Запись текстов, служебных документов

Линейная: автобиография, заявление, доверенность

Трафарет: справки, контракты, договоры

Таблица: финансовые ведомости

Анкета: личный листок

Тексты-аналоги: приказы, решения, постановления

Язык и стиль деловой (служебной) корреспонденции

Служебное письмо– это форма официального общения между учреждениями, организациями, предприятиями; обобщённое название различных по содержанию документов, которые имеют единый способ передачи текстов (почта, факс, электронная почта и др.).

При составлении делового письма должны соблюдаться следующие принципы:

- объективное отражение в тексте содержания социальной ситуации;

- строгое соответствие между составом информации и видом документа – унифицированный, стандартный характер.

Стандартизация делового письма имеет и формальный, и содержательный характер.

Для официального письма можно выделить следующие реквизиты: 1) угловой штамп или бланк, содержащий в себе наименование организации-адресанта, его почтовых, телефонных, телефаксных координат и дату; 2) адресат – наименование организации, её адреса, служебного лица; 3) заголовок к тексту делового письма; 4) текст делового (служебного) письма; 5) подпись должностного лица.

Но стандартизация делового письма не может быть только формальной, она должна направляться логической структурой письма, поэтому смысловые аспекты делового письма реализуются в виде устойчивых логических формул, имеющих стандартное языковое воплощение. Унифицированные словесные обороты требуют минимального напряжения при восприятии и ускоряют процесс составления письма.

Модели и варианты языковых конструкций соответствуют виду письма.

Отдельные виды писем

Письмо-просьба (запрос)

Излагая просьбу, необходимо выделить обоснование или заинтересованность в её исполнении. Наиболее распространённый вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо-просьба может строиться:

- от первого лица (Прошу, Просим…);

- от третьего лица единственного числа. В этом случае употребляют существительное с собирательным значением (дирекция, администрация, фирма…просит);

- с употреблением стандартных формул мотивации (в целях…);

- отглагольных существительных (ознакомления, с указанием…).

Образец:

Коммерческая фирма «Орион»

620123, Екатеринбург,	Директору обувной фабрики
ул. Озерная, 38	г-ну Петрову М.Н
Телефон: 22-02-19	105640, Москва,
Р/счёт №…	Флотская, 45
12.02.12	№15-2-23/16

О посылке каталогов

В целях ознакомления с ассортиментом выпускаемой вами продукции просим направить нам каталоги женской обуви с указанием размера отпускных цен.

Директор И.П. Васильев

Сопроводительное письмо

Сопроводительные письма отправляются адресату вместе с какими-либо документами или материальными ценностями. Подтверждая факт отправки в определённый срок, сопроводительные письма являются надёжным средством контроля за соблюдением дисциплины и сохранностью отправляемых документов.

С содержанием сопроводительного письма согласуются глаголы: направлять, посылать, высылать.

Образец:

Высылаем запрошенные Вами дополнительные технические данные, касающиеся линий сельскохозяйственных машин и оборудования.

Получение просим подтвердить.

Приложение: Спецификация на 30л. в 1экз.

Договорное письмо

Это разновидность сопроводительного письма, в котором подтверждается факт отправки договора.

Образец:

Направляем подписанный с нашей стороны договор №________ от ______. Справка о финансировании будет выслана _______.

Данное письмо следует считать неотъемлемой частью настоящего договора.

Приложение: Договор о ________ на 6 листах в 3-х экземплярах.

Письмо-подтверждение

Этот вид писем используется для подтверждения получения документов и материалов (писем, телефаксов, спецификаций, прейскурантов, каталогов и др.). Письмо-подтверждение может строиться с использованием

- ключевых слов, образованных от глагола подтверждать;

- языковой формулы: В ответ на Ваше письмо от…;

- возможности выражения эмоций словами благодарим, к сожалению.

Образец:

О получении документации

Подтверждаем получение запрошенной нами документации. Благодарим за быстрое выполнение заказа.

Информационное письмо

Цель этих писем – в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о сложившейся ситуации. На таком письме часто бывает достаточно подписи референта или секретаря.

Образец:

Институтом в декабре 2011 года планируется проведение научно-практического семинара «Унификация системы документации: история, современное состояние, перспективы развития». Цель семинара – обсуждение теоретических вопросов и обобщение опыта практической работы в области унификации систем документации. Семинар рассчитан на…

Циркулярное письмо

Это особый вид писем, широко принятый в отечественной и международной практике делового общения. Их назначение – доставить одну и ту же информацию в несколько адресов. Источником рассылки является, как правило, руководящая организация, которая информирует подчинённые ей предприятия по определённому вопросу и даёт соответствующие распоряжения.

По перечню адресатов во внутреннем адресе письма можно представить список тех или иных мероприятий, освещаемых в письме.

7. Гарантийное письмо

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения определённых обещаний или условий и адресуются организации или отдельному лицу. В отличие от большинства официальных писем гарантийное письмо может начинаться с обращения по имени-отчеству. Слово гарантия в письме может вообще не упоминаться.

Как правило, гарантироваться может оплата за выполненную работу, жилплощадь, трудоустройство, поставка товаров и выполнение услуг.

Помимо своей юридической функции гарантийное письмо имеет и этическое значение. Моральная сторона таких писем выражается в их стиле, свидетельствующем о доброжелательном отношении к фирмам, организациям и отдельным лицам, которым они адресованы. Ключевое слово – глагол гарантировать.

