Использование электронной цифровой подписи в системе DIRECTUM

Возможность подписывать документы электронной цифровой подписью (ЭЦП) позволяет во многих случаях (например, во внутреннем документообороте) заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа после его подписания.

ЭЦП в электронном документе, действующем внутри организации, равнозначна собственноручной подписи на бумажном документе при одновременном соблюдении следующих условий.

1. Сертификат ключа подписи, относящийся к этой ЭЦП, не утратил силу (не отозван) на момент
подписания электронного документа.

2. Подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе.

3. ЭЦП используется в соответствии с установленными в организации правами подписи документов.

Ответственность за попытку подделки и использования чужой ЭЦП равнозначна попытке подделки подписи и печати на бумажном документе.

Возможность и порядок использования в организации ЭЦП должны быть закреплены во внутренних нормативных документах. Одним из таких документов может быть «Положение об электронном документообороте». Целью данного документа должна быть регламентация основ применения в организации документов в электронной форме с использованием корпоративной системы электронного документооборота (СЭД) и приравнивание статуса ЭЦП электронного документа к подписи бумажного документа.

Владельцем сертификата ключа подписи может являться любой пользователь СЭД, для этого ему должен быть сгенерирован и установлен ключ ЭЦП.

Изготовление (генерация) сертификатов ключей подписей осуществляется сотрудником удостоверяющего центра на основании распоряжения, оформленного в установленном порядке. Роль удостоверяющего центра организации обычно выполняет отдел информационных технологий (ИВЦ), наделенный соответствующими полномочиями и ответственностью.

Особенности подписания электронных документов:

• подписать ЭЦП можно любую версию документа;

• одну версию могут подписать несколько человек;

• подписываемая версия документа не должна быть ранее подписана текущим пользователем при
помощи одного и того же сертификата и от одного и того же лица;

• ЭЦП на документы можно ставить в проводнике системы, окне связанных документов, окне
результатов поиска, в окне состояния документа, а также в поле вложения в карточке задачи и
задания.

Условия для возможности подписания версии документа:

• документ не должен быть ни кем открыт для редактирования;

• пользователь должен иметь сертификат цифровой подписи (полученный у администратора),
установленный на его компьютер;

• для подписания версии документа утверждающей подписью пользователь должен иметь права на
подписание данного вида документов;

• пользователь должен иметь права на изменение или полные права на документ.

Подписание версии электронного документа

Для того чтобы подписать документ или группу документов, нужно после выделения нужного документа/документов воспользоваться одним из способов:

• главное меню Действия/Подписать документ;

• контекстное меню Подписать;

• кнопка на панели инструментов "%.

В открывшемся окне нужно будет указать подписываемую версию документа и сертификат, которым производится подпись.

Просмотр информации о наличии ЭЦП у документа

Просмотр информации о подписях документа осуществляется следующими способами:

• главное меню Действия/Информация о подписях;

• контекстное меню Информация о подписях;

• кнопка на панели инструментов.

При этом открывается окно с информацией о подписях для каждой версии электронного

документа.

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА

1. В общую папку (Share folder) на сервере следует расположить файл документа Word с названием
«Пресс-релиз. Внедрение DIRECTUM.doc»

2. Создать новый документ Word с видом электронного документа «Досье» и шаблоном «Общий
шаблон документа для Word» в папке «Избранное». Дать наименование по типу: «Досье на
<организация>/<сотрудник>» (например, «Досье на ООО DIRECTUM/Слушатель!»). Набрать в
документе небольшой текст и сохранить документ.

3. Создать в папке «Избранное» документ из файла «Пресс-релиз. Внедрение DIRECTUM.DOC» (файл
находится в папке, указанной преподавателем). Указать вид электронного документа: «Новость,
пресс-релиз», проверить приложение-редактор: «Microsoft Word», Дать наименование документу:
«Пресс-релиз. Внедрение DIRECTUM».

4. Для документа, созданного в пункте 2, создать новую версию. В примечаниях к версии записать
«учтены замечания руководства». В тексте созданной версии сделать изменения. Сохранить версию.

5. Проверить стадию жизненного цикла документа, созданного в пункте 2, изменить стадию
жизненного цикла документа на «Действующий». Посмотреть схему жизненного цикла данного
документа.

