Справочная система СПС. Критерии выбора СПС.

Понятие, назначение и преимущества

Принятие обоснованных решений в сфере как экономики, так и политики невозможно без обладания достаточным объемом правовой информации. Особенно остро эта необходимость ощущается в период реформирования экономического и политического устройства. Задачу удовлетворения потребности в своевременном предоставлении необходимого объема правовой информации решают различные средства массовой информации (СМИ).
В этой области конкурируют как традиционные СМИ, так и справочно-правовые системы (СПС). По-настоящему эффективная СПС может быть создана только с применением современных информационных технологий. Созданная таким образом СПС называется компьютерной.
Компьютерная справочно-правовая система - это программный комплекс, включающий в себя массив правовой информации и инструменты для работы с ним. Эти инструменты могут позволять производить поиск документов, формировать подборки документов, выводить документы или их фрагменты на печать.
Преимущества компьютерных СПС очевидны. Это и доступность информации, и удобство работы с нею. Проблема же, присущая таким системам, - недостаточная оперативность - может быть решена с помощью глобальной сети Интернет.

Обзор рынка СПС в России

На рынке справочно-правовых систем в России работает большое количество фирм как разрабатывающих собственные программные комплексы, так и обслуживающих существующие. Наиболее известны следующие продукты таких фирм (поданным АО "Консультант Плюс"):
"Консультант Плюс" (АО "Консультант Плюс");
"ГАРАНТ" (НПП "Гарант-Сервис");
"Кодекс" (Центр компьютерных разработок).
Системы, созданные государственными предприятиями для обеспечения потребностей в правовой информации государственных ведомств:
"Эталон" (НЦПИ при Министерстве юстиции РФ);
"Система" (НТЦ "Система" при ФАПСИ).
Кроме того, на российском рынке представлены такие системы, как:
"ЮСИС" (фирма "Инталекс");
"Референт" (ЗАО "Референт-Сервис");
"Юридический мир" (издательство "Дело и право");
"Ваше право" и "Юрисконсульт" (фирма "Информационные системы и технологии");
"1C: Кодекс", "1C: Гарант", "1C: Эталон" (компания "1C");
"Законодательство России" (Ассоциация развития банковских технологий) и некоторые другие.
Различные продукты могут существенно различаться не только по задачам, решаемым с их помощью, но и по качеству.
Качество СПС зависит как от качества предоставляемой информации, так и от качества инструментов, используемых для работы с ней. Применение самых последних компьютерных технологий не поможет, если в СПС не содержится полной правовой информации или если информация обновляется с недостаточной периодичностью. И наоборот, СПС, содержащая даже самую полную и оперативно обновляющуюся информацию, не будет достаточно эффективна, если не предоставлены качественные инструменты для обработки этой информации. Таким образом, основными параметрами, позволяющими определить качество содержания информационной базы, являются:
полнота информации;
достоверность информации;
оперативность обновления информации.
Параметры, характеризующие качество программной оболочки:
поисковые возможности системы;
средства актуализации информации;
дополнительные сервисные функции.

Основные свойства информационных банков СПС
Оценка полноты, достоверности и оперативности обновления информации основывается на количественных показателях. Оценка же качества юридической обработки поступающих в информационный банк документов достаточно субъективна.
Без юридической обработки СПС является всего лишь электронным аналогом бумажных изданий. Ее цель - систематизация документов для повышения эффективности их дальнейшего использования.
Юридическая обработка обычно состоит из следующих основных этапов:
классификации документов;
выявления взаимосвязей между различными документами;
составления примечаний к документу.
Классификация документов предназначена для последующего их поиска по некоторым признакам. Это могут быть как формальные признаки, такие как выходные данные, так и неформальные - темы, которые рассматриваются в этих документах. Классификация производится на основании классификатора данной системы. В общем случае классификатор - это иерархическая структура, содержащая все понятия, используемые для описания документов, входящих в информационную базу.
Качество последующей юридической обработки документа, а также эффективность его поиска напрямую зависят от корректности классификации документа в системе. Выявление взаимосвязей документа позволяет создать список документов, его дополняющих. Таким образом, пользователю предоставляется возможность максимально полно ознакомиться с интересующей его темой, начав работу всего лишь с одним документом.
В качестве примечаний к документу обычно используются ссылки на связанные с ним информационные ресурсы, данные о текущем статусе документа, комментарии юриста.

