Создание простых форм и заполнение таблиц

Шакирин А. И., Львова О. М.

Разработка СУБД в Microsoft Office Access 2010

Методические указания по выполнению лабораторных работ
по дисциплине «Информационные технологии»
для студентов заочной формы обучения

Минск

БГАТУ

Лабораторная работа №1

СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ И ПРОСТЫХ ФОРМ

Цель работы:

· приобрести навыки создания структуры таблиц базы данных и межтабличных связей;

· приобрести навыки создания простых форм и заполнения таблиц базы данных.

Создание структуры таблиц и связей

Задание 1

Создать базу данных Деканат, которая будет содержать данные в трех таблицах, названия которых отражают назначение каждой таблицы.

Таблица 1 Дисциплины будет содержать следующую информацию о дисциплинах.

Таблица 1

Структура таблицы Дисциплины

Имя поля	Тип данных	Описание
Код дисциплины	Числовой	Ключевое поле для связи с другой таблицей
Дисциплина	Текстовый	Название дисциплины

Таблица 2 Личные данные будет содержать следующую информацию о каждом студенте.

Таблица 2

Структура таблицы Личные данные

Имя поля	Тип данных	Описание
Код студента	Числовой	Ключевое поле для связи с другой таблицей
Фамилия	Текстовый	Фамилия студента
Имя	Текстовый	Имя студента
Отчество	Текстовый	Отчество студента
Дата рождения	Дата/время	Дата рождения студента
Место рождения	Текстовый	Место рождения студента
Рост	Числовой	Рост в см
Вес	Числовой	Вес в кг
Телефон	Текстовый	Номер телефона
Общежитие	Логический	Проживание в общежитии

Таблица 3 Успеваемость будет содержать следующую информацию об оценках, полученных каждым студентом по изучаемым дисциплинам.

Таблица 3

Структура таблицы Успеваемость

Имя поля	Тип данных	Описание
№пп	Числовой	Порядковый номер записи
Код дисциплины	Числовой	Ключевое поле для связи с другой таблицей
Код студента	Числовой	Ключевое поле для связи с другой таблицей
Оценка	Числовой	Оценка студента по дисциплине

Создание таблиц

1. Запустите приложение Microsoft Office Access 2010. Для запуска используется последовательность команд: Пуск ® Все программы® Microsoft Office ® Microsoft Office Access 2010.

2. В панели Новая база данных в поле Имя файла наберите название базы данных – Деканат, нажмите кнопку и укажите путь к своей рабочей папке.

3. Нажмите кнопку Создать.

В панели интерфейса Access на вкладке Главная откроется окно пустой БД Деканат. В этом окне можно сразу создавать первую таблицу БД, которая по умолчанию названа Таблица1, в так называемом Режиме таблицы (название режима указано в нижней части панели интерфейса). Режим таблицы используется в тех случаях, когда разработчик уже имеет все данные для заполнения таблицы, причем структура этой таблицы в процессе создания БД изменяться не будет.

В нашем случае данные для заполнения таблиц будут вводиться позднее, поэтому создадим вначале структуру будущей таблицы с помощью режима Конструктор.

4. На вкладке Создание в группе Таблицы укажите курсором мыши на кнопку Конструктор таблиц .

5. Занесите информацию в соответствующие поля из Таблицы 1, причем в поле Тип данных необходимо выбрать тип данных из списка .

6. Нажмите кнопку и сохраните таблицу под именем Дисциплины.

7. На вопрос Access Создать ключевое поле сейчас? ответьте Нет, так как создавать ключевые поля удобнее на этапе создания Схемы данных, когда формируются связи между таблицами.

Окончательный вид структуры таблицы Дисциплины в режиме конструктора показан на рисунке 1.1.

Рис.1.1. Структура таблицы Дисциплины

Аналогичным образом, пользуясь данными Таблицы 2 и Таблицы 3, создайте структуру таблиц Личные данные, Успеваемость.

Создание связей между таблицами

1. Перейдите на вкладку Работа с базами данных и в группе Отношениявыберите пункт Схема данных . Одновременно с открытием вкладки Схема данных открывается диалоговое окно Добавление таблицы (рисунок 1.2).

Рис. 1.2. Диалоговое окно Добавление таблицы

2. В открывшемся окне Добавление таблицы выделите название таблицы Дисциплины и нажмите кнопку Добавить. Повторите это для таблиц Личные данные,Успеваемостьи закройте окно Добавление таблицы. Откорректируйте размер и положение таблиц на вкладке Схема данных так, как показано на рисунке 1.3.

