Понятие архивного описания

1. Под описанием документов и дел понимается:

ü процесс создания вторичной документной информации путем переработки первичной, содержащейся в документах, информации;

ü раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения поиска и использования документов.

ü Описание производится на уровне фонда, единицы хранения, документа.

Основными принципами описания являются:

ü соответствие описания первичному архивному документу;

ü взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уров­ней описания;

ü недублированность информации всех уровней описания. Информационными характеристиками при описании являются:

ü название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

ü название структурной части;

ü индекс дела по номенклатуре дел;

ü заголовок дела;

ü аннотация;

ü крайние даты документов;

ü количество листов в единице хранения;

ü архивный шифр.

К элементам описания относятся:

ü информация по идентификации — название фонда, заголовок единицы хранения, документа, поисковые данные, объем еди­ницы описания (фонд, единица хранения, документ), крайние даты, вид носителя информации;

ü информация по истории образования и хранения — история фондообразователя и история фонда;

ü информация о составе и содержании — сведения о составе и содержании документов фонда, сведения о содержании единицы хранения и документа;

ü информация об условиях доступа и использования — условия дос­тупа, авторские права, условия репродуцирования и использо­вания, язык документа, физические характеристики, наличие научно-справочного аппарата, подлинность/копийность доку­мента, внешние особенности;

ü дополнительная информация — местонахождение оригиналов и копий, библиография.

Описание на уровне фонда, единицы измерения документа

Описание на уровне фонда включает:

ü название фонда;

ü справочные данные;

ü поисковые данные, характеристика фонда;

ü информацию по истории фондообразователя и фонда;

ü аннотацию;

ü библиографию;

ü условия доступа и использования.

Описание на уровне единицы хранения предполагает:

ü название фонда;

ü название структурной части фондообразователя;

ü справочные данные;

ü вид носителя информации;

ü условия доступа и использования;

ü заголовок, в необходимых случаях с аннотацией.

Описание на уровне документа включает:

ü заголовок — вид документа, автор, адресат, вопрос или предмет, событие, факт, имя, определяющее содержание документа, мест­ность, дата;

ü справочные данные — поисковые данные;

ü вид носителя информации;

ü условия доступа и использования.

Заголовок, название фонда, единицы хранения, документа должны быть краткими, точными, грамотными.

В простом заголовке должны быть отражены:

ü вид дела, вид, разновидность документа;

ü автор;

ü корреспондент;

ü предмет, вопрос;

ü местность;

ü дата;

ü подлинность, копийность.

Возможны обобщенные и сложные заголовки, составленные из элементов простых заголовков.

При описании дел и документов личного происхождения учитываются следующие информационные характеристики:

ü фамилия, имя, отчество фондообразователя;

ü заголовок дела;

ü крайние даты документов;

ü количество листов;

ü архивный шифр.

При описании можно составлять первичные описательные кар­точки, на основании которых в дальнейшем может вестись вся работа по созданию научно-справочного аппарата архива.

Вопрос 30. Информатизация архивного дела

Понятие информатизации

Информатизацией называется организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптималь­ных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресур­сов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов.

Основные документы, регулирующие вопросы информатизации в архивном деле

В архивной системе Федеральная архивная служба РФ опреде­ляет политику информатизации в области архивного дела, ор­ганизует создание отраслевых и межотраслевых информацион­ных сетей и баз данных.

Информатизация осуществляется на основании следующих документов:

ü Концепция информатизации архивного дела в России, принятая Росархивом в 1995 г.;

ü Регламент государственного учета документов Архивного фон­да РФ, принятый Росархивом в 1997 г.

В соответствии с ними принята единая система информатиза­ции архивного дела в России.

Под информатизацией архивного дела понимается процесс усовершенствования технологий обработки архивных документов путем внедрения в архивное дело теоретических и прикладных разработок информатики, а также использования в работе ар­хивов компьютерной техники и программного обеспечения.

Объекты информатизации

Объектами информатизации являются:

ü комплектование архива;

ü экспертиза ценности документов;

ü создание и ведение информационно-поисковых архивных справочников;

ü учет документов архива и контроль за их сохранностью;

ü создание страхового фонда и фонда пользования документами;

ü информационно-справочная работа и контроль за исполнением запросов потребителей;

ü контроль за делопроизводством и участие во внедрении автоматизированной системы делопроизводства и электронного документооборота.

В условиях всеобщей компьютеризации, формирования государственного и мирового информационного пространства информатизация архивного дела приобретает особую значимость.

Цели информатизации

Основные цели информатизации:

ü развитие рациональной системы формирования, обеспечения сохранности, всестороннего использования, защиты Архивного фонда РФ;

ü создание информационно-поисковых баз данных, электронных копий архивных документов с возможностью удаленного доступа к ним через телекоммуникационные сети и системы;

ü формирование автоматизированных учетных и научно-спра­вочных документов межархивного и общеотраолевого уровня.

