Настройка Панели быстрого доступа

В предыдущих версиях программа Access разрешала своим фанатам перемещать панели инструментов, реорганизовывать кнопки и даже нарушать порядок элементов главного ме­ню. Бесшабашные пользователи могли преобразовать Access так основательно, что никто больше не мог пользоваться их компьютерами и рекомендации в книгах, подобных данной, становились бесполезными.

Версия Access 2007 стала строже к настройке. Если вы не хотите пачкать руки серьезным программированием на специальном языке, лента — запретная зона. Программа Access раз­решает настраивать одну крошечную часть полезной площади экрана, Панель быстрого доступа(Quick Access toolbar).

Это ограничение может показаться существенным, но на самом деле это разумный ком­промисс. Те, кто любит изменять и улучшать свои рабочие места (вы знаете, к какому типу относитесь сами), получают как дополнение все необходимые времясберегающие средства ускорения. Остальные могут расслабиться. Не важно, на каком компьютере вы работаете, лента всегда на месте со своей удобной унификацией и тщательно организованными вклад­ками.

Примечание

Вы можете добавить собственную вкладку на ленту. Но это определенно нелегкий процесс — в действительности он под силу опытным программистам, кого не смущает серьезный программ­ный код. Стандарт для настройки ленты называется RibbonX и требует смеси из XML-языка и языка программирования ядра системы, например С#. Технари могут начать с введения, пред­ставленного на Web-странице http://msdn2.microsoft.com/en-us/library/ms406046.aspx.

Панель быстрого доступа

Вы уже видели Панель быстрого доступа(Quick Access toolbar), известную знатокам Access как QAT. Эта панель крошечного размера расположена над лентой. На ней есть только пик­тограммы, но можно переместить указатель мыши поверх пиктограммы, если хотите уви­деть краткое описание назначения кнопки.

Когда вы начинаете знакомиться с программой Access, Панель быстрого доступа— единственное место с кнопками для быстрого сохранения текущего объекта БД и отмены или повторения последней команды. Программа Access предоставляет полный контроль над этой областью экрана, включая возможность добавить новые кнопки. Самый быстрый путь для вставки кнопок — щелчок кнопкой мыши по направленной вниз стрелке, показанной на рис. П.1.

Рис.П.1. Когда вы щелкаете кнопкой мыши направленную вниз стрелку, расположенную на Панели быстрого доступа,программа Access отображает список часто используемых команд, которые можно добавить простым щелчком кнопки мыши. К ним относятся команды создания новой БД, открытия существующей БД, отправки текущего объекта БД (того, который выделен в области переходов) на принтер без каких-либо дополнительных вопросов, отправки данных текущего объекта БД по электронной почте и запуска проверки правописания. Но чтобы увидеть все возможности, следует выбрать команду Другие команды...

Примечание

Если вам не нравится местоположение Панели быстрого доступа,программа Access предлагает еще один вариант. Щелкните кнопкой мыши направленную вниз стрелку и выберите команду Разместить под лентой(Show Below the Ribbon) для перемещения панели под ленту и сокра­щения пути пробега вашей мыши.

Могут быть две причины для добавления кнопок на Панель быстрого доступа.

■ Облегчение доступа к команде, которая часто используется. Если она расположена на Панели быстрого доступа,не нужно запоминать сочетание клавиш или переключаться на другую вкладку на ленте.

■ Для получения доступа к команде, которой нет на ленте. У программы Access есть небольшой набор непопулярных команд, которые можно применять, но они не хранятся на ленте. Многие из этих команд — наследие прежних версий Access. Если у вас есть давно потерянное любимое средство Access, которое пропущено, оно может стать доступным благодаря дополнительным кнопкам на Панели быстрого доступа. (Вследующем разделе описывается, как познакомиться с полным набором доступных кнопок.)

Любители клавиатуры могут также с легкостью запускать команды, представленные на Панели быстрого доступа,благодаря средству Access "Клавиатурные подсказки" (KeyTips) (см. разд. "Использование ленты с помощью клавиатуры" во введении). Когда нажимается клавиша <Alt>, программа Access отображает числа, наложенные поверх каждой команды

на Панели быстрого доступа(начиная с 1 и далее по возрастанию). Затем можно нажать цифру для запуска нужной команды. Таким образом, на Панели быстрого доступа,пока­занной на рис. П.1, комбинация клавиш <Аlt>+<1> сохраняет открытый в данный момент объект БД, <Alt>+<2> запускает команду Отменить(Undo) и т. д.