Основные возможности программных технологий СПС
Хранение и обработка больших объемов правовой информации
Необходимость хранения и регулярного обновления больших объемов информации накладывает на СПС ряд требований. Эти требования связаны с потребностями как пользователей системы, так и разработчиков, производящих обновление и юридическую обработку массива правовой информации. Объем ежемесячно вводимой и обновляемой информации может достигать нескольких тысяч документов, что вынуждает разработчиков с самого начала создания системы приспосабливать ее к таким условиям поддержки актуальности информационного банка СПС.

Основные поисковые и сервисные возможности
Поиск документов можно условно разделить на два вида:
поиск по реквизитам документов;
поиск по тексту документов.
Поиск по реквизитам документа позволяет найти документ с определенными датой, номером, выпущенный определенным органом и т. д. Для повышения эффективности поиска условия в таком виде поиска можно сочетать, задавать интервалы номеров или дат.
Поиск по тексту документов заключается в простом переборе массива документов и нахождении среди них тех, которые содержат слово, заданное пользователем. Таким образом, такой поиск позволяет найти документы по какой-либо тематике. Недостатком поиска по тексту является большой шум, то есть попадание в список найденных документов большого количество документов, удовлетворяющих запросу, но пользователю в данный момент не нужных. Уменьшить уровень такого шума может, пожалуй, лишь опыт составления запросов к системе.
Многие СПС позволяют использовать одновременно поиск и по реквизитам и по тексту документов, что может существенно повысить эффективность поиска.

Дополнительные сервисные возможности
Некоторые СПС обладают дополнительными возможностями, позволяющими сделать работу с системой более простой и эффективной. Из таких возможностей наибольшее значение для пользователя имеют улучшенная навигация по информационной базе, возможность сохранять личные предпочтения и подборки документов, возможности редактирования документов и вывода их на печать. Для обеспечения удобной навигации по информационной базе обычно используют гипертекстовые ссылки между документами, а также перемещение по списку ранее просмотренных документов и использование закладок. Возможность сохранять подборки документов позволяет пользователю приспосабливать систему к своим собственным нуждам. Средства редактирования текста документов необходимы для их обработки пользователем, особенно в том случае, когда информационная база содержит типовые формы документов, предназначенные для заполнения. В СПС может быть не включен собственный текстовый редактор, если предусмотрены функции экспорта документов в форматы популярных текстовых редакторов.

Технологии передачи информации
Доступ пользователя к информации, хранящейся в СПС, может осуществляться двумя способами, каждый из которых имеет свои достоинства и недостатки:
работа с удаленной базой;
работа с локальной базой.
При работе с удаленной базой пользователю нет необходимости хранить на своем компьютере данные системы, они хранятся на сервере разработчика и доступны через сеть. Большинство СПС имеют версии, доступные через глобальную сеть Интернет. Основное преимущество работы с такими версиями заключается в том, что пользователь всегда имеет доступ к самым последним данным. Также при таком подходе упрощается процесс предоставления пользователю бесплатной демонстрационной версии системы, которая имеет ограниченный набор функций и документов, но может дать представление о системе.
Очевидным недостатком СПС, расположенной на сервере разработчика, является невозможность работы с ней при отсутствии связи с сервером, что может быть вызвано как перебоями в работе сервера, например из-за большого числа одновременных обращений, так и неполадками в линиях связи. Еще одним минусом СПС с удаленным доступом является то, что не все сервисные функции системы в настоящий момент могут быть представлены в такой версии системы.
При работе с локальной версией этих проблем не существует, но возникает необходимость постоянной поддержки информационной базы в актуальном состоянии. Обновление информации локальной базы может происходить как с помощью Интернета, так и с помощью традиционных носителей информации - дискет, компакт-дисков и т. д.

