Ознакомление с организацией работы на предприятии или в структурном подразделении

Организация работы инженеров по информационным технологиям отражена на Рисунке 1.

Рисунок 1

Ознакомление с организацией информационного обеспечения подразделения; с процессом проектирования и эксплуатации информационных средств; с техническим парком вычислительной техники и существующей системой сетевых телекоммуникаций

Организация информационного обеспечения

Информационное обеспечение предполагает решение задач распространения информации, проведения административно-организационных и производственных мероприятий по её эффективному использованию.

Цели и задачи информационного обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:

удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;

формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;

развитие системы информационного обеспечения.

Информационное обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные и нормативные ограничения, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств. Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации.

Она включает в себя:

законодательные акты РФ;

указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы работы с документами;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти;

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы организации работы с документами;

государственные стандарты на документацию;

унифицированные системы документации.

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду.

Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и отношениями между ними. В зависимости от источника возникновения информации в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации. Внутренние источники информации – это внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учётную, научно-техническую, аналитическую и другую информации.

В качестве внешних источников информации могут выступать:

законодательные и регулирующие органы;

клиенты и партнёры предприятия;

информационные агентства;

конкуренты;

органы статистического учёта.

Удовлетворение информационных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа информации. Эти действия совершаются как в плановом порядке, так и в рамках информационных запросов.

Последние бывают следующих видов:

простые и сложные запросы;

формализованные и неформализованные запросы.

Формализованные запросы характеризую за данностью исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные случайные запросы.

В результате обработки информации формируются документы и отчеты недокументированной информацией, которые предоставляются органам управления.

Возможны две основные формы организации информационного обеспечения управленческой деятельности – централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений организации службы, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации, и таком же централизованном управлении техническими средствами и информационными технологиями.

Децентрализация предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Достоинства и недостатки обеих технологий привели к необходимости придерживаться частично децентрализованного подхода - организации информационного обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров, и обработки общей для организации информации, в которых располагаются соответствующие базы данных, общие для любых функциональных подсистем.

2 Выполнение функциональных обязанностей дублера специалиста:

2.1 Основные положения должностной инструкции: инженера по обслуживанию компьютерных систем технического отдела ЗАО «ИК Информсвязь Черноземье».

1. Общие положения

1.1.Инженер по обслуживанию компьютерной техники относится к категории специалистов

1.2.На должность инженера по обслуживанию и ремонту назначается лицо, имеющее высшее профессиональное (техническое) образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное (техническое) образование и стаж работы не менее 3 лет.

1.3.Назначение на должность инженера по обслуживанию и ремонту и освобождение от нее производится приказом директора организации.

1.4.Инженер по обслуживанию и ремонту должен знать:

1.4.1.Постановления, распоряжения, приказы, методические и нормативные материалы по техническому обслуживанию и ремонту ЭВМ;

1.4.2.Планы технического развития компьютерного парка и организации в целом;

1.4.3.Организацию ремонтных работ и технического обслуживания ЭВМ;

1.4.4.Технические характеристики, конструктивные особенности, назначение и режимы работы ЭВМ, правила ее технической эксплуатации;

1.4.5.Методы планирования ремонтных работ;

1.4.7.Передовые системы ремонтов и технологию ремонтных работ;

1.4.8.Порядок составления смет на проведение ремонтов, заявок на оборудование, материалы, запасные части, инструмент и т. п.;

1.4.9.Основы экономики, организации производства, труда и управления;

1.4.10.Основы трудового законодательства;

1.4.11.Правила и нормы охраны труда.

1.5.Инженер по ремонту подчиняется непосредственно заместителю директора по информатизации.

1.6.На время отсутствия инженера по ремонту (болезнь, отпуск, командировка, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности инженера по обслуживанию компьютерной техники:

2.1. Способствует внедрению систем комплексного регламентированного обслуживания, обеспечивающих своевременную наладку и ремонт ЭВМ, эффективную работу организации, прогрессивной технологии ремонта, высокоэффективных ремонтных приспособлений, механизации трудоемких процессов;

2.2. Принимает участие в проверке технического состояния ЭВМ, качества ремонтных работ, а также в приемке вновь поступающего оборудования, в необходимых случаях оформляет документацию на его списание или передачу другим организациям;

2.3. Организует подготовку и проведение ремонтных работ, определяет потребность в запасных запчастях для ремонта оборудования, по обеспечению ими колледжа;

2.4. Выполняет профилактическую работу по подготовке ЭВМ к работе, которая включает:

2.4.1. Чистку принтеров, обработку валиков, смазку (1 раз в 2 месяца);

2.4.2. Удаление пыли из системных блоков и мониторов (2 раза в год).

