Операции над элементами базы данных

Работа с базой данных позволяет выполнять следующие операции:

- поиск записи;

- сортировка записей;

- фильтрация данных;

- генерация отчета.

Поиск записи. Простейшей операцией над элементами базы данных является операция поиска записи. Поиск может проводиться как в одном из указанных полей, так и во всёх^; полях таблицы. Возможно изменение порядка просмотра записей в таблице. Обычно поиск начинается с активного места таблицы (активной записи, активного поля). Для поиска во всей таблице необходимо перейти к первой записи, и лишь затем начинать поиск. Одно или несколько полей, комбинация значений которых однозначно определяет каждую запись в таблице принято называть ключевым полем.Т.е.ключевое полеиспользуется для однозначного определения выбранного объекта, путем выбора необходимой записи в базе данных.

Сортировка данных. После ввода данных в список может потребоваться упорядочить их. Процесс упорядочения записей в таблице называется сортировкой. Существует два вида сортировки: по возрастанию или по убыванию. При сортировке изменяется порядок следования строк или столбцов в таблице.

Отдельные поля и записи в процессе сортировки переупорядочиваются в соответствии с заданным порядком сортировки. Сортировre можно проводить по одному полю или по нескольким полям как в возрастающем порядке (от 1 до 9, от А до Я), так и в убывающем порядке (от 9 до 1, от Я до А) значений ключевого признака.

Фильтрация данных. Для вывода только определенных записей базы данных используется фильтрация. Фильтрацией данных называется выборка записей, содержимое полей которых отвечает заданному условию или одновременно нескольким условиям. Здесь, под условием понимается ограничение, заданное для отбора записей, включаемых в результирующий набор записей запроса или фильтра. В отличие от сортировки данные при фильтрации не переупорядочиваются, а лишь скрываются те записи, которые не отвечают заданным критериям выборки. Отобранные записи можно форматировать, удалять, копировать и распечатывать, а также использовать для последующих вычислений или построения диаграмм.

Для подготовки запроса необходимо заранее определить:

¨ ключевые поля, по которым будет проводиться поиск;

¨ искомое значение;

¨ поля, выводимые в результате выполнения запроса.

Условия для отбора записей в определенном столбце могут состоять из двух самостоятельных частей, соединенных логической связкой И/ИЛИ. Каждая часть условия может включать:

· значение, которое может выбираться из списка или содержать шаблонные символы подстановки. В качестве символов подстановки используются знак звездочка (*),для указания произвольного количества символов или вопросительный знак (?) - для замены одного символа;

· оператор отношения (сравнения). При задании критериев выборки могут использоваться следующие операторы сравнения:

=	равно	<>	не равно
<	меньше	< =	меньше или равно
>	больше	> =	больше или равно

Генерация отчета. Информацию из базы данных можно выводить в виде отчетов, представляющих собой распечатку содержимого базы данных. Все отчеты принято подразделять на три категории:

- простой отчет;

- детальный отчет;

- специальный отчет.

При создании простого отчета производится распечатка содержимого базы данных, путем вывода всех полей и записей из таблицы или запроса. Данная категория отчета удобна для генерации чернового варианта.

При выводе на печать данных из табличного режима с целью улучшения вида распечатки можно использовать следующие возможности изменения внешнего вида таблицы:

- уменьшить ширину некоторых столбцов таблицы;

- скрыть некоторые столбцы;

- поменять ориентацию страницы, например, с книжной ориентации на альбомную.

Преимущество таких отчетов заключается в быстроте и простоте их получения. Недостатком же является вывод данных точно в таком виде, в каком они представлены в таблице или форме.

Для получения отчета улучшенного внешнего вида необходимо подготовить детальный отчет. Он должен иметь наглядную форму и содержать больше информации, чем простая распечатка таблицы. Данная категория отчета также должна включать в себя ряд дополнительных элементов.

Специальный отчет позволяет подготавливать почтовые наклейки и формы писем.