Организационное обеспечение электронной цифровой подписи. Правовое обеспечение электронной цифровой подписи

Электронная цифровая подпись - вид аналога собственноручной подписи физического лица (уполномоченного представителя юридического лица). В последнее время Электронная цифровая подпись все активнее используется для замены рукописной подписи, подтверждающей подлинность того или иного документа. Ею могут заверяться всевозможные электронные документы, начиная с различных сообщений и кончая контрактами. Электронная цифровая подпись применяется также для контроля доступа к особо важной информации. Основными требованиями, предъявляемыми к Электронно цифровой подписи, являются высокая сложность фальсификации и простота проверки.

Подделать Электронно-цифровую подпись невозможно - это требует огромного количества вычислений, которые не могут быть реализованы при современном уровне математики и вычислительной техники за приемлемое время, то есть пока информация, содержащаяся в подписанном документе, сохраняет актуальность. Дополнительная защита от подделки обеспечивается сертификацией Удостоверяющим центром открытого ключа подписи.

С использованием Электронно-цифровой подписи работа по схеме "разработка проекта в электронном виде - создание бумажной копии для подписи - пересылка бумажной копии с подписью - рассмотрение бумажной копии - перенос ее в электронном виде на компьютер" уходит в прошлое.

Microsoft Outlook как средство автоматизации рабочего места. Основные компоненты Microsoft Outlook.

Microsoft Outlook — персональный информационный менеджер с функциями почтового клиента и Groupware компании Майкрософт, входящий в пакет офисных программ Microsoft Office.

Помимо функций почтового клиента для работы с электронной почтой, Microsoft Outlook является полноценным органайзером, предоставляющим функции календаря, планировщика задач, записной книжки и менеджера контактов. Кроме того, Outlook позволяет отслеживать работу с документами пакета Microsoft Office для автоматического составления дневника работы.

Outlook может использоваться как отдельное приложение, так и выступать в роли клиента для почтового сервера Microsoft Exchange Server, что предоставляет дополнительные функции для совместной работы пользователей одной организации: общие почтовые ящики, папки задач, календари, конференции, планирование и резервирование времени общих встреч, согласование документов. Microsoft Outlook и Microsoft Exchange Server являются платформой для организации документооборота, так как они обеспечены системой разработки пользовательских плагинов и скриптов, с помощью которых возможно программирование дополнительных функций документооборота (и не только документооборота), не предусмотренных в стандартной поставке.

Приемы работы с документами Outlook.

Дневник выполняет функции средства автоматического отслеживания событий, происходящих в среде Outlook и других приложений Microsoft Office. Однако, в него можно заносить любые сведения, которые сочтет нужным пользователь, — хоть почасовую хронологию собственной жизни. Автоматически отслеживать и фиксировать допустимо действия со следующими элементами Outlook:

· с сообщениями электронной почты;

· с приглашениями на собрания, в том числе и сетевые;

· с ответами на приглашения;

· с уведомлениями об отмене собраний;

· с поручениями;

· с отчетами о поручениях.

Если пользователь посчитает необходимым, можно в дневнике автоматически учитывать работу с документами, созданными в приложениях Microsoft Office: Access, Excel, PowerPoint, Word — и в других программах, совместимых с Microsoft Office. При этом в дневник заносятся сведения о родительском приложении документа, его название, дата каждого сеанса работы над документом, время начала сеанса работы и его продолжительность. Если разработка документа была задана как поручение какому-либо лицу, имеющемуся в списке контактов, то автоматически указывается имя данного лица и категория, к которой оно относится (к примеру, Подчиненные).

Организуя работу в локальной сети, руководитель подразделения может постоянно отслеживать ее ход и быть уверенным в том, что ситуация находится под контролем. Ориентация предприятий на электронный документооборот при децентрализованной системе принятия решений приводит к тому, что большие проекты порождают множество документов, с которыми одновременно работает большое число людей. В этом случае без помощи такой программы, как Outlook, практически невозможно всегда знать реальное состояние дел по каждому документу. Используя программу Outlook, руководитель предприятия может полноценно организовать работу и контролировать ее этапы. Особенно ярко эффективность Outlook проявляется при работе в локальной сети под управлением операционных систем Windows NT или Windows 2000 с использованием сервера Microsoft Exchange Server.