Брошурування текстових документів

КИЇВСЬКА ДЕРЖАВНА АКАДЕМІЯ ВОДНОГО ТРАНСПОРТУ

Ім. гетьмана П. Конашевича-Сагайдачного

МЕТОДИЧНІ ВКАЗІВКИ

з оформлення дипломних робіт

Затверджено на засіданні кафедри

природничих і технічних

дисциплін.

Протокол № 4 від 19.01.2005р.

Київ - 2005

Методичні вказівки з оформлення дипломних, магістерських робіт студентів спеціальностей «Менеджмент організацій», «Облік і аудит», «Правознавство» усіх форм навчання / Укладач: доц., к.т.н. Лопатюк С.П.– К.: КДАВТ, 2005

Зміст

Загальні вимоги
Нумерація сторінок
Нумерація розділів, підрозділів
Оформлення ілюстрацій
Правила написання формул
Побудова таблиць
Список літератури
Примітки
Виноски
Оформлення додатків
Брошурування текстових документів
Література

Загальні вимоги

В разі виконання дипломної роботи за допомогою текстового редактора на ПЕОМ вимоги до оформлення відповідають стандарту ДСТУ 3008-95 (“Документація. Звіти в галузі науки и техніки”).

Для набору тексту рекомендується використовувати шрифт 14 (або 12) через півтора інтервали, із розрахунку не більше 40 рядків на сторінці. При цьому необхідно встановити такі відступи: верхнє, ліве і нижнє поля – не менше 20 мм, праве поле – не менше 10 мм.

Структурні елементи “Зміст”, “Вступ”, “Висновки”, “Список літератури” не нумерують.

Заголовки структурних елементів і заголовки розділів розміщують в центрі рядка і друкують прописними (великими) літерами без крапки в кінці.

Заголовки підрозділів, пунктів і підпунктів розпочинають з абзацу і друкують маленькими літерами, без крапки в кінці.

Абзацний відступ повинний бути однаковим і дорівнює 5 знакам.

Якщо заголовок містить 2 речення, їх розділяють крапкою. Переноси слів не дозволяються.

Відстань між заголовком і текстом до нього і після нього дорівнює двом рядкам. Відстань між рядками заголовка – півтора інтервали. Не можна розміщувати найменування розділу і підрозділу, пункту і підпункту в нижній частині сторінки, якщо після нього міститься тільки один рядок тексту.

Нумерація сторінок

Сторінки нумерують арабськими цифрами, дотримуючись наскрізної нумерації для всього тексту. Номер проставляють в верхньому правому куті сторінки без крапки в кінці (крайня права позиція верхнього колонтитулу).

Титульний лист включають в загальну нумерацію, але номер на ньому не проставляють.

Ілюстрації і таблиці, розташовані на окремих сторінках, включають в загальну нумерацію.

Нумерація розділів, підрозділів, пунктів і підпунктів

Розділи, підрозділи, пункти, підпункти необхідно нумерувати арабськими цифрами. Номер підрозділу складається із номера розділу і порядкового номера підрозділу, розділених крапкою.

Номер пункту складається з номера розділу і порядкового номера пункту, або з номера розділу, порядкового номера підрозділу і порядкового номера пункту, розділених крапкою.

Оформлення ілюстрацій

Ілюстрації (рисунки, графіки, схеми, діаграми, фотознімки) необхідно розміщувати безпосередньо після тексту, де вони згадуються вперше, або на наступній сторінці. Фотографії, розміром менші формату А4, повинні бути наклеєні на листи пояснювальної записки. На всі ілюстрації повинні бути посилання.

Ілюстрацію позначають словом “Рисунок” з номером і розміщують під ілюстрацією.

Нумерація ілюстрацій робиться в межах розділу арабськими цифрами. Номер ілюстрації складається із номера розділу і порядкового номера, які поділяються крапкою, наприклад: рис. 2.2, рис. 4.3 тощо.

Ілюстрації можуть мати найменування і пояснювальні дані (текст під рисунком). Найменування розміщують під ілюстрацією, як і пояснювальні дані, наприклад, “Рисунок 3.2 – Структура випуску продукції”.

