Особенности деловой беседы

Деловая беседа - это форма делового общения между партнерами с целью обсуждения или решения конкретной проблемы. В систему подготовки деловой беседы входит:

Планирование - предварительный анализ участников, темы и ситуаций; подробный план подготовки к беседе..

Оперативная подготовка - сбор материалов, отбор и систематизация материалов, рабочий план, разработка основной части беседы; начало и окончание беседы. Тренировка - мысленная репетиция, устная репетиция. Структура деловой беседы:

Начало беседы. Задачи: установление контакта с собеседниками, создание приятной атмосферы для беседы, привлечение внимания, пробуждение интереса к беседе, если необходимо - «перехват» инициативы.

Передача информации. Этапы: обсуждение проблемы, передача информации, закрепление информации и обозначение нового направления информирования. Рекомендуется вместо того, чтобы давать чему-либо оценку, применять соответствующую технику вопросов в целях перехода от монолога к диалогу. Основными элементами фазы передачи информации являются: постановка вопросов: закрытых, открытых, риторических, переломных, вопросов на размышление, выслушивание, изучение реакций собеседников, передача информации собеседнику.

Аргументирование. Доказательная аргументация, когда мы хотим что-то доказать или обосновать. Контраргументация, с помощью которой мы опровергаем тезисы и утверждения собеседника. В любом случае необходимо тщательное изучение всех фактов и сведений, которые будут использованы в ходе аргументирования. Необходимо исключить взаимные противоречия. Формулировать ясные и логически верные заключения.

Принятие решений. Основные задачи, которые решаются в конце беседы:

1. Достижение основной или в самом неблагоприятном случае

2. запасной альтернативной цели.

3. Обеспечение благоприятной атмосферы в конце беседы.

4. Стимулирование нашего собеседника к выполнению намеченных действий.

5. Поддержание в случае необходимости в дальнейшем контактов с собеседниками и их коллегами.

6. Составление как можно более полного резюме беседы, понятного для всех присутствующих, с четко выделенными основными выводами.

ПРАКТИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ДЛЯ

ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ БЕСЕД

· заранее написать план беседы, отработать наиболее важные формулировки;

· применять положение психологии о периодическом воздействии на собеседника в ходе беседы, а именно: неблагоприятные моменты и факты чередовать с благоприятными; начало и конец - положительные фазы ведения беседы;

· постоянно помнить о движущих мотивах собеседника: его ожиданиях, преимуществах, которые он добивается посредством этой беседы; его позиции; его желании самоутвердиться; его чувстве справедливости; его самолюбии;

· при любой возможности использовать личный контакт. Избегать присутствия незаинтересованных и лишних лиц;

· самое большое внимание уделять ясному, краткому и понятному изложению;

· употреблять не очень длинные, но и не слишком короткие предложения;

· никогда, ни в какой ситуации не быть не вежливым и безвкусным;

· облегчать собеседнику « да - ответ»;

· избегать задавать вопросы, на которые собеседник может ответить «нет»;

· вникать в сущность изложения;

· дать фундаментальные объяснения позиции в каждом случае, когда собеседник с ней не соглашается;

· никогда не относиться к другим с пренебрежением;

· говорить комплименты умеренно;

· думать в «Вы - стиле»;

· всегда ,когда есть возможность, признавать правоту собеседника;

· избегать пустой риторики;

· избегать профессионального жаргона (если собеседник - представитель другой профессии);

· всегда быть тактичным;

· избегать обходных путей, прямо идти к цели;

· отказаться от ведения шаблонных бесед;

· работать над развитием собственного стиля ведения беседы;

· повторять в беседе основные мысли собеседника;

· следить за логичностью своих мыслей и высказываний;

· избегать удаления от предмета беседы и попутных отступлений;

· облегчить собеседнику ответы на ваши вопросы;

· выражаться убедительно и в оптимистической манере;

· избегать превосходной степени сравнения.

