Учет денежных средств в кассе
Содержание
1.Введение …………………………………………………………………3
2. Нормативно –правовое регулирование денежных средств в
Российской Федерации…………………………………………………….4
3. Учет денежных средств в кассе…………………………………………7
4. Учет денежных средств на расчетном счете...........................................11
4.1 Учет движения денежных средств на расчетном счете……….11
4.2 Расчеты платежными поручениями…………………………….16
4.3 Расчеты платежными требованиями……………………………19
4.4 Расчеты по аккредитиву…………………………………………22
4.5 Расчеты по инкассо………………………………………………26
4.6 Расчеты чеками…………………………………………………..28
5. Учет денежных средств на валютном счете…………………………….31
6. Учет денежных средств на расчетных и специальных счетах в банках………………………………………………………………35
7. Учет денежных документов и переводов в пути……………………….38
8. Заключение………………………………………………………………...39
9. Список использованной литературы……………………………………..40
Введение
Сегодня, когда финансовое положение многих российский предприятий крайне неустойчиво, для их финансово-бухгалтерских служб одним из основных объектов анализа и управления должны стать денежные потоки, под которыми понимают все поступления и выплаты денежных средств, осуществляемые предприятием в ходе его текущей, инвестиционной и финансовой деятельности. Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых книжках и т.д.
Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств и расчетов являются:
· Контроль за сохранностью денежных средств и ценных бумаг в кассе;
· Контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины;
· Проверка правильности документального оформления и законности хозяйственных операций с денежными средствами, расчетных и кредитных операций, своевременное отражение их в учете;
· Контроль за правильными и своевременными расчетами с бюджетом, внебюджетными фондами, банками и персоналом;
· Обеспечение своевременного взыскания дебиторской и погашения кредиторской задолженности, а так же ссуд банка;
· Проверка соблюдения лимита денежных средств в кассах, норм расхода наличных денег из выручки, своевременности и полноты сдачи выручки в банк;
· Инвентаризация денежных средств и отражение ее результатов на счетах бухгалтерского учета.
Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе установлен Инструкцией Центрального банка Российской Федерации. В соответствии с этим документом организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банка. Организации производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Банком России в соответствии с законодательством Российской Федерации. Применение безналичных расчетов позволяет существенно снизить расходы на денежное обращение, сокращает способность в наличных денежных средствах, обеспечивает их более надежную сохранность. Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.
Нормативно –правовое регулирование денежных средств в
Российской Федерации
Ведение бухгалтерского учета осуществляется в соответствии с нормативными документами, имеющими разный статус. Одни из них обязательны к применению (Закон «О бухгалтерском учете», положения по бухгалтерскому учету), другие носят рекомендательный характер (План счетов, методические указания, комментарии).
В зависимости от назначения и статуса нормативные документы регулирующие движение денежных средств целесообразно представить в виде следующей системы:
1-й уровень: Законодательные акты, указы Президента РФ и постановления Правительства, регламентирующие прямо или косвенно организацию и ведение бухгалтерского учета в организации.
2-й уровень: Стандарты (положения) по бухгалтерскому учету и отчетности.
3-й уровень: Методические рекомендации (указания), инструкции, комментарии, письма Минфина РФ и других ведомств.
4-йуровень: Рабочие документы по бухгалтерскому учету самого предприятия.
Как установлено ст. 128 ГК РФ, регулирующей отношения между гражданами и юридическими лицами, деньги относятся к объектам гражданских прав. При этом законным платежным средствам, обязательным к приему по нарицательной стоимости на всей территорий Российской Федерации, является рубль РФ. В соответствии со ст. 140 ГК РФ платежи на территории РФ осуществляются путем наличных и безналичных расчетов. Правила осуществления расчетов в РФ и проведение банковских операций устанавливаются Банком России (ст.4 Федерального закона от 10 июля 2002 г. №86-ФЗ «О Центральном банке Российской Федерации»). Кроме того, в решении Верховного суда РФ от 26 февраля 2004г. №ГКПИ 04-163 определено, что для целей организации на территории РФ наличного денежного обращения на Банк России возложена функция определение порядка ведения кассовых операций.
Безналичные расчеты между предприятиями и организациями осуществляются в определенных формах. При этом под формами безналичных расчетов следует принимать определенные законодательством и банковской практикой способы надлежащего исполнения денежных обязательств через банки. В соответствии со ст. 862 ГК РФ при осуществлении безналичных расчетов допускаются расчеты платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, расчеты по инкассо, а так же расчеты в иных формах, предусмотренных законом, установленными в соответствии с ним банковскими правилами и применяемыми в банковской практике обычаями делового оборота. Конкретные формы расчетов, способы платежа предусматриваются предприятиями в договорах.