Справочная правовая система "Консультант"
Формирование запроса и обработка списка найденных документов
Основной этап работы с любой справочной правовой системой - поиск необходимых пользователю документов. Во многом эффективность поиска зависит от возможностей системы по составлению запроса - поискового предписания. В СПС "Консультант" для составления запроса используется Карточка реквизитов.
Для формирования запроса с помощью карточки реквизитов пользователь должен заполнить реквизиты тех полей, по которым будет производиться поиск. Для каждого поля в системе "Консультант" составлен словарь из возможных для этого реквизитов. Этот словарь корректируется при изменении состава информационной базы.
Реквизиты в одном поле Карточки запросов могут соединяться логическими операторами "И", "ИЛИ", "КРОМЕ", "РЯДОМ". Использование оператора "И" означает, что данное поле искомого документа должно содержать все выбранные значения реквизитов. Использование оператора "ИЛИ" означает, что документ может соответствовать хотя бы одному из перечисленных значений. Оператор "КРОМЕ" означает, что документ не должен соответствовать выбранному условию. Оператор "РЯДОМ" используется при заполнении поля Текст документа и означает, что перечисленные слова должны в тексте документа находиться в пределах, заданных пользователем.
Результатом поиска является список документов, удовлетворяющих запросу. Этот список содержит информацию об основных реквизитах найденных документов, что облегчает выбор необходимого документа. Также для этого списка предусмотрена возможность сортировки, что позволяет, например, начать просмотр документов с имеющих наибольшую дату принятия. СПС "Консультант" позволяет производить поиск по всем информационным базам, установленным в системе. При этом список найденных документов составляется отдельно для каждой базы.

Папки документов и история запросов
Для повышения эффективности работы пользователя ему может быть предоставлена возможность хранить результаты своей работы с информационной базой. Основные средства для этого - папки документов и история запросов.
Папки документов используются для формирования подборки документов, наиболее часто использующихся конкретным пользователем. Пользователь может создавать, переименовывать и удалять эти папки.
Если поисковый запрос к системе был выполнен, то существует возможность запомнить Карточку реквизитов, по которой был сформирован этот запрос. В СПС "Консультант" существует возможность хранить 100 Карточек реквизитов для последующего обращения к ним.

Справочно-правовая система "Гарант" Основное меню
Основное меню системы "Гарант" предназначено для выбора одного из основных действий с информационной базой. Это работа с классификаторами информации, поиск документов, обновление базы. Основное меню имеет различные виды - для Юриста, Эксперта, Руководителя, Менеджера, Бухгалтера, каждый из которых может быть выбран пользователем. Эти виды различаются набором разделов в информационном блоке правовой информации.
Основное меню содержит четыре блока:
блок правовой информации. В этом блоке содержится полный набор правовой информации. В разделе "Документы" этого блока содержатся все документы, хранящиеся в используемой информационной базе;
блок экономической информации. Этот блок содержит информацию, интересную прежде всего экономисту и бухгалтеру. В этот блок включены "Налоговый календарь", информирующий о сроках платежей, информация о количестве рабочих дней в отчетном периоде и т. п.;
блок поиска. Блок содержит различные средства поиска документов в информационной базе;
блок обновления. В этом блоке пользователь может получить статистическую информацию об используемой информационной базе и при необходимости обновить базу.

Поиск документов
Пользователь имеет возможность выбрать между несколькими видами поиска, представленными в системе, в зависимости от информации об искомом документе. В системе "Гарант" предоставлено четыре вида поиска:
поиск по реквизитам - поиск с указанием реквизитов документа;
поиск по ситуации - поиск с использованием ключевых слов, описывающих ситуацию, в которой необходим документ;
поиск по классификаторам - используется для подборки документов по определенной тематике;
поиск по источнику опубликования - позволяет искать документы с известным источником публикации.
Рассмотрим подробнее каждый из этих видов поиска.

Поиск по реквизитам
Такой поиск обычно используется, если нам заранее известны такие реквизиты документа, как вид, номер, дата принятия, орган, принявший документ, фрагмент текста документа и т. п.. Условия для поиска можно объединять логическими операторами. Для последующего быстрого использования сложного запроса он может быть сохранен.