Посилання у тексті пояснювальної записки на ілюстрації подають на зразок “... надані на рис. 1.2” або “... показані на рис. 1.3”. Посилання на ілюстрації, які йдуть попереду, дають із скороченим словом "дивись", наприклад, (див. рис. 1.1).

Правила написання формул

Формули у пояснювальній записці записують у літерному вигляді. За символи треба приймати позначення згідно державним стандартам. Значення символів і числових коефіцієнтів, які входять у формулу, повинні бути наведені безпосередньо під формулою. Значення кожного символу пишеться з нового рядка у тій послідовності, у якій вони наведені у формулі. Якщо у формулі є дріб, то спочатку позначають значення символу у чисельнику, а потім у знаменнику. Перший рядок повинен починатися із слова "де" без двокрапок після нього.

Приклад тексту і формули:

«Загальні річні витрати визначаються формулою:

, (3.1)

де C - собівартість річної програми;

E - нормативний коефіцієнт ефективності капітальних витрат;

С_е - річні витрати в експлуатації (амортизаційні відрахування і додаткові експлуатаційні витрати)».

Вище і нижче формули необхідно залишати не менше одного вільного рядка. Якщо формула не вміщується в один рядок, вона повинна бути перенесена на другий рядок після знака дорівнює (=) або після знака плюс (+), мінус (-), множення (·), ділення (/). Знак, на котрому зроблено перенос формули, пишеться два рази: у кінці першого рядка і на початку другого.

Усі формули нумерують арабськими цифрами в межах розділу. Номер формули складається із номера розділу і порядкового номера формули, які поділені крапкою. Номер розміщують праворуч листа у круглих дужках на рівні формули в крайньому правому положенні рядка. Посилання у тексті на номер формул дають у дужках, наприклад, “..... у формулі (1.5)”.

Побудова таблиць

У вигляді таблиць оформлюється, як правило, цифровий матеріал. Таблиці розміщують по можливості ближче до тексту, у котрому роблять на них посилання, або розміщують у додатку. Ліворуч у верхньому куті таблиці розміщують підпис “Таблиця” з позначкою номера, наприклад: “Таблиця 1.1”. Крапка після номера таблиці не ставиться. Таблиці нумеруються арабськими цифрами. Номер таблиці складається із номера розділу і порядкового номера, які поділяються крапкою. Таблиці кожного додатку позначають окремою нумерацією арабськими цифрами з додаванням перед цифрою позначення додатку.

На всі таблиці у тексті повинні бути посилання, при цьому слово “Таблиця” у тексті пишеться повністю з відповідним номером.

Таблиці можуть мати тематичні заголовки.

Заголовок записується таким чином “Таблиця 1.1 - Фінансові показники роботи судноплавної компанії”

Основними елементами таблиці є :

- головка - верхня частина таблиці;

- рядки - горизонтальні рядки, які розташовані під головкою;

- боковик - частина таблиці ліворуч;

- графи або колонки - частина таблиці праворуч.

Голівка
				8 мм
Боковик		Графи

Голівку таблиці, боковик і графи виконують товстою лінією, рядки (якщо вони кресляться) - тонкою суцільною лінією.

У голівці таблиці розміщують заголовки боковика і граф. При необхідності розміщують і підзаголовки граф.

У рядках боковика розміщують заголовки рядків. Решту рядків використовують для розміщення цифрового матеріалу.

Заголовки записуються із прописної літери. Підзаголовки граф, якщо вони є продовженням заголовків, починаються із маленьких літер. Якщо заголовок має самостійне значення, то він починається із прописної літери.

Графа “№ пор.” у таблицю не входить. При необхідності нумерації показників, параметрів та інших даних у боковику таблиці порядкові номери позначають попереду їх найменування.

Діагональний поділ головки неможливий.

При переносі таблиці на другий лист головку таблиці повторюють і над нею позначають слово “Продовження таблиці 1.4”. Тематичний заголовок у цьому випадку розміщують тільки над першою частиною таблиці.

