Тема 5. Документація та інвентаризація, техніка і форми бухгалтерського обліку

5.1 Документація та інвентаризація як елементи методу бухгалтерського обліку. Види документації. Способи перевірки документів.

5.2 Порядок проведення інвентаризації. Оформлення результатів інвентаризації.

5.3 Журнально-ордерна та меморіально-ордерна форми бухгалтерського обліку. Зміст і правила складання журналів за кредитом відповідних рахунків і відомостей до них

5.1 Документація та інвентаризація як елементи методу бухгалтерського обліку. Види документації. Способи перевірки документів

Документація- спосіб первинного спостереження за господарськими операціями та обгрунтовування бухгалтерських записів. До бухгалтерського обліку приймаються тільки правильно заповнені документи.

Підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи, які фіксують факти здійснення операції. Первинні документи складаються безпосередньо під час здійснення операції, а при неможливості – відразу після її закінчення. Для контролю та впорядкування обробки даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Первинні та зведені облікові документи можна складати на паперових та машинних носіях. Обов'язковими реквізитами документів є:

- найменування документу (рахунок-фактура, касовий ордер, податкова накладна);

- дата (число, місяць прописом, рік);

- найменування підприємства, від імені якого складено документ;

- опис, зміст документа (господарської операції), наприклад, найменування, кількість, ціну, одиницю виміру;

- посада осіб, які відповідають за здійснення операції та правильність її оформлення, та їх підписи;

- печатка.

Бухгалтер зобов'язаний перевірити правильність оформлення документів. Існує три види перевірки документів:

1. Правильність з формальної точки зору

2. Арифметична (рахункова)

3. По суті (законність операцій).

Допущені помилки в первинних документах виправляються коректурним способом. Неправильний текст закреслюється однією рискою, щоб було видно попередній текст. Зверху або поряд записується новий текст, пишеться «виправлено», ставиться дата і підпис.

Виправленням не підлягають касові та банківські документи.

Інвентаризація- особливого роду переривчасте, переважно періодичне, документальне спостереження, яке доповнює поточне спостереження. Це спосіб контролю за збереженням власності, який дозволяє привести у відповідність дані обліку з фактичною наявністю ресурсів, виявити невраховані цінності, а також втрати і розкрадання. Під терміном «інвентаризація» розуміються перевірка і оцінка наявності об'єкту контролю, тобто активів та зобов'язань на певну дату.

5.2 Порядок проведення інвентаризації. Оформлення результатів інвентаризації.

Інвентаризація проводиться в обов'язковому порядку:

- перед складанням річної фінансової звітності (але не раніше 01 жовтня звітного року), що встановлено Порядком надання фінансової звітності, затв. Постановою КМУ від 28.02.2000 р. № 419;

- при зміні матеріально відповідальних осіб (на день прийому-передачі справ);

- при встановленні фактів крадіжок і зловживань, псування цінностей (на день встановлення таких фактів);

- після стихійного лиха;

- при переоцінці матеріальних цінностей;

- при реорганізації, передачі структурних підрозділів (оренда, викуп);

- по розпорядженню судово-слідчих органів;

- при ліквідації підприємства.

Порядок проведення інвентаризації регламентується Інструкцією по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів, документів і розрахунків, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 11.08.94 р. № 69. Для проведення інвентаризації створюється спеціальна комісія, до складу якої входить керівник підприємства, головний бухгалтер, матеріально відповідальна особа, представник громадськості. На момент проведення інвентаризації відповідальна особа складає звіт і дає розписку, що всі прибуткові і витратні документи на матеріальні цінності здано в бухгалтерію; цінності, що надійшли, оприбутковувані, а ті, що вибули - списані. До моменту закінчення зняття фактичних залишків в бухгалтерії має бути закінчено обробку всіх документів по оприбуткуванню та витрачанню цінностей, зроблено відповідні записи в облікових регістрах і виведено залишки на день інвентаризації.

Фактична наявність цінностей на день інвентаризації визначається шляхом їх перерахунку, зважування, обміру у присутності матеріально відповідальних осіб, результати фактичної наявності цінностей заносяться в інвентарний опис. Кожну сторінку опису підписують члени комісії.

Для виявлення результату інвентаризації складають звіряльні відомості, в яких виводиться розбіжність фактичної наявності цінностей проти даних бухгалтерського обліку.

Виявлені відхилення регулюються в наступному порядку:

1. Надлишки товарно-матеріальних цінностей підлягають оприбутковуванню (наприклад, Д 28 «Товари» К 71 «Доходи операційної діяльності» на суму надлишків товарів);

2. Нестачі у межах норм природного убутку списуються на витрати за наявності спеціального розрахунку (наприклад, Д 947 «Нестачі і втрати від псування цінностей» К 20 «Виробничі запаси» на суму нестачі);

3. Нестачі понад норми природного убутку, а також втрати при псуванні мають бути відшкодовані робітниками, що визнаються винними у подібних фактах. Якщо винні особи не виявлено, втрати списують за рахунок прибутку, що залишається у розпорядженні підприємства.

Облікові регістри є спеціальними таблицями, пристосованими для реєстрації і угрупування в них даних про наявність засобів і операції з ними, які зафіксовані в первинних документах, для накопичення і зберігання облікової інформації.

В регістрах наперед указуються кореспондуючі рахунки, що полегшує облікову реєстрацію і забезпечує правильне віддзеркалення господарських операцій на рахівницях.

Регістри бухгалтерського обліку класифікуються:

1) за характером бухгалтерських записів:

- систематичні записи - застосовуються для записів господарських операцій в систематизованому вигляді по однорідних ознаках, тобто на бухгалтерських рахунках. Приклад - Головна книга;

- хронологічні - застосовуються для обліку господарських операцій в календарному порядку їх здійснення і оформлення. Приклад - Касова книга;

- комбіновані - в них відображається систематичні і хронологічні записи. Приклад - Журнал-ордер;

2) за змістом:

- синтетичні (господарські операції відображаються в узагальненому вигляді й лише у вартісному виразі);

- аналітичні (кожна господарська операція записується з необхідною повнотою в двох показниках (вартісному і натуральному) і супроводиться текстом пояснення);

3) на вигляд:

- бухгалтерські книги, які застосовуються для систематичних і хронологічних записів (Головна книга);

- картки, які застосовуються для обліку основних засобів і товарно-матеріальних цінностей;

- відомості, які відкриваються до журналів-ордерів для отримання додаткової інформації по господарських операціях.