Подсказка

Если вы хотите добавить команду, повторяющую что-либо, уже представленное на ленте, есть средство ускорения: найдите команду на ленте, щелкните ее правой кнопкой мыши и затем выберите строку Добавить на панель быстрого доступа(Add to Quick Access Toolbar).

Добавление кнопок

Для добавления кнопки на Панель быстрого доступавыполните следующие действия.

1. Щелкните кнопкой мыши направленную вниз стрелку на Панели быстрого доступаи затем выберите команду Другие команды...

Рис.П.2. У раздела Настройкав окне Параметры Accessесть две области. Список слева позволяет выбрать команду, которую хотите добавить. Список справа отображает команды, которые в данный момент находятся на Панели быстрого доступа

Откроется диалоговое окно Параметры Access,и вы будете направлены в раздел На­стройка(Customize) (рис. П.2).

2. Выберите категорию из списка Выбрать команды из(Choose commands from).

Библиотека команд, которые можно добавить на Панель быстрого доступа,огромна. Для того чтобы легче было найти то, что нужно, в программе Access все команды разде­лены на категории. Многие категории перекрываются — Access просто предоставляет их для облегчения поиска нужной команды. Далее перечислены первые предлагаемые вари­анты.

□ Категория Часто используемые команды(Popular Commands) предлагает краткий список команд, любимых профессионалами Access. Если вы пытаетесь получить дос­туп к популярному инструменту, возможно, вы найдете его здесь.

□ Категория Команды не на ленте(Commands Not in the Ribbon) содержит все остав­шиеся команды, которые корпорация Microsoft не считает достаточно полезными для размещения их на ленте. В этот список входят некоторые команды, замененные или частично дублирующиеся другими командами, команды, включенные в другие диало­говые окна, и команды, которые применялись в предыдущих версиях Access и вы­брошенные на свалку в данной версии.

□ Категория Все команды(All Commands) включает полный список команд. Как и в остальных категориях, ее содержимое отсортировано в алфавитном порядке.

□ В категории Макросы(Macros) отображаются все макросы из открытой в данный момент БД. Но тут есть проблема: если добавить макрокоманду на Панель быстрого доступа,она не будет работать в других БД, поскольку у них нет такого макроса. Ре­шение кроется в применении еще одного средства программы Access, позволяющего настроить состав Панели быстрого доступав конкретных БД. Все подробности см. в следующем разделе.

Под этими категориями есть несколько дополнительных, относящихся к кнопке Officeи различным вкладкам на ленте. Например, можно выбрать строку Создание(Create), чтобы просмотреть все команды, которые появляются на одноименной вкладке ленты.

3. После того как выбрана нужная категория, укажите команду в списке, расположенном
ниже, и щелкните мышью кнопку Добавить» (Add).

Команда из списка слева переносится в список справа и помещается на Панель быстрого доступа(рис. П.3).

4. Этот процесс можно повторять (начиная с пункта 2) для вставки дополнительных
команд.

При желании можно изменить порядок пиктограмм на Панели быстрого доступа.Про­сто выберите команду и используйте для ее перемещения кнопки со стрелкой, направ­ленной вверх или вниз. Самые верхние команды в списке отображаются слева на Панели быстрого доступа.

Подсказка

Если вы чудовищно перенастроили Панель быстрого доступаи хотите вернуться к более спо­койной жизни, просто щелкните мышью кнопку Сброс(Reset).

5. Когда закончите, щелкните мышью кнопку ОК для возврата в программу Access с переделанной Панелью быстрого доступа.

Рис.П.З. В данном примере команда Экспорт в таблицу Excelдобавляется на Панель быстрого доступа,так что вы сможете быстро экспортировать содержимое текущей таблицы без отыскивания ее на ленте

Вставка на Панель быстрого доступа— недолговечное вложение. Для того чтобы изба­виться от команды, которая вам больше не нужна, щелкните ее правой кнопкой мыши и вы­берите команду Удалить с панели быстрого доступа(Remove from Quick Access Toolbar).

Примечание

Вы могли заметить соблазнительную кнопку Изменить...(Modify), которая позволяет изменить название команды и пиктограмму. К сожалению, она работает только с макрокомандами.

Настройка конкретных БД

У вас есть кнопка или две, которыми вы пользуетесь постоянно, но только в конкретной БД? В этом случае, возможно, нет смысла настраивать Панель быстрого доступастандарт­ным образом. Если вы сделаете это, то получите дополнительные кнопки на панели для всех БД, включая те, в которых эти кнопки бесполезны.