При расчетах платежными поручениями правовое регулирование осуществляется по Указанию ЦБ РФ № 529 от 14.10.1997 г. “О формате платежного поручения и порядке его заполнения” (в ред. Указания ЦБРФ от 02.12.1999 № 691-У), “Положение о безналичных расчетах в РФ” ЦБ РФ от 3 октября 2002 г. N 2-П (в ред. Указания ЦБ РФ от 03.03.2003 N 1256-У) и Статьи 863-866 Гражданского Кодекса РФ. Платежные поручения, как и другие расчетные документы, оформляются по определенной форме, которая установлена Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, утв. Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993г. №299 (класс “Унифицированная система банковской документации”), для документов на бумажных носителях и Правилами обмена электронными документами между Банком России, кредитными организациями (филиалами) и другими клиентами Банка России при осуществлении расчетов через расчетную сеть Банка России, утвержденными ЦБ РФ 12 марта 1998г. № 20-П, для электронных документов.
Расчеты по инкассо регулируются §4 гл. 46 ГК РФ и гл. 8 – 12 ч. 1 Положения о безналичных расчетах в РФ. Кроме того, существует кодификация банковских обычаев, применяемых в международной банковской практике при проведении инкассовых операций, в виде Унифицированных правил по инкассо Международной торговой палаты в редакции 1995г. ( URS 522). Однако эти правила применяются при осуществлении международных торговых операций и при наличии прямой ссылки на них в договоре. В соответствии с п. 1 ст. 874 ГК РФ при расчетах по инкассо банк обязуется по поручению клиента осуществить за счет клиента действия по получению от плательщика платежа (или) акцепта платежа, правовой основой для списания денежных средств со счета является ст. 854 ГК РФ, где указанно, что списание денежных средств со счета осуществляется банком на основании распоряжения клиента.
Правовое регулирование расчетов аккредитивами осуществляется § 3 гл. 46 ГК РФ и гл. 4-6 ч. 1 Положения о безналичных расчетах в РФ. Кроме того, существует кодификация банковских обычаев, применяемых в международной банковской практике при проведении расчетов с помощью аккредитивов, в виде Унифицированных правил и обычаев для документарных аккредитивов Международной торговой палаты в редакции 1993 г. (USP500). Содержание аккредитивного заявления должно соответствовать требованиям п. 2.10 гл. 2 и 5.1 гл. 5 ч.1 Положение о безналичных расчетах. На основании такого заявления банк-эмитент составляет аккредитив по форме, включенной в ОКУД ОК 011-93 (класс “Унифицированная система банковской документации”).
Правила организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации определены в Положении Банка России от 5 января 1998 №4-П помимо собственно расчетов к вопросам организации наличного денежного обращения относятся такие вопросы, как определение порядка ведения кассовых операций, а так же порядка осуществления инкассации. В соответствии с п.1 ст. 861 ГК РФ расчеты с участием граждан, не связанные с осуществлением ими предпринимательской деятельности, могут производиться наличными деньгами без ограничения суммы или в безналичном порядке. А вот применительно к юридическим лицам п.2 этой статьи допускает введение ограничений. На основании ст. ст. 4 и 29 Федерального закона “О Центрально банке РФ” Банк России установил следующие ограничения для расчетов наличными между юридическим лицами:
1)По размеру –в виде предельного размера расчетов по одному договору в сумме 100 тыс. рублей (Указание ЦБ РФ от 20 июня 2007 г. № 1843-У “Об установлении предельного предела расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке” Совместное письмо Банка России (от 2 июля 2002г. №85-Т).При этом применительно к некоторым конкретным ситуациям расчеты наличностью запрещаются полностью, например, при выдаче банками кредитов юридическим лицам (п.2.1.1 Положения ЦБ РФ от 31 августа 1998г. № 54-П “О порядке предоставления (размещения) кредитными организациями денежных средств и их возврата (погашения)”.
2)По порядку расчетов – в виде обязательности внесения наличных средств в кассу юридического лица – получателя, а не в обслуживающий его банк для зачисления на банковский счет (п.6 Указания ЦБ РФ от 12 ноября 1996г. №360 “О первоочередных мерах по выполнению Указа Президента Российской Федерации от 18 августа 1996г. №1212 “О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению наличного и безналичного обращения ”).