2.5. Проводит текущий ремонт оборудования, вышедшего из строя. Замена деталей, не подлежащих ремонту, выполнять в кратчайшие сроки, в рамках финансирования и в срок до 10 дней.

2.6. Разрабатывает мероприятия, направленные на совершенствование организации обслуживания и ремонта ЭВМ, на снижение трудоемкости и стоимости ремонтных работ, улучшение их качества, повышение эффективности использования основных фондов.

2.7. Анализирует причины повышенного износа, аварий и простоев оборудования и участвует в расследовании их причин, а также причин производственного травматизма, принимает меры по его предупреждению;

2.8. Безотлагательно сообщать обо всех обнаруженных неисправностях ЭВМ и о требующихся комплектующих для ремонта заведующему информационного отдела;

2.9. Осуществляет контроль за соблюдением установленных сроков составления ведомостей дефектов, заявок на проведение ремонта;

2.10. Составляет заявки и спецификации на запасные части, материалы, инструмент, контролирует правильность их расходования;

2.11. Ведет учет и паспортизацию вычислительного оборудования организации, вносит в паспорта изменения после их ремонта, модернизации и реконструкции, составляет необходимую техническую документацию и ведет установленную отчетность;

2.12. Выполняет отдельные служебные поручения заместителя директора по информатизации.

2.13. Все выполненные работы заносятся в журнал заявок по техническому обслуживанию.

3. Инженер по обслуживанию компьютерной техники имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности;

3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей должностной инструкцией обязанностями;

3.3. Сообщать непосредственному руководителю обо всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в производственной деятельности организации (ее структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению;

3.4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений организации и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей;

3.5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - то с разрешения директора организации);

3.6. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Инженер по обслуживанию компьютерной техники несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации;

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

3 Выполнение работ, связанных с выполнением выпускной квалификационной работы:

Понятие СУБД

База данных представляет собой совокупность специальным образом организованных данных, хранимых в памяти вычислительной системы и отображающих состояние объектов, и их взаимосвязей в рассматриваемой предметной области.

Опыт использования баз данных позволяет выделить общий набор их рабочих характеристик:

полнота – чем полнее база данных, тем вероятнее, что она содержит нужную информацию (однако, не должно быть избыточной информации);

правильная организация – чем лучше структурирована база данных, тем легче в ней найти необходимые сведения;

актуальность – любая база данных может быть точной и полной, если она постоянно обновляется, т.е. необходимо, чтобы база данных в каждый момент времени полностью соответствовала состоянию отображаемого ею объекта;

удобство для использования – база данных должна быть проста и удобна в использовании и иметь развитые методы доступа к любой части информации.

Надо отметить, что база данных – это, собственно, хранилище информации и не более того. Однако, работа с базами данных трудоемкая и утомительная. Для создания, ведения и осуществления возможности коллективного пользования базами данных используются программные средства, называемые системами управления базами данных (СУБД).

Система управления базами данных (СУБД) – это система программного обеспечения, позволяющая обрабатывать обращения к базе данных, поступающие от прикладных программ конечных пользователей. Иными словами, СУБД является интерфейсом между базой данных и прикладными задачами.

Системы управления базами данных позволяют объединять большие объемы информации и обрабатывать их, сортировать, делать выборки по определённым критериям и т.п.

Основные функции СУБД:

- управление данными во внешней памяти (на дисках);

- управление данными в оперативной памяти с использованием дискового кэша;

- журнализация изменений, резервное копирование и восстановление базы данных после сбоев;

- поддержка языков БД (язык определения данных, язык манипулирования данными).

СУБД классифицируются:

- по модели данных (иерархические, сетевые, реляционные);

- по степени распределенности (локальные, распределенные);

- по способу доступа к БД:

1. Файл-серверные – Microsoft Access, Paradox, dBase, FoxPro, Visual FoxPro и др.

В файл-серверных СУБД файлы данных располагаются централизованно на файл-сервере. СУБД располагается на каждом клиентском компьютере (рабочей станции). Доступ СУБД к данным осуществляется через локальную сеть. Синхронизация чтений и обновлений осуществляется посредством файловых блокировок. Преимуществом этой архитектуры является низкая нагрузка на ЦП сервера. Недостатки: потенциально высокая загрузка локальной сети; затруднённость централизованного управления; затруднённость обеспечения таких важных характеристик как высокая надёжность, высокая доступность и высокая безопасность.

На данный момент файл-серверные СУБД считаются устаревшими.

2. Клиент-серверные – Oracle, Firebird, Interbase, IBM DB2, MS SQL Server, Sybase, PostgreSQL, MySQL, MDBS, ЛИНТЕР и др.