У программы Access есть замечательное средство, способное помочь в такой ситуации. Панель быстрого доступа можно настроить для отдельной БД. В этом случае, когда открывается

такая БД, нужные вам кнопки отображаются на Панели быстрого доступа.Когда БД закрывается (или открывается другая БД в отдельном окне), кнопки исчезают.

Примечание

Настройка отдельных БД не лишена как достоинств, так и недостатков. К последним относится необходимость такой настройки для каждой БД, что отнимает много времени. Достоинство — запись всех ваших настроек непосредственно в файл вашей БД. В результате они сохраняют­ся, даже если БД открывается на чужом компьютере.

Для настройки Панели быстрого доступадля конкретной БД выполните те же дейст­вия, что и описанные в предыдущем разделе. Начните со щелчка кнопкой мыши направ­ленной вниз стрелки, расположенной на Панели быстрого доступа,и выберите Другие команды...(More Commands). Но прежде чем добавлять какие-либо команды, выберите другой вариант в раскрывающемся списке Настройка панели быстрого доступа(Customize Quick Access Toolbar), который отображается прямо над списком команд, включенных в Панель быстрого доступа.Вместо варианта Для всех документов (по умолчанию)(For all documents (default)) выберите вариант с именем вашей БД (например, Для C:\MyFiles\SecretSanta.accdb).В этом случае вначале отображается пустой список команд. Затем обычным способом добавляете в него кнопки.

Когда программа Access отображает Панель быстрого доступа,она объединяет стан­дартные кнопки (в соответствии с настройкой, описанной в предыдущем разделе) с любыми кнопками, которые вы определили для текущей БД. На рис. П.4 показан пример.

Рис. П.4. Относящиеся к конкретной БД кнопки (обведены) всегда выводятся

после стандартных кнопок и немного отличаются от них внешне (более темный цвет фона)

Настройка панели быстрого доступа для конкретной БД — полезный прием. Он очень удобен при работе с макросами, поскольку позволяет создать одну БД, содержащую набор полезных макросов, и удобные кнопки для их запуска. Например, можно создать макросы, выводящие на экран определенные формы вашей БД, а затем добавить их на Панель быст­рого доступа.В этом случае пользователь сможет быстро перемещаться в вашей БД без применения области переходов.

Предметный указатель

А

Action query 272 Alias 249

с

Character Map 130 Custom 468

D

DAO 591, 610

M

MsgBox 535

N

Navigation pane 41

О

Outer join 235

F

Filter by selection 117

G

GUID 95

I

Inner join 234

J

Join query 297

К

Key Tips 23

P

PDF-файл 666 Primary key 96 Private 547 Public 547

Q

Quick filter 116 Quick search 120

S

Select query 208

Snapshot Viewer 339

SQL Server 645

Structured Query Language (SQL) 224

Т w

Totals query 263 Web-узел SharePoint 725

Windows-группа 652

U

X

UNC 629

Union query 226 XML-схема 676

XML-файл 658

А В

Автозамена 125,128 Ввод данных 48

Алгоритм Луна 581 Web-часть 733

Аргумент 501 Вкладка окна свойств:

макрокоманды 490 Все 370

функции 241 Данные 369

Другие 370

Б Макет 369

События 369

База данных (БД): Вспомогательный словарь 115,118

защита 641 Вставить или удалить разрыв

ненадежная 540 страницы 357

открытие 46 Выражение 372,446

более старой версии 49 Вычисляемые данные 92
одновременное нескольких БД 48

разделение: Г
вручную 625

с помощью мастера 618 Гиперссылка 488

разделенная 616 Гистограмма:

