Использование современных информационных технологий в организации делопроизводства. Системы электронного документооборота и электронной цифровой подписи
Для любой организации вопросы оптимизации документооборота и контроля обработки информации имеют ключевое значение. По оценкам экспертов на работу с документами приходится тратить до 40% трудовых ресурсов и до 15% доходов.
Развитие и широкое применение информационных и коммуникационных технологий позволяют полностью модернизировать процессы традиционного делопроизводства. В связи с этим уже стали привычными такие термины и определения, используемые в сфере управления документами, как электронный документ и электронный документооборот.
Электронный документ – документ в электронном виде с реквизитами, позволяющими установить его целостность и подлинность. Электронный документ состоит из двух неотъемлемых частей: общей и особенной. Общая часть электронного документа состоит из информации, составляющей содержание документа. Особенная часть электронного документа состоит из одной или нескольких электронных цифровых подписей, а также может содержать дополнительные данные, необходимые для проверки электронных цифровых подписей и идентификации электронного документа, которые устанавливаются техническими нормативными правовыми актами.
Электронный документооборот – это совокупность автоматизированных документационных процессов, связанных с различными видами обработки электронных документов, выполняемые посредством систем электронного документооборота и охватывающих полный жизненный цикл документа или его отдельные этапы.
Потребность в эффективном управлении электронными документами привела к необходимости применения систем электронного документооборота(далее – CЭД.)
СЭД – автоматизированная информационная система в государственном органе или иной государственной организации, обеспечивающая обмен документами без использования бумажных носителей с применением электронной цифровой подписи (далее ЭЦП) и включающая программно-технические средства для обработки, хранения, передачи и защиты электронного документа.
ЭЦП – последовательность символов, являющаяся реквизитом электронного документа и предназначенная для подтверждения его целостности и подлинности.
ЭЦП предназначена для:
§ удостоверения информации, составляющей общую часть электронного документа;
§ подтверждения целостности и подлинности электронного документа.
В Республике Беларусь приняты решения о полномасштабном внедрении электронного документооборота, позволяющего обмениваться организационно-распорядительными документами между всеми государственными органами и организациями. Предусмотрен поэтапный переход на электронный документооборот.
Уже введены в эксплуатацию две услуги электронного документооборота, где реализованы функции взаимодействия с системой межведомственного электронного документооборота (СМДО) и электронной почтой MailGov. Данная услуга предназначена для автоматизации документооборота и архивного хранения документов организаций посредством построения системы электронного документооборота (СЭД) на базе компонентов и модулей СЭД «Делопроизводство», «Архивное дело» и «Обращения граждан».
Проект СМДО осуществляется с целью:
улучшения информационного взаимодействия государственных органов Республики Беларусь;
повышения эффективности использования разрозненных информационных ресурсов;
повышения оперативности принятия управленческих решений;
перехода от бумажного документооборота к электронному.
Функции оператора межведомственных информационных систем, в том числе систем электронного документооборота осуществляет Национальный центр электронных услуг (НЦЭУ).
Развитие СМДО предполагает расширение ее функциональности и списка абонентов системы до 7000 из числа государственных органов, предприятий и учреждений Республики Беларусь. Использование современных технологий делопроизводства стало одним из главных факторов в повышении эффективности процесса управления. Результатом этих тенденций стало появление новой концепции государственного управления – концепции электронного правительства, которая призвана не только повысить эффективность работы государственного аппарата, но и изменить отношения государства и граждан в условиях глобального Информационного общества. Электронное правительство – это система электронного документооборота государственного управления, основанная на автоматизации всей совокупности управленческих процессов в масштабах Республики.
Республика Беларусь намерена войти в тридцатку ведущих стран мира по индексу развития электронного правительства – таков целевой показатель Национальной программы ускоренного развития услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий на 2011–2015 годы. Цель программы – переход к электронному общению государства с гражданами и бизнесом, что позволит выполнять административные процедуры проще, быстрее и дешевле.