Рис. 1.3. Вкладка Схема данных с таблицами СУБД Деканат

3. В таблицах Дисциплины и Успеваемость есть общее поле Код дисциплины с помощью которого эти таблицы должны быть связаны между собой, причем в таблице Дисциплины поле Код дисциплины будет содержать уникальные значения и должно быть полем первичного ключа (ключевым). На вкладке Схема данных наведите курсор мыши на заголовок таблицы Дисциплины и нажмите правую кнопку мыши. В открывшемся меню выберите пункт Конструктор таблиц. Установите курсор мыши в поле Код дисциплины, нажмите правую кнопку мыши и выберите пункт меню Ключевое поле. Теперь поле Код дисциплины будет ключевым.

4. Таким же образом сделайте ключевым поле Код студентав таблице Личные данные.

5. Закройте все открытые таблицы, сохранив внесенные изменения.

6. Для создания связи между таблицами Дисциплины и Успеваемость нужно выбрать ключевое поле Код дисциплины в таблице Дисциплины и, не отпуская левую клавишу мыши, переместить его на поле Код дисциплины таблицы Успеваемость. На экране откроется окно Изменение связей. В этом окне необходимо проверить правильность имен связываемых полей, включить флажки Обеспечение целостности данных, каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей. При установлении связи между таблицами Дисциплины и Успеваемость окно Изменение связей должно выглядеть так, как показано на рисунке 1.4.

Рис. 1.4. Окно Изменение связей

Убедитесь в том, что между таблицами установлен тип отношения «один-ко-многим» и нажмите кнопку OK.

7. Пользуясь этой методикой, установите связь между полями Код студента таблиц Личные данные и Успеваемость. Окончательный вид вкладки Схема данных показан на рисунке 1.5.

Рис. 1.5. Окончательный вид вкладки Схема данных

8. Закройте окно Схема данных, сохранив изменения в макете.

При создании связи на вкладке Схема данных может возникнуть необходимость в изменении структуры таблицы. Для этого необходимо на вкладке Схема данных установить указатель мыши на модифицируемую таблицу и нажать правую кнопку мыши. Затем из контекстного меню выбрать команду Конструктор таблиц. Для удаления связи необходимо установить указатель мыши на линию связи, выделить ее левой кнопкой мыши и нажать клавишу Delete.

Создание простых форм и заполнение таблиц

Задание 2

Создать простые формы, и с их помощью заполнить данными соответствующие таблицы базы данных Деканат.

Создание формы Дисциплины

1. В области навигации перейдите в категорию Таблицы и выделите таблицу Дисциплины.

2. На вкладке Создание ленты меню в разделе Формы нажмите кнопку Мастер форм .

3. Перенесите все поля таблицы Дисциплины в поле Выбранные поля: и нажмите кнопку Далее.

4. Выберите внешний вид формы: ленточный и нажмите кнопку Далее.

5. Проверьте, что форме присвоено имяДисциплины и нажмите кнопку Готово.

6. Занесите данные в форму Дисциплины, как показано на рисунке 1.6.

Рекомендация. Для перехода к очередному полю удобно использовать не указатель мыши, а клавишу Tab на клавиатуре.

Рис. 1.6. Форма Дисциплины

7. Проверьте занесенные данные и закройте окно формы Дисциплины.

8. Перейдите в категорию Таблицы и убедитесь, что в таблицу Дисциплины данные занесены правильно.

Создание формы Личные данные

1. Выделите таблицу Личные данные.

2. На вкладке Создание ленты меню в разделе Формы нажмите кнопку Мастер форм.

3. Перенесите все поля таблицы Личные данные в поле Выбранные поля: и нажмите кнопку Далее.

4. Выберите внешний вид формы: в один столбец и нажмите кнопку Далее.

5. Проверьте, что форме присвоено имяЛичные данные и нажмите кнопку Готово.

6. Занесите данные в форму Личные данные, пользуясь таблицей Личные данные, которая показана на рисунке 1.7.

Рис. 1.7. Таблица Личные данные

7. Проверьте занесенные данные и закройте окно формы Личные данные.

8. Перейдите в категорию Таблицы и убедитесь, что данные в таблицу Личные данные занесены правильно.

Создание формы Успеваемость

Выполняемые действия.

1. Выделите таблицу Успеваемость.

2. На вкладке Создание ленты меню в разделе Формы нажмите кнопку Мастер форм.

3. Перенесите все поля таблицы Успеваемость в поле Выбранные поля: и нажмите кнопку Далее.

4. Выберите внешний вид формы: в один столбец и нажмите кнопку Далее.

5. Проверьте, что форме присвоено имяУспеваемость и нажмите кнопку Готово.

6. Занесите данные в форму Успеваемость, пользуясь таблицей Успеваемость, которая показана на рисунке 1.8.

Рис. 1.8. Таблица Успеваемость

7. Проверьте занесенные данные и закройте окно формы Успеваемость.

8. Перейдите в категорию Таблицы и убедитесь, что в таблицу Успеваемость данные занесены правильно.

Лабораторная работа №2