Поиск по ситуации
Если реквизиты документа неизвестны, возможен поиск по ситуации. Для поиска по ситуации используется словарь, составленный из ключевых (наиболее значимых) слов, содержащихся в документах информационной базы. Для последовательной конкретизации запроса словарь разделен на два уровня - основной и подробный, которые представлены в виде дерева.
Процесс формирования запроса при поиске по ситуации заключается в выборе ключевого слова или слов (в запросе они будут соединены логическим оператором "ИЛИ").
В текущей версии системы возможно сохранить результаты только последнего поиска по ситуации, которые, к тому же, теряются при закрытии программы.

Поиск по классификаторам
Поиск по классификаторам позволяет создавать подборки документов по определенной тематике. Для этого в системе существует пять классификаторов: общий, в котором представлены все документы информационной базы, и специализированные:
судебная и арбитражная практика;
международные договоры;
разъяснения и комментарии;
проекты законов.
Для поиска документов, соответствующих определенной тематике, можно использовать поиск по реквизитам.

Поиск по источнику опубликования
Такой поиск позволяет искать документы с известным источником опубликования и является аналогом электронного каталога содержания печатных изданий, публиковавших документы, содержащиеся в информационной базе .

Списки документов и использование папок
В результате поиска любого представленного в системе вида формируется список документов, соответствующих запросу. Этот список содержит основные реквизиты документа и может быть по ним отсортирован. Списки, полученные в результате поиска, можно сохранить в папке для последующего обращения к ним. В системе "Гарант" реализована многоуровневая система папок, к которым, к тому же, можно применять операции объединения и пересечения. Папки, сформированные пользователем, сохраняются после закрытия программы.

28. Справочная правовая система СПС. поисковые возможности СПС.

Справочная правовая система (СПС) - это программный комплекс, состоящий из массива информации и инструментов, позволяющих с ней работать: производить поиск и просматривать отдельные фрагменты текста или формировать и выводить на печать подборки документов. Мы уже писали о преимуществах СПС, но на рынке программных продуктов огромное количество предложений. На каком же остановиться? Один из решающих моментов - удобство поиска. Обычно он осуществляется по реквизитам и отдельным словам документа или по классификаторам.

Самым надежным способом являетсяпоиск по реквизитам, когда документ определяется по номеру, виду, принявшему органу, дате утверждения и т.д. Быстрее всего получить ответ, зная номер документа. Тогда, возможно, другие данные и не потребуются. Например, ищем письмо Минфина России "Об учете разницы между суммами единого и минимального налога при УСН". Вводим в поле его номер: 03-11-04/2/93. СПС отобразит единственный документ - наше письмо. Но точные реквизиты известны не всегда, и тогда прибегают к другим способам.

Текстовый поисксостоит в отборе из всего массива документов тех, где встречается заданное слово. Пусть мы хотим найти все то же письмо, зная лишь название. В нужном поле набираем "разница между суммами единого и минимального налогов". СПС выстроит уже целый список, и если поиск организован правильно, вначале будут приведены документы с точно воспроизведенной фразой.

Поиск по классификаторам.Структуру классификатора формируют таким образом, что каждый документ или его часть соответствует определенному элементу - рубрике. Допустим, мы обратились к разделу "Упрощенная система налогообложения", а дальше - к подразделу "Минимальный налог". Среди найденных документов окажется письмо Минфина России от 30.09.2005 N 03-11-04/2/93.

Современные СПС позволяют применять любой вид поиска. Одним из ведущих поставщиков является компания "Гарант". Ее одноименная система вот уже 16 лет работает по всей России, обеспечивая пользователей актуальными сведениями, представленными в удобной форме. Объем информационного банка - более 2 млн. документов и комментариев к нормативным актам, еженедельное пополнение - около 8 тыс. документов.

Компания "Гарант", постоянно совершенствуя свою систему, предлагает новые возможности. Одна из ее последних версий - "Платформа F 1 Турбо".

Скорость поиска в новой версии возросла в 200 раз, то есть любой запрос обрабатывается практически мгновенно, будь то отдельное слово, словосочетание или целая фраза. В любом случае результат выдается практически мгновенно.