Лимит остатка наличных денег в кассе, а также сроки сдачи наличных денег в кредитную организацию устанавливаются ежегодно на основании расчета по установленной форме, представляемого юридическим лицом в кредитную организацию (Приложение 1 к Положению ЦБ РФ от 5 января 1998 г. №14-П “О правилах организации налично-денежного обращения на территории Российской Федерации”).
Получение наличных денег может производиться с использованием банковских карт (п.п.2.3 и 2.5 Положение ЦБ РФ от 24 декабря 2004г. №266-П “Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт”). Осуществление кассового обслуживания является банковской операцией ( п.5 ч.1 ст.5 “О банках и банковской деятельности”), в рамках которой осуществляются сделки. Инкассация также является банковской операцией. Данные операции могут осуществлять банки и расчетные небанковские кредитные организации (Приложение 6-7, 9 и 18 к Инструкции ЦБ РФ от 14 января 2004г. № 109-И “О порядке принятия Банком России решения о государственной регистрации кредитных организаций и выдаче лицензий на осуществление банковских операций”).
Учет денежных средств в кассе
Порядок ведения кассовых операций возлагается на кассира и регламентируется инструкцией банка России от 04.10.93г. №18 «О Порядке ведения кассовых операций в РФ». При поступлении на работу кассир должен заполнить обязательство о материальной ответственности или договор и ознакомиться под расписку с правилами ведения кассовых операций.
В кассе предприятия можно хранить денежные средства в пределах лимита, установленного банком по согласованию с руководителем предприятия, для оплаты мелких хозяйственных расходов, обеспечения начала нормальной работы предприятия на следующий день.
Повышение лимита в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы, пособий по временной нетрудоспособности и премий.
В районе Крайнего Севера превышение лимита в период выдачи заработной платы допускается в течение пяти дней.
Всю денежную наличность сверх установленных лимитов предприятия обязаны сдавать в банк.
Основным источником поступления денежных средств в кассу предприятия является выручка от реализации готовой продукции, работ и услуг.
Кроме выручки в кассу поступают деньги с расчетного счета, неиспользованные подотчетные суммы от подотчетных лиц, а также от материального ответственных лиц в возмещение материального ущерба.
Для обеспечения сохранности денежных средств в кассе, а также при сдаче выручки в банк и получении средств из банка предприятие обязано создать все необходимые условия.
Кассиру запрещается передоверять выполнение своей работы другим лицам. В случае временной замены кассира исполнение его обязанностей возлагается на другого работника по письменному приказу.
На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, обязанности последнего может исполнять главный бухгалтер иди другой работник по письменному распоряжению руководителя предприятия при условии заключения с ним договора.
Помещение кассы должно быть изолировано, сейф по окончании работы закрывается кассиром на ключ и опечатывается сургучной печатью. Ключи от сейфов и печать хранятся у кассира, а дубликаты ключей в опечатанных кассиром конвертах – у руководителя предприятия. В сейфе не разрешается хранить денежные средства и другие ценности, не принадлежащие предприятию.
При расчетах с населением наличные деньги принимаются с обязательным применением контрольно-кассовых машин. При этом кассиры обязаны выдавать покупателям (заказчикам) чек, подтверждающий принятие от него наличных средств.
Поступление и выдача денег из кассы оформляются приходными кассовыми ордерами (форма № КО-1) и расходными кассовыми ордерами (форма № КО-2), выписываемыми бухгалтерией.
В приходных ордерах указывается, от кого, за что или на что получены деньги, а в расходных ордерах – кому, за что или на что выдаются. В ордерах отмечается, на основании каких распорядительных документов они составлены, а также цифрами записывается НДС. Если товар не облагается налогом, пишется «без налога (НДС)». Получив из бухгалтерии кассовые ордера, кассир проверяет правильность их оформления, наличие и подлинность подписей, а также приложения, перечисленные в ордерах. После этого кассир принимает или выдает денежные средства. Лицу, внесшему деньги в кассу, выдается квитанция.
Все приходные и расходные ордера должны учитываться в журнале регистрации приходных и расходных документов (форма № КО-3), Приходные кассовые ордера подписываются главным бухгалтером, а после приема денег – и кассиром. Расходные кассовые ордера подписываются руководителем предприятия и главным бухгалтером, а после выдачи денег – и кассиром.
Деньги могут быть выданы из кассы и по другим документам: платежным ведомостям, счетам. На этих документах ставится специальный штамп, заменяющий расходный кассовый ордер.
Кассовые операции регистрируются кассиром в кассовой книге (форма № КО-4), заранее пронумерованной, прошнурованной, скрепленной сургучной печатью и подписями руководителями и главного бухгалтера. Кассовая книга заполняется в двух экземплярах.
