Пояснение. Нужно удалить записи тех учеников, которые закончили колледж (в данном случае тех, у которых курс был 4). Предварительно разорвите связьСписок – Личные данные.
Ход работы
Предположим, прошел год, студенты перешли на следующий курс, изменились их личные данные, некоторые закончили колледж, пришли новые. Нужно обновить базу данных.
Задание 1. Откройте учебную БД, изготовленную на прошлом занятии.
Порядок работы:
· Вызовите программу Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.
· В диалоговом окнеОткрытьвыберите имя вашей базы данных. На экране появится окно с основными элементами базы данных.
· В базе данных должны быть три таблицы:Список, Личные данные и Группы.
Самостоятельное задание. Создайте новую таблицу с названиемНовая группа и текстовыми полямиФамилия, Имя, Отчествои числовым полемУчебная группа с полем подстановок из таблицыГруппы. Для этого:
· Задайте ключевое полеКод.
· Заполните значениями:Сидорова Анна Ивановна, Петрова Инна Сергеевна, Сергеева Ирина Петровна, Куликова Ольга Дмитриевна. Номер группы101.
· Закройте таблицу, предварительно сохранив ее.
Задание 2. Постройте запрос на обновление.
Нужно исправить значения полей в таблицеСписок —заменить номер курса на соответствующее слово:1на Первый, 2на Второй, 3наТретий, 4на Последний.
Замечание.Это невозможно будет сделать при существующей структуре данных, так как полеКурс объявлено числовым, а мы пытаемся заменить его на слово. Необходимо предварительно сменить тип поля на текстовый. Для этого следует:
· перейти на закладкуТаблица;
· выделить таблицуСписок;
· щелкнуть по кнопкеКонструктор;
· исправить тип поляКурсна текстовый;
· сохранить таблицу;
· закрыть таблицу.
Порядок работы:
· Выберите закладкуЗапрос, если находитесь в другом окне.
· Щелкните мышкой по кнопкеСоздать.
· В появившемся диалоговом окне выберитеКонструктор, щелкните по кнопкеОК.
· Добавьте таблицуСписок, выбрав ее из списка и щелкнув по кнопкеДобавить.
· Закончите выбор, щелкнув по кнопкеЗакрыть.
· Выберите полеКурс из таблицыСписок, щелкнув по нему мышкой два раза.
· Щелкните по стрелке рядом с кнопкойТип запроса на панели инструментов (рис. 34) и выберите командуОбновление.
Рис. 34
· Введите условие замены: в полеКурс заменить все цифры 1 на словоПервый. Условие отбора представлено на рис. 35.
Рис. 35
· Щелкните по кнопке 
выполнения запроса.
· Подтвердите обновление записей.
· Закройте запрос, сохранив его с именем Первый курс.
· Выберите вкладкуТаблицы.
· Откройте таблицу Список. Просмотрите результат применения запроса.
Самостоятельное задание. Создайте запросы, меняющий все остальные значения поля Курс на соответствующее слово.
Задание 3. Постройте запрос на добавление.
Примечание.Записи из таблицыНовая группа нужно добавить в таблицуСписок.
Порядок работы:
· Выберите закладкуЗапрос, если находитесь в другом окне.
· Щелкните мышкой по кнопкеСоздать.
· В появившемся диалоговом окне выберите режимКонструктор.
· Добавьте таблицуНовая группа, выбрав ее и щелкнув по кнопке Добавить.
· Закончите выбор, щелкнув по кнопкеЗакрыть.
· Выберите те поля, которые нужно добавить(Фамилия, Имя, Отчество, Учебная группа) согласно рис. 36. (Если у какого-либо поля поставить условие отбора, то добавятся только записи, удовлетворяющие этому условию).
Рис. 36
· Щелкните по стрелке рядом с кнопкойТип запроса на панели инструментов и выполните командуДобавление.
· В появившемся диалоговом окне выберите имя таблицыСписок, в которую будут добавляться данные. Эта таблица может быть из текущей базы данных или из любой другой. В данном случае у нас одна база данных, поэтому щелкните по кнопке ОК.
· Щелкните по кнопке для выполнения запроса. Подтвердите выполнение запроса.
Замечание.Если появляется ошибка в выполнении данного вопроса, то откройте схему данных, щелкнув дважды по связи Список–Личные данные, удалите условияКаскадное удаление связанных полейиКаскадное обновление связанных полей.Видимо, вы нечаянно их включили, хотя в работе 3 этого не требовалось. При включении условияКаскадное обновление связанных полей эти поля нельзя вводить отдельно.
· Закройте запрос, сохранив его с именемДобавление.
· Перейдите на закладкуТаблицы. Откройте таблицуСписок и убедитесь, что данные записи были добавлены.
