Архитектура Microsoft Access

Microsoft Access считает объектами все, что может иметь имя. В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули.

§ Таблица.Объект, который создается и используется для хранения дан­ных. Каждая таблица содержит информацию о субъектах (предметах) определенного типа (например, клиентах). Поля (столбцы) таблицы слу­жат для хранения различных характеристик субъектов (например, фамилий и адресов клиентов), а каждая запись (которая называется также строкой) содержит сведения о конкретном субъекте (например, данные о клиенте ). Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, имеющих уникальные значения в каждой записи) и один или несколько индексов, ускоряющих доступ к данным.

§ Запрос.Объект, позволяющий пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Можно создавать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также со­здавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких су­ществующих таблиц.

§ Форма.Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отобра­жения их на экране или управления работой приложения. Формы можно использовать для более наглядного представления данных таблиц или на­боров записей запросов. При желании форму можно вывести на печать.

§ Отчет.Объект, предназначенный для форматирования, вычисления итогов и печати выбранных данных.

§ Страница доступа к данным.Объект, содержащий файл HTML и вспомогательные файлы, обеспечивающий доступ к данным из Microsoft Internet Explorer.

§ Макрос.Объект, представляющий собой структурированное описание од­ного или нескольких действий, которые автоматически выполняются в ответ на определенное событие. Например, можно создать макрос, который при выборе некоторого элемента в основной форме открывает другую форму.

§ Модуль.Объект, содержащий программы на языке Visual Basic, позволя­ющие разбить некоторый процесс на несколько небольших процедур.

Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис. 10.

Рис. 10.Взаимосвязи основных объектов в Microsoft Access

Таблицы

При первом открытии окна базы данных Access всегда активизирует кнопку Таблицы (Tables) и выводит на экран список таблиц базы данных.

Рис. 11. Окно базы данных

В левом верхнем углу окна базы данных расположены три кнопки. Одна из них позволяет создать новую таблицу, а две другие - установить один из двух

возможных режимов.

Окно базы данных содержит еще три специальных ярлыка создания объектов, показанных ниже. После двойного щелчка на ярлыке сразу можно приступить к созданию таблицы соответ­ствующим способом.

Можно активизировать режим таблицы, дважды щелкнув на имени таблицы, а режим конструктора — дважды щелкнув на имени таблицы при нажатой клавише Ctrl. В ответ на щелчок правой кнопкой мыши на имени таблицы Access выведет на экран контекстное меню, позволяющее выполнить ряд операций с этой таблицей. Чтобы закрыть контекстное меню, достаточно щелкнуть в любом месте экрана вне меню.

Если необходимо изменить определение таблицы (структуру или макет таблицы, а не хранящиеся в ней данные), таблицу открывают в режиме конструктора.

Каждая строка в верхней части окна режима конструктора определяет одно из полей таблицы. Для выделения любого из них достаточно щелкнуть на соответ­ствующей строке. Для перехода от столбца к столбцу слева направо можно использовать клавишу Tab, а в обратном направлении — Shift+Tab. В нижней части окна Access отображает свойст­ва текущего выбранного поля. С помощью клавиши F6 можно перемещаться из верхней части окна (списка полей) в нижнюю (список свойств) и обратно.

Access облегчает процесс определения полей, предоставляя во многих случаях возможность выбора нужного значения в раскрывающемся списке. Так, если с помощью клавиши Tab переместиться в столбец с заголовком Тип данных (Data Type), то в конце столбца появится серая кнопка со стрелкой вниз. Щелкнув на ней или нажав клавиши Alt+l, можно увидеть список типов данных.

Рис. 12. Окно таблицы в режиме конструктора

Access позволяет одновременно открыть до 254 таблиц (если хватит памяти компьютера).

Режим таблицы используется для просмотра, добавления, изменения или уда­ления данных. Это простейший способ просмотра данных по строкам и столб­цам. Включить этот режим можно двойным щелчком на имени нужной таблицы в окне базы данных. Чтобы из режима конструктора перейти в режим таблицы, надо щелкнуть на кнопке Вид (View) на панели инстру­ментов (первая кнопка слева). Эта же кнопка позволяет вернуться из режима таблицы в режим конструктора. Нажав маленькую кнопку со стрелкой справа от кнопки Вид, можно видеть список доступных режимов на панели инструментов. Эта же кнопка позволяет вернуться из режима таблицы в режим конструктора.

В режиме таблицы, как и в режиме конструктора, можно передвигаться от поля к полю с помощью клавиши Tab. Левее нижней полосы прокрутки выводится номер текущей записи и общее число записей в текущем наборе данных. Для перехода к нужной записи можно активизировать поле номера записи, щелкнув на нем или нажав клавишу F5, а затем ввести с клавиатуры номер записи, нажав после этого клавишу Enter.

Запросы

Запросы предназначены для просмотра, изменения и анализа данных. Они используются также в качестве источника записей при создании форм и отчетов. Одним из наиболее распространенных запросов является запрос на выборку, который выполняет отбор данных из одной или нескольких таблиц в соответствии с заданными пользователем критериями.

В левом верхнем углу окна базы данных расположены три кнопки.

Формы

Формы используются для достижения комфорта при работе с Access и при обработке данных несколькими пользователями. В форме можно управлять представлением данных на экране, использовать цвет, заливку, применять различные числовые форматы. Форма может содержать элементы управления, позволяющие отображать в ней, например, картинку и диаграммы. Непосредственно в форме можно выполнять вычисления над данными таблиц или запросов.

