Создание и печать отчетов и диаграмм

Печать данных рабочих листов (таблиц).Опции программы Excel позволяют управлять выводом на печать данных рабочих листов и диаграмм. Можно использовать команду Просмотр для предварительного просмотра данных перед печатью. Команда Параметры страницы позволяет установить поля, ввести верхние и нижние колонтитулы.

Печать заданной области.Вы можете распечатать содержимое рабочей книги, определённого рабочего листа или выделенного интервала. По умолчанию программа Excel выделяет и печатает текущий рабочий лист. Вы можете задать, какую часть рабочего листа хотите напечатать.

Печать заданного интервала.Для печати заданного интервала рабочего листа нужно выполнить следующие действия:

1. Используя мышь или клавиатуру, выделить печатаемый интервал.

2. Выбрать команду ФайлÞПечать или нажать комбинацию клавиш <Ctrl+p>. Появится диалоговое окно Печать.

3. В разделе Что печатать этого диалогового окна выбрать опцию Выделение.

4. Щёлкнуть на кнопке ОК, и программа Excel напечатает выделенный интервал.

Определение области печати.Если нужно печатать один и тот же интервал рабочего листа, можно определить его как область печати, чтобы каждый раз при печати листа сразу задавать его:

Для определения области печати нужно выполнить следующие действия.

1. Выбрать команду ФайлÞПараметры страницы. Появится диалоговое окно Параметры страницы.

2. Выделить в нём корешок Лист, если он ещё не выделен.

3. Щёлкнуть на поле Область печати и определить область печати, выделив ячейки мышью или введя их адреса (вокруг них появится рамка). Программа Excel присвоит выделенному интервалу имя Область печати.

4. Для завершения работы щёлкнуть на кнопке ОК.

Удаление определённой области печати.Для удаления определённой области печати нужно выбрать команду ФайлÞПараметры страницы, а затем выбрать корешок Лист в открывшемся диалоговом окне. Удалить ссылку в поле Область печати и щёлкнуть на кнопке ОК. Можно также выбрать команду ВставкаÞИмяÞПрисвоить, выделить имя из списка Имена в рабочей книге, щёлкнуть на кнопке Удалить, а затем на кнопке ОК.

Размещение печатаемого интервала на одной странице.Если отдельные строки печатаемого интервала не помещаются на одной странице, можно подогнать их под размер страницы. При использовании этого способа, программа Excel изменяет масштаб рабочего листа, чтобы разместить его на одной странице.

Для подгонки печатаемого интервала под размер страницы нужно выполнить следующее:

1. Выбрать команду ФайлÞПараметры страниц.

2. Выделить корешок Страница.

3. Выделить опцию Разместить лист на. По умолчанию интервал размещается на одном листе по ширине и высоте.

4. Щёлкнуть на кнопке ОК. При печати программа Excel разместит интервал на одном листе.

Изменение параметров страницы.Команда Параметры страницы позволяет определить параметры печатаемой страницы. Можно изменить ориентацию страницы, поля и способ выравнивания текста и задать печать заголовков.

Изменение ориентации страницы.По умолчанию данные выводятся на печать в книжной ориентации - страница расположена вертикально. Однако, её можно разместить не горизонтально, а в альбомной ориентации. Это может понадобиться, если печатаемый интервал достаточно широкий.

Для изменения ориентации страницы нужно выполнить следующее:

1. Выбрать команду ФайлÞПараметры страницы.

2. Выделить корешок Страница.

3. Активизировать опцию Портретили Ландшафт.

4. Щёлкнуть на кнопке ОК.

Изменение полей печати.Поля печати определяют промежуток между печатаемым текстом и краями страницы. Программа Excel позволяет изменять установку верхнего, нижнего, правого и левого полей. Кроме того, можно задать поля для верхнего и нижнего колонтитулов и способ центрирования печатаемого интервала между полями - горизонтальное или вертикальное.

Для изменения полей нужно выполнить следующее:

1. Выбрать команду ФайлÞПараметры страницы.

2. Выделить корешок Поля.

3. Ввести размеры полей в соответствующие текстовые окна.

4. Ввести значения полей для верхнего и нижнего колонтитулов.

5. Для центрирования интервала между верхним и нижним полем нужно выбрать опцию Центрирование вертикальное, между левым и правым - Центрирование горизонтальное. Для одновременного центрирования выбрать обе опции.

6. Щёлкнуть на кнопке ОК.

Задание и удаление печатаемых заголовков.При печати больших рабочих листов можно задать печать заголовка рабочего листа, названий строк и столбцов на каждой печатаемой странице.

Для задания печатаемых заголовков нужно выполнить следующее:

1. Выбрать команду ФайлÞПараметры страницы.

2. Выделить корешок Лист.

3. Чтобы задать заголовки наверху каждой печатаемой страницы, нужно выбрать текстовое окно Строки сверху. Чтобы задать заголовки внизу слева на каждой странице, нужно выбрать текстовое окно Столбцы слева.

4. Чтобы печатать заголовки наверху каждой страницы, нужно выделить строку, данные которой используются в качестве заголовков. Чтобы печатать заголовки в столбце слева, нужно выделить столбцы, содержащие необходимые данные.

