Преимущества деловой беседы

Главные преимущества деловой беседы могут быть сформу­лированы следующим образом:

1)она дает непосредственные сведения и обычно требует минимальных затрат;

2) является единственным способом получения некоторых сведений;

3) гибкость позиций участников позволяет ежеминутно из­менять характер разговора.

Во многих случаях беседа почти также непосредственна, как личное наблюдение, а при условии тщательного и удачного выбора интервьюируемого лица представляет довольно надеж­ный и достоверный источник сведений. С этим считается каж­дый аналитик: сталкиваясь с особенно сложным вопросом, по которому у него нет достаточных сведений. Он обращается к специалистам, обладающим нужными знаниями, и советуется с ними, прежде чем принять окончательное решение.

Опытный эксперт придает большое значение беседе. При­ступая к обследованию, он обсуждает проблему с лицами, хоро­шо осведомленными в данной области. Полученные таким об­разом сведения вместе с собственным мнением помогают ему разработать план подхода к исследуемой проблеме. Этим он сберегает время и силы, которые иначе затратил бы бесплодно.

По мере работы исследователь регулярно пользуется бесе­дой, чтобы дополнить собственные наблюдения и подвергнуть проверке свой опыт и догадки. Иными словами, он пользуется этим приемом для анализа ситуации так же, как врач, расспра­шивающий больного о его самочувствии и о предполагаемых причинах недомогания. Конечно, он не верит всему тому, что говорит пациент, но он комбинирует полученные им сведения с собственными наблюдениями и ставит свой диагноз.

Многие проблемы обязаны сво­им разрешением случайному замечанию, подсказавшему новый подход к решению вопроса.

Главное преимущество беседы состоит в том, что она дает такие сведения, которые невозможно добыть никаким другим путем; в беседе выясняются такие подробности, которые, не пред­ставляя достаточного интереса для широкой публики, как раз чрезвычайно ценны для данного исследования.Ограниченность места обыкновенно не позволяет помешать в статье или в книге подробности того, каким путем был достигнут определенный вывод; а между тем исследователю иногда чрезвычайно важно знать именно эти подробности.

Кроме того, из бесед почти всегда удается познакомиться с новыми предположениями и приемами, прежде чем изложение их появляется в печати.

Огромное количество ценных сведений никогда не попадает в печать. На предприятиях имеется много умных, талантливых специалистов, но не достаточно уверенных в себе, беспечных или же не умеющих излагать свои мысли в письменном виде, а между тем они охотно делятся своим опытом с теми, кому дове­ряют, и часто этим путем распространяются ценные идеи, ко­торые иначе остались бы никому неизвестными.

В этом отношении беседа имеет большое преимущество пе­ред анкетой. Лица, которые не утруждают себя заполнением даже краткой анкеты, в беседе охотно сообщают все желаемые сведения. Кроме того, большинство людей в частном неофици­альном разговоре приводят такие данные, которых они никогда не доверили бы бумаге.

Слабая сторона беседыкак метода сбора информации со­стоит в том, что многие сведения, почерпнутые из разговора, неточны и случайны. Мало кто взвешивает свои слова так тща­тельно, как это сделал бы, давая материал для печати. Поэтому аналитик должен всегда учитывать возможность при беседе пре­увеличений или иных неточностей и неизменно проверять полученные в устной форме сведения, прежде чем ссылаться на них в своей работе.

Доступность информации, которую можно получить этим путем, часто оказывает исследователю, особенно малоопыт­ному, весьма плохие услуги. Из-за недостаточного знания предмета или неумения делать различие между предположением и фак­том он часто попадает впросак, если слишком полагается на то, что ему сообщают.

При обследовании организации производства в цехах или в отделах менеджеры всегда обнаруживают готовность указать ему на недочеты в другом структурном подразделении. Аналитику приходится выслушивать различнейшие мнения, теории, измыш­ления и догадки. При недостаточно критическом чутье анали­тик всегда рискует придать этим сведениям преувеличенное зна­чение и тем нанести непоправимый ущерб своей работе. А между тем эти же самые мнения оказались бы для него очень ценны­ми, если бы он учитывал их удельный вес и подвергал их тща­тельной проверке и пересмотру.

Важное преимущество беседы заключается в том, что сама по себе она является отличным стимулом для участников. Хо­рошо известно, что ничто не способствует в такой мере появле­нию новых идей, как обсуждение, в которое каждый из участ­ников вносит свою лепту. Результаты таких совместных усилий всегда значительно превосходят то, что было бы достигнуто теми же собеседниками, если бы они работали каждый сам по себе. Столкновение мнений, здесь — намек, там — догадка — вот что ведет к рождению идей, которые, быть может, никогда не возникли бы без стимулирующего влияния беседы. Это обстоя­тельство является одним из главных мотивов, по которым со­здался и укрепился обычай созывать конференции для обсуж­дения важнейших вопросов.

Беседа как способ сбора информации всегда связана с зат­ратой времени, особенно в том случае, когда беседовать прихо­дится со многими лицами. Если необходимо быстро получить нужные сведения для анализа ситуации, то либо приходится сократить число лиц, от которых может быть получена инфор­мация, либо ряд бесед приходится поручать помощникам. По­следствия этого не всегда положительны.

Рекомендации по проведению собеседования:

1. Никогда не задавайте прямых вопросов. Для получения некоторых неочевидных сведений лучше задавать наводящие вопросы, изуче­ние ответов на которые позволит вам извлечь из них желаемую информацию.

2. Следите за тем, чтобы собеседник не выходил за рамки темы раз­говора, но никогда не прерывайте его на слове. Впрочем, неплохо на непродолжительное время отвлечься от вопросов, предусмот­ренных планом беседы.

3. Даже если ваш собеседник вышел за рамки темы разговора, по­старайтесь хотя бы казаться внимательным: собеседник будет вам за это очень признателен.

4. Старайтесь проявить интерес к работам, выполненным вашим собеседником. Спросите у него, с какими трудностями он сталки­вается: это даст ему повод рассказать о его задачах, обязанностях, приемах работы и т.д.

5. Руководите ходом беседы, но весьма деликатным образом; напри­мер, никогда не отвечайте сами на вопросы вместо вашего собе­седника и не задавайте вопросов, которые фактически содержат в себе ответ.

6. По возможности не придавайте особого значения посторонним событиям, например, появлению в комнате третьих лиц. Периодически отмечайте про себя затронутые вопросы. Никогда не пользуйтесь техническими терминами; в противном случае объясняйте их в простых и доходчивых выражениях. Не забывайте время от времени делать пометки.

7. Старайтесь затратить на беседу столько времени, сколько вам может уделить собеседник.

В конце собеседования определите возможные последствия проведения беседы: новая беседа, встреча с участием других лиц и т.д. Если возможно, Установите крайние сроки или, что лучше, точные даты проведения таких встреч. Напомните собеседнику, что вы пришлете ему отчет или докладную записку о проведении данного собеседования, уточнив при этом, в какой именно срок. Поблагодарите собеседника за прием.