Кассир подсчитывает в кассовой книге обороты за день и выводит остаток на следующее число. Отрывные листы книги вместе со всеми кассовыми ордерами и прилагаемыми к ним документами кассир сдает ежедневно в конце рабочего дня в бухгалтерию под расписку в кассовой книге. Бухгалтер проверяет правильность ведения кассовой книги, просчитывает итоги оборотов и остатки, ставит подпись.
Допущенные в кассовой книге ошибки исправляются корректурным способом и заверяются подписями кассира и бухгалтера. Затем проверяется содержание и правильность оформления всех приложенных кассовых документов, наличие штампов: в приходных ордерах – «получено», в расходных – «оплачено» с обязательным указанием даты погашения. Полноту и правильность оприходования выручки проверяют по показаниям счетчиков ККМ и сравнивают с записями о реализации товаров и готовой продукции в отчетах материально ответственных лиц.
После проверки кассового отчета указываются корреспондирующие счета на кассовом отчете, группируются одинаковые счета и производятся записи в журнал-ордер по счету 50.
Указом Президента РФ от 23 мая 1994г. №1006 установлено, что при несоблюдении условий работы с денежной наличностью, а также порядка ведения кассовых операций предприятиями, учреждениями, организациями и физическими лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, применяются следующие меры финансовой ответственности:
· За осуществление расчетов наличными денежными средствами с другими предприятиями, учреждениями и организациями сверх установленных предельных сумм – штраф в двухкратном размере суммы произведенного платежа;
· За неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности – штраф в трехкратном размере неоприходованной суммы;
· За несоблюдение действующего порядка хранения свободных денежных средств, а также за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов – штраф в трехкратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности.
На руководителей предприятий, учреждений и организаций за указанные нарушения налагаются штрафы в, достигающие 50 минимальных размеров оплаты труда.
Рассмотрение дел о наложении штрафов производится налоговыми органами. Суммы штрафов зачисляются в федеральный бюджет.
Учет в операционных кассах ведется с помощью ККМ. Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. №132 утверждены следующие унифицированные формы по учету операций с применением ККМ:
· Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (форма № КМ-1);
· Акт о снятии показаний счетчиков (форма № КМ-2);
· Акт о возврате денежных сумм покупателям по неиспользованным кассовым чекам (форма № КМ-3);
· Журнал кассира-операциониста (форма № КМ-4);
· Журнал показаний суммирующих счетчиков (форма № КМ-5);
· Справка-отчет кассира-операциониста (форма № КМ-6) и др.
Журнал кассира-операциониста применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой ККМ, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчика. Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, заверен подписями налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера торговой организации и скреплен печатью. Все записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке. Внесение в журнал исправлений должно оговариваться и заверяться подписями кассира-операциониста, руководителя предприятия и главного бухгалтера.
Справка-отчет кассира-операциониста применяется для составления отчета о показаниях счетчиков ККМ и выручке за рабочий день (смену). Отчет составляется ежедневно в одном экземпляре. Кассир-операционист подписывает его и вместе с выручкой сдает старшему кассиру или руководителю организации. В небольшой организации при наличии одной - двух касс Кассир-операционист сдает деньги непосредственно инкассатору банка. Сдача денег в банк отражается в отчете.
Выручка за рабочий день определяется по показаниям счетчика на начало и конец рабочего дня за вычетом сумм, возвращенных покупателям по неиспользованным кассовым чекам.
Синтетический учет денежных средств в кассе ведется на счете 50. Это активный счет, счет хозяйственных средств, основной, денежный. На дебете данного счета отражается поступление денег и денежных документов, например, погашена наличными дебиторская задолженность на сумму 1000 рублей отражается по дебету 50 и кредиту 76 счета, получены наличные деньги с расчетного, валютного и иных счетов в банке: дебет 50 кредит 51,52,55 и т.д., а на кредите – выплата денежных средств и выдача денежных документов: оплачены предприятием приобретенные товары – дебет 41 и кредит 50, выдана заработная плата – дебет 70 и кредит50, выданы единовременные пособия – дебет 69 и кредит 50 и т.д. Дебетовой сальдо показывает остаток денежных средств и денежных документов.
К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:
50/1 – «Касса организации»;
50/2 – «Операционная касса»;
50/3 – «Денежные документы» и др.
На субсчете 50/1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
На субсчете 50/2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.
На субсчете 50/3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы.
Инвентаризация денежных средств, ценных бумаг и бланков строгой отчетности в кассе проводится комиссией в составе трех человек согласно приказу руководителя организации в сроки, установленные им, а также при смене кассиров.