Исследования показывают, что чаще всего применяется текстовый поиск, поэтому его параметрам компания уделяет особое внимание. Помимо скорости добавлена функция морфологического анализа, благодаря чему программа отбирает документы с разными грамматическими формами исходных слов. Например, введя слово "налоги", пользователь получит документы, в которых оно встречается в любом числе и падеже, а на конструкцию "пособие на детей", ему будут предложены тексты, содержащие и "пособие на ребенка". Новая возможность значительно облегчает работу: результат определяется не формой запроса, а содержанием.

В системе ГАРАНТ предусмотрены два поля: "Слова в названии" и "Слова в тексте". Можно прибегать к сокращениям или общепринятым аббревиатурам: "упрощенка" и УСН воспринимаются точно так же, как упрощенная система налогообложения (в любых падежах). Так, чтобы отыскать письмо Минфина России от 13.09.2006 N 03-11-04/2/192 "О порядке включения в расходы стоимости основных средств при переходе на упрощенную систему налогообложения" в поле "Слова в названии" достаточно указать "переход на упрощенку".

Поле "Слова в тексте" поможет поиску, когда неизвестны реквизиты или требуется документ по конкретной теме. Допустим, если ввести "УСН", система выдаст список, в котором первую позицию займет Налоговый кодекс. Заметим, при просмотре он откроется на главе, посвященной упрощенной системе, а все варианты обозначения и написания будут выделены цветом .

"Платформа F 1 Турбо" позволяет работать не только с федеральными законами, кодексами и другими нормативно-правовыми актами, но и с комментариями и статьями. Так, введя в поле "Слова в тексте" фразу "учетная политика УСН", мы получим список публикаций на указанную тему ведущих бухгалтерских изданий.

Еще одно изменение - сортировка документов: первыми в списке стоят те, что наиболее точно отвечают запросу. Усовершенствован и внешний вид системы. Так, в карточке запроса (в режиме "Поиск по реквизитам") поля для контекстного поиска выделены вверху в отдельную группу.

Таким образом, новая версия "Платформа F 1 Турбо" системы ГАРАНТ позволяет получить необходимый материал, затрачивая минимум усилий.

Файловая система

Файловая системапредставляет собой совокупность средств операционной системы, обеспечивающих выполнение операций поиска и ввода-вывода данных. Организация файловой системы – одна из важнейших функций операционной системы.

Файл – это упорядоченный определённым образом набор записей (элементов информации), размещаемый на внешних запоминающих устройствах и рассматриваемый при хранении и обработке как единое целое. Каждый файл имеет имя, состоящее не более чем из 8 символов. Для удобства работы с файлом обычно указывается расширение его имени, которое записывается вслед за именем после точки и содержит не более трех символов. В именах файлов можно использовать буквы латинского алфавита, цифры и специальные знаки, имеющиеся на клавиатуре: - @ # % и др. Пробелы, то есть пустые позиции, в имени запрещены.

Примеры имен файлов:

primer.txt, primer.bak, ar_15.pas, win25a.exe, me.com.

Расширение имени обычно указывает на тип хранящихся в файле данных. Расширения .exe и .com присваиваются файлам, содержащим программы, готовые к исполнению. Расширение .txt указывает на то, что файл хранит текст.

Некоторые расширения могут быть строго определены, и об этом указывается в инструкции к программному обеспечению. Например, программы на языке Паскаль должны иметь расширение .pas, на языке Фортран – .for.

В операционной системе MS-DOS приняты расширения:

.exe, com – готовые к выполнению программы;

.bak – страховочная копия файла;

.bat – командный файл.

Если пользователь сам создаёт файл, то он придумывает имя файла и добавляет соответствующее расширение.

Имена файлов отображаются на экране строчными буквами. Набирать их на клавиатуре можно как строчными, так и прописными буквами.

Имена файлов регистрируются в каталоге – оглавлении файлов. Каталог, иногда называемый директориейили справочником, доступен пользователю через командный язык операционной системы – его можно просматривать, переименовывать зарегистрированные в нём файлы, переносить их содержимое на новое место и удалять. Каталог может иметь собственное имя, состоящее из не более чем 8 символов, и храниться в другом каталоге наряду с обычными файлами; так образуются иерархические файловые структуры.