Методы оценки возможности и целесообразности внедрения ЭИС на предприятии

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………...……………………………………………………………4 1 ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ……………………………………………………..6 1.1 Определение и виды ЭИС…………………………………………………….6 1.2 Методы оценки возможности и целесообразности внедрения ЭИС на предприятии………………………………………………………………………...7 2 ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ……………………………………………………..12 2.1 Характеристика предприятия и области применения ЭИС……………......12 2.2 Анализ функциональных возможностей программных продуктов……….16 2.3 Оценка затрат внедрения по альтернативным вариантам программных продуктов……………………………………………………………………….....22 2.4 Выводы………………………………………………………………………...23 ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………...24 СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ…...………………...……....25

ВВЕДЕНИЕ

Экономические системы относятся к сложным системам организационного управления, так как имеют целостную иерархически структуру с многосторонними связями и сложными функциями управления. В качестве экономической системы можно рассматривать управление отраслью, регионом, предприятием и т. п. В системе управления экономическим объектом любого уровня можно выделить управляющую и управляемую подсистемы.

Таким образом, любой системе управления соответствует своя информационная система, а системе управления экономическим объектом — экономическая информационная система.

Наиболее широко информационные системы используются во всех сферах, относительно необходимости их внедрения и активного применения. Главное внимание уделяется рассмотрению информационных систем с позиций использования их возможностей для повышения эффективности труда работников информационной сферы производства и поддержки принятия решений в организациях (фирмах).

Сегодня информацию рассматривают как один из основных ресурсов развития общества, а информационные системы и технологии как средство повышения производительности и эффективности работы людей.

Актуальность применения экономических информационных систем велика во всех сферах общества. Сейчас не одна крупная фирма не обходится без программных продуктов и ЭИС, так как это намного сокращает затраты человеческих ресурсов и приводит к более быстрой и четкой работе организации.

Темой курсового проекта является «Анализ возможности и целесообразности внедрения ЭИС в организации ООО «МобилАвтоРусь».

Цель данного курсового проекта выбрать наиболее подходящую и удобную экономическую информационную систему для ООО «МобилАвтоРусь».

Задачи курсового проекта:

· охарактеризовать предприятие и области применения ЭИС;

· проанализировать функциональные возможности программных продуктов;

· дать оценку затратам внедрения программных продуктов;

· сделать выводы по курсовому проекту.

ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ

Определение и виды ЭИС

Методологическую основу проектирования ЭИС составляет системный подход, в соответствии с которымлюбая система представляет собой совокупность взаимосвязанных объектов (элементов), функционирующих совместно для достижения общей цели. Для системы характерно изменение состоянийобъектов, которые с течением времени происходят в результате взаимодействия объектов в различных процессах и с внешней средой. В результате такого поведения системы важно соблюдение следующих принципов:

• эмерджентности, то есть целостности системы на основе общей структуры когда поведение отдельныхобъектов рассматривается с позиции функционирования всей системы;

• гомеостазиса, то есть обеспечения устойчивого функционирования сис-темы и достижения общей цели;

• адаптивности к изменениям внешней среды и управляемости посредством воздействия наэлементы системы;

• обучаемости путем изменения структуры системы в соответствии с изменением целей системы.

С позиций кибернетики процесс управления системой, как направленное воздействие на элементы системыдля достижения цели, можно представить в виде информационного процесса, связывающего внешнююсреду, объект и систему управления. При этом внешняя среда и объект управления информируют системууправления о своем состоянии, система управления анализирует эту информацию, вырабатываетуправляющее воздействие на объект управления, отвечает на возмущения внешней среды и принеобходимости модифицирует цель и структуру всей системы.

