увидеть, какие исправления внесены в документ. Если несколько человек просматривают документ, то можно отмечать эти исправления разным цветом текста. Чтобы использовать указанные средства и сделать исправления видимыми, необходимо выбрать команду “Сервис, Исправления, Выделить исправления”. Появится диалоговое окно “Исправления”. Чтобы добавить отметки исправлений, нужно установить флажок “Записывать исправления” и щелкнуть по кнопке “ОК”. По умолчанию введенный текст подчеркивается, а удаленный текст зачеркивается, все исправления отмечаются на полях вертикальной линией.

Чтобы принять исправления и удалить отметки исправлений из документа, необходимо выбрать команду “Сервис, Исправления, Принять/Отклонить исправления” и щелкнуть по кнопке “Принять все”. Чтобы отказаться от всех исправлений, внесенных в документ, надо щелкнуть по кнопке “Отказ от всех”. Чтобы просмотреть каждое исправление, нужно щелкнуть по кнопке “Найти”. Возможно использование соответствующих кнопок на панели инструментов Рецензирование

Рисунок 4.4.1 Панель инструментов «Рецензирование»

В документе выделяется исправление, при этом в диалоговом окне “Просмотр исправлений” в секции “Описание” выводится описание данного исправления. Для того чтобы принять исправление, необходимо нажать кнопку “Принять”, в противном случае — кнопку “Отказаться”. С помощью кнопок “Найти” можно перемещаться от исправлений к исправлению как вперед по документу, так и назад. По окончании работы с исправлениями нужно нажать кнопку “Закрыть”, чтобы вернуться к работе со всем документом.

Если над документом работают несколько человек, то каждый из них может сохранить свою версию документа под другим именем (не выделяя своих исправлений). Чтобы просмотреть исправления, внесенные каждым пользователем, можно открыть исходный файл, затем выбрать команду “Сервис, Исправления, Сравнить версии” и выделить все версии файла.

[1]*Все изменения будут выведены описанным выше способом. Чтобы их просмотреть, следует воспользоваться приведенными ранее инструкциями.

4.2 Сохранение нескольких версий документа

В предыдущих версиях Microsoft Word для сохранения различных версий файла использовалась команда “Сохранить как”. В Word 97 появилась возможность сохранить разные версии документа в одном файле. Такая функция позволяет просматривать предыдущие версии документа, и, что особенно ценно, видеть, кто и когда вносил исправления. Можно настроить Word таким образом, что он будет автоматически сохранять версию документа при закрытии файла. Чтобы сохранить текущую версию документа необходимо:

1. Выбрать команду “Файл, Версии”.

2. Нажать кнопку “Сохранить”.

3. В текстовом поле “Заметки к версии”ввести те комментарии, которые относятся для данной версии документа.

4. Для сохранения текущей версии документа нажать кнопку “ОК”.

После сохранения нескольких версий документа в одном файле может потребоваться сохранение одной версии в отдельном файле.

При сохранении нескольких версий документа в одном файле проводится его архивация. Невозможно изменить сохраненную версию документа. Если впоследствии может возникнуть необходимость исправлений в ранней версии файла, то следует делать копии файла в отдельных файлах с помощью команды “Файл, сохранить как”.

Если нужно составить список лиц, вносивших изменения, и зафиксировать время правки, то следует установить автоматическое сохранение версии при закрытии документа. Для этого необходимо выбрать команду “Файл, Версии”, установить флажок “Автоматически сохранять версию при закрытии” и нажать кнопку “Закрыть”. Теперь при каждом сохранении файла Word будет автоматически создавать версию документа, а в поле заметок будет записано “Автоматическая версия”.

Если нужно, чтобы Word выполнял сравнение версий документа, то необходимо сохранять версии документа в разных файлах, а затем выбрать команду “Сервис, Исправления, Сравнить версии”, что описано ранее.

4.3 Работа с примечаниями

Исправления полезны для отслеживания изменений в документе, а примечания предназначены для присоединения комментариев к документу. Примечания е печатаются вместе с документом, если только об этом не указано специально.

Таблица 1 Работа с примичаниями

Работа с примечаниями	Операции
Вставка примечаний	Вставка – Примечание
Изменение примечания	Щелкните в выноске примечания, которое требуется изменить. Внесите в текст нужные изменения.
Удаление примечаний	Выделить знак примечания в документе (иначе удаление не произойдет) и нажать клавишу delete
Удаление всех примечаний	Выполнить команду Правка – заменить; Нажать кнопку Специальный; Выбрать из списка элемент Символ примечания в поле Найти, а поле Заменить не оставьте пустым; Нажмите кнопку Заменить все – все примечания будут удалены.
Поиск примечаний	Найти знак определенного примечания можно с помощью, например, панели инструментов Рецензирование, на которое имеются кнопки Предыдущее замечание и Следующее примечание.