Экономическая сущность задач

Введение

Автоматизированные системы являются неотъемлемой частью любого бизнеса и производства. Практически все управленческие и технологические процессы в той или иной степени используют средства вычислительной техники. Всего лишь один компьютер может заметно повысить эффективность управления предприятием, при этом не создавая дополнительных проблем. Сегодня персональные компьютеры устанавливают на каждом рабочем месте и уже, как правило, никто не сомневается в их необходимости. Значительные объемы средств вычислительной техники и их особая роль в функционировании любого предприятия ставят перед руководством целый ряд новых задач.

Новые для бизнеса и производства задачи, связанные с управлением средствами вычислительной техники, можно пытаться решать по-старому, пренебрегая теми выгодными особенностями, которые отличают компьютер от сверлильного станка или телевизора. Бухгалтер или экономист, помогающий руководителю управлять имуществом предприятия, склонен рассматривать вычислительную технику просто как вид основных средств, не зная о том, что незначительное (с его точки зрения) изменение характеристик этого вида основных средств может кардинально отразиться на прибыли предприятия. С другой стороны, специалист отдела информационных технологий, который знаком с техническими аспектами автоматизации, не всегда может подготовить необходимую для управленческих целей отчетность по средствам вычислительной техники. Причина этой неспособности может заключаться не в халатности или незнании основ бухгалтерии, а в сложности или даже невозможности проведения полного аудита вычислительной техники в соответствии с динамикой ее изменения и модернизации. Конфигурация компьютеров изменяется на современном предприятии почти каждый день и проведение “вручную“ ежедневной ревизии требует немыслимых накладных расходов. Поэтому эффективное управление средствами вычислительной техники может быть только автоматизированным.

В основе управления средствами вычислительной техники лежит автоматический учет. Автоматический учет средств вычислительной техники заключается в диагностике, сборе и хранении информации о характеристиках компьютеров и периферии.

Это значит, что компьютеры должны автоматически определять свои основные характеристики, и в соответствии с определенным регламентом передавать их в базу данных. На основании данных автоматического аудита, сведений о предприятии и сотрудниках формируется хранилище сведений о вычислительной технике. Целесообразно рассматривать хранилище как составную часть единого информационного хранилища предприятия.

Используя хранилище, различные структурные подразделения предприятия (бухгалтерия, экономисты, отдел ИТ) могут проводить анализ, планирование и прогнозирование показателей эксплуатации вычислительной техники. Аналитическая работа этих отделов должна быть организована таким образом, чтобы с одной стороны отделы могли выполнять возложенные на них функции контроля, а с другой - подготавливать актуальную сводную информацию для руководства.

Мониторинг аналитических сводок различного уровня детализации не должен ограничиваться просмотром бумажных отчетов. Эффективной формой представления оперативных данных является интерактивное информационное табло, на котором сведения об эксплуатации вычислительной техники наглядно представлены в виде таблиц, графиков и на различных схемах (организационной структуры предприятия, производственного процесса и т. д.).

На основании актуальной сводной информации, представленной в различных разрезах, руководство может принимать взвешенные и обоснованные решения по компьютеризации их предприятия.

Аналитическая часть

Экономическая сущность задач

Любая вычислительная или офисная техника определяется сроком службы, нуждается в ремонте, пересмотре, замене каких либо деталей, обновлением и весь этот учёт, из-за большого количества компьютерной и офисной техники, трудно вести вручную, так как это занимает более длительное время и требует конкретного и точного внимания. Поэтому в рамках данного проекта была поставлена задача автоматизации учёта по ремонту и обслуживанию компьютерной и офисной техники организации.

Программа учет вычислительной техники и орг. техники организации предназначена для автоматизации процесса диагностики, сбора и хранении информации о характеристиках компьютеров и периферийных устройств.

Решение данной задачи должно обеспечить:

• систематизацию информации по организационной технике;

• осуществление расчета амортизации организационной технике;

• сбор статистической информации;

• осуществление контроля по внутреннему перемещению техники.

• формирование необходимых выходных ведомостей;

• оперативное получение развернутой информации по выполненным работам за конкретный период;

• надежное хранение данных.

Постановка задачи

Предметом исследования является ручная обработка данных о ремонте и движении вычислительной и организационной техники организации.

Ход решения задачи выглядит следующим образом:

В случае неполадок и выхода из строя вычислительной или офисной техники, администратору поступает заявка на ремонт от материально - ответственного лица из подразделения организации. Сотрудник, по заданию администратора, проводит осмотр неисправной техники и устанавливает причину неполадки и сообщает администратору о той или иной форме поломки. Администратор выписывает на склад требование на выдачу необходимого количества расходно-комплектующих материалов для проведения ремонта с данной техникой. На основании этого требования, выданные со склада расходно-комплектующие материалы. Количество выданных расходно-комплектующих материалов заносится в журнал по расходу расходно-комплектующих материалов.

Далее работа администратора заключается в обработке информации, полученной из первичных документов. Вся обработка осуществляется ручным способом, что не рационально, и требует более чёткого контроля над оформлением документов. После этого администратор может составлять необходимые отчеты.

Конечными пользователями выходных документов являются администратор и бухгалтер.

Проектная часть