Методы оценки возможности и целесообразности внедрения ЭИС на предприятии

Можно выделить три метода проектирования экономических информационных систем:

· Индивидуальнымпроектированием характеризуются все виды работ для различных объектов, которые выполняются по индивидуальным проектам. В процессе индивидуального проектирования применяются свои оригинальные методики и средства проведения работ. Методики проведения работ на всех этапах обследования, формирования технического задания, разработки технического проекта и рабочей документации создаются для конкретного объекта по мере необходимости. Минусами такого проектирования являются: высокая трудоемкость, большие сроки проектирования, сложности при модернизации, плохое сопровождение.

· При типовом проектированиисистема разбивается на множество составных компонентов и для каждой из них создается законченное проектное решение, которое при внедрении привязывается к конкретным условиям объекта.

· Автоматизированное проектирование— автоматизация основных этапов создания экономической информационной системы, начиная от выбора состава задач и заканчивая автоматическим получением проектной документации

Многие ЭИС оценивают и по другим подходам:

1. Портфельный подход.

Наиболее часто используемый подход оценки проектов по внедрению информационных технологий в компании - это так называемый портфельный подход. Его форма представляет собой простую таблицу правильно составленного ИТ-портфеля для предприятия. Такая таблица содержит исчерпывающий перечень бизнес-процессов компании с указанием всевозможных средств их автоматизации и оптимизации в сравнении. Портфельный подход применяется для оценки эффективности ИТ руководством компании на основании оценки, проведенной специалистами ИТ-подразделения. Оценка эффективности ИТ-портфеля осуществляется, как правило, с точки зрения производительности труда (естественно, при оптимизации бизнес-процессов командой внедрения в рамках проектов по интеграции соответствующих ИТ-решений на предприятии). Таблица также содержит сведения о стоимости проектов по внедрению и поддержке ИТ-решений. Портфельный подход создан для руководителя предприятия, который в простой и доступной форме получает всю минимальную и достаточную информацию для выбора стратегического направления для развития ИТ на предприятии.

2. Бюджетный подход.

Бюджетный подход применяется на основе предпосылок о гарантированной эффективности ИТ при правильно построенных процедурах бюджетирования ИТ, мотивации персонала и контроля за расходованием средств. Данный подход применяется компаниями с уже сформировавшимся ИТ-хозяйством, когда большая часть ИТ-бюджета уходит не на внедрение новых ИТ-решений, а на поддержание уже внедренных ИТ (более 70% от бюджета). Как правило, компании определяют долю в процентах от, например, дохода компании которая уходит на инвестиции в ИТ. При этом ключевым параметром в обосновании для формирования такого бюджета является рост производительности труда.

Стоит заметить, что на предприятиях, не освоивших ИТ-системы, такой подход не применим, так как бюджетировать расходы на ИТ в непроизводительный труд не имеет никакого смысла, сначала необходимо изменить суть бизнес-процессов, привести предприятие в соответствие с современными требованиями к ИТ-оснащенности. Инвестиции в ИТ распределяются по функциональным подразделениям, которые при должной мотивации формируют обоснование применения соответствующего ИТ-решения в привязке к росту производительности труда. Часто ИТ-бюджет осваивается функциональными подразделениями по принципу внутреннего подряда к ИТ-подразделению. Каждое из подразделений оценивает, какие решения в области ИТ являются обоснованными и необходимыми и, используя свой бюджет на ИТ, "заказывает" разработку у ИТ-подразделения. Таким образом, при внедрении ИТ-решений достигается эффективное участие в ИТ-проекте и персонала со стороны функционального подразделения, и работников ИТ-подразделения. В свою очередь, ИТ-подразделение, осваивая бюджеты от внутреннего подряда, привлекает внешних субподрядчиков для закупки/интеграции ИТ-решений.