Задание 4. Постройте запрос на удаление.
Пояснение. Нужно удалить записи тех учеников, которые закончили колледж (в данном случае тех, у которых курс был 4). Предварительно разорвите связьСписок – Личные данные.
Порядок работы:
· Выберите закладкуЗапрос, если находитесь в другом окне.
· Щелкните мышкой по кнопкеСоздать.
· В появившемся диалоговом окне выберите режимКонструктор.
· Добавьте таблицуСписок, выбрав ее из списка и щелкнув по кнопкеДобавить.
· Закончите выбор, щелкнув по кнопкеЗакрыть.
· Щелкните по стрелке рядом с кнопкойТип запроса на панели инструментов и выполните командуУдаление.
· Выберите полеКурс из таблицыСписок, щелкнув по нему мышкой два раза.
· Введите условие отбора Последний (рис. 37).
Замечание. Для предварительного просмотра удаляемых записей щелкните по кнопке –Вид на панели инструментов. Для возврата в режимКонструктор снова щелкните по этой кнопке на панели инструментов. Любые изменения следует вносить в режимеКонструктор.
· Щелкните по кнопке для выполнения запроса. Появится сообщение, что процесс удаления будет необратим. Подтвердите удаление записей.
· Закройте запрос, сохранив его с именемУдаление.
· Перейдите на закладкуТаблицы. Откройте таблицуСписок и убедитесь, что данные записи были удалены.
Рис. 37
Самостоятельное задание. Создайте запросы на обновление, которые меняют курс и номер группы на единицу больше. Заполните недостающие данные для добавленных записей, указав для них курс Первый и соответствующие группы в колледже.
Задание 5. Выполните запрос на создание таблицы.
Бывают ситуации, когда из старых таблиц нужно составить новые с другим набором полей. Предположим, что мы хотим создать таблицы успеваемости для учеников разных групп, поместив поля Фамилия, Имя, Отчество из таблицыСписок и поляWord, Excel и Access из таблицыЛичные данные. (Снова создайте связьСписок – Личные данные).
Порядок работы:
· Выберите закладкуЗапрос, если находитесь в другом окне.
· Щелкните мышкой по кнопкеСоздать.
· В появившемся диалоговом окне выберите режимКонструктор.
· Добавьте таблицыСписок и Личные данные, выбрав их и щелкнув по кнопке
Добавить. Закончите выбор, щелкнув по кнопкеЗакрыть.
· Щелкните по стрелке рядом с кнопкойТип запроса на панели инструментов и выполните командуСоздание таблицы...
· Напечатайте имя таблицыУспеваемость и щелкните по кнопкеОК.
· Выберите поляФамилия, Имя, Отчествои Учебная группаиз таблицыСписок и поляWord, Excel и Access из таблицы Личные данные (рис. 38).
Рис. 38
· Щелкните по кнопке для выполнения запроса. Подтвердите выполнение запроса. Закройте запрос, сохранив его с именемНовая_таблица.
· Перейдите на закладкуТаблицы. Откройте таблицуУспеваемость и убедитесь, что записи были добавлены. Причем добавлены только старые записи, так как в таблицуЛичные данныедополнительные записи не вошли.
Задание 6. Создайте перекрестный запрос.
Допустим, вам нужно подсчитать для экзаменационной ведомости, сколько в группе, занимающейся изучением программы Word, получено «троек», «четверок» и «пятерок». Для подобных целей используется перекрестный запрос.
Порядок работы:
· Выберите закладкуЗапрос, если находитесь в другом окне.
· Щелкните мышкой по кнопкеСоздать.
· В появившемся диалоговом окне выберитеПерекрестный запрос.
· В окнеСоздание перекрестных запросов выделите таблицу Успеваемость и щелкните по кнопкеДалее.
· Выберите поле, значения которого будут использоваться в качестве заголовков строк, — Учебная группа. Щелкните по кнопке Далее.
· Выберите поле, значения которого будут использоваться в качестве заголовков столбцов, например Word. Щелкните по кнопкеДалее.
· Выберите функцию, по которой будут вычисляться значения ячеек на пересечении столбцов и строк (в данном случаеCount — количество). Здесь вы можете добавить итоговое поле для каждой строки (в данном случае это поле покажет общее количество оценок по каждой группе). Щелкните по кнопкеДалее.
· Задайте имя запросаWord. Щелкните по кнопкеГотово.
Самостоятельное задание. Составьте аналогичные запросы для оценок, полученных
группой по изучениюExcel и Access.
Предъявите преподавателю:все построенные запросына экране дисплея.
Задание 7. Завершите работу с Access.
Порядок работы:
· Выполните командуФайл/Выход.
· Если вы производили редактирование в базе данных, появится вопрос о сохранении изменений. Ответьте на него утвердительно.