резервное копирование 43 объемная 313

серверная 616 с накоплением 311

сжатие 44 нормированная 311

создание 28,50 Группа 729

сохранение 43 макросов 516

с другим именем 45 Группировка 257,374,377

Библиотека документов 746 в запросе 284

Блок If 569 в отчетах 375
Блокировка 636

полей 444

Булево значение 529 Д

Буфер обмена 649 Дата, условие допустимости 147

Windows 650 Динамическое значение по умолчанию 130

Быстрый поиск 395 Диспетчер кнопочных форм 472

Дополнительный модуль 508 Колонтитул 423

Доступ: верхний 350

многопользовательский 632 нижний 351

монопольный 624, 638 страницы 361

Комментарий 539

З Компонент 586

Константа 588

Заголовок отчета 350,361 Конструктор 34, 56, 359

Запись 33 Копирование 54

копирование целиком 42 Корневой элемент 672
Заполнитель 141

Запрос 25,199, 716 Л

итоговый 255,284

к сводной таблице 259 Лента 8

на выборку 200, 716 сворачивание 53

на добавление 272 Линии сетки 342

на изменение 264, 271 Линия 357

на обновление 266 Лист данных 34,94

на объединение 216, 218

на создание таблицы 273 М

на удаление 277

параметры 262 Макет 353,405,438

перекрестный 259,284 В столбец 362

с объединением 289 Выровненный 363

скрытие 279 Табличный 363

Значение по умолчанию 129 Макетный контейнер 354

Макрокоманда 495

И . безопасная 503

Выход 505

Избыточные данные 159 ЗадатьЗначение 527

Импорт 648 ЗадатьСвойство 527

Индекс 132,211 ЗапускМакроса 518, 533

составной 134 КомандыКлавиатуры 505

Исполняемая среда Access 630 КЭлементуУправления 511, 526

НаЗапись 497

КНайтиЗапись 511, 526

опасная 503, 504

Календарь 734 ОстановитьМакрос 533

Каскадное обновление 172 ОткрытьОтчет 512

Клавиатурные подсказки 12 ОткрытьТаблицу 511

Клавиша <Таb> 441 ОткрытьФорму 511

Клиентская БД 616 ОтменитьСобытие 530

Кнопка 453 ОтправитьОбъект513,514

вида 57 Печать 513

перехода 395 ПриОшибке 502

Код репликации 84 Сообщение 498, 531

Макрос 26, 480, 485, 488, 493, 590

Auto Exec 520

Auto Keys 518

внедренный 498, 524

группа 516

запуска 520

отладка 500

отправка данных по электронной почте 513

печать отчета 512

подсоединение к форме 520

поиск записи 511

полное имя 517 Максимальная длина 66 Маска ввода 66, 136, 445

применение готовой 137

создание 141 Мастер:

Move to SharePoint Site Wizard 745

запроса 212

импорта 625

кнопок 524

отчетов 361

преобразования в формат SQL Server 700

разделения БД 619

создания: наклеек 364

перекрестного запроса 289 форм 418 Метод 549, 553

Move 554

OpenForm 588

Refresh 553

Requery 553 Метод DAO:

CurrentDb.Execute 606

CurrentDb.OpenRecordset 606

Recordset.MoveNext 606 Модальное диалоговое окно 418 Модуль 26, 536, 573

форм 542

Н

Надежное расположение 508, 509, 540 Надежный издатель 507 Нарушение целостности данных 639

О

Область:

данных 350, 368

переходов 31, 52, 460

поиск 470

Обработчик события 545 Объединение 221

внешнее 227

внутреннее 226, 228

множественное 231 Объект 548

DAO, Recordset 606

DoCmd 588

неназначенный 468 Объектная модель 585 Объекты доступа к данным 605 Окно:

Immediate 537

Project 536

Properties 537

Вложения 398

свойств 343, 368, 415, 426 Округление:

арифметическое 241

банковское 241 Оператор:

Like 149

присваивания 547

слияния 547 Операция "точка" 549 Оповещения 734 Ориентация:

альбомная 124,363

книжная 123 Отладка 580

пошаговая 500 Отношение 158

многие-ко-многим 182

один-к-одному 181

один-ко-многим 163

родитель — потомок 163 Отчет 26, 317,488, 665

автоформат 336

добавление/удаление полей 323

компоновка 322

Конструктор 349 предварительный просмотр 330 простой 319 пустой 327

режимы отображения 326 создание без мастера 359 сортировка 348 фильтрация 346 форматирование 336

чередующихся строк 341

чисел 340 экспорт 332

П

Панель:

быстрого доступа 753

сообщений 505 Параметр 556

запроса 262

Первичный ключ 86, 131, 711 Переименование 54 Переменная 556, 566 Период обновления 634 Подзапрос 282 Подпись 357, 358, 360 Подсказка 450 Подстановка 152,162, 185, 713

добавление значений в список 156

простой список 153 Поиск, быстрый 110 Поле 33, 357, 360

вычисляемое 233

добавление 59 описания 61

изменение имени 36

многозначное 185

основное 458

перемещение 61

полное имя 234

подчиненное 458

свойства 59

со списком 482

страницы 124

удаление 61

Последовательность перехода 441 Построитель выражений 242 Правила верификации 144 Представление 716, 737

