Автоматизация учета наличных денежных средств

Для оформления операций по движению наличных денежных средств в программе предназначен подраздел Касса, расположенный в разделе Банк окна Исследователь. Он включает первичные документы и накопительные регистры, в которых обобщаются показатели по движению денежных средств в кассе.

Организация ведения кассовых операций в соответствии с особенностями деятельности субъекта хозяйствования предполагает настройку Рабочего плана счетов по счету 50 «Касса» в разрезе субсчетов и заполнение локальных справочников раздела Касса. Они аккумулируют информационно-справочную информацию по движению денежных средств в кассе, используемую при решении соответствующих задач учета (рисунок 31). Справочники могут формироваться предварительно или непосредственно при внесении операций по кассе.

Рисунок 31 -.Документы и справочники раздела Касса

Для оформления операций по поступлению денежных средств в кассу предназначен документ Приходный ордер: Исследователь → Банк →Касса → Приходный ордер. Журнал Приходных ордеров представляют собой двойную таблицу в горизонтальном исполнении (рисунок 32). В верхней части журнала указаны уже сформированные приходные кассовые ордера, а в нижней части – поступление денежных средств в разрезе подразделений.

Рисунок 32 - Журнал приходных кассовых ордеров

Ввод нового документа осуществляется при помощи команды Добавить, нажатием одноименной пиктограммы, клавиши Insert или через меню Главный → Добавить. При этом открывается экранная форма приходного кассового ордера для заполнения нового документа (рисунок 33).

Рисунок 33 - Экранная форма для заполнения приходного кассового ордера

Для просмотра печатных форм документов и журналов, сформированных по информации введенных приходных кассовых ордеров, предусмотрена экранная кнопка , которая предлагает список печатных форм (рисунок 34).

Рисунок 34 – Печатные формы документов и журналов по приходу денежных средств

Например, для формирования печатной формы документа Приходный кассовый ордер выберите из списка печатных форм Приходный ордер (форма № КО-1).

Аналогичным способом формируется расходный кассовый ордер.

Регистрация кассовых документов и формирование записей в журнале хозяйственных операций в типовой настройке программы Гедымин осуществляется в документе Кассовая книга, который позволяет ежедневно формировать и распечатывать отчет кассира, представляющий собой один лист кассовой книги: Исследователь → Банк → Касса → Кассовая книга(рисунок 35).

Рисунок 35 - Журнал регистрации отчетов кассира

В программе может вестись одновременно несколько различных кассовых книг, в зависимости от конкретной необходимости. При этом будет соблюдаться нумерация по каждой кассовой книге, и формироваться отдельные остатки по каждой из них.

Кассовая книга выбирается в выпадающем списке Кассовая книга. Для создания новой или редактирования имеющейся необходимо воспользоваться соответствующей функцией программы. При добавлении или редактировании Кассовой книги в локальном справочнике Вид кассовой книгиследует обратить внимание на поле Счет кассы. Значение этого поля определяет правильность формирования корреспонденции счетов по приходным и расходным кассовым ордерам.

Для заполнения полей документа Кассовая книга пользователю предоставляется возможность Выбрать приходные ордера или Выбрать расходные ордера, воспользовавшись соответствующими экранными кнопками (рисунок 36). В режиме выбора приходных (расходных) ордеров отметить те из них, на основании которых формируется кассовая книга.

Рисунок 36 - Диалоговое окно заполнения кассовой книги

Для формирования бухгалтерских записей по заполненному Отчету кассира предназначена экранная кнопка в меню нижней таблицы журнала Кассовая книга.

Для формирования печатной формы документа Кассовая книга выберите из списка печатных форм Вкладной лист (одновалютная).

В системе Гедымин предусмотрена возможность по данным книги кассира-операциониста сформировать Кассовый отчет: Исследователь → Банк → Касса → Кассовый отчет. В диалоговом окне формирования кассового отчета после заполнения поля Сумма на начало дня в разрезе подразделений указывается движение денежных средств. Поле Сумма на конец дня заполнится автоматически.

Для получения итоговых и детальных сведений о движении наличных денежных средств в кассе в разделе Бухгалтерия окна Исследователь могут быть сформированы отчеты: Главная книга, Журнал ордер по счету, Карта счета, Анализ счета, Оборотная ведомость.

Для их правильного формированиянеобходимо выполнить следующие установки:

• указать период построения учетного регистра;

• указать номер счета (счетов);

• выбрать необходимые позиции на панели параметров;

• воспользоваться экранной кнопкой Рассчитать на панели инструментов ;

• сформировать печатную форму отчета.

Для формирования Журнала-ордера по счету 50можно также выбратьИсследователь → Банк → Журнал-ордер по 50 счету.