А. Основные справочные сведения. Под структурой таблицы понимается состав полей записи таблицы и связей между ними.

1. Структура таблиц

Под структурой таблицы понимается состав полей записи таблицы и связей между ними.

Каждое поле таблицы определяется набором свойств, по которым его отличают от других полей: имя, тип, размер, значение и др.

Имя используется для обращения к полю таблицы при обработке данных. Оно должно быть уникальным.

Тип поля определяет вид значения, которое может принимать поле, алгоритм обработки и размер.

Размер поля используется для резервирования необходимого объема памяти.

Значение — это непосредственно данные, которые вводятся в поле и используются при обработке.

Связи полей—это последовательность размещения полей в записи таблицы.

Типы полей в таблицах

1.1. Текстовые поля

В Microsoft Access определены два типа данных для полей, предназ­наченных для сохранения текста или текста и чисел: «Текстовый» и «Поле MEMO». Текстовые поля предназначены для сохранения имен, адресов и любых числовых данных, не требующих проведения вычис­лений, таких как телефонные номера, инвентарные номера или почтовые индексы. В текстовые поля можно помещать до 255 символов, по умол­чанию для текстовых полей задается размер 50 символов. Для того чтобы указать размер конкретного текстового поля, следует задать значение свойства «Размер поля» (Field Size).

Поля MEMO используют для сохранения текстовых значений, длина которых превышает 255 символов. В поле MEMO можно записать до 64 000 символов. Однако для полей типа MEMO не допускается индекси­рование или сортировка.

И в текстовых полях, и в полях MEMO сохраняются только символы, непосредственно введенные в поле; пробелы, соответствующие неис­пользуемой части поля, не сохраняются.

Примечания:

- По умолчанию, для полей: типа «Текстовый» задается размер 50 символов. Для того чтобы указать размер конкретного текстового поля, следует задать значение свойства «Размер поля» (Field Size). Для изме­нения стандартного размера текстовых полей выберите в меню Сервис команду Параметры, выберите в кладку «Таблицы/запросы» и укажите новый стандартный размер.

- Для сохранения форматированного текста или длинных доку­ментов следует использовать поля объектов OLE.

1.2. Числовые и денежные поля

В Microsoft Access определены два типа данных для полей, предназ­наченных для сохранения числовых значений: «Числовой» и «Денеж­ный».Числовой тип данных используют для сохранения числовых значений, используемых в математических расчетах, за исключением расчетов, проводящихся над денежными значениями, а также расчетов, требующих особенно высокой точности. Конкретный вид и размер числовых значений, сохраняемых в поле с типом данных «Числовой», определяется значением свойства «Размер поля» (Field Size). Например, в занимающее 1 байт на диске поле с размером «Байт» допускается ввод только целых чисел от 0 до 255.

Поля типа «Денежный» используют для выполнения расчетов без нежелательного округления. Для полей типа «Денежный» поддержи­вается максимальная точность 15 знаков слева от десятичной запятой и 4 знака справа. Денежное поле занимает на диске 8 байт.Для типов «Числовой»* и «Денежный» определен ряд встроенных форматов отобра­жения. Для выбора формата следует выбрать значение свойства «Формат поля» (Format).

1.3. Поля даты и времени

Сохранение значений дат и времени в полях типа «Дата/время» обеспечивает правильную сортировку таких значений. Кроме того, это позволяет автоматически учитывать в базе данных настройки форматов даты и времени, задаваемые в панели управления Windows. Для полей типа «Дата/время» определен рад встроенных форматов отображения. Для выбора формата следует выбрать значение свойства «Формат поля» (Format).

1.4. Поле счетчик

Основное свойство поля типа «Счетчик» — автоматическая иденти­фикация записей таблицы. «Счетчик» — это число, наращивание зна­чений которого происходит автоматически. В Microsoft Access существует два варианта изменения счетчика: последовательный и случайный. Первый позволяет нумеровать записи, второй можно использовать для создания системы кодирования записей в таблице. Изменять данные в поле счетчик оператор не сможет.

1.5. Логические поля

Логические поля используются для: хранения данных, которые могут принимать одно из двух возможных значений.