Основываясь на таком подходе, многие крупные консорциумы в последние годы практикуют заключение сделок на аутсорсинг ИТ-подразделения. ИТ-бюджеты таких крупных консорциумов, как J.P. Morgan Chase или Bank of America составляют несколько миллиардов долларов, поэтому аутсорсинг или ауттаскинг (вынесение задач ИТ за пределы компании) в таких крупных компаниях имеет самое практическое значение. С другой стороны, например, в Российской Федерации ауттаскинг имеет самое широкое применение среди небольших компаний. Причина проста - вынесение ИТ-бюджета за пределы компании позволяет даже самым небольшим компаниям конкурировать с гигантами отрасли, сосредоточившись на основных функциях, не занимаясь поддержкой (развитием) информационных систем. Для белорусских компаний состояние зрелости в ИТ за редким исключением пока в далекой перспективе, хотя некоторые функции информационных систем, например, поддержка сети и парка компьютеров, уже бюджетируются, исходя из принципов, изложенных выше.

3Проектный подход.

Современная финансовая теория признает четыре основных способа расчета эффективности проекта и его ценности для компании: срок окупаемости, возврат на инвестиции, внутренняя рентабельность и чистая прибыль от проекта с учетом стоимости капитала, приведенная к сегодняшнему дню. Подробное описание методологий есть в любом серьезном финансовом руководстве.

Ирония заключается в том, что расчет NVP или внутренней рентабельности требует учета многих параметров (стоимость капитала, свободные потоки наличности, эффект от налогов, остаточная стоимость и т.п.), которые при отсутствии уже освоенной на предприятии информационной системы получить сложно (а зачастую и невозможно). В связи с этим наиболее распространенной методологией оценки информационных систем является ROI с точки зрения наглядности и простоты для руководителей компании и инвесторов. ROI, как правило, рассчитывается по функциональным подразделениям, включенным в проект внедрения информационной системы. Недостаток данной методологии заключается в том, что в рамках горизонта функционального подразделения очень сложно количественно оценить качественное изменение в сути бизнес-процессов (как вариант, важное качественное изменение может быть просто не замечено). В связи с этим такая оценка зачастую бывает притянута за уши или проигнорирована, если проводится самостоятельно функциональными службами без участия специалистов финансового подразделения.

Оценка ROI, проведенная в совокупности с оценкой рисков внедрения информационной системы в компании, выдает показатели вероятности того или иного значения ROI (например, 85% вероятности успеха на 50% ROI, или 30% вероятности успеха на 70% ROI).

Для простоты расчета ROI имеет смысл разделить эффекты от внедрения информационной системы на три вида:

Расчетный эффект — рассчитывается все до копейки (снижение незавершенного производства при внедрении ERP-системы на миллион долларов, за счет этого экономия банковского процента на сто восемьдесят тысяч, экономия бумаги на производство справочников службы снабжения или сбыта на десять тысяч долларов в год и т.п). Как правило, такой расчет наглядно демонстрирует финансовым руководителям рост производительности капитала.

Эффект времени и производительности труда за счет более быстрого исполнения сотрудниками своих функций (например, на 15 минут в день для формирования отчетов о производстве основы для начальников смен, 8 часов в месяц для начальников складов и бухгалтеров для инвентаризации). В конце расчета этот эффект трансформируется в тысячи трудодней, обладающих объективной и внушительной стоимостью.

"Тонкие" эффекты рассчитываются, исходя из специфики каждой компании. Например, можно рассчитать эффект от внедрения ERP-системы на производстве для получения управленческой информации, которая позволит принять стратегические решения в отношении более эффективного использования производственных мощностей, или замены неэффективных рабочих мест на новые, более эффективные.

Как правило, основной эффект от внедрения информационных систем - это рост производительности труда:

· экономия рабочего времени определенного рода менеджеров;

· эффективное применение человеческих ресурсов на предприятии;

· сокращение стоимости осуществления той или иной трансакции на предприятии.

Для получения более наглядного обоснования в отношении эффективности внедрения информационных систем, как правило, применяют проектный подход с расчетом ROI, привлекая для исполнения таких работ консультантов, специализирующихся в таких оценках.

ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