Якщо у боковику записано найменування у кілька рядків, то записи, які розміщені у один рядок у суміжних графах, починаються на рівні останнього рядка. У решті випадків записи починаються на рівні першого рядка.

Розмірність цифрових даних позначають або у заголовках граф (рядків) або над таблицею.

Текст, який повторюється у графі, якщо він складається із двох і більше слів, при першому повторенні замінюють словом “те ж саме”, а у наступних - лапками. Не можна вживати лапки замість цифр, марок, знаків, математичних і хімічних символів, які повторюються.

Приклад оформлення таблиці:

Таблиця 1.1 - Фінансові показники роботи судноплавної компанії

Показники	Роки	Відхилення
1-й	2-й	3-й
Разом доходів, тис. грн. в т.ч.:	114850,7	158615,9		+93358,3
1 Від основної діяльності разом, тис. грн.:				+98065
1.1 від перевезені вантажів разом, тис. грн.				+95406
1.2 від пасажирських перевезень разом, тис. грн. з них:				+2293
- швидкісним флотом				-138
- туристичним флотом				+4297
- здача флоту в оренду				-1866
1.3 демередж				+2549
1.4 інші доходи				+1595
2 позареалізаційні доходи, тис. грн.				-5317
3 від інших видів діяльності, тис. грн.	861,6	574,9		+610,4

Список літератури

Список літератури оформлюють згідно правил, наведених нижче. Бібліографічні описи в переліку посилань подають у порядку, за яким вони вперше згадуються у тексті. Кожна позиція списку повинна бути згадана хоча б один раз в тексті пояснювальної записки. Посилання на джерела необхідно виконувати таким чином: “… в роботах [1–7]…”, “…[4]…”, “… [5, 9–12]…”.

У списку літератури позначають обов'язкові елементи бібліографічних посилань. Такими елементами для книг мають бути:

- основний заголовок книги;

- довідка про автора (прізвище, ім'я та по батькові);

- довідка про повторне видання;

- місце видання;

- видавництво;

- рік видання;

- кількість сторінок.

Основний заголовок книги записують так, як він приведений на титульному листі книги. Додатковий заголовок, наприклад, "Посібник до курсового і дипломного проектування", "Порадник до лабораторних робіт" тощо у бібліографічному посиланні не розміщують.

Довідки про авторів, якщо їх не більше трьох, розміщують, як правило, попереду бібліографічного посилання. При цьому позначають прізвище, ім'я та по батькові одного автора, якщо книга написана одним автором або двох авторів, якщо книга написана двома авторами. Якщо ж книга написана трьома авторами, то позначають прізвище, ім'я та по батькові першого автора з додатком слів "і інші". Можна позначати прізвище, ім'я та по батькові усіх трьох авторів.

Довідку про авторів, якщо їх більше трьох, розміщують, як правило, у бібліографічному посиланні після основного заголовка книги. При цьому позначають не менше трьох авторів з додатком слів "і інші".

Прізвища, ім'я та по батькові інших виконавців записують після основного заголовка книги. Якщо вже позначені основні автори, то інших виконавців записують після них.

Попереду довідки про авторів, якщо вони записані після основного заголовка книги, ставлять знак розподілу (похилу лінію).

Найменування місця видання приводять повністю, за винятком міст:

Москва - М., Ленінград - Л., Санкт-Петербург-СПб, Київ - К., якщо маємо два місця видання, у посиланні позначають обидва .

Рік видання записують арабськими цифрами без слова "рік". Якщо на титульному листі рік видання відсутній, то позначають слова "Ер".

Приклад запису книг із індивідуальними авторами у списку

літератури:

1 Федоренко В. А., Шошин А. Й. ...

До обов'язкових елементів бібліографічного посилання на статтю відносять:

- основний заголовок статті;

- довідка про авторів;

- довідка про видання, у якому надрукована стаття. Попереду

довідки про видання ставлять знак розподілу .- (крапку і тире);

- сторінки видання, на яких розміщена стаття.