ОПРОВЕРЖЕНИЕ

Опровержение - это обоснование ложности какого-либо утверждения или отрицания. В процессе опровержения доказывается, что из-за нарушений правил умозаключения и правил доказательства, а, следовательно, из-за нарушения законов логики противник допустил те или иные логические ошибки или просчеты. Опровержение делится на три вида: опровержение демонстрации, аргументов, тезиса. Каждый вид делится в свою очередь на несколько способов.

ОПРОВЕРЖЕНИЕ ДЕМОНСТРАЦИИ

Указывается на нарушение закона тождества, ссылка на возникшую у противника ошибку «от сказанного в относительном смысле к сказанному безотносительно», «смешение смысла собирательного со смыслом разделительным».

ОПРОВЕРЖЕНИЕ АРГУМЕНТОВ

· доказывается, что хотя аргументы противника истинны, из них не вытекает его тезис (ссылка на ошибку не вытекает);

· доказывается, что аргументы противника не обоснованы (ссылка на ошибку предвосхищение основания;

· доказывается ложность аргументов противника (ссылка на ошибку основное заблуждение);

· доказывается, что обоснованием для тезиса являются аргументы, а обоснованием аргументов - тезис (ссылка на ошибку порочного круга);

· доказывается, что из аргументов противника вытекает следствие, противоречащее его тезису; (сведение к абсурду аргумента);

· доказывается совместимость аргументов противника с тезисом, против которого он выступает;

· указывается на неоднозначность истолкования аргументов.

ОПРОВЕРЖЕНИЕ ТЕЗИСА

· доказывается, что противник обосновал не тот тезис, который он сформулировал сначала ( ссылка на ошибку подмена тезиса);

· указывается неточность формулировки тезиса ( ссылка на ошибку: кто слишком многое доказывает, тот ничего не доказывает);

· доказывается антитезис, т.е. суждение, противоречащее суждению противника.

· доказывается, что из тезиса противника вытекает следствие, противоречащее действительности (сведение к абсурду тезиса);

· доказывается совместимость утверждения противника с тезисом, против которого он выступает.

ДИСКУССИЯ И ПОЛЕМИКА

То, что называют общим именем «спор», имеет много разновидностей и вариантов. Два основных из них - дискуссия и полемика.

Дискуссия - одна из важнейших форм коммуникации. Метод решения спорных проблем и своеобразный способ познания. Она позволяет лучше понять то, что не является в полной мере ясным и не нашло еще убедительного обоснования. И если даже участники дискуссии не приходят в итоге к согласию, они определенно достигают в ходе дискуссии лучшего взаимопонимания. Польза дискуссии еще в том, что она уменьшает момент субъективности. Убеждениям отдельного человека или группы людей она сообщает общую поддержку и тем самым, определенную обоснованность.

Дискуссия представляет собой серию утверждений, по очереди высказываемых несколькими лицами, общающимися между собой. Заявления участников дискуссии должны относиться к одному и тому же предмету или теме. Это придает общению необходимую связанность. Тема дискуссии - это ее исходный пункт. Цель дискуссии - достижение определенной степени согласия ее участников относительно дискутируемого тезиса. Используемые в дискуссии средства должны, как правило, признаваться всеми, кто принимает в ней участие. Употребление средств другого рода ведет обычно к обрыву дискуссии.

Полемика - во многом подобная дискуссии, существенно отличается от последней в отношении как своей цели, так и применяемых средств. Цель полемики - не достижение согласия, а победа над другой стороной, утверждение собственной точки зрения. Средства, употребляемые в полемике, не обязательно должны быть настолько нейтральными, чтобы с ними соглашались участники. Каждый из них применяет те приемы, которые находит нужными для достижения победы, и не считается с тем, насколько соответствует представлениям других участников полемики о допустимых приемах спора.

Именно это различие целей и средств дискуссии и полемики лежит в основе того, что противоположная сторона в дискуссии именуется обычно «оппонентом», а в полемике «противником». Полемику можно сравнить с военными действиями, не предполагающими, что противник согласится с применяемыми против него средствами; дискуссия подобна «военной игре», в ходе которой допустимо опираться только на средства, доступные другой стороне и признаваемые ею.