по умолчанию 738

таблицы данных Access 739 Привязка 436, 439 Примечание отчета 351, 361 Проверка орфографии 113 Программа:

Excel 648, 664

Word 648 Проект:

Access 706

acwzrtool 536

Пропущенное значение 129 Процедура 539,545, 546, 555 Прямоугольник 357, 358 Псевдоним 237 Пустая строка 129

Р

Рабочая область 727 Разрешение монитора 437 Разрешения 624 Редактор Visual Basic 536 Режим:

аутентификации 697

безопасный 47

обычный 39

редактирования 36, 39

смешанный 698

списка 464

таблицы 34, 56, 57 Репликация 85 Рисунок 357

с

Сводная диаграмма 310 Сводная таблица 284,296

вычисляемое поле, создание 303

итог 300

манипуляции таблицей 301

поле:

деталей 298 итогов 298 столбцов 298 строк 298 фильтра 298

скрытие и отображение подробностей 306

создание 297

фильтрация 306 Свойство 549

BackColor 549

DAO, Recordset.EOF 606

Value 549

по умолчанию 549 Связывание таблиц 622 Сертификат безопасности 507 Сжатие и восстановление 640 Символ продолжения строки 547 Случайные значения 84 Смарт-тег календаря 75 Событие 481, 520, 549, 555

Нажатие кнопки 542 Сообщение 539 Сортировка 375,400, 465

записей 102

Сохранить как, команда 45 Список 480

SharePoint 724, 732

полей 390,421

рассылки 515 Ссылка 449 Стиль 363

Столбец, закрепленный 100 Страница доступа к данным 631 Стрелки сворачивания 463

т

Таблица 25, 33 Конструктор 57 Режим таблицы 57 связанная 657, 743 связующая 183 системная 479 создание ярлыка на рабочем столе 54

Таблица символов 120 Табличный макет 411 Тип данных 56, 61

Вложение 80, 397

Гиперссылка 79

Дата/время 74

Денежный 73

Логический 78

Счетчик 83, 393

Текстовый 64

Числовой 70 Точка останова 580 Транзакция 692

У

Удаление 54 Узел:

SharePoint 724

верхнего уровня 726

группы 726

Уровень группировки 383 Условие 528

на значение 144, 145, 209, 396, 445 Условие отбора 208, 404, 485

в запросе 267

Ф

Файл:

расширение:

accdb 29, 32

accde 628

laccdb 47

mdb 32

mde 628 текстовый 661 целевой 333 Фильтр:

обычный 106 по выделенному 107, 401 по условию 401 по форме 396, 401 расширенный 109, 401 сохранение 404 Фильтрация 367, 396, 400 записей 106

Форма 26, 305, 387

автоформат 392

без макета 417

быстрая распечатка 399

в режиме таблицы 418

диалоговая 418

добавление записи 396

кнопочная 471, 630

ленточная 562

несколько записей 411

подчиненная 457,477,483

поиск записи 395

просмотра 630

простая 388,417

разделенная 413,418

режимы 394

со сводной диаграммой 418

со сводной таблицей 418

сортировка 400

составная 477

стартовая 476

табличная 418

удаление записи 399

фильтрация 400, 404 Форматирование 392

условное 344

Форматированный текст 68 Функция 148, 240, 529,573, 592

Abs() 242

Date() 148

DatePart() 251

Format() 246

Instr() 250

IsNull() 529

Len()249

MsgBox() 533

Now() 148

Nz() 254

RGB() 559

Rnd()248

Round()241

Shell 587

вложенная 242

математическая 247

пользовательская 716

с датой/временем 251

текстовая 248

X

Хранимая процедура 716

Ц

Целостность данных на уровне ссылок 170 Центр:

документов 734

управления безопасностью 507 Цикл 572

Do/Loop 572

For/Next 573 Цифровой сертификат 507, 508

ш

Шаблон 28, 728

э

Экземпляр программы 48

Экспорт 647

Элемент управления 352, 357,370,406,

428, 439,520, 548, 550

Вкладка 447

Вложение 398

вставка в форму 424

выравнивание 432

изменение размеров 433

перекрывающийся 434

привязка 436

присоединенный 426,444

размещение на форме 431

расстояние межу элементами 434

свободный 562

свойства 368

Я

Язык:

Visual Basic 540

XML 668

структурированных запросов (SQL) 216