6. На документы, созданные в пунктах 1 и 2, назначить права доступа на просмотр для всех
пользователей (не открывая карточку электронного документа).

7. Найти в справочной системе по DIRECTUM описание импорта документа: раздел «Общие
положения по импорту документа».

8. Дать права на просмотр документа, созданного в пункте 1, группе пользователей
«Делопроизводители», и дать права на изменение группе «Руководство».

9. Скопировать документ, созданный в пункте 1. Изменить название организации, на которую
заводится досье. Назначить на скопированный документ полные права доступа для всех
пользователей.

10.Удалить скопированный документ.

11.Экспортировать без блокировки документ, созданный в пункте 2. В проводнике Windows открыть и
изменить текст экспортированного документа. Импортировать выписанный документ с созданием
новой версии. В примечании к версии указать «Редактировался вне системы».

12.Экспортировать документ, созданный в пункте 1 с блокировкой. Можно ли изменить права доступа
к документу и его название? Можно ли внести изменения в текст документа? Разблокировать этот

документ.

13.Подписать ЭЦП последнюю версию документа, созданного в пункте 2, согласующей подписью.
Можно ли изменить текст подписанной версии? Посмотреть информацию о цифровых подписях
документа. Подписать ЭЦП последнюю версию документа, созданного в пункте 2, утверждающей
подписью. Просмотреть информацию о цифровых подписях документа.

14.Удалить одну из версий документа, созданного в пункте 2.

ВОПРОСЫ ДЛЯ ПРОВЕРКИ

1. Перечислите способы создания документов в системе DIRECTUM.

2. Какие есть типы прав доступа? Какие ограничения действий есть для каждого из типов прав
доступа?

3. Для чего создаются версии документов? Текст какой версии будет содержать в себе новая версия?

4. Можно ли для разных версий документа назначить разные права доступа?

5. могут ли несколько пользователей одновременно редактировать один и тот же документ в системе
DIRECTUM? Карточку электронного документа и текст одной из версий? Одну и ту же версию
электронного документа?

6. Вам необходимо в выходные поработать с документом (внести некоторые поправки в текст), причем
Вы хотите быть уверены, что за это время никто не изменит его (ни через Web-доступ, ни из офиса).
Как поступить?

7. Если документ Вам больше не нужен в папке «Избранное», что следует удалить: ссылку на него или
сам документ?

8. Как быстрее заполнить поле типа «Справочник» нужным значением?

9. Вы создали новый документ. Какой тип прав доступа следует выбрать для пользователя Снегирева,
если он будет назначать исполнителей по документу и, следовательно, должен изменять список
пользователей, имеющих доступ к данному документу?

10.Как изменить наименование документа?

11.Какими правами на документы и задачи замещаемого обладает замещающий?

12.В DIRECTUM есть документ. Он имеет 5 версий. Вы хотите удалить предпоследнюю (четвертую)
версию документа. Как это сделать?

13.Вам по электронной почте пришло письмо с вложенным документом Word. Вы открыли письмо и
хотите сохранить этот документ в DIRECTUM. Что Вам необходимо сделать?

14.Как узнать количество и размер версий документа?

15.Какие параметры можно изменить в окне «Состояние документа»?

16.В DIRECTUM есть документ. Он имеет 4 версии. Вы хотите создать новую версию документа на
основе второй версии. Можно ли это сделать?

17.Для чего нужна электронная цифровая подпись? Какие типы подписей бывают?

18.Ваш предыдущий сеанс работы был завершен некорректно и редактируемый Вами документ не
успел сохраниться в хранилище. Что можно сделать с его локальной копией при следующем
открытии проводника системы?

19.В чем отличие шифрования на основе сертификатов от шифрования с паролем?

20.Вы нашли документ и скопировали ссылку на него в папку "Избранное". Известно, что он находится
и в других папках. Изменится ли документ в других папках, если Вы его отредактируете?

21.Как узнать, кто удалил документ?

22.В папку "Избранное" системы DIRECTUM Вы поместили ссылку на документ, который до этого
создали из файла с локального диска своего компьютера. Что произойдет, если Вы удалите файл с
локального диска?

23.Какие состояния могут иметь версии электронного документа? ^;

24.Зависит ли стадия жизненного цикла электронного документа от состояния его версий? Каким
образом можно изменить стадию жизненного цикла электронного документа? Всегда ли это можно

сделать?