Основные направления информатизации:

ü организация учета документов Архивного фонда РФ;

ü учет фондообразователей, информационная поддержка определе­ния состава документов, подлежащих хранению в госархивах;

ü совершенствование использования документов путем организа­ции запросов на архивную информацию, совершенствования процессов поиска, выбора, предоставления и копирования до­кументов, учета выдачи дел потребителям, составления и вы­дачи архивных справок, использования документов;

ü формирование страхового фонда и фонда пользования;

ü проведение в архивах научно-исследовательских и методических работ, создание путем использования информационных техноло­гий баз данных, содержащих копии документов, сборники архив­ных документов, справочно-информационные издания;

ü автоматизация организационно-управленческих функций архивов.

Принципы информатизации

Принципы информатизации:

ü преемственность по отношению к традиционной системе государственного учета и научно-справочного аппарата к докумен­там Архивного фонда РФ, контроля за обеспечением сохран­ности и учета использования документов;

ü преемственность в развитии автоматизированных архивных технологии;

ü системность в реализации технологических и информацион­ных решений как отдельного архива, так и группы архивов, формирование их единого программно-технического комплек­са, единой базы данных в масштабе Росархива;

ü внутриотраслевая унификация методов описания, представле­ния, передачи и обработки данных в электронной форме в рамках основных направлений деятельности архивов;

ü взаимосвязь с информационными системами фондообразователей и потребителей, с внеотраслевыми системами передачи данных.

Информационные системы

Базовыми информационными системами архивов являются:

ü Архивный фонд — для госархивов;

ü Архив организации — для ведомственных архивов.

Информационные системы решают задачи комплектования, учета, обеспечения сохранности, создания научно-справочного аппа­рата, использования документов в автоматизированном режиме.

Этапы организации внедрения информационных технологий:

ü изучение делопроизводства и документооборота фондообразователя или направления работы архива, подлежащего информа­тизации;

ü разработка технического задания;

ü поиск соответствующего программного продукта и фирмы — системного интегратора;

ü заключение договора с фирмой, обеспечение ее техническим заданием;

ü создание, установка, адаптация программы;

ü сертификация и регистрация программного продукта;

ü поддержка и обслуживание системы.

Содержание базы данных архивов

В обязательные реквизиты базы данных, четкий перечень полей которой утверждается Росархивом, входят:

ü название учитываемой базы;

ü ее объем;

ü характеристика содержания информации;

ü перечень источников данных;

ü крайние даты введенных документов;

ü даты начала и завершения или отметка о продолжении, базы данных;

ü формат представления данных;

ü правовой статус базы данных;

ü полный перечень полей базы данных с их идентификаторами, спецификацией и пояснениями по их содержанию.

Перечень реквизитов базы данных составляется сначала по всему архиву, затем — по фонду, затем - по единице хранения, далее — по отдельному документу. Его преемственность тради­ционным учетным и научно-справочным документам реализу­ется использованием их основных реквизитов. Ввод данных осуществляется на основе обычных документов и в соответст­вии с ними. Возможно дублирование баз данных традицион­ными и машиночитаемыми документами. Оперативные внесе­ния изменений в базу данных осуществляются ежегодно по итогам года.

Базы данных могут содержать:

ü архивные документы;

ü учетные документы;

ü научно-справочный аппарат.

Это облегчает поиск необходимых документов в архиве.

Архивные документы вводятся в базу данных исходя из их наибольшей запрашиваемости потребителями или в результате выявления и введения их сотрудниками архива. Обязательным элементом вводимых в базу архивных документов являются ключевые слова — термины, характеризующие в обобщенном и сжатом виде содержание объекта описания. Обязательными ви­дами ключевых слов являются тематика, персоналии, география.

Результатами поиска документов в базе данных могут быть текстовый файл или распечатка текста документа.

Формой выдачи результатов поиска могут быть номера доку­ментов, библиографические описания, рефераты или полные тек­сты документов.

При выборе программ для базы данных наиболее приемлемой является разработанная ЮНЕСКО специально для библиотек и ар­хивов программа CPS/ISIS. Она позволяет:

ü вводить новые записи в имеющиеся базы данных;

ü модифицировать, корректировать, удалять имеющиеся записи:

ü автоматически создавать и поддерживать файлы быстрого дос­тупа;

ü осуществлять поиск записей по их содержимому;

ü сортировать записи в любой последовательности, выдавать их на дисплей и печатающее устройство в соответствии с требо­ваниями пользователей;

ü печатать электронные каталоги или указатели с глубиной сортировки до 4 уровней;

ü развивать специализированные прикладные программы и подключать их к автоматизированным информационно-поисковым архивным системам, используя интегрированные средства про­граммирования.