Тема 2.5 Функциональное назначение, задачи и структура службы документационного обеспечения управления

Модуль 2 Основы документационного обеспечения управления

(часть 1)

Тема 2.1 «Информация» и «документ»: понятия, виды, требования и носители

1. Дайте определение понятиям «информация», «документированная информация», «документирование» и «средства документирования».

2. Что понимается под «носителем документированной информации», виды носителей информации?

3. Каковы требования к управленческой информации?

4. Дайте определение понятиям «документ», «электронный документ», «документация» в соответствии с нормативно-правовыми и нормативными документами РФ. Какие документы являются гибридными документами.

5. Дайте определения понятиям «официальные документы», «реквизит документа». Какие документы относят к управленческим документам и какую роль они играют в организации.

Тема 2.2 Функции, свойства и классификация документов

6. Сформулируйте основную цель документов и какие функции они выполняют.

7. Перечислите три категории свойств документов и дайте характеристику каждой из них.

8. Перечислите виды и способы классификации документов.

Тема 2.3 Документационное обеспечение управления: понятие и составляющие

9. Дайте определение понятиям «дело», «делопроизводство», «документационное обеспечение (управления) (ДОУ)».

10. Дайте определение понятиям «делопроизводственная процедура», «управление документами», «документная система», «система управления документами», «документальный фонд».

11. Дайте определение понятиям «документооборот», «электронный документооборот», «включение документа в систему электронного документооборота».

12. Дайте определение понятиям «юридическая сила» и «юридическая значимость» документа.

13. Что понимается под «достоверностью» документа. Как обеспечить достоверность документов?

14. Что понимается под «аутентичностью» документа. Как обеспечить аутентичность документа?

15. Что понимается под «целостностью» документа. Как обеспечить целостность бумажных документов?

16. Что понимается под «пригодностью для использования» документа. Как обеспечить пригодность для использования бумажных документов?

Модуль 2 Основы документационного обеспечения управления

(часть 2)

Тема 2.4 Особенности управления электронными документами

17. Перечислите компоненты электронного документа. Дайте определение понятиям «контент документа», «метаданные документа», «контекст документа». В чем особенности сохранения контекста документа в бумажном и электронном делопроизводстве?

18. Дайте определение понятиям «электронная подпись», «ключ электронной подписи», «ключ проверки электронной подписи», «средства электронной подписи». Назовите виды электронных подписей. Объясните механизм формирования и проверки усиленной электронной подписи.

19. В чем особенности обеспечения аутентичности и целостности документов, подписанных электронной подписью?

20. Проблемы сохранения контента электронных документов. Дайте определение понятиям «конвертация (конвертирование, конверсия)», «миграция», «обновление носителей».

21. Критерии, которые следует учесть при обеспечении долговременной сохранности электронной информации. Особенности электронных документов, которые необходимо учитывать при организации управления ими:

Тема 2.5 Функциональное назначение, задачи и структура службы документационного обеспечения управления

22. Дайте определение понятию «служба ДОУ». Определите цель и направления деятельности службы ДОУ.

23. Перечислите основные задачи службы ДОУ.

24. Как может называться подразделение, выполняющие функции службы ДОУ. Кто может выполнять функции службы ДОУ в малой организации?

25. Опишите примерную структуру службы ДОУ крупной организации.

26. Каковы функции секретариата?

27. Каковы функции приемной руководителя по работе с обращениями граждан?

28. Каковы функции отдела делопроизводства?

Модуль 3 Направление подготовки «Документоведение и архивоведение»