Рис. 13.Форма в режиме конструктора

Отчеты

Хотя можно вывести на печать таблицу или форму, но создать действительно полноценный выходной документ с использованием всех средств форматирова­ния текста и с включением в него результатов дополнительных вычислений (например, промежуточных и общих итогов) можно только с помощью отчета. Дело в том, что форматирование таблиц ограничено изменением размеров строк и столбцов, применением шрифтов и цвета, управлением выводом линий сетки. В форме можно применять разнообразные приемы форматирования, но сами формы предназначены, прежде всего, для ввода данных и представления их на экране и плохо приспособлены для проведения сложных вычислений, группи­ровки данных и получения промежуточных и общих итогов.

Рис.14. Список отчетов в окне базы данных

В левом верхнем углу окна базы данных расположены три кнопки.

Макросы

Работа с формами и отчетами существенно облегчается за счет использования макрокоманд. Microsoft Access предоставляет свыше 40 макрокоманд, которые можно включать в макросы. Макрокоманды выполняют такие действия, как открытие таблиц и форм, выполнение запросов, запуск других макросов, выбор пунктов меню, изменение размеров открытых окон и т. п. С их помощью можно даже осуществлять запуск других приложений, поддерживающих динамический обмен данными (DDE), например Microsoft Excel, и произво­дить обмен данными между вашей базой данных и другими приложениями. Макрокоманды можно объединять в макрос и задавать условия их выполнения.

В левом верхнем углу окна базы данных расположены три кнопки.

Макросы наиболее полезны для проверки данных, вводимых в формы.

Модули

В некоторых случаях приходится использовать одни и те же сложные вычисле­ния в нескольких формах и отчетах. Хотя в Microsoft Access можно создать приложение, используя лишь формы, отчеты и макросы, может потребо­ваться выполнение некоторых действий, которые трудно или невозможно за­дать только с помощью макросов. В таком случае можно создать процедуру Visual Basic и затем использовать ее в форме или отчете.

Создание новой базы данных

После первого запуска Microsoft Access на экране монитора появляется окно диалога, показанное на рис. 15. Оно позволяет создать пустую базу данных, вызвать мастера баз данных для создания нового приложения на основе одного из шаблонов или открыть существующий файл базы данных (с расширением .mdb). Если раньше уже открывались какие-то базы данных, то в области Открыть базу данных (Open An Existing Database) этого окна диалога будет представлен список последних использовавшихся баз данных (до четырех имен). Если на компьютере установлен пакет Microsoft Office, то при первом открытии Access в правом нижнем углу экрана также появится помощник по Office.

Рис.15. Начальное окно диалога Access

Использование Мастера баз данных

Начинающий пользователь с помощью Мастера баз данных может безо всякой предварительной подготовки создать приложение Access на основе одного из шаблонов, включенных в комплект поставки программы. Созданного Мастером баз данных приложения обычно вполне достаточно для решения типичных задач. Более опытный пользователь может доработать проект приложения и включить в него необходимые дополнительные возможности.

В начальном окне диалога Access установите переключатель Мастера, страницы и проекты баз данных (Access Database Wizards, Pages And Projects) и щелкните на кнопке ОК. (Если это окно закрыто, выберите команду Файл > Создать (File> New).) Access откроет окно диалога Создание (New), показанное на рис.16.

Работа со всеми шаблонами в Мастере баз данных одинакова, и мы рассмотрим ее на примере создания базы Основные фонды (Assert Tracking). Список шаблонов Мастера представлен на вкладке Базы данных (Databases) окна диалога Создание (New). При щелчке на значке шаблона в области Просмотр (Preview) появляется рисунок, дающий общее представление о назначении шаб­лона. При этом Access откроет окно диалога Файл новой базы данных (File New Database) и предложит имя для файла новой базы данных. Можно изменить это имя и затем щелкнуть на кнопке Создать (Create), чтобы запустить Мастера.

Рис.16. Некоторые шаблоны Мастера баз данных

Создав пустой файл для нового приложения, Мастер откроет окно диалога с дополнительными сведениями о возможностях создаваемого приложения. Если щелкнуть на кнопке Отмена (Cancel), файл базы данных удалится и прекратится работа мастера. Если щелкнуть на кнопке Готово (Finish), Мастер создаст приложение, используя параметры по умолчанию. После щелчка на кнопке Далее (Next) появится окно, представленное на рис.17, позволяющее произвести настройку таблиц.

В этом окне представлены имена таблиц, создаваемых Мастером. При выборе таблицы в списке Таблицы базы данных (Tables In The Database) в правом списке выводятся ее поля. В большинстве случаев в таблицу можно включить дополнительные поля, помеченные в списке курсивом. После выбора дополнительных полей надо щелкнуть на кнопке Далее, чтобы перейти в следующее окно, показанное на рис. 18.

Рис.17.Выбор необязательных полей для таблиц базы данных

Рис.18. Выбор вида оформления для форм приложения

Как было указано ранее, формы являются объектом базы данных, использующимся для отображения данных на экране. После выбора подходящего варианта и щелчке на кнопке Далее можно выбрать вид оформления отчета.

В следующем окне вводится текст, который будет отображаться в строке заголовка Access после запуска приложения.

После установки флажка «Запустить базу данных» и щелчка на кнопке «Готово» на экране появится окно начальной кнопочной формы приложения.

Рис.19. Кнопочная форма приложения Основные фонды.