Отработка финальной презентации

Подготовка выступлений на научных боях (Science Slam)

I. Особенности публичных выступлений о науке

Смысл любого публичного выступления заключается в передаче аудитории информации, идей, ценностей, эмоций. Science Slam отличается от лекционных мероприятий и конференций совокупностью трех элементов: спикеров, аудитории и атмосферы. Все эти факторы необходимо учитывать при подготовке к выступлениям.

· спикеры

Не все спикеры, принимающие участие в Science Slam, умеют выступать перед публикой, а это значит, что процесс подготовки требует серьезной предварительной работы.

Ученые привыкли к научным докладам, долгим заседаниям и большому потоку информации. Поэтому, помимо технической работы над презентацией, необходимо уделить дополнительное внимание форме выступления, работе с мотивацией и эмоциональным фоном спикеров.

· аудитория

Информация о содержании выступлений спикеров неизвестна зрителям до начала мероприятия. Все, что они знают – это тема выступления и научная область слэмера. Следовательно, аудитория собирается не на содержание конкретного выступления какого-то спикера, а на потенциальный интерес к событию в целом. Главной задачей здесь будет не информировать аудиторию чем-то, а, скорее, увлечь наукой - сделать так, чтобы посетители с головой, интересом и энтузиазмом погрузились в сферу, о которой раньше могли даже не слышать.

· атмосфера

Атмосфера на Science Slam максимально неформальна: такой она и должна быть в баре. С одной стороны, подобная атмосфера позволяет чувствовать себя на сцене гораздо раскованнее и свободнее, с другой стороны - она создает дополнительные "шумы", связанные с поведением аудитории (хождение по залу, общение, использование бара и т.п.). Потому необходимо, чтобы слэмеры могли работать с вниманием аудитории хотя бы на минимально уровне.

II. Методы работы со слэмерами

Профессиональная деформация ученых становится основой для следующих презентационных ошибок:

• «зомби-речь»: монотонное неэмоциональное прочтение ранее заученного текста.
• желание представить специфический и сложный материал максимально подробно
• боязнь потерять в научной составляющей доклада
• отсутствие эффективной структуры
• отсутствие ключевой идеи выступления

С самого начала необходимо сформировать у слэмера правильное понимание и отношение к выступлению и стоящим перед ним задачам, и поддерживать мотивацию к выступлению в процессе работы со спикером. Для этого необходимо рассказать о реальных целях выступления, о том, как важно "зацепить" аудиторию. Очень важно разобраться в том, о чем пойдет речь в выступлении и четко выделить основную идею: что слэмер хочет сказать аудитории, какую идею, мысль или ценность донести.

Среди общих правил и методов работы: важно иметь четкий регламент и фиксировать результаты каждой встречи и отправлять спикеру, вне зависимости от того, какие записи делал сам слэмер.

Практика так же показывает, что необходимо максимально получать обратную связь от спикера относительно всех вносимых в процессе работы изменениях, создавать ощущение совместно принятых решений, а не пытаться перекраивать ролевую модель спикера.

III. Методы построения выступления

Мы предлагаем следующий алгоритм по подготовке слэмера к выступлению.

Определение направления

Вначале мы просим спикера рассказать свою презентацию, как если бы ему пришлось выступать прямо сейчас. Можно сразу сделать вывод о наличии структуры и основной мысли, ролевой модели спикера. Чтобы укрепить собственное понимание, полезно

· просить спикера объяснить сложные моменты презентации просто, сформулировать по-другому.

· предлагать варианты ярких метафор и аналогий к приведенному материалу и тестировать их на правильность.

· задавать открытые вопросы

Когда существует общее понимание и произведена оценка спикера, необходимо сформулировать основную мысль и посыл выступления. В этом могут помочь такие вопросы, как:

• что бы ты рассказал, если бы у тебя было всего 40 секунд вместо 20 минут?
• что принесут эти исследования для человека в будущем (через 20-50-100 лет?)
• что ты хочешь рассказать, на что мотивировать аудиторию?
• как изменится мир благодаря твоей работе?

Основное послание речи может видоизменяться в процессе работы со спикером, но очень важно сформулировать его на первом этапе. Вы должны выделить Большую Идею, которая будет напрямую беспокоить/воодушевлять и касаться каждого слушателя и, что не менее важно, будет искренне вдохновлять самого слэмера.

Работа со структурой

На следующем этапе мы ставим своей целью структурировать исходный материал. Это необходимо сделать на двух уровнях:

• Вступление и заключение

Вступление не должно быть шаблонным, запрещайте участникам начинать с унылого «Здравствуйте, меня зовут…». Во вступительной части очень хорошо ставить проблематику, говорить о вещах, которые могут коснуться каждого, "нагнетать атмосферу". Эмоционально заряженное вступление создает мощный импульс для слушателей и усиливает воспринимаемую ценность спикера и его выступления. Заключение так же должно быть связано с общими ценностями, жизнями слушателей или перспективами прогресса.