5. Щёлкнуть на кнопке ОК.

Чтобы отменить печать заголовков, нужно выполнить следующее:

1. Выбрать команду ФайлÞПараметры страницы.

2. Выделить корешок Лист.

3. Удалить ссылки в области Названия для печати диалогового окна Параметры страницы.

4. Щёлкнуть на кнопке ОК.

Предварительный просмотр рабочего листа перед печатью.Чтобы убедиться, что рабочий лист будет напечатан правильно, можно просмотреть его перед печатью. При необходимости, в процессе просмотра можно изменить поля и ширину столбцов.

Для просмотра данных нужно выполнить следующие действия:

1. Выбрать команду ФайлÞПросмотр. На экране отобразится печатаемый интервал.

2. Для перехода от страницы к странице нужно использовать кнопки Следующий и Предыдущий.

Чтобы изменить поля или ширину столбцов, нужно щелкнуть на кнопке Поля. На странице появляются линии полей. Кроме того, появляются черные прямоугольники, обозначающие верхнее, нижнее, левое и правое поля, а также черные квадратики, отмечающие каждый столбец таблицы. Это маркеры полей и столбцов.

Печать рабочего листа.После установки опций печати и выполнения просмотра можно печатать рабочий лист. Используя команду ФайлÞПечать, нужно задать количество экземпляров и номера печатаемых страниц. Кроме того, можно выделить данные, которые нужно напечатать, если еще не определена область печати.

Для печати рабочего листа нужно выполнить следующее:

1. Выбрать команду ФайлÞПечать или нажать клавиши <Ctrl+P>. Появляется диалоговое окно Печать.

2. Если не определена область печати, можно задать тип печатаемых данных, выбрав подходящую опцию в области Что печатать. Для печати выделенного интервала нужно выбрать опцию Выделение; выделенных листов рабочей книги - опцию Выделенные листы, для печати всей рабочей книги - опцию Вся рабочая книга.

3. Для задания количества печатаемых копий, нужно ввести его значение в текстовое окно Количество копий.

4. Для задания определенного диапазона печатаемых страниц, нужно ввести его значение в Область печати диалогового окна.

5. Щелкнуть на кнопке ОК, если подготовка к печати документа закончена.

Использование диаграмм.Данные рабочих листов можно представить в графическом виде, используя диаграммы. При изменении данных, диаграмма автоматически обновляется.

Можно создать внедренную диаграмму, добавленную в рабочий лист, или выполнить ее на отдельном листе диаграммв рабочей книге.

Создание диаграммы с помощью мастера диаграмм.Для создания внедренной диаграммы с помощью мастера диаграмм нужно выполнить следующие действия:

1. Выделить данные, которые нужно использовать в диаграмме.

2. Щелкнуть на кнопке мастера диаграмм. Указатель мыши примет вид диаграммы со знаком “+”.

3. Поместить указатель мыши в то место рабочего листа, куда нужно поместить диаграмму, затем нажать левую кнопку мыши и, переместив мышь, задать размеры диаграммы.

4. Отпустить кнопку, когда установлены размеры диаграммы. Появится диалоговое окно Мастер диаграмм - шаг 1 из 5. В этом диалоговом окне нужно задать интервал, данные которого используются в диаграмме.

5. Если адрес интервала, в текстовом поле Интервал диалогового окна, правильный, нужно щелкнуть на кнопке Шаг. В противном случае нужно выделить интервал в рабочем листе или ввести адреса его ячеек и после этого щелкнуть на кнопке Шаг. Появится новое диалоговое окно.

6. Выделить тип диаграммы.

7. Щелкнуть на кнопке Шаг. Появится новое диалоговое окно.

8. Выбрать формат диаграммы.

9. Щелкнуть на кнопке Шаг. Появится еще одно диалоговое окно с примером диаграммы в области Пример диаграммы.

10. Если пример не подходит, нужно выделить другие опции и затем щелкнуть на кнопке Шаг. Появится последнее диалоговое окно мастера диаграмм.

11. Чтобы добавить в диаграмму названия, нужно ввести их в текстовые окна поля Название диаграммы и Название по оси.

12. Щелкнуть на кнопке Закончить. Диаграмма появится на рабочем листе.

Для создания листа диаграммы нужно выполнить следующее:

1. Выделить интервал ячеек с данными для диаграммы.

2. Выбрать команду ВставкаÞДиаграммаÞНа новом листе или нажать клавишу <F11>. Откроется диалоговое окно Мастер диаграмм.

3. Для создания диаграммы по умолчанию, без использования мастера диаграмм, нужно нажать клавишу <F1>.

Печать диаграмм.В программе Excel печать диаграмм ничем не отличается от печати интервала рабочего листа. Например, можно задать размер печатаемой диаграммы и качество печати, а также просмотреть ее перед печатью.

Приложение

Рассмотрим применение программы Excel на примере составления таблицы, построения диаграммы по данным таблицы, сохранения таблицы на магнитном диске, внесения изменений в таблицу (т.е. редактирования таблицы), вывода таблицы на печать.