Образец:

Уважаемый Александр Иванович!

Завод «Прогресс» просит Вас оказать техническую помощь в разработке чертежей…. Оплату завод гарантирует со своего расчётного счёта №______________ в _________.

8. Коммерческое письмо

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридического лица и имеют правовую силу.

По назначению выделяется 3 вида писем: запрос – ответ на запрос, предложение (оферта)– ответ на предложение, рекламация (претензия) – ответ на претензию.

Запрос – коммерческий документ, представляющий собой обращение покупателя к продавцу, импортёра к экспортёру с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и т. п. и (или) направить предложение на поставку товара. В запросе, как правило, указывается наименование товара (услуги) и условия, на которых партнёру желательно получить товар, например, его количество и качество, модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.

Образец:

Ссылаясь на переговоры с Вашим представителем в апреле 2012 г. просим выслать нам коммерческое предложение на люстры из прессованного хрусталя и другие бытовые светильники с указанием максимального количества поставки по всем предлагаемым типам.

Предложение (оферта) – коммерческий документ, который представляет собой заявление экспортера (продавца) о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено импортеру в ответ на его запрос либо по инициативе самого экспортера.

Образец:

Благодарим (Вас) за запрос от _________ и сообщаем, что можем предложить Вам _________ в количестве ___________

(наименование товара)

Качество –

Упаковка –

Цена-

Срок поставки –

Условия платежа –

Настоящее предложение действительно до

Рекламация – коммерческий документ, представляющий собой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя обязательства и требующей возмещения убытков.

Рекламация должна содержать следующие сведения:

- основания для предъявления претензий;

- доказательства (ссылки на нормативные документы, акты приёмки, акты испытаний, коммерческий акт);

- конкретные требования стороны, предъявляющей претензии, например: требование замены товара или его уценки, требование расторжения контракта и возмещения убытков в связи с расторжением контракта.

С содержанием рекламации согласуется ключевой оборот возместить убытки; употребление страдательных причастий – кратких (был оплачен, было обнаружено, возмещены) и полных (понесённые убытки).

Образец:

О возмещении убытков.

29.03.12 г. Ваша фирма отгрузила хлорную известь по ж.-д. накладной

№ 248 в количестве 50 000 кг по счёту №98-514, который был нами оплачен в полном объёме.

При проверке вагона на погранстанции было обнаружено 70 дефектных мест, которые были вам возвращены, о чём свидетельствует коммерческий акт № 54760/89.

В связи с изложенным просим Вас возместить понесённые нашей фирмой убытки в размере…. Сумму следует перечислить….

Приложение: Коммерческий акт № 54760/89.

Личные документы

Личные документы. Заявление, доверенность, автобиография.

Заявление – документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения.

Образцы:

Декану юридического

факультета

Института управления и

права

доц. Васильеву А.Г.

от аспирантки

кафедры гражданского права

Соловьевой М.Г.

Заявление

Прошу командировать меня в Санкт-Петербург для ознакомления с архивными документами по теме диссертации в библиотеку Академии наук сроком на 10 дней, с 10 по 20 августа включительно.

05.08.2012 Соловьева

Декану факультета

радиоэлектроники

Сомову Н.И.

студента I курса, группы

1106

Николаева Н.И.

заявление.

Прошу освободить меня от занятий с 1 по 10 апреля для поездки домой по семейным обстоятельствам.

Прилагаю письмо с сообщением о болезни моего отца.

25.03.2012 Николаев

Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего – получить что-либо).

Образец личной доверенности:

Доверенность

Я, Алексеева Анна Ивановна, проживающая по адресу: г. Санкт-Петербург, ул Пражская, д 35, кв 127, паспорт УШ-ВИ № 964863, выданный 12 отд. милиции г Санкт-Петербурга 26 января 1992 г, доверяю Хитровой Ольге Александровне, проживающей по адресу г Санкт-Петербург, ул. Кораблестроителей, д. 65, кв. 98, заключение договора с издательством «Юристъ» от моего имени.

15.04.2015 Алексеева

Автобиография – это описание человеком в произвольной форме основных этапов его жизни. Форма изложения – повествовательная, от первого лица единственного числа.

Образец:

Автобиография

Я, Иванов Сергей Алексеевич, родился 25 апреля 1990 года в г. Москве.

Мать – Иванова Ольга Степановна, 1970 года рождения, украинка, имеет высшее педагогическое образование, работает педагогом в средней школе № 200 г. Москвы. Проживает по адресу: г. Москва, ул. Железнодорожная, 123.

Отец – Иванов Олег Сергеевич, 1967 года рождения, русский, рабочий со средним техническим образованием, работает машинистом электровоза. Сейчас проживает по адресу: г. Москва, ул. Железнодорожная, 123.

В 1997 году пошел в 1 класс средней общеобразовательной школы № 203 г. Москвы, а в 2008 году получил полное среднее образование и поступил в Московский педагогический университет, и в 2013 году получил диплом по специальности преподаватель физики и математики.

С 2013 по настоящее время работаю в должности учителя математики и физкультуры в средней общеобразовательной школе № 205 г. Москвы.

Женат. Жена – Марина Анатольевна Иванова, 1990 года рождения, белоруска, образование высшее юридическое, в настоящее время находится в декретном отпуске, проживает со мной.

Сын – Дмитрий Сергеевич Иванов, 2014 года рождения, проживает со мной.

12 апреля 2015 г. Иванов