• Основное содержание

Выбор типы структуры зависит от контекста и темы выступления. В любом случае, самое важное, чтобы выступление не было слишком перегружено информацией, и все его части логично вытекали друг из друга. Пример классической структуры:

1. постановка проблема

2. развитие проблемы

3. предмет исследований

4. методика исследований

5. полученные результаты

6. влияние результатов на жизнь

Работа с формой

· Слайды

Основное правило: создание слайдов начинается не с компьютерной программы, а с идей. Необходимо добиваться того, чтобы каждый слайд был максимально эффективным методом визуализации конкретной идеи. Сначала вы формулируете идеи и послания, а потом думаете со спикером, как его визуализировать, и нужен ли слайд для этой информации. Два основных вопросы для спикеров в этой части: "Какую мысль передает этот слайд? Насколько он помогает транслировать мысль лучше, чем текст?"

· Истории и метафоры

Эти мощнейшие инструменты контроля аудитории обязательно должны использоваться. Придумывайте метафоры, аналогии и истории, когда основной материал готов. Важно не навязывать свои решения, а "вытягивать" их из спикера - они должны нравиться ему самому

· Репетиция

Прогон готового материала и качественная обратная связь по всем основным критериям выступления нужно повторять до того момента, пока выступление не понравится как организаторам, там и самому спикеру.

Работа с презентацией

С учетом общей атмосферы события презентации спикеров должны отвечать двум критериям- они должны быть понятными и интересными.

Подход каждого спикера может быть индивидуальным, но общие принципы эстетики и гармонии должны присутствовать в любой презентации.

· Никакого текста

Слайды, целиком состоящие из текста, отправляются прямиком в корзину. Вместо этого текст перерабатывается, из него выделяется главная идея, которая визуализируется с помощью рисунков, фотографий, схем, графиков.

· Яркие образы

При использовании визуальных изображений в презентации, следует подбирать их в хорошем качестве. Для этого в инструментах поиска google или Яндекс выбираются соответствующие настройки ("большие"). Еще лучше – пользоваться фотостоками, такими как flickr или SXC.

Нужно исключить из визуального ряда шаблонные и клипартовские картинки, выбирая оригинальные рисунки. Например, вместо запроса "сотрудничество" и выбора рисунка с абстрактным рукопожатием, следует подумать, в каком виде может выражаться сотрудничество (например, фото футбольной команды).

Для большего визуального эффекта картинку стоит растягивать на весь экран, чтобы не оставалось пустых белых полей. Картинка в данном случае служит и сообщением, и фоном. В случае необходимости размещения нескольких картинок на слайде, следует обращать внимание на общую гармоничность слайда. Формат картинок должен быть идентичным - рисунки или оба квадратные, или оба прямоугольные, или оба горизонтальные, или вертикальные. При этом должна соблюдаться равноудаленность объектов от центра, полей или друг друга. При этом выбранный стиль размещения картинок должен сохраняться для всей презентации.

Для того, чтобы правильно использовать цвета в презентации – выбирайте готовые сочетания здесь: http://www.colourlovers.com/

• Понятные схемы и графики

Слайды с графиками или схемами и фразой: "Как видно из этого графика..." отправляется в корзину вслед за слайдом с текстом.

Ни график, ни схема ничего сами по себе не говорят. Более того, часто они перегружены дополнительной "специальной" информацией, которая только отвлекает внимание аудитории от основного содержание. Поэтому при использовании схем и графиков следует их предварительно упростить, убрав все лишнее и оставив только главные значения и смыслы. Вдобавок можно отдельно увеличить главную цифру графика, чтобы все поняли "динамику роста с финальными показателями", а не "детальные колебания по минутам в контрольный период".

Выбор программ для создания презентации так же остается за вами, основные: PowerPoint, Keynote, SlideRocket, Prezi, PowToon

Таймлайн

Процесс подготовки спикеров следует разделить на четыре этапа. Учитывая, что после каждого этапа необходимо корректировать содержание, процесс подготовки может длиться 3-4 недели.

Первичное обсуждение

Спикер рассказывает все, о чем бы хотел рассказать на выступлении. Желательно, чтобы уже была визуальная презентация, которую в процессе можно было бы корректировать. Обсуждение выступления, вопросы, комментарии. Упрощение выступления. Генерирование основных идей, образов, метафор.

Доработка содержания

Выступление спикера с подготовленной презентацией. Проверка соответствия временному регламенту. Дополнительные корректировки: добавление новых визуальных образов и метафор, устранение лишней "перегружающей" информации.

Отработка финальной презентации

Выступление спикера по всем правилам события - представление спикера, регламентированное время, демонстрация презентации, вопросы. Дополнительная отработка некоторых формулировок и ударных фраз, расстановка дополнительных акцентов.

Выступление на месте

Пробное короткое выступление на сцене перед основным событием. Проверка работы проектора, клиента и микрофона. Возможность походить по сцене - почувствовать свои ощущения. Выступление может быть на пару минут о том, почему спикер занимается этим исследование, для того, чтобы спикер комфортно почувствовал себя на сцене и начал получать удовольствие от процесса, забыв про волнение. Продолжительность около 5-10 минут. Непосредственно перед выступлением можно собрать всех спикеров в одной комнате, рассказать им о значимости того, чем они занимаются, мотивировать и зарядить на выступление.