Примітки

Примітки наводять в документах, якщо необхідні пояснення або довідкові дані до змісту тексту, таблиць або графічного матеріалу.

Примітки слід розміщувати безпосередньо після текстового, графічного матеріалу або в таблиці, до яких відноситься ця примітка і друкувати з прописної букви з абзацу. Якщо примітка одна, то після слів "Примітка" ставиться тире і примітка друкується з прописної букви. Одну примітку не нумерують. Декілька приміток нумерують по порядку арабськими цифрами. Примітки до таблиці розміщують в кінці таблиці над лінією, яка позначає закінчення таблиці.

Приклад.

Примітка - _________

або

Примітки

1 ______________

2_______________

Виноски

Якщо необхідно пояснювати окремі данні, які наведені в документі, то ці дані слід позначити надстроковими знаками виноски. Виноски в тексті розміщують з абзацу в кінці сторінки, на якій вони позначені, і відділяють від тексту короткою тонкою горизонтальною лінією з лівої сторони, а до даних, що розташовані в таблиці, в кінці таблиці над лінією, що позначає закінчення таблиці.

Знак виноски ставлять безпосередньо після того слова, числа, символу, речення, до якого надається пояснення, і перед текстом пояснення.

Знак виноски виконують арабськими цифрами з дужкою і розміщують на рівні верхнього обрізу шрифту.

Приклад.

Цитата в тексті:”... незважаючи на пріоритетне значення мовних каналів зв’язку між діловими партнерами, ні в якому разі не можна ігнорувати найбільші канали передачі інформації¹⁾ ”.

Відповідне подання виноски:

_____________

¹⁾ Дороніна М.С. Культура спілкування ділових людей: Навчальний посібник. -К.: КМ Асасіетіа, 1998.— С.29

Нумерація виносок повинна бути окремою для кожної сторінки. Допускається замість цифр виконувати виноски зірочками: *.

Використовувати більше як чотири зірочки не рекомендується.

Оформлення додатків

У додатках документів розміщують ілюстрації, таблиці, а також текст допоміжного характеру. Посилання на додатки наводяться у тексті основного документу. Якщо в документі один додаток, то він позначається "Додаток А".

Додатки, як правило, виконують на аркушах формату А4. Допускається оформлювати додатки на аркушах формату АЗ, А4х3, А4х4, А2 та А1 за ГОСТ 2.301.

Текст кожного додатку, при необхідності, може бути розділений на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують в межах кожного додатку. Перед номером ставиться позначення цього додатку.

Кожний додаток повинен починатися з нового листа (сторінки) симетрично тексту словом "ДОДАТОК" прописними літерами. Додаток може мати заголовок, котрий записується з великої літери симетрично тексту.

Додатки помічають літерами, наприклад: "ДОДАТОК А", "ДОДАТОК Б" тощо. Після слова "ДОДАТОК" і заголовка крапка не ставиться.

Нумерація листів документа і додатків, які входять до складу документа, повинна бути наскрізною.

Ілюстрації і таблиці у додатках нумерують у межах кожного додатку, наприклад: “рисунок А.1”, “ таблиця “А.3”.

Іноді додатками до документів можуть бути інші конструкторські документи, наприклад, перелік елементів до принципової схеми.

Брошурування текстових документів

Перед брошуруванням матеріали текстових документів складають у такій послідовності:

§ перший аркуш – титульний;

§ другий аркуш (для дипломної роботи) – завдання на дипломну роботу;

§ наступні аркуші – зміст, розділи дипломної роботи, додатки, якщо вони є.

Першим розділом дипломної роботи є “Вступ”, номер цьому розділу не присвоюється. Далі розташовують основні розділи, позначені відповідними номерами. Останнім розділом є “Висновки”, цьому розділу номер не присвоюють. Потім розміщують “Список літератури” (номер не присвоюють) і наостанок додатки. Всі ці матеріали мають наскрізну нумерацію сторінок.

Література

1. ДСТУ 3008-95. Документація. Звіти в галузі науки і техніки. Структура і правила оформлення. – К.: Держстандарт України, 1995