Форматы логических полей: Истина/Ложь, Да/Нет, Вкл./Выкл.Истина, Да, Вкл. эквивалентны True, а Ложь, Нет, Выкл. эквивалентны False. Вне зависимости от выбора формата логического поля в таблице поле будет представлено в виде набора флажков.

1.6. Мастер подстановок.

Мастер подстановок не является названием типа данных, а служит для запуска мастера, осуществляющего связь между таблицами. Он создает поля, в которых выводится список выбранных полей подстановки из данной таблицы или список полей подстановки, где используются данные из другой таблицы. В мастере также можно изменить ширину колонок и изменить имя столбца подстановки.

1.7. Поле объекта OLE.

Поля объекта OLE в Microsoft Access содержат ссылки на объекты, которые могут быть включены в Базу данных с использованием OLE про­токола обмена данными. Такими объектами могут быть графические файлы, электронная таблица MS Excel, документ Word и другие. Объем данных, которые можно ввести в это поле, ограничиваюся памятью компьютера.

3.Б. Порядок выполнения работы:

1. Загрузите Microsoft Access и откройте созданную Вами базу дан­ных «Продажи.MDB».

2. Создайте новую таблицу «Покупатели» в режиме конструктора. Для этого выполните следующие действия:

2.1. Перейдите на вкладку Таблица.

2.2. Щелкните кнопку Создать.

2.3. Выберите строку Конструктор.

2.4. После щелчка «ОК» появится пустая заготовка в режиме конст­руктора.

2.5. Встолбце Полевведите названия следующих полей (столбцов) таблицы: Код покупателя, Название фирмы, Фамилия, Должность, Адрес, Телефон.

2.6. Перейдите в соседний столбец, раскройте список Типданных и выберите подходящий тип для каждого поля. Для поля Код покупателяустановите Числовой тип.

2.7. Введите описания полей в столбце Описание– несколько слов, поясняющих содержание информации в данном поле. Microsoft Access будет каждый раз выводить текст этого описания в строке состояния при активизации этого поля в режиме формы или таблицы (заполнение этого столбца не является обязательным).

2.8. Выберите поле первичного ключачерез инструментальное либо операционное меню (Правкакоманда Ключевое поле).Установите ключевое поле Код покупателя.

2.9. Закройте окно конструктора таблиц. По запросу введите имя вновь создаваемого объекта.

3. Откройте таблицу и заполните данными. Введите 6-10 строк записей.

4. Создайте таблицу «Заказы»в режиме таблицы.

4.1. На вкладке Таблица выберите «Создать», в диалоговом окне строку Режим таблицы.

4.2. Заполните таблицу.

4.3. Закройте, присвоив имя таблице. При закрытии выберите Клю­чевое полене создавать.

5. Выделите таблицу «Заказы», виберите Конструктор, введите имена заголовков полей и уточните тип данных: Код заказа– числовой; Код покупателя— числовой; Покупатель– текстовый;Дата продажи –дата, время;Условие доставки– текстовый;Адрес– текстовый.

5.1.Выберитеполе первичного ключачерез инструментальное меню, либо операционное меню (Правкакоманда Ключевое поле).Установите ключевое поле Код заказа.

6. Заполните таблицу данными. При заполнении таблиц приведите в соответствие поля с одинаковыми записями, например, в таблицах «Покупатели» и «Заказы» должен совпадать Код покупателя. Пример заполнения таблиц смотри в Приложении 1.

7. При необходимости внесите соответствующие изменения в таблицы «Товары» и «Поставщики» в режиме Конструктора. Дополните в таблицы недостающие поля.

7.1. Выберите поле первичного ключа:

Код товара в таблице «Товары» и Код поставщика в таблице «Поставщики».

Контрольные вопросы

1. Какие существуют типы данных, вводимых в таблицу?

2. Чем отличается режим конструктора от режима мастера?

3. Назначение ключевого поля?

4. Как перейти в режим заполнения таблицы?

5. Что такое режим проектирования и режим заполнения?

.

Работа с таблицами

Цель работы: Научиться работать с импортируемыми таблицами. Установка межтабличных связей. Редактирование структуры таблицы. Управление записями в режиме «Таблица»