Глава 1. приступая к работе: что нужно знать об архивных документах и архивах

ГЛАВА 3. ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ

СОСТАВУ НА АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ……………………………… 48

Определение сроков хранения документов по личному составу ………49

Порядок оформления личного дела при передаче его

на архивное хранение…………………………………………………………..50

Немного об экспертизе ценности дел по личному составу и

составлении годовых разделов описи 53

Подготовка документов по личному составу ликвидируемых организаций к передаче на архивное хранение………………………………………………..55

Добровольная ликвидация организации………………………………………56

Принудительная ликвидация организации……………………………………59

ГЛАВА 5. СОХРАНЯЯ ДОКУМЕНТЫ: СОСТАВ ОСНОВНЫХ ТРЕБОВАНИЙ. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ АРХИВА………………………………………………………………………..61

Выбор помещения для архива ………………………………………………...61

Факторы разрушения документов и меры предотвращения

их воздействию…………………………………………………………………62

Материально-техническое оснащение архива………………………………...70

Источники и литература………………………………………………………76

ПРЕДИСЛОВИЕ

Развитие архивного дела приобретает все большую актуальность для всех предприятий, независимо от их форм собственности. Речь идет не только о тех, кто давно существует на рынке труда и уже успел накопить достаточный массив документов, требующих передачи на архивное хранение, но и «молодых» организациях, чей бизнес находится на стадии становления. Отличительной особенностью архивного документа является повышение со временем его информационной, исторической и научно-практической ценности. Кроме того, современное законодательство налагает особую ответственность на организации и предприятия за сохранность отдельных категорий документов, в первую очередь, по личному составу.

Раскрытие вопроса о приобретении особой значимости архивы, архивного дела для предприятий было бы неполным без указания на существующие «проблемные» аспекты: это нехватка человеческих, материально-технических ресурсов, наконец, отсутствие свободных площадей, необходимых для организации хранения документов на бумажной основе.

В настоящем учебно-методическом пособии освещены вопросы, имеющие особую практическую значимость при работе с архивными документами на бумажной основе: нормативно-правовое регулирование архивной деятельности негосударственных предприятий, организация передачи дел на архивное хранение структурными подразделениями, а также передача документов и дел по личному составу ликвидированных предприятий на архивное хранение, материально-техническое обеспечение архива, обеспечение сохранности документов и дел. В конце каждого раздела представлены вопросы и задания, систематическое выполнение которых поможет максимально усвоить пройденный материал.

Приложение на CD диске содержит максимально полный перечень законодательных и нормативно-правовых актов, относящихся к аспектам архивного дела и работы архива (архивного отдела) предприятий государственной и негосударственной форм собственности.

Задания в рабочей тетради, при условии их систематического выполнения, будут способствовать совершенствованию практических навыков при работе с архивными делами и документами.

Материал пособия не является исчерпывающим, и не затрагивает всех аспектов архивоведения и архивного дела, однако наедятся, что представленная информация поможет в будущем организовать работу с архивными документами на желаемом уровне.

Пособие предлагается вниманию студентам гуманитарных направлений («Документоведение и архивоведение», «Экономика», «Управление персоналом» и т.д.), а также специалистам, ответственным за организацию делопроизводства и работы архива.

«?» - вопросы, помеченные этим знаком, помогают актуализировать уже знакомую информацию по аспектам организации делопроизводства, так или иначе связанным с архивным хранением документов

«!» - следует обратить особое внимание

«*» выполнение задания при необходимости

Ноябрь 2013

ГЛАВА 1. ПРИСТУПАЯ К РАБОТЕ: ЧТО НУЖНО ЗНАТЬ ОБ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТАХ И АРХИВАХ

Виды и комплексы документов отличаются друг от друга. Одни документы используются длительное время для справочно-информационной работы, другие, наоборот, очень быстро утрачивают свою значимость. Срок «активной жизни» документа недолог – он составляет, как правило, один делопроизводственный год, равный календарному. После указанного срока документ остается еще на один-два года на оперативном хранении, и затем передается в архив организации (учреждения), либо по результатам экспертизы ценности документов уничтожается. Весь документальный массив, переданный на архивное хранение, будет востребован в будущем. Поэтому главным отличием архивного документа от находящегося на оперативном («офисном») хранении будет свойство его информации, которая, в свою очередь, носит ретроспективный характер.

Слово архив в переводе с греческого archeion или латинского archivum означает «присутственное место». Слово «архив» вошло в употребление эпоху Петра I. С 1720 года архивы в качестве обязательных подразделений стали создаваться при коллегиях, вводилась и новая должность – архивариус. В настоящее время под архивом понимается учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов [2, ст.3].