Клиент-серверная СУБД располагается на сервере вместе с БД и осуществляет доступ к БД непосредственно, в монопольном режиме. Все клиентские запросы на обработку данных обрабатываются клиент-серверной СУБД централизованно. Недостаток клиент-серверных СУБД состоит в повышенных требованиях к серверу. Достоинства: потенциально более низкая загрузка локальной сети; удобство централизованного управления; удобство обеспечения таких важных характеристик как высокая надёжность, высокая доступность и высокая безопасность.

3. Встраиваемые СУБД – OpenEdge, SQLite, BerkeleyDB, Microsoft SQL Server Compact, Sav Zigzag и др.

Встраиваемая СУБД – это библиотека, которая позволяет унифицированным образом хранить большие объемы данных на локальной машине. Доступ к данным может происходить через SQL либо через особые функции СУБД. Встраиваемые СУБД быстрее обычных клиент-серверных и не требуют установки сервера, поэтому востребованы в локальном ПО, которое имеет дело с большими объёмами данных (например, геоинформационные системы).

Современные СУБД дают возможность включать в них не только текстовую и графическую информацию, но и звуковые фрагменты и даже видеоклипы.

Простота использования СУБД позволяет создавать новые базы данных, не прибегая к программированию, а пользуясь только встроенными функциями.

СУБД обеспечивают правильность, полноту и непротиворечивость данных, а также удобный доступ к ним.

Многие из этих систем поддерживают технологию OLE и могут манипулировать не только числовой и текстовой информацией, но и графическими образцами (рисунками, фотографиями) и даже звуковыми фрагментами и видеоклипами.

Таблицы. Связи между таблицами

Реляционные БД представляют связанную между собой совокупность таблиц-сущностей базы данных (ТБД). Связь между таблицами может находить свое отражение в структуре данных, а может только подразумеваться, то есть присутствовать на неформализованном уровне. Каждая таблица БД представляется как совокупность строк и столбцов, где строки соответствуют экземпляру объекта, конкретному событию или явлению, а столбцы - атрибутам (признакам, характеристикам, параметрам) объекта, события, явления.

При практической разработке БД таблицы-сущности зовутся таблицами, строки-экземпляры - записями, столбцы-атрибуты - полями ТБД.

Одно из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит в том, что можно хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Такая организация данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и организацию запросов и отчетов.

Понятие первичного ключа

В каждой таблице БД может существовать первичный ключ. Под первичным ключом понимают поле или набор полей, однозначно (уникально) идентифицирующих запись. Первичный ключ должен быть минимально достаточным: в нем не должно быть полей, удаление которых из первичного ключа не отразится на его уникальности.

Пример таблица 1.

Таблица 1 – Преподаватель

Таб. №	ФИО	Уч. звание
	Андреев А.П.	Профессор
	Апухтин И.С.	Доцент
	Глухов И.Л.	Доцент
	Сеченов Ю.Б.	Профессор

В качестве первичного ключа в таблице «Преподаватель» может выступать только «Таб. №», значения других полей могут повторяться внутри данной таблицы.

Правила хорошего тона при разработке структур баз данных, и чисто практические соображения должны побудить разработчикавсегда определять первичный ключ для таблицы базы данных.

Реляционные отношения (связи) между таблицами базы данных

Между двумя или более таблицами базы данных могут существовать отношения подчиненности. Отношения подчиненности определяют, что для каждой записи главной таблицы {master, называемой еще родительской} может существовать одна или несколько записей в подчиненной таблице {detail, называемой еще дочерней}.

Существует три разновидности связей между таблицами базы данных:

- «один-ко-многим»,

- «один-к-одному»,

- «многие-ко-многим».

Отношение «один-ко-многим» имеет место, когда одной записи родительской таблицы может соответствовать несколько записей в дочерней таблице.

Связь "один-ко-многим" является самой распространенной для реляционных баз данных.

Отношение «один-ко-многим» изображается путем соединения таблиц линией (рисунок 2), которая на стороне дочерней таблицы оканчивается кружком или иным символом. Поля, входящие в первичный ключ для данной ТБД, всегда расположены вверху и отчеркнуты от прочих полей линией.

Рисунок 2

Отношение «один-к-одному» имеет место, когда одной записи в родительской таблице соответствует одна запись в дочерней таблице (рисунок 3).

Рисунок 3

Данное отношение используют, если не хотят, чтобы таблица БД «не распухала» от второстепенной информации.

Отношение «многие-ко-многим» (рисунок 4) имеет место, когда:

а) записи в родительской таблице может соответствовать больше одной записи в дочерней таблице;

б) записи в дочерней таблице может соответствовать больше одной записи в родительской таблице.

Например, каждой студент изучает несколько дисциплин. Каждая дисциплина изучается несколькими студентами.

Рисунок 4

Многие СУБД (в частности Access) не поддерживают связи «многие-ко-многим» на уровне индексов и ссылочной целостности. Считается, что всякую связь «многие-ко-многим» можно заменить на одну или более связей «один-ко-многим» (рисунок 5).

Рисунок 5

Ссылочная целостность и каскадные воздействия

Рассмотрим наиболее часто встречающуюся в базах данных связь «один-ко-многим» (рисунок 6). Как можно заметить, дочерняя и родительская таблицы связаны между собой по общему полю «Шифр группы». Назовем это поле полем связи.

Рисунок 6

Возможны два вида изменений, которые приведут к утере связей между записями в родительской и дочерней таблицах:

- изменение значения поля связи в записи родительской таблицы без изменения значений полей связи в соответствующих записях дочерней таблицы (рисунок 7);

- изменение значения поля связи в одной из записей дочерней таблицы без соответствующего изменения значения полей связи в родительской и дочерней таблицах (рисунок 8).

Рисунок 7

Рисунок 8

И в первом, и втором случаях наблюдаетсянарушение целостности базы данных, поскольку информация в ней становится недостоверной. Следовательно, нужно блокировать действия, которые нарушают целостность связей между таблицами, которую называютссылочной целостностью.

Чтобы предотвратить потерю ссылочной целостности, используется механизмкаскадных изменений. Он состоит в обеспечении следующих требований:

- необходимо запретить изменение поля связи в записи дочерней таблицы без синхронного изменения полей связи в родительской таблице;

- при изменении поля связи в записи родительской таблице, следует синхронно изменить значения полей связи в соответствующих записях дочерней таблицы;

- при удалении записи в родительской таблице, следует удалить соответствующие записи в дочерней таблице.

Необходимость разрешения или запрещения каскадных изменений обычно реализуется в СУБД при определении связей между таблицами. Собственно, таким образом, и происходит создание ссылочной целостности.

Понятие внешнего ключа

Для обеспечения ссылочной целостности в дочерней таблице создается внешний ключ. Во внешний ключ входят поля связи дочерней таблицы. Для связей типа "один-ко-многим" внешний ключ по составу полей должен совпадать с первичным ключом родительской таблицы.

Индексы и методы доступа

Индексы представляют собой механизмы быстрого доступа к данным в таблицах БД.

Сущность индексов состоит в том, что они хранят значения индексных поле (т.е. полей, по которым построен индекс) и указатель на запись в таблице.

Припоследовательном методе доступа для выполнения запроса к таблице БД просматриваются все записи таблицы, от первой до последней.

Прииндексно-последовательном методе доступа для выполнения запроса к таблице БД указатель в индексе устанавливается на первую строку, удовлетворяющую условию запроса (или его части), и считывается запись из таблицы по хранящемуся на нее в индексе указателю.

Определение первичных и внешних ключей таблиц БД приводят к созданию индексов по полям, объявленным в составе первичных или внешних ключей.

Нормализация отношений

При проектировании структуры новой БД определяют сущности (объекты, явления) предметной области, которые должны найти свое отражение в базе данных. В конечном итоге анализ предметной области должен привести к созданию эскиза БД. Сначала желательно изобразить сущности и связи между ними. Как правило, каждой сущности в БД соответствует таблица. Затем - в эскизе второго порядка - для каждой таблицы БД приводится список атрибутов - полей записи.

На этом этапе процесс проектирования структур БД является процессом творческим, неоднозначным, с другой стороны, узловые его моменты могут быть формализованы.

Одной из таких формализаций является требование, согласно которому реляционная база данных должна быть нормализована. Процесснормализации имеет своей целью устранение избыточности данных и заключается в приведении к третьей нормальной форме (3НФ).

Первая нормальная форма (1НФ) требует, чтобы каждое поле таблицы БД:

- было неделимым;

- не содержало повторяющихся групп.

Неделимость поля означает, что значение поля не должно делиться на более мелкие значения. Например, если в поле "Подразделение" содержится название факультета и название кафедры, требование неделимости не соблюдается и необходимо из данного поля выделить или название факультета, или кафедры в отдельное поле.

Повторяющимися являются поля, содержащие одинаковые по смыслу значения. Например, если требуется получить статистику сдачи экзаменов по предметам, можно создать поля для хранения данных об оценке по каждому предмету. Однако в этом случае мы имеем дело с повторяющимися группами.

Вторая нормальная форма (2НФ) требует, чтобы все поля таблицы зависели от первичного ключа, то есть, чтобы первичный ключ однозначно определял запись и не был избыточен. Те поля, которые зависят только от части первичного ключа, должны быть выделены в составе отдельных таблиц.

Третья нормальная форма (ЗНФ) требует, чтобы значение любого поля таблицы, не входящего в первичный ключ, не зависело от значения другого поля, не входящего в первичный ключ.

Пример логической модели базы данных показан на следующем рисунке (рисунок 9).

Рисунок 9