В действующем российском законодательстве, регулирующем сферу архивного дела, указаны следующие определения, попадающие под общие понятия «архивные документы»:
- архивный документ –материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства;
- документы по личному составу– архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
- документ Архивного фонда Российской Федерации– архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению;
- особо ценный документ– документ Архивного фонда Российской Федерации, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении которого установлен особый режим учета, хранения и использования;
- уникальный документ– особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и (или) автографичности;
- архивный фонд– совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
- Архивная коллекция - это совокупность отдельных документов, образовавшихся в процессе деятельности различных фондообразователей и объединенных по одному или нескольким признакам.
- архивный фонд Российской Федерации– исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению. [3]
Архивный фонд РФ делится на государственную и негосударственную части. Государственную часть составляют архивные фонды и архивные документы , являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью республик в составе РФ, краев, областей, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью.Негосударственную часть составляют архивные фонды и архивные документы, которые представляют собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность и находятся в собственности общественных объединений и организаций, в частной собственности, религиозных организаций с момента отделения церкви от государства, действующих на территории РФ. Организация хранения документов в пределах архивного фонда выглядит следующим образом:
Схема 1. Классификация архивных документов и дел АФ РФ по срокам хранения
| Архивный фонд Российской Федерации | |
| Ведомственные (частные) архивы | |
| Архивы Федеральной архивной службы | |
| Архивы Федеральной архивной службы | |
| В собственности государства | |
В свою очередь, архивы делятся на государственные, ведомственные, муниципальные и негосударственные.
- государственный архив – это федеральное государственное учреждение, создаваемое Правительством РФ, или государственное учреждение субъекта РФ, создаваемое органом государственной власти субъекта Российской Федерации, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
- муниципальный архив – это структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое этим органом, которые осуществляют хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов;
- ведомственные архивы – структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив. Выделяют следующие виды архивов ведомств: центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, центральный отраслевой архив, объединенный архив, архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.[3]
«!»Документы ведомственного архива (архива предприятия) не входят в состав Государственного архивного фонда, но являются источниками его комплектования
Негосударственный архив– архив, созданный негосударственным юридическим или физическим лицом.
В зависимости от состава документации, хранящейся в архиве, может быть создан архив управленческой документации, научно-технический архив, аудиовизуальный архив или архив документации на электронных носителях.
Классификация документов в пределах архива, независимо от его вида, будет выглядеть так:
Схема